Lucca

Lucca simplifie la vie des entreprises en proposant des solutions à la carte pour améliorer l’efficacité et l’engagement des collaborateurs. Les solutions résolvent les principales problématiques de gestion administrative et RH : gestion des absences, notes de frais, gestion des temps et activités, administration du personnel, entretiens annuels, ainsi que la mesure du bien-être au travail.

Vérifier l'activation de l'application

Je peux vérifier si Lucca est activé.

Activer Lucca

Pour activer Lucca, je prends contact avec les équipes Holy-Dis.

Echanges de données avec Lucca

Les absences validées de Timmi absences sont récupérées en temps réel par le biais du webhook dédié qui notifie Timesquare à travers une API spécifique capable de recevoir les messages envoyés par le webhook.

Lien vers la fiche d'aide dans le centre d'aide Lucca.

Attention : il est important de bien suivre le workflow de création de la clé API indiqué dans la fiche d'aide et de ne pas faire de paramétrage manuellement. Pour toute question concernant l'intégration, les API Lucca etc. je peux contacter le support Lucca : tech-partners @ luccasoftware.com

Impact dans Timesquare

Les demi-journées dans Timesquare

Les absences sont envoyées par demi-journées, appelées leaves dans Timmi absences. Pour une absence de 2 jours, il y a donc 4 appels contenant chacun un payload d'une leave .

La notion de demi-journée d’absence n’existe pas dans Timesquare. Il est donc nécessaire d’ajouter un paramétrage pour renseigner l’heure pivot qui permet de définir l’heure de fin de la première demi-journée et l’heure de début de la seconde demi-journée.

Cette heure pivot est définie dans le champ Heure pivot (matin / après-midi) pour les absences récupérées à partir d'un système tiers du calendrier de la personne. Par défaut, cette heure est à heure de changement de jour + 12. Ce champ est visible uniquement si la carte Lucca est active dans la marketplace.

Impact dans les plannings

Timesquare récupère uniquement les absences validées de Lucca (les absences en cours de validation ne sont pas récupérées).

En cas d’annulation de la demande dans Timmi absences, l’information est récupérée et l’absence est supprimée de Timesquare. Dans ce cas, si le champ "isCancelled" est à "True", alors l’absence est supprimée de la base de données. Dans ce cas, l'absence est supprimée de toutes les versions de planning.

Pour positionner l’absence dans les plannings, Timesquare s'appuie sur l’heure de changement du jour et l’heure pivot renseignée dans le calendrier.

Règles de gestion

L’identifiant unique pour identifier le salarié concerné par l’absence est le "ID Owner" dans Lucca et le "Matricule" dans Timesquare. Ces informations doivent être identiques dans les deux solutions.

Les codes absences et les matricules doivent être numériques dans Timesquare. 

Les absences sont récupérées dans la version de planning la plus récente : initial en cours, modifiable en cours, réalisé en cours ou bien le réalisé validé (si le réalisé est déjà validé).

Les absences récupérées figurent également dans les autres écrans de Timesquare et My Timesquare (le panel Absences, les prochaines absences dans la synthèse de My Timesquare, le calendrier dans My Timesquare, etc.).

S’il s’agit d’une semaine d’absence, Timesquare valorise cette semaine selon la valorisation habituelle d'une semaine d'absence.

Cas d'une demi-journée d’absence (matin) :

• Heure de début de l’absence = Heure de changement de jour du calendrier
• Heure de fin de l’absence = Heure pivot du calendrier
• Si le planning est vide, la demi-journée d’absence est valorisée selon les décomptes des absences renseignés dans le contrat. La valorisation d’une demi-journée d’absence peut être variable selon le type de l’absence et la version de planning.
• Si un planning existe, la demi-journée d’absence est valorisée selon la valorisation de la plage de travail remplacée.

En cas d’absence matin ou après-midi avec un planning qui est à cheval avec l’heure pivot, la partie du planning concernée par l’absence est remplacée et le planning de la deuxième demi-journée du planning est conservé. En d’autres termes, si le planning est de 10h00 à 15h00 et l’heure pivot est à 12h00, alors l’absence matin doit commencer à l'heure de changement de jour et finir à 12h00 et le planning est conservé de 12h00 à 15h00. Autrement dit, en cas de chevauchement, le planning est tronqué.

Cas d'une demi-journée d’absence (après-midi) :

• Heure de début de l’absence = Heure pivot du calendrier
• Heure de fin de l’absence = Heure de changement de jour du calendrier (HCJ de J+1)
• Si le planning est vide, la demi-journée d’absence est valorisée selon les décomptes des absences renseignés dans le contrat. La valorisation d’une demi-journée d’absence peut être variable selon le type de l’absence et la version de planning.
• Si un planning existe, la demi-journée d’absence est valorisée selon la valorisation de la plage de travail remplacée.

En cas d’absence matin ou après-midi avec un planning qui est à cheval avec l’heure pivot, la partie du planning concernée par l’absence est remplacée et le planning de la deuxième demi-journée du planning est conservé. En d’autres termes, si le planning est de 10h00 à 15h00 et l’heure pivot est à 12h00, alors l’absence après-midi doit commencer à 12h00 et finir à l'heure de changement de jour et le planning est conservé de 10h00 à 12h00. Autrement dit, en cas de chevauchement, le planning est tronqué.

Cas d'une journée d'absence

• Quand il s’agit de deux demi-journées d’absence (AM + PM) pour la même date, Timesquare les interprète comme deux demi-journées d'absence pour cette date.
• Si le planning est vide, les deux demi-journées d’absence sont valorisées selon les décomptes des absences renseignés dans le contrat. 
• Si un planning existe, les demi-journées d’absence sont valorisées selon la valorisation des plages de travail remplacées.