Introduction à l'auto-planification

L'auto-planification est une fonctionnalité qui permet aux collaborateurs de participer directement à la gestion de leurs plannings hebdomadaires, tout en respectant les besoins opérationnels et les contraintes définies par l’entreprise. 

Mise en place synthétique de l'auto-planification

1. Activation de l'auto-planification

Je peux vérifier si l'auto-planification est activée depuis Configuration / Réglages. Les éléments disponibles dans cette page ne sont accessibles qu'en lecture seule. Pour toute question, je contacte mon administrateur et le Support Holy-Dis.

2. Activation de l'auto-planification individuellement

Il est nécessaire d'activer l'option d'auto-planification pour chacun des collaborateurs concernés. 

3. Définition des groupes d'auto-planification

Les collaborateurs sont affectés dans des groupes d'auto-planification. Ces groupes d'auto-planification doivent être définis au préalable. Le choix et la répartition des plannings se fait au sein d'un même groupe d'auto-planification. Les groupes d’auto-planification doivent être constitués de personnes ayant des durées hebdomadaires / contraintes de planification et des compétences identiques.

4. Configurations d'auto-planification

En complément du cadre habituel défini pour la société (charge, compétences, contraintes légales, réglementaires et contractuelles), je définis des configurations d'auto-planification :

• le groupe concerné
• la date de début
• l'ordre initial
• la méthode de rotation
• le nombre de personnes pouvant choisir simultanément
• l'affichage des tâches
• l'affichage des pauses
• le délai avant de fermer le choix d'une période d'auto-planification
• le délai avant d'ouvrir le choix aux personnes suivantes dans l'ordre de la rotation

5. Notifications par email

Il est possible de paramétrer l'envoi de certaines informations par email à destination du salarié, du responsable, du gestionnaire.

6. Génération des plannings temporaires

Au moment du calcul des plannings, Timesquare génère automatiquement des plannings optimisés au sein de chaque groupe d'auto-planification en fonction des besoins en ressources et des disponibilités de chacun. Je peux modifier ces plannings temporaires à ma convenance. 

7. Participation des collaborateurs

Une fois les plannings temporaires finalisés, je peux les consulter, les modifier puis les diffuser aux collaborateurs. A tour de rôle en fonction des configurations d'auto-planification, ceux-ci peuvent alors sélectionner parmi les plannings disponibles celui qui leur convient le plus en termes d'horaires, de jours de repos, ou encore de tâches. Une fois sélectionné, le planning temporaire est validé et devient le planning modifiable du collaborateur qui l'a sélectionné. Un système de rotation assure un choix et donc une répartition équitable des plages horaires.

Principes liés à l'auto-planification

• Les demandes d’aménagement de plannings et les paramètres de calcul individuels de manière générale sont difficilement compatibles avec la mise en place de l’auto-planification.
• Un jour fixé dans le planning hebdomadaire d’un salarié (absence, repos, jour de planning fixé) implique que le salarié concerné aura un seul choix pour la semaine en question.
• Les affectations de groupe d’auto-planification doivent commencer le premier jour d’une semaine et se terminer le dernier jour d’une semaine.
• Les plannings sont choisis une semaine à la fois pour une semaine entière.
• Les groupes d’auto-planification doivent être constitués de personnes ayant des durées hebdomadaires identiques.
• Les groupes d’auto-planification doivent être constitués de personnes ayant des compétences identiques.
• Les calculs de plannings incluant des groupes d’auto-planification doivent se faire sur des périodes qui commencent le premier jour d’une semaine et se terminent le dernier jour d’une semaine.
• Lorsqu’un calcul de plannings est lancé, il doit se faire pour l’ensemble des personnes de chacun des groupes sélectionnés pour ce calcul.
• Une semaine de plannings est disponible au choix d’un groupe d’auto-planification uniquement lorsque la semaine précédente est finalisée (toutes les personnes du groupe ont choisi un planning).