Déroulement du calcul des plannings

L'une des caractéristiques de Timesquare^® est de calculer des plannings rapidement en plusieurs temps en suivant la méthode du recuit simulé.

Le calcul des plannings est réalisé dans le planning initial. En effet, c'est la première étape dans la planification concrète des personnes. Cependant il est également possible de demander le re-calcul des plannings modifiables, notamment afin de modifier le contenu d'une journée sans toucher aux heures de plage de travail des personnes pour lesquelles on relance le calcul.

Demander un calcul des plannings modifiables

Cette fonctionnalité a pour objectif de relancer un calcul pour optimiser les tâches sans modifier les heures de début et de fin de plages qui ont été définies dans les plannings modifiables. Ce type de calcul ne peut se faire que si les plannings INI de l'ensemble des jours de la période calculée sont validés.

Par ailleurs, il ne fonctionne pas avec les paramètre par période.

La période étendue n'est gérée que si des plannings modifiables existent sur les jours sur lesquels il est nécessaire d'étendre la période de calcul. Si une personne sélectionnée a, sur la période de préparation de calcul (période étendue), un jour de planning INI en cours, alors elle est non calculable pour l'ensemble de la période.

Les paramètres de calcul utilisés lors du calcul du planning modifiable sont les mêmes que ceux utilisés lors d’un test de légalité effectué sur le prévisionnel modifiable. Un jour du planning modifiable rencontré sur la période de calcul peut être modifié par le moteur de calcul dans les cas suivants :

• Le planning modifiable est la version de planning en cours
• Il n’est pas validé
• Il n’est pas vide, au moins une plage de travail est présente si l’option choisie n’est pas Le moteur calcule tous les horaires et toutes les tâches. Remarque : s’il est vide ou ne comporte qu’une absence partielle ou une convocation, le moteur de calcul ne sera pas habilité à compléter par une plage de travail si l’une des trois autres options est sélectionnée. Dans tous les autres cas, il restera inchangé.

Les règles de planification et de traitements du moteur de calcul sont identiques à celles qui seraient utilisées pour le planning initial. En d’autres termes, les actions possibles du moteur de calcul sur le planning modifiable ne diffèrent de celles possibles sur le planning initial dans des conditions de paramétrage équivalentes.

Limitation de modification des plannings

En fonction des droits de mon rôle, il est possible de limiter la période de modification des plannings, selon un certain nombre de jours / semaines / mois avant la date de connexion. La limitation s'applique pour toutes les actions qui peuvent modifier les plannings (indépendamment des droits "Modification des plannings" de l'utilisateur). Si une saisie est effectuée sur une période à cheval sur une période interdite et autorisée, la saisie est rejetée.

Déroulement d'un calcul

Dans un premier temps, je m'assure que tous les éléments liés aux salariés ou aux tâches ayant récemment évolué sont à jour : structures, contrats, calendriers, absences, indisponibilités, etc.

Le moteur réalise un diagnostic qui permet de vérifier que les paramètres (par jour / semaine par personne et par tâche) minimum saisis sont bien inférieurs aux paramètres maximum saisis équivalents. Exemple : le moteur vérifie que le nombre minimum de jours de travail est inférieur au nombre maximum de jours de travail. Si des incohérences sont relevées, le diagnostic ne bloque pas le calcul. Ces éléments sont enregistrés dans la section Diagnostic du bilan du calcul.

Ensuite, le moteur prépare le calcul, c'est-à-dire qu'il récupère les informations nécessaires au bon déroulement du calcul (contenu des plannings sur la période du calcul, charges des différentes tâches calculées, paramètres de calcul des personnes concernées, affectations de contrats / structures / polyvalences), etc. Il est possible de paramétrer les réglages du moteur de planification afin que la préparation de calcul tienne compte pour la période étendue des dernières versions de planning initial ou modifiable en cours. En revanche, la préparation de calcul ne tiendra pas compte des plannings réalisés. Il est déconseillé d'utiliser cette option si j'utilise des paramètres par période.

Exemple de l'utilisation de l'option Préparation des calculs sur Initial / Modifiable depuis Configuration / Réglages / Planification / Moteur de planification

Semaine / Version	Initial	Modifiable	Réalisé
40	validé	validé	validé
41	validé	validé	en cours
42	validé	en cours	N/A
43 (lancement du calcul)	en cours	N/A	N/A
44	en cours	N/A	N/A

Je lance un calcul pour la semaine 43. Selon les paramètres renseignés, il est nécessaire de charger les plannings de la semaines 42 à 44 (période étendue). Si l'option Préparation des calculs est à Initial / Modifiable, pour la préparation de ce calcul, le moteur récupère les plannings indiqués en orange. Si l'option Préparation des calculs est à Planning initial, le moteur récupère uniquement les plannings initiaux des semaines 42 à 44.

Par la suite, une opération de légalisation est nécessaire afin de vérifier si l'application peut gérer tous les paramètres enregistrés et trouver un planning qui les respecte toutes. La vérification des paramètres peut amener à calculer une période plus large que la période de calcul demandée, notamment dans le cas de certains paramètres par période ou paramètres par personne : on parle de période étendue. Dans le cas contraire, il m'appartient de décider si je modifie les contraintes ou si j'accepte un planning non légal. Cette phase permet d'obtenir des plannings et éventuellement identifier des illégalités. 

Dans Timesquare, le mot légal désigne la cohérence interne du système de paramètres. Certains de ces paramètres correspondent au respect du Code du Travail, d'autres paramètres relèvent d'un choix d'entreprise ou d'un cas particulier, individuel. Un planning légal respecte donc non seulement le Code du Travail mais également les paramètres supplémentaires décidés lors du paramétrage de la base.

Après avoir traiter les illégalités issues de la légalisation des plannings, l'opération suivante est l'optimisation des plannings afin de rechercher parmi toutes les combinaisons possibles celle qui offrira la meilleure efficacité, c'est-à-dire la meilleure couverture des besoins de la charge de travail avec le meilleur respect des différentes contraintes.

Pour le moteur, l'opération d'optimisation se décompose en deux phases : une phase de légalisation suivie d'une phase d'optimisation. Le moteur n'optimise pas les personnes illégales. D'où l'importance de lancer une première légalisation des plannings afin de traiter les illégalités avant d'optimiser les plannings.

Une fois l'optimisation des plannings réalisée, si je le souhaite, je peux valider mes plannings afin de les sécuriser et de les rendre disponibles pour My Timesquare. Cette opération permet d'éviter une modification ou suppression involontaire des plannings, en particulier en cas de multi-utilisateur sur ma structure.

Pour en savoir plus sur le calcul, les différentes phases, et certaines spécificités telles que la durée maximum de légalisation, le nombre d'itérations, la période de calcul ainsi que les contraintes liées au paramétrage, je me reporte à l'article sur les temps de calcul.

Si dans les réglages du logiciel , la granularité du MOD est différente de la granularité de l’INI, seuls les planning issus de l'INI peuvent être utilisés dans la préparation du calcul de l'INI.

Optimisation des pauses

Le calcul des plannings prévoit la gestion des pauses : le calcul de la durée et le placement automatique dans la plage de travail en fonction du paramétrage défini. Si le paramétrage des pauses évolue après le calcul des plannings, il est possible de lancer un calcul d'optimisation des pauses sur une liste de personnes sélectionnées de manière asynchrone sur les plannings initiaux ou modifiables. Dans ce cas, les plages de travail sont conservées, seules les pauses sont re-calculées.