Recherche d'une personne

Rechercher une personne

A partir du champ de recherche en haut de l'arbre des structures, je saisis le nom, le prénom ou le matricule de la personne que je recherche (la recherche démarre auprès avoir saisi au moins deux caractères).

La liste des personnes s'affiche avec un icône devant qui peut être (personne affectée à une structure autorisée),   (personne affectée à une structure non autorisée) ou (personne hors structure).

• Cas n°1 : La personne est affectée à une structure autorisée (pour laquelle j'ai les droits de visualisation) à la date de référence : Une liste déroulante s'affiche. Je clique sur le nom de la personne. La ligne correspondant à la personne apparaît en bleu dans l’arbre.
• Cas n°2 : La personne est hors structure à la date de référence : Une liste déroulante s'affiche. Son nom apparaît en italique. Je clique sur le nom de la personne. Une pop-in affiche les informations concernant la personne hors structure. Je peux voir toutes ses affectations de structure, de contrat, de calendrier. Je peux ajouter ou modifier une affectation de structure, de contrat, de calendrier existante sur une structure, un contrat, un calendrier autorisé. Si la période saisie pour l’ajout ou la modification d'affectation chevauche une période d’affectation sur une structure, de contrat, de calendrier non autorisée, la saisie est refusée. Les structures, contrats, calendriers pour lesquels je n'ai pas les droits s'affichent en gris avec le libellé "Structure non autorisée", "Contrat non autorisé" ou "Calendrier non autorisé".
• Cas n°3 : La personne est affectée à une structure non autorisée (pour laquelle je n'ai pas les droits de visualisation) : Si mes droits me le permettent, je peux rechercher une personne appartenant à une structure non autorisée à la date de référence. Son nom apparaît en italique. Je clique sur le nom de la personne. Une pop-in affiche les informations concernant la personne. Je peux voir toutes ses affectations de structure, de contrat, de calendrier. L'affectation en cours à la date de référence a un trait vert en début de ligne. Les affectations sur une structure, un contrat ou un calendrier non autorisé apparaissent en gris. En fonction de mes droits, je peux visualiser le chemin complet de la structure d'affectation, même si elle n'est pas autorisée. Sinon, les structures, contrats, calendriers pour lesquels je n'ai pas les droits s'affichent avec le libellé "Structure non autorisée", "Contrat non autorisé" ou "Calendrier non autorisé". Il est impossible de modifier une affectation existante sur une structure, un contrat, un calendrier non autorisé. Si mes droits ne me permettent pas de rechercher une personne dans une structure non autorisée, la personne se s'affiche pas dans la liste déroulante lors de la recherche. 
• Cas n°4 : La personne n'existe pas dans la base : la personne se s'affiche pas dans la liste déroulante lors de la recherche. Si je le souhaite, je peux la créer.

Voir la liste des personnes y compris les personnes hors structure et hors contrat

Je peux consulter le nombre de personnes par structure ou pour l'ensemble de la société, qu'elles soient présentes ou non, qu'elles aient un contrat valide ou non, à la date de référence . Je peux aussi consulter la liste complète des personnes en question.

Liste des boutons de filtres disponibles

•  Effectif présent dans la structure valide : Nombre de personnes présentes dans la structure.
•  Contrat valide : Nombre de personnes ayant un contrat valide parmi celles présentes dans la structure.
•  Effectif affecté à une structure à une date antérieure : Nombre de personnes ayant été affectées à la structure à une date antérieure à la date de référence. Si je me positionne au niveau de la société, il s'agit des personnes sorties à la date de référence.
•  Effectif affecté à une structure à une date postérieure : Nombre de personnes qui seront affectées à la structure à une date postérieure à la date de référence. Si je me positionne au niveau de la société, il s'agit des personnes qui vont intégrer la société.
•  Hors contrat : Nombre de personnes n'ayant pas de contrat valide parmi celles présentes dans la structure.
•  Sans structure : Nombre de personnes n'ayant aucune affectation de structure. Elles peuvent avoir un contrat valide.
•  Effectif total : Nombre de personnes au total. Ce filtre n'est disponible qu'au niveau de la société et uniquement pour un rôle Administrateur.
• Intégrations à traiter : Nombre de personnes intégrées par le biais des interfaces issues de la Marketplace (Flatchr ou Staff & Go). Si le filtre n'est pas à jour, je peux relancer manuellement le Web Service en cliquant sur le bouton Actualiser les intégrations.
• Changement d'affectation de structure entre la date de référence et la date de référence + x jours : Nombre de personnes ayant un changement d’affectation de structure dans les x jours qui suivent la date de référence, x étant un nombre de jours paramétrable. Ce filtre s'affiche dans les structures de départ et d'arrivée. Par défaut, la valeur est à 7.
• Fin d'affectation de structure entre la date de référence et la date de référence + x jours : Nombre de personnes ayant une fin d’affectation de structure dans les x jours qui suivent la date de référence, x étant un nombre de jours paramétrable. Par défaut, la valeur est à 7.
• Début d'affectation de structure entre la date de référence - y jours et la date de référence : Nombre de personnes ayant un début d’affectation de structure dans les y jours qui précédent la date de référence, y étant un nombre de jours paramétrable. Par défaut, la valeur est à 7.
• Fin d'affectation de contrat entre la date de référence et la date de référence + x jours : Nombre de personnes ayant une fin d’affectation de contrat dans les x jours qui suivent la date de référence, x étant un nombre de jours paramétrable. Par défaut, la valeur est à 7.
• Effectif bloqué : Nombre de personnes dont le compte utilisateur est bloqué, visible en fonction de mes droits. 

Afficher une liste filtrée des personnes

Il est possible de filtrer la liste des personnes à afficher en utilisant les boutons de filtre et / ou le champ de recherche.

Administratif / Gestion du personnel

1. Je sélectionne le niveau de structure souhaité.
2. A partir du panel Liste des personnes, je peux filtrer les personnes à afficher dans le tableau situé en dessous en utilisant les boutons de filtre disponibles.
3. Je peux utiliser le champ Recherche sur le prénom, le nom, la structure ainsi que sur le matricule / l'identifiant / le matricule paie (en fonction du paramétrage défini) pour filtrer la liste des personnes à afficher : . 
4. Je peux utiliser les boutons  et pour trier la liste selon le critère de mon choix.
5. Pour les filtres Effectif affecté à une structure à une date antérieure, Effectif affecté à une structure à une date postérieure et Sans structure, en cliquant sur le nom de la personne dans la liste, je peux afficher une pop-in avec le détail des affectations de la personne.

Les personnes hors structure (affectées à la structure à une date antérieure et à une date postérieure) ne sont pas prises en compte dans le calcul des plannings. Elles n'apparaissent pas dans la hiérarchie des personnes.

Limiter l'affichage du nombre de personnes par page et éviter les ralentissements

Je peux limiter l'affichage de la liste à 10, 25, 50, 100, 200 personnes par page ou afficher toutes les personnes en utilisant la liste déroulante Afficher.

Lorsque j'utilise une base contenant de nombreuses personnes, il est recommandé de ne pas sélectionner l'option "Tous". Il est préférable de limiter l'affichage à 10, 25 ou 50 personnes par page. En effet, non seulement, le temps de chargement risque d'être long, mais en plus, cette information étant stockée dans les préférences utilisateurs, lorsque je reviendrai sur cette page, je risque de reproduire ces lenteurs inhabituelles. 

Editer une liste du personnel

Il est possible d'éditer une liste du personnel à un moment donné, selon la structure, l'équipe, etc., au format PDF, CSV ou XLS en utilisant les boutons .

Ces exports permettent d'extraire la liste des personnes que j'ai sélectionnée (filtrée en utilisant le champ Recherche et/ou les boutons de filtres, ou non) et pas uniquement les personnes qui s'affichent page par page si j'ai limité l'affichage du nombre de personnes. Les tris réalisés sur la liste des personnes sont également conservés.

Les données exportés ont un encodage UTF-8. Il est donc nécessaire d'ouvrir les fichiers avec une méthode permettant de respecter cet encodage. Par exemple, dans le cas d'un fichier csv, il est nécessaire d'utiliser l'assistant d'importation de texte de MS Excel.

Configurer sur quel élément peut porter une recherche de personne (matricule / matricule paie / identifiant)

il est possible de définir si certains champs de recherche de personnes peuvent porter sur le matricule, le matricule paie ou bien l'identifiant. Cette fonctionnalité concerne notamment le champ de recherche dans :

• la section Personnes dans la pop-in Modifier les affectations
• la section Personnes sélectionnées de la pop-in de création de favoris de personnes dans les plannings
• la section Effectif total de la saisie par lot, de la validation, de la dé-validation, de la publication, de la dé-publication, de la fixation, de la dé-fixation à partir des boutons d'action dans les plannings
• la section Personnes de la suppression de planning, du test de légalité, du calcul des compteurs à partir des boutons d'action dans les plannings
• le bloc de droite de la vue individuelle des plannings
• le champ Personnes dans le paramétrage des éditions

• de l'arbre de l’écran des plannings et de l’annualisation dans le module Planification en vue filtrée avec ou sans favori et tous les tris

• de l'arbre de la synthèse hebdomadaire et du comparatif des plannings dans le module Pilotage en vue filtrée avec ou sans favori et tous les tris

• de l'arbre du suivi du réalisé et du suivi des compteurs dans le module Gestion des temps en vue filtrée avec ou sans favori et tous les tris

• du panel Liste des personnes dans la Gestion du personnel du module Administratif 

• de My Timesquare en vue filtrée avec ou sans favori et tous les tris

• de My Timesquare en vue mobile dans les plannings quotidiens

 Configuration / Personnalisation / Planification / Général

1. A partir du panel Personnalisation générale, je clique sur le bouton .
2. Je sélectionne le champ Choix de la personne : "Matricule", "Matricule paie" ou "Identifiant". Par défaut, c'est Matricule qui est sélectionné.
3. J'enregistre.

Configurer le nombre de jours pour les filtres dans la liste du personnel sur les débuts et fins d'affectations de structure et de contrat

Configuration / Personnalisation avec arbre / Arbre des structures

1. Je sélectionne la structure de mon choix.
2. A partir du panel Affichage des filtres de la liste du personnel, je clique sur le bouton .
3. Dans le champ Fin d'affectation dans les X jours qui suivent la date de référence, je saisis le nombre de jours à utiliser pour les filtres de fin d'affectation de structure, de fin d'affectation de contrat et de changement d’affectation de structure (dans les x jours qui suivent la date de référence). Par défaut, la valeur est à 7. La valeur maximum est 200 jours.
4. Dans le champ Début d'affectation dans les Y jours qui précèdent la date de référence, je saisis le nombre de jours à utiliser pour les filtres de début d'affectation de structure (dans les y jours qui précèdent la date de référence). Par défaut, la valeur est à 7. La valeur maximum est 200 jours.
5. J'enregistre.