Suivi des personnes en direct

La page En direct permet de visualiser d'un seul coup d'œil les plannings prévisionnels et réalisés, les pointages, l'état des présences / absences, les postes implantés ainsi que le mode du travail (télétravail) par personne. Cet écran est disponible uniquement pour les bases pour lesquelles la Gestion des Temps est activée. Il s'affiche uniquement pour la journée en cours (indépendamment de la date de référence).

Note : Pour afficher cet écran, il est nécessaire de créer un favori.

Comme l'écran des plannings, la page se compose de quatre grandes sections :

• Le navigateur de gauche
• La partie centrale
• Le bloc de droite
• Le bloc du bas

Premier affichage de la page

Pilotage / En direct

1. Lors du premier affichage de la page, un message de bienvenue s'affiche.
   
2. Je clique sur le bouton Commencer. La popin de création d'un favori s'affiche. En effet, pour afficher cet écran, il est nécessaire de créer un favori.
3. Une fois le favori créé, il est sélectionné. Je peux créer d'autres favoris si besoin. Il doit toujours rester un favori dans la liste.
4. L'écran central se met à jour à la date et l'heure actuelle avec les personnes concernées par le favori et les colonnes suivantes : Planning prévisionnel, Pointages et Présence détaillée.

Présentation globale de la page

Le navigateur de gauche

Le navigateur de gauche présente :

• la liste des personnes avec l'état de présence ou   ainsi qu'en bout de ligne la version et l'état de planning en cours
• le champ de recherche de personnes (nom, prénom, matricule / identifiant / matricule paie en fonction du paramétrage défini)
• les favoris

La partie centrale

La partie centrale présente un bandeau et une vue centrale.

Le bandeau est composé des éléments suivants :

• La date et l'heure de dernière mise à jour (qui peut être différente de la date de référence) : la page est mise à jour au moment de son affichage ou lors de son rafraîchissement avec le bouton
• le bouton pour enregistrer un modèle de tableau de présence
• le bouton pour l'ajustement des colonnes à afficher
• le bouton pour rafraîchir la page

L'écran central affiche un tableau composé de colonnes personnalisables. Chaque ligne correspond à une personne du favori.

Le bloc de droite

Le bloc de droite affiche le détail de la personne pour la période. Plus précisément, il se compose des cartes suivantes : Modifiable/Initial (en fonction du workflow de planning en place), Réalisé, Anomalies, Durées hebdomadaires, Notes de correction, Journée contrôlée, Plus d'informations, Calendrier et Avertissement.

Le bloc de droite peut être affiché ou masqué en utilisant respectivement les boutons pour masquer et pour afficher.

Les cartes à afficher peuvent être personnalisées. Je clique sur le bouton . Je coche les cartes à afficher. Je clique sur  pour fermer cette vue. Les cartes peuvent être fermées en cliquant sur le bouton ou ouvertes en cliquant sur le bouton . Je peux également personnaliser l'ordre dans lequel les cartes s'affichent. Pour ce faire, je déplace la carte de mon choix à la place souhaitée. Ces modifications sont enregistrées dans les préférences utilisateurs. Je retrouverai cet affichage du bloc de droite lors de ma prochaine connexion.

Le bloc du bas

Le bloc du bas peut être affiché ou masqué en utilisant respectivement les boutons pour masquer et Comparaison de plannings, Options d'affichage, Indicateurs et Tâches non implantées pour afficher l'onglet sélectionné. Il peut également être agrandi / rétréci en utilisant le bouton . 

• l'onglet Comparaison de planning affiche la comparaison de planning entre le planning réalisé et le planning prévisionnel. Les durées s'affichent pauses comprise et hors pauses. En rouge, j'ai la différence de durée pause comprise. Les icônes et permettent de déplacer la grille horaire et le bouton élargir l'affichage en amplitude 24h.
• l'onglet Indicateurs affiche le nombre de personnes par état : "Présence prévue", "Arrivée prévue", "Retard sur arrivée", "Arrivée en retard", "Arrivée en avance", "Présence", "En pause", "En coupure", "Départ prévu", "Retard sur départ", "En coupure (En retard)", "Fin de journée (En retard)", "En coupure (En avance)", "Fin de journée (En avance)", "Fin de journée", "Absence prévue", "Repos prévu", "Absence non prévue", "Présence non prévue", "Pas de planning" et "Incohérence". Je peux filtrer les personnes affichées en cliquant sur l'un des indicateurs du bloc du bas.
• l'onglet Options d'affichage affiche les états à afficher : "Présence prévue", "Arrivée prévue", "Retard sur arrivée", "Arrivée en retard", "Arrivée en avance", "Présence", "En pause", "En coupure", "Départ prévu", "Retard sur départ", "En coupure (En retard)", "Fin de journée (En retard)", "En coupure (En avance)", "Fin de journée (En avance)", "Fin de journée", "Absence prévue", "Repos prévu", "Absence non prévue", "Présence non prévue", "Pas de planning" et "Incohérence".
• l'onglet Tâches non implantées affiche les tâches non implantées pour lesquelles l'option Disponible pour l'implantation est à "Oui" pour la personne sélectionnée. 

Visualiser si une personne est présente / absente depuis la liste des personnes

Je peux vérifier si une personne est présente ou absente à partir de la liste des personnes, dans le cercle contenant les initiales de la personne.

• L'état  indique que la personne est présente : à l'heure de la dernière mise à jour de la page, la personne a un pointage (sans compter les pointages de pause)
• L'état indique que la personne est absente : à l'heure de la dernière mise à jour de la page, il n'y a aucun pointage ou il existe un nombre pair de pointages (sans compter les pointages de pause)

Filtrer les personnes par état

Nouveauté ! Je peux filtrer les personnes affichées en cliquant sur l'un des indicateurs du bloc du bas. L'indicateur s'affiche dans le bandeau et les personnes de l'arbre sont filtrées. Pour supprimer le filtre, je clique sur l'icône à côté de l'état dans le bandeau ou bien, je sélectionne un autre filtre.

Visualiser l'état détaillé

Depuis l'écran central, je peux visualiser l'état détaillé de la personne à l'heure de la dernière mise à jour de l'écran. Les états détaillés disponibles sont les suivants :

• "Présence prévue" : l'état s'affiche plus de x min avant l’heure de début de la première plage de travail prévisionnelle de la personne (x étant la durée paramétrée pour l'arrivée prévue)
• "Arrivée prévue" : l’état s'affiche entre x min avant l’heure de début de la plage de travail prévisionnelle et y min après l'heure de début de cette plage (x étant la durée paramétrée pour l'arrivée prévue, y étant la durée paramétrée pour l'arrivée en retard)
• "Retard sur arrivée" : la personne n'a pas encore pointé x min après l’heure de début de la plage de travail prévisionnelle et avant l'heure de fin de cette plage (x étant la durée paramétrée pour l'arrivée en retard)
• "Arrivée en retard" : la personne pointe x min après l’heure de début de la plage de travail prévisionnelle (x étant la durée paramétrée pour l'arrivée en retard)
• "Arrivée en avance" : la personne pointe x min avant l’heure de début de la plage de travail prévisionnelle (x étant la durée paramétrée pour l'arrivée en avance)
• "Présence" : la personne a au moins une plage de travail dans son planning prévisionnel pour laquelle elle n'est arrivée ni en retard, ni en avance et pour laquelle elle n'est ni en pause, ni sortie
• "En pause" : la personne a au moins une plage de travail dans son planning prévisionnel pour laquelle elle a pointée une entrée et un début de pause
• "En coupure" : la personne a deux plages de travail dans son planning prévisionnel pour laquelle elle a pointée une entrée et une sortie
• "Départ prévu" : l’état s'affiche entre x min avant l’heure de fin de la plage de travail prévisionnelle et y min après l'heure de fin de cette plage (x étant la durée paramétrée pour départ prévu, y étant la durée paramétrée pour départ en retard)
• "Retard sur départ" : la personne n'a pas encore pointé x min après l’heure de fin de la plage de travail prévisionnelle (x étant la durée paramétrée pour départ en retard)
• "En coupure (En retard)" : la personne pointe x min après l’heure de fin de la première plage de travail prévisionnelle (x étant la durée paramétrée pour départ en retard)
• "Fin de journée (En retard)" : la personne pointe x min après l’heure de fin de la dernière plage de travail prévisionnelle (x étant la durée paramétrée pour départ en retard)
• "En coupure (En avance)" : la personne pointe x min avant l’heure de fin de la première plage de travail prévisionnelle (x étant la durée paramétrée pour départ en avance)
• "Fin de journée (En avance)" : la personne pointe x min avant l’heure de fin de la dernière plage de travail prévisionnelle (x étant la durée paramétrée pour départ en avance)
• "Fin de journée" : la personne a fait son dernier pointage de la journée ni en retard ni en avance
• "Absence prévue" : la personne a une absence dans son planning prévisionnel et elle n'a pas pointé
• "Repos prévu" : la personne a un repos dans son planning prévisionnel et elle n'a pas pointé
• "Absence non prévue" : la personne n'a pas pointé pour une plage de travail prévisionnelle qui vient de se terminer 
• "Présence non prévue" : la personne a un repos, une absence ou une indisponibilité dans son planning prévisionnel et elle pointe
• "Pas de planning" : le planning prévisionnel de la personne est vide
• "Incohérence" : la personne a des pointages incohérents (deux pointages d'entrée qui se suivent, deux pointages de sortie qui se suivent, un seul pointage de sortie, une pause est pointée alors que les pauses ne doivent pas l'être, 3 pointages alors que la personne a une seule plage et pas de pause), cet état ne s'affiche que si les pointages sont typés

Ces états sont déterminés en fonction du planning prévisionnel et des pointages. Si les pointages sont typés, on utilise ce typage pour déterminer l'état de présence. Sinon, on utilise un algorithme pour déduire le typage en fonction du paramétrage et des plannings prévisionnels.

L’utilisateur peut définir les écarts à partir desquels seront calculés les différents états. Certains états nécessitent d'avoir des plannings réalisés.

La carte Avertissement du bloc de droite permet d'avoir du détail concernant les états avec un avertissement : arrivée en avance de, arrivée en retard de, départ en avance de ou départ en retard de. S'il n'y a pas d'avertissement, la carte peut afficher : pas d'avertissement sur l'arrivée ou pas d'avertissement sur le départ.

Dans les exemples qui suivent, on utilise le paramétrage suivant :

• Arrivée prévue si l'écart entre l'heure actuelle et le début de plage est inférieur à : 15min
• Arrivée en retard si l'écart entre le début de plage et le pointage d'entrée est supérieur à : 5min
• Arrivée en avance si l'écart entre le pointage d'entrée et le début de plage est supérieur à : 5min
• Départ prévu si l'écart entre l'heure actuelle et la fin de plage est inférieur à : 15min
• Départ en retard si l'écart entre la fin de plage et le pointage de sortie est supérieur à : 5min
• Départ en avance si l'écart entre le pointage de sortie et la fin de plage est supérieur à : 5min

4 personnes ont les plannings modifiables suivants :

Exemple de l'état "Présence prévue"

Pour Almeria Luna, avant 08:45, la colonne Présence détaillée affiche "Présence prévue".

Exemple de l'état "Arrivée prévue"

Pour Almeria Luna, entre 08:45 et 09:00, la colonne Présence détaillée affiche "Arrivée prévue".

Exemple de l'état "Présence"

Almeria Luna pointe une entrée entre 08:55 et 09:05. La colonne Présence détaillée affiche "Présence".

Exemple de l'état "Arrivée en avance"

Almeria Luna pointe une entrée avant 08:55. La colonne Présence détaillée affiche "Arrivée en avance".

Exemple de l'état "Retard sur arrivée"

Almeria Luna ne pointe pas d'entrée. Entre 09:06 et 12:59, la colonne Présence détaillée affiche "Retard sur arrivée". Après 13:00, la colonne affiche "Absence non prévu".

Exemple de l'état "Arrivée en retard"

Almeria Luna pointe une entrée après 09:05. La colonne Présence détaillée affiche "Arrivée en retard".

Exemple des états "Arrivée prévue", "Retard sur arrivée" et "Arrivée en retard"

• A 8h45 : la colonne Présence détaillée affiche " Arrivée prévue " jusqu’à 09:05.
• A 09h06 : la colonne Présence détaillée affiche "Retard sur arrivée".
• A 09h18 : Almeria Luna pointe. La colonne Présence détaillée affiche "Arrivée en retard".

Si Almeria Luna pointe entre 09:00 et 09:05, les états "Retard sur arrivée" et "Arrivée en retard" ne se s'affichent pas.

Exemple de l'état "En coupure"

Almeria Luna pointe une entrée, une pause sur la première plage et une sortie entre 12:55 et 13:05. La personne a une seconde plage dans la journée. La colonne Présence détaillée affiche "En coupure".

Exemple de l'état "En coupure (En avance)"

Almeria Luna pointe une entrée, une pause sur la première plage, une sortie avant 12:55. La personne a une seconde plage dans la journée. La colonne Présence détaillée affiche "En coupure (En avance)".

Exemple de l'état "En coupure (En retard)"

Almeria Luna pointe une entrée, une pause sur la première plage, une sortie après 13:05. La personne a une seconde plage dans la journée. La colonne Présence détaillée affiche "En coupure (En retard)".

Exemple de l'état "En pause"

Almeria Luna pointe une entrée, une pause sur la première plage, une coupure, une pause sur la seconde plage. La colonne Présence détaillée affiche "En pause".

Exemple de l'état "Départ prévu"

Almeria Luna pointe une entrée, une pause sur la première plage, une coupure, une pause sur la seconde plage. Entre 17:45 et 18:00, la colonne Présence détaillée affiche "Départ prévu".

Exemple de l'état "Fin de journée"

Almeria Luna pointe une entrée, une pause sur la première plage, une coupure, une pause sur la seconde plage et une sortie entre 17:55 et 18:05. La colonne Présence détaillée affiche "Fin de journée".

Exemple de l'état "Fin de journée (En avance)"

Almeria Luna pointe une entrée, une pause sur la première plage, une coupure, une pause sur la seconde plage et une sortie avant 17:55. La colonne Présence détaillée affiche "Fin de journée (En avance)".

Exemple de l'état "Retard sur départ"

Almeria Luna pointe une entrée, une pause sur la première plage, une coupure et une pause sur la seconde plage. Après 18:05, la colonne Présence détaillée affiche "Retard sur départ".

Exemple de l'état "Fin de journée (En retard)"

Almeria Luna pointe une entrée, une pause sur la première plage, une coupure, une pause sur la seconde plage et une sortie après 18:15. La colonne Présence détaillée affiche "Fin de journée (En retard)".

Exemple de l'état "Repos prévu"

Lerida Dolores ne pointe pas. La colonne Présence détaillée affiche "Repos prévu".

Exemple de l'état "Absence prévue"

Gerona Alice ne pointe pas. La colonne Présence détaillée affiche "Repos prévu".

Exemple de l'état "Absence non prévue"

Almeria Luna ne pointe pas. A partir de 13:00, la colonne Présence détaillée affiche "Absence non prévue".

Exemple de l'état "Présence non prévue"

Lerida Dolores pointe. La colonne Présence détaillée affiche "Présence non prévue".

Exemple de l'état "Pas de planning"

Pour Barcelona Mario, la colonne Présence détaillée affiche "Pas de planning".

Exemple de l'état "Incohérent"

Almeria Luna pointe deux entrées à la suite. La colonne Présence détaillée affiche "Incohérence".

Visualiser les plannings prévisionnels

Dans la colonne Planning prévisionnel de l'écran central, je peux visualiser les heures de début et de fin de plage du planning prévisionnel. Le planning qui s'affiche est le planning modifiable si le workflow de ma base est INI-MOD-REA ou le planning initial si le workflow de ma base est INI-REA.

La colonne affiche une ligne par plage. S'il existe une ou plusieurs pauses sur une plage, elle s'affiche avec l'icône   au bout de la ligne associée à la plage. S'il existe une ou plusieurs convocations sur une plage, elle s'affiche avec l'icône au bout de la ligne associée à la plage.

A partir du bloc de droite, la carte Planning modifiable s'affiche avec le sablier indiquant l'état de planning : pour en cours et pour validé. Dans le cas d'un workflow INI-REA, c'est la carte Planning initial s'affiche avec le sablier indiquant l'état de planning : pour en cours et pour validé.

La carte indique le détail de chaque élément du planning avec la possibilité de le modifier ou de le supprimer, le type de jour et un lien pour ajouter un élément au planning : Une tâche, Une convocation, Un modèle horaire, Une indisponibilité, Une absence, Un repos, Une pause.

Visualiser les pointages

Dans la colonne Pointages de l'écran central, je peux visualiser les différents pointages enregistrés :

• provenant d’une badgeuse physique
• provenant de la badgeuse virtuelle
• saisis par un responsable
• provenant d’un ubicode skiply
• provenant d’un import de pointage

Note : Selon leurs origines, les pointages ne sont pas toujours typés. 

Un pointage supprimé par le responsable ne s'affiche plus.

Les pointages salariés et responsables s'affichent dans une info-bulle. Les pointages responsable s'affichent avec le nom du responsable entre parenthèse.

Algorithme permettant de déterminer le type d'un pointage (si les pointages ne sont pas typés)

Si les pauses ne sont pas pointées :

• si l'indice du pointage dans journée est pair, c'est un pointage d'entrée (Indice signifie 0 pour le premier, 1 pour le deuxième, etc.)
• si l'indice du pointage dans journée est impair, c'est un pointage de sortie

Si les pauses sont pointées, on détermine à quelle plage de la journée correspond le pointage en fonction de son indice dans la journée. Pour cela :

• On initialise un nombre total de pointage depuis le début de la journée à 0.
• On initialise l'indice de plage recherché 0.
• Pour chaque plage du planning prévisionnel, on détermine le nombre de pointages théorique de cette plage :
  • 4 pointages si la plage contient une pause (entrée, début pause, fin de pause, sortie)
  • 2 pointages si elle n'en contient pas (entrée, sortie)
• Si le nombre total de pointage depuis le début de la journée + ce nombre théorique de pointage est supérieur à l'indice du pointage dont on cherche à déterminer le type, c'est qu'on a trouvé l'indice de plage recherché (celle qui contient le pointage en question).
• Sinon, on incrémente le nombre total de pointage de 4 ou 2 et l'indice de plage recherché de 1.
• On soustrait ensuite de l'indice du pointage dont on cherche à déterminer le type, le nombre de pointages théoriques depuis le début de la journée. Cette valeur est nommée le nombre de pointages résiduel dans la plage recherchée.
• Si l'indice de la plage recherchée dépasse le nombre de plages présentes dans le planning prévisionnel, on considère qu'on est dans une nouvelle plage devant contenir 4 pointages.
• Sinon, si la plage du planning prévisionnel correspondant à l'indice de plage recherche contient au moins une pause, on considère qu'on est dans une plage devant contenir 4 pointages
• Sinon, c'est que la plage du planning prévisionnel correspondant à l'indice de plage recherche ne contient pas de pause, on considère qu'on est dans une plage devant contenir 2 pointages.
• Si la plage recherchée doit contenir théoriquement 4 pointages, le typage du pointage dépend du nombre de pointages résiduel modulo 4 (il peut y avoir plusieurs plages non prévues dans une journée, si par exemple la personne travaille 2 plages alors qu'elle n'a pas de plage de travail dans son planning prévisionnel de la journée) :
  • 0 : entrée, 1 : début de pause, 2 : fin de pause, 3 : sortie
• Sinon la plage recherchée doit contenir théoriquement 2 pointages, le typage du pointage dépend du nombre de pointages résiduel :
  • S'il est pair, c'est une entrée, s'il est impair c'est une sortie.
• Une fois le type de pointage déterminé, il est simple de déterminer l’état détaillé de la personne.

Visualiser les plannings réalisés, les anomalies et contrôler les journées

Dans la colonne Planning réalisé de l'écran central, je peux visualiser les heures de début et de fin de plage du planning réalisé s'il a été créé (suite à la validation du planning MOD, à partir d'un import de planning ou lors de la création des plannings réalisés).

La colonne affiche une ligne par plage. S'il existe une ou plusieurs pauses sur une plage, elle s'affiche avec l'icône   au bout de la ligne associée à la plage.

A partir du bloc de droite, la carte Planning réalisé s'affiche avec le sablier indiquant l'état de planning : pour en cours, pour validé, pour anomalie. Elle indique le détail de chaque élément du planning avec la possibilité de le modifier ou de le supprimer, le type de jour et un lien pour ajouter un élément au planning : Une tâche, Une convocation, Un modèle horaire, Une indisponibilité, Une absence, Un repos, Une pause.

Si je fais une modification du planning, il est nécessaire de rafraîchir la page pour que la colonne Présence détaillée s'actualise.

A partir du bloc de droite, la carte Anomalies permet de visualiser les éventuelles anomalies s'il y en a. La carte Notes de correction permet d'ajouter des informations complémentaires en lien avec la correction des anomalies.

Lorsqu'une anomalie est détectée sur le planning réalisé, il est possible de modifier le planning pour corriger l'anomalie, mais il est également possible que l'anomalie ne nécessite pas de modification du planning. Dans tous les cas, avec ou sans modification, il est possible d'indiquer que le planning de la personne a été contrôlé et qu'il ne nécessite pas de modification supplémentaire avant d'être validé. Une fois contrôlée, les anomalies de la journée sont toujours disponibles. Le contrôle du planning n'est pas obligatoire. Dans la carte Journée contrôlée, je peux cocher la case pour indiquer que j'ai contrôlé le planning avant qu'il ne soit validé ultérieurement.

Visualiser le télétravail (mode de travail)

Dans la colonne Mode de travail de l'écran central, je peux visualiser l'icône si le salarié est prévu en télétravail pour la plage en cours à l'heure de la mise à jour.

L'icône s'affiche si toutes les tâches de la journée sont en télétravail.  Si seule une des plages est en télétravail, l'icône s'affiche uniquement si le paramètre Comptabiliser une journée complète de télétravail s'il existe au moins une plage télétravaillée disponible dans la page Configuration / Personnalisation / Général est à "Oui".

Visualiser les postes implantés

Dans la colonne Postes implantés de l'écran central, je peux visualiser le poste sur lequel la personne a été implantée à l'heure de la mise à jour. Pour que cette colonne s'affiche, il est nécessaire que l'implantation soit faite sur les plannings modifiables.

Si aucun poste n’est prévu pour la personne, la colonne est vide.

Exemple :

• De l'heure de changement de jour à 12h00, la colonne affiche Poste 5 (le poste à venir)
• De 12h00 à 13h30, la colonne affiche Poste 5 (le poste en cours)
• De 13h30 à 14h45, la colonne affiche Poste 7 (le poste en cours)
• De 14h45 à 15h45, la colonne affiche Poste 5 (le poste à venir)
• De 14h45 à 18h30, la colonne affiche Poste 5 (le poste en cours)
• De 18h30 à l'heure de changement de jour, la colonne est vide .

Ajuster les colonnes à afficher

1. A partir du bandeau, je clique sur le bouton .
2. Une pop-in affiche l'ensemble des colonnes disponibles et celles sélectionnées. Je peux rechercher un compteur par libellé. Je peux filtrer en fonction du cycle souhaité. J'utilise les flèches pour affiner ma sélection :
3. Je peux trier les colonnes sélectionnées par ordre de préférence en utilisant les flèches disponibles en bout de ligne :
4. J'enregistre.
5. La pop-in se ferme et la vue détaillée s'actualise avec les informations sélectionnées.
6. Le bouton Ajouter aux favoris permet de créer un favori à partir de cet écran.

Enregistrer un modèle de tableau de présence

Afin d'enregistrer un modèle de tableau de suivi, je peux créer autant de favoris que je le souhaite.

1. Je sélectionne les colonnes de mon choix depuis Afficher puis Ajuster les colonnes.
2. Je clique sur le bouton , puis sur Créer un favori.
3. Je saisis le libellé du favori. Je valide.
4. Pour visualiser l'affichage d'un favori, je clique sur le bouton puis sur le libellé du favori à afficher. Celui-ci apparaît avec l'icône sur fond bleu juste devant le libellé du favori.
5. Pour modifier le libellé d'un favori, je clique sur le bouton puis sur le bouton  correspondant au favori à modifier. Je clique sur Renommer. Je saisis le nouveau libellé. Je valide.
6. Pour supprimer un favori, je clique sur le bouton puis sur le bouton correspondant au favori à modifier. Je clique sur Supprimer. La suppression est immédiate.

Rafraîchir la page

Pour actualiser le contenu de la page, je clique sur le bouton dans le bandeau. La page est actualisée.

Créer des filtres en utilisant les favoris publics ou privés

Les favoris sont des filtres que je peux créer et qui sont enregistrés pour un usage régulier. Je peux créer un favori de personnes : je coche des personnes individuellement. Je peux créer un favori de structure : je coche une ou des structures dans la popin de création du favori et je peux ajouter des critères pour le filtre.

Les favoris peuvent être privés : ils me sont propres. Un favori privé est précédé de l'icône .

Si la configuration le permet, les favoris de structures peuvent également être publics : ils sont partagés par plusieurs utilisateurs. Un favori public est précédé de l'icône .

Je peux créer autant de favoris que je le souhaite (j'utilise la molette de la souris pour naviguer dans la liste). La liste des favoris s'affiche au dessus de l'écran central si aucune personne n'est cochée dans la liste des personnes. Je peux supprimer les favoris si mes droits me le permettent cependant, il doit toujours rester un favori dans la liste.

Pour utiliser un favori privé ou public, je clique sur le bouton puis sur le favori à afficher dans la liste des favoris proposée. Le favori sélectionné apparaît précédé de l'icône (étoile "pleine" avec cadenas) s'il s'agit d'un favori privé ou précédé de l'icône (étoile "pleine") s'il s'agit d'un favori public, suivi du nombre de personnes inclus dans le favori entre parenthèse. Les favoris non sélectionnés apparaissent précédés de l'icône (étoile "vide" avec cadenas) s'il s'agit d'un favori privé ou précédés de l'icône (étoile "vide") s'il s'agit d'un favori public.

Nouveauté ! Il est possible d'avoir des libellés identiques de favoris privés si ces favoris sont dans des modules différentes.

Après avoir sélectionné un favori, la liste des personnes affiche uniquement les personnes pour lesquelles le filtre s'applique. Dans le bandeau, le favori sélectionné s'affiche dans un rectangle aux bords plus arrondis avec le nombre de personnes incluses dans le favori entre parenthèses.

Si mes droits me le permettent, je peux rendre public un de mes favoris privés. Auparavant, il est nécessaire d'activer la fonctionnalité. Dans ce cas, le favori sera visible pour tous les utilisateurs ayant les droits sur la ou les structures cochées dans le favori ou bien leurs sous-structures. Si mon compte utilisateur n'est plus actif, le favori, quant à lui, reste toujours public. Seul le créateur du favori peut rendre à nouveau privé un favori qu'il a précédemment rendu public. En revanche, s'ils ont les droits, d'autres utilisateurs peuvent modifier ou supprimer un favori que j'ai rendu public.

Je peux définir parmi les favoris disponibles auxquels j'ai droit (publics ou privés) ceux que je souhaite afficher ou masquer de la liste des favoris.

Créer un favori privé de personnes

1. Je coche les cases correspondant aux personnes que je souhaite inclure dans mon favori.
2. Je clique sur le bouton , puis sur Créer un favori.
3. Une popin s'affiche. Je saisis le libellé du favori.
4. La liste des personnes sélectionnées s'affiche. Je coche / décoche les personnes de mon choix afin de préciser cette liste.
5. Je peux ajouter des personnes en utilisant le champ de recherche. Je saisis le nom, le prénom ou le matricule de la personne que je souhaite ajouter (la recherche démarre auprès avoir saisi au moins deux caractères). Je peux rechercher aussi sur le matricule / l'identifiant / le matricule paie (en fonction du paramétrage défini).
6. Une liste déroulante s'affiche. Je clique sur le nom de la personne. Je clique sur le bouton Ajouter.
   J'enregistre.
7. Le favori de personnes est ajouté à la liste de mes favoris. Il est précédé de l'icône car c'est un favori privé.

Créer un favori privé de structures

Ce favori est notamment utilisé afin de tenir compte tout particulièrement des évolutions dans le temps des affectations de structure, des compétences, des équipes. Par exemple, une personne qui est arrivée dans ma structure à la date de référence sera automatiquement intégrée dans mon favori. A l'inverse, une personne qui a quitté ma structure à la date de référence ne s'affichera pas dans mon favori.

1. Je m'assure qu'aucune case de personne n'est cochée.
2. Je clique sur le bouton , puis sur Créer un favori.
3. Une popin s'affiche. Je saisis le libellé du favori.
4. J'indique si je souhaite ajouter dans le favori les éventuelles structures filles qui pourraient être créées après la création du favori. Par défaut, l'option est décochée. Si elle est cochée, si je crée une structure fille en dessous d'une structure sélectionnée dans mon favori, celle-ci sera ajoutée automatiquement à mon favori. Exemple : je crée un favori sur la structure France. Je crée après coup une structure fille Lille dans la structure France. Si l'option Ajouter automatiquement les nouvelles structures filles créées est cochée, la structure Lille est automatiquement ajoutée à mon favori.
5. Je clique sur le bouton Modifier pour sélectionner les structures à ajouter dans le favori. 
6. Pour activer des filtres à appliquer aux personnes sélectionnées, je clique sur le bouton :
   
   • Contraintes : Je sélectionne si je souhaite visualiser les heures de début de journée avant l'heure indiquée et / ou les heures de fin de journée après l'heure indiquée. Ces éléments peuvent se cumuler.
     
   • Equipes : Je sélectionne les équipes de mon choix à partir de la liste déroulante. Le filtre s'applique sur les personnes faisant partie d'une des équipes sélectionnées.
     
   • Anomalies de pointage : (si j'utilise le module de Gestion des Temps) Je clique sur la case correspondant aux arguments de filtre : Avec ou sans anomalie de pointage. Ce filtre est uniquement disponible dans la vue quotidienne.
     
   • Journées contrôlées : J'indique si je souhaite filtrer sur les journées contrôlées ou non contrôlées.
     
   • Contrats : Je sélectionne les contrats de mon choix à partir de la liste déroulante. Le filtre s'applique sur les personnes ayant une affectation sur l'un des contrats sélectionnés.
     
   • Groupes : Je sélectionne les groupes de mon choix à partir de la liste déroulante. Le filtre s'applique sur les personnes ayant une affectation sur l'un des groupes sélectionnés.
     
   • Lecture de plannings : Je sélectionne les plannings lus ou non. Le filtre s'applique sur les personnes ayant au moins un planning lu ou non lu sur la période d'affichage.
     
   • Approbation de plannings : Je sélectionne les plannings approuvés ou non. Le filtre s'applique sur les personnes ayant au moins un planning approuvé ou non sur la période d'affichage.
     
   • Etat de présence détaillé : Je sélectionne les états de présence. Le filtre s'applique sur les personnes disposant de cet état à l'écran.
     
7. J'enregistre.
8. Le favori de structures est ajouté à la liste de mes favoris. Il est précédé de l'icône car c'est un favori privé.

Ajuster les favoris à afficher / masquer dans la liste de mes favoris

1. Pour ajuster les favoris à afficher, je clique sur le bouton  puis sur le lien Ajustement des favoris. La popin Ajustement des favoris s'affiche.
2. La pop-in affiche l'ensemble des favoris publics et privés pour lesquels j'ai des droits dans l'ordre alphabétique. Les favoris privés sont précédés de l'icône  . Les favoris publics sont précédés de l'icône .
3. Elle affiche également les favoris sélectionnés, c'est-à-dire ceux qui vont s'afficher dans la liste de mes favoris. Je peux rechercher un favori par libellé. J'utilise les flèches pour affiner ma sélection :    
4. Je peux trier les favoris sélectionnées par ordre de préférence en utilisant les flèches disponibles en bout de ligne : 
5. J'enregistre.
6. La pop-in se ferme. La liste des favoris s'actualise avec les favoris sélectionnées.

Modifier, supprimer, consulter un favori privé ou public

1. Pour modifier un favori privé ou public (selon mes droits), je clique sur le bouton  puis sur le bouton  correspondant au favori à modifier. Je peux modifier le libellé. Dans le cas d'un favori de structures, je peux modifier les filtres disponibles. J'enregistre.
2. Pour supprimer un favori privé ou public (selon mes droits), je clique sur le bouton  puis sur le bouton  correspondant au favori à supprimer. Je clique sur Supprimer. La suppression est immédiate.
3. Pour consulter le détail d'un favori public (pour lequel je n'ai pas les droits en modification), je clique sur le bouton  puis sur le bouton  correspondant au favori public à consulter. Une fois que j'ai fini de consulter les informations, pour fermer la popin, je clique sur Annuler.

Rendre un favori de structures public

1. Pour rendre un favori public, je clique sur le bouton  puis sur le favori de structures à modifier.
2. Je clique sur le bouton   pour rendre le favori public. J'enregistre.
3. Le favori s'affiche automatiquement dans la liste des favoris de tous les utilisateurs ayant les droits sur la ou les structures cochées dans le favori ou bien leurs sous-structures. 

Autoriser l'utilisation de favoris publics

Configuration / Personnalisation / Planification / Général

1. A partir du panel Personnalisation générale, je clique sur le bouton .
2. Je passe l'option Activer les favoris publics à "Oui".
3. J'enregistre.

Copier le prévisionnel

Je peux copier dans le planning réalisé en cours le contenu d'une journée issue du planning prévisionnel validé. Une fois le planning copié, il est automatiquement validé.

1. Je coche la case correspondant à la personne souhaitée.
2. Je sélectionne la date souhaitée dans la date de référence.
3. Je clique sur le bouton Copier le prévisionnel. Une pop-in s'ouvre.
4. En cliquant sur le lien Voir le détail de la copie, je peux modifier :
   • La période. Cette période est limitée en nombre de jours en fonction du paramétrage défini.
   • Les personnes
5. Je valide. Les plannings réalisés sont remplacés par le contenu des plannings prévisionnels correspondants. Ils passent à l'état "Validé".

Note : Ces opérations peuvent uniquement être effectuées sur un planning réalisé en cours.

Créer les plannings réalisés

En fonction du paramétrage défini, je peux lancer à la demande la création les plannings réalisés des personnes sans attendre le traitement de nuit.

Lors du lancement de la création des plannings, les plannings initiaux en cours et modifiables en cours de la journée écoulée sont validés. Les plannings réalisés sont créés en fonction des pointages enregistrés du salarié et éventuellement du responsable / gestionnaire ainsi que des imports de pointages, et en adéquation avec les règles horaires définies. Le traitement des pointages est effectué uniquement s'il existe des règles horaires.

Si des plannings réalisés en cours existent déjà, le système regarde sur une période depuis la dernière clôture jusqu'à la veille s'il y a de nouveaux pointages à traiter. Si c'est le cas, les plannings réalisés sont relancés en tenant compte de l'ensemble des pointages pour la journée concernée.

Si l'option Valider automatiquement les plannings réalisés si aucune anomalie détectée est à "Oui", si le planning réalisé ne présente pas d'anomalie, il est validé. Si je modifie le planning réalisé en cours et je relance la création des plannings réalisés, mes modifications sont conservées, même si je n'ai pas validé le planning réalisé.

Si une anomalie est détectée, un symbole s'affiche dans la liste des personnes à droite du nom de la personne et dans la carte Anomalie. 

Concernant les plannings réalisés validés, il n'est pas possible de lancer à la demande la création des plannings réalisés, même si un nouveau pointage a été enregistré.

La création des plannings réalisés à la demande ne lance pas le calcul des compteurs. Ceux-ci seront calculés dans le traitement de nuit.

1. Je coche la case correspondant à la personne souhaitée.
2. Je clique sur le bouton Créer le planning réalisé.
3. Les plannings réalisés des salariés sont créés.

Indiquer que la journée est contrôlée

1. Je coche les cases correspondant aux personnes souhaitées.
2. Je clique sur le bouton Enregistrer les contrôles. Une pop-in s'ouvre.
   Je peux modifier :
   • La période. Cette période est limitée en nombre de jours en fonction du paramétrage défini.
   • Les personnes
3. Je valide. Les plannings concernés passent à l'état "Contrôlé".

Lancer une édition

A tout moment, il est possible de lancer une édition parmi celles disponibles.

1. Je coche la case correspondant à la personne souhaitée.
2. A partir du bouton Editer. Une pop-in s'ouvre.
3. Je peux sélectionner :
   • La période. Cette période est limitée en nombre de jours en fonction du paramétrage défini.
   • Les personnes
   • Les modèles d'édition (il est possible de lancer plusieurs modèles d'édition simultanément)
4. Je valide. Un message de confirmation s'affiche.
5. Le fichier ainsi créé s'ouvre automatiquement dans le navigateur.

Définir les états à afficher

L'onglet Options d'affichage du bloc du bas permet de sélectionner les états de présences qui sont calculés et affichés dans la colonne Présence détaillée.

Définir les écarts à partir desquels s'affichent les états de présence (options de calcul)

Il est nécessaire de paramétrer un temps pour permettre au système de calculer les états suivants :

• Arrivée prévue
• Retard sur l’arrivée
• Arrivée en retard
• Arrivée en avance
• Départ prévu
• Retard sur départ
• Départ en retard
• Départ en avance

Configuration / Personnalisation avec arbre / Arbre des structures

1. Je sélectionne le niveau de structure souhaité dans l'arbre.
2. A partir du panel Options de calcul des états de présence (En direct), je clique sur le bouton .
3. Je définis les valeurs suivantes :
   • Arrivée prévue si l'écart entre l'heure actuelle et le début de plage est inférieur à (par défaut 15min). Exemple : si je saisis 7min, l’état "Arrivée prévue" se déclenche 7min avant l’heure de début de la plage de la personne.
   • Arrivée en retard si l'écart entre le début de plage et le pointage d'entrée est supérieur à (par défaut 5min). Exemple : si je saisis 4min, l’état "Arrivée en retard" se déclenche si la personne pointe 4min après l’heure de début de la plage. L’état "Retard sur arrivée" se déclenche si elle ne pointe pas 4min après l’heure de début de la plage.
   • Arrivée en avance si l'écart entre le pointage d'entrée et le début de plage est supérieur à (par défaut 5min). Exemple : si je saisis 4min, l’état "Arrivée en avance" se déclenche si la personne pointe 4min avant l’heure de début de la plage.
   • Départ prévu si l'écart entre l'heure actuelle et la fin de plage est inférieur à (par défaut 15min). Exemple : si je saisis 7min, l’état "Départ prévu" se déclenche 7min avant l’heure de fin de la plage de la personne.
   • Départ en retard si l'écart entre la fin de plage et le pointage de sortie est supérieur à (par défaut 5min). Exemple : si je saisis 4min, l’état "Départ en retard" se déclenche si la personne pointe 4min après l’heure de fin de la plage. L’état "Retard sur départ" se déclenche si elle ne pointe pas 4min après l’heure de fin de la plage.
   • Départ en avance si l'écart entre le pointage de sortie et la fin de plage est supérieur à (par défaut 5min). Exemple : si je saisis 4min, l’état "Départ en avance" se déclenche si la personne pointe 4min avant l’heure de fin de la plage.
4. J'enregistre.

Les écarts ne sont pas forcément des multiples de la granularité, ils peuvent être renseigné à la minute.

Les écarts des états "Arrivée prévue" et "Départ prévu" doivent être supérieurs aux autres écarts. Par exemple, il n’est pas possible de saisir 5min pour "Arrivée prévue" et 15min pour "Arrivée en retard".