Calcul de charge

Voici les grandes étapes nécessaires au calcul de la charge de travail :

1. Définir les données stockée qui vont servir au calcul : Créer les données dans les données stockées et paramétrer la définition de la charge de chaque tâche.
2. Créer une liste de calcul : Définir les tâches dont la charge devra être calculée, pour la période et la structure sélectionnées.
3. Définir les dates de référence qui seront utilisées par le calcul : Sélectionner des jours de référence (manuellement ou automatiquement), écarter certains jours selon des critères définis, saisir manuellement des valeurs.
4. Anticiper une éventuelle évolution des données de référence : Saisir en pourcentage ou en valeur une augmentation ou une diminution des besoins sur l'activité ou la productivité.
5. Lancer le calcul.
6. Afficher le résultat : Visualiser le besoin calculé, éventuellement, le recopier vers d'autres charges et valider le calcul.
7. Enregistrer la charge.

Créer une liste de calcul de charge

La première étape dans le calcul de la charge de travail est de créer une liste de calcul de charge.

Modélisation / Générer la charge

1. Je sélectionne le niveau de création souhaité dans l’arbre.
2. Je clique sur le bouton Nouveau.
3. Je saisis le libellé et la période d’application. Cette période est limitée en fonction du paramétrage défini.
4. La structure de création est pré-remplie.
5. Je coche les tâches sélectionnées pour le calcul de la charge. Seules les tâches disponibles pour la structure sélectionnée et dont le mode de saisie est "Calculée" s'affichent. Si le type de calcul est "Erlang B", "Erlang C", "Productivité fixe" ou "Productivité variable", il faut qu'au moins une donnée stockée de type Activité ait été choisie dans le paramétrage du calcul de charge.
6. J'enregistre.

Il n'est pas possible de créer un calcul de charge sur une tâche si celle-ci est déjà présente dans un autre calcul pour une période commune. Si une ou plusieurs tâches sont sélectionnées dans une autre liste pour une période commune, la liste n'est pas créée et une notification orange apparaît.

Consulter le détail d'un calcul de charge

Avant le lancement du calcul, je vérifie le détail.

Le calcul peut alors être lancé. Les deux étapes du lancement d'un calcul sont :

1. la sélection des jours de référence
2. la modification des données de prévision

Je peux aisément recopier la charge de journées passées pour éviter de les saisir à nouveau.

Lorsque le calcul est terminé, je peux afficher le bilan du calcul, enregistrer la charge et afficher les résultats de la charge.

Modélisation / Générer la charge

1. Je sélectionne la structure souhaitée dans l’arbre.
2. La liste de calculs de charge disponibles pour cette structure s’affiche.
3. Je clique sur le lien Détail pour le calcul souhaité. Les informations détaillées du calcul s’affichent :
   • Tâches : les tâches disponibles et sélectionnées pour le calcul.
   • Jours calculés : les jours disponibles et sélectionnés pour le calcul.

Lancer le calcul pour générer la charge

Modélisation / Générer la charge

1. Je sélectionne le niveau souhaité dans l’arbre.
2. La liste de calculs de charge paramétrés disponibles pour cette structure s’affiche.
3. Je clique sur le lien Générer pour lancer le calcul souhaité.

Sélectionner les jours de référence

La première étape du calcul de la charge est la sélection des dates représentatives de l'activité attendue pour le jour à calculer. Pour chaque tâche sélectionnée dans le calcul, je dois donc déterminer date par date quelles valeurs seront utilisées comme référence. Je peux sélectionner les dates manuellement ou automatiquement en fonction du paramétrage du calcul de charge.

Dans cet exemple, pour la tâche "Appels Entrants A", je sélectionne pour la date du "01/12/2019" les jours de référence que je souhaite utiliser. Je peux utiliser la donnée stocké "Données Appels entrants A" que j'ai préalablement associée à la tâche "Appels Entrants A" dans le paramétrage du calcul de charge. Je peux aussi saisir manuellement les dates de mon choix. Ici, les jours de référence sélectionnés sont le lundi 13/02/2017, le lundi 20/02/2017 et le lundi 27/02/2017. Le tableau donne des indications supplémentaires telles que le type de jour, un événement du calendrier, une donnée texte, le total jour et la productivité associés.

1. Dans l'arbre, je sélectionne une tâche.
2. Dans le panel Jours de référence, je clique sur le bouton .
3. Le premier jour de la période de calcul s'affiche par défaut dans le champ Liste des jours sélectionnés pour le. Je ne peux saisir que des dates comprises dans la période d'application du calcul définie au moment de la création du calcul. Je peux changer le mois et l'année affichés en utilisant les listes déroulantes.
4. Pour ajouter une nouvelle date de référence, je double-clique sur la date de mon choix dans le calendrier. Une nouvelle ligne est créée dans le tableau récapitulatif des dates de référence.
5. Je peux ajouter plusieurs dates à la fois répondant à un critère commun. Pour ce faire, je clique sur le lien Ajout multiple.
   
   Je saisis une période de sélection, je sélectionne le ou les critères de mon choix et j'ajoute. Les critères disponibles sont :
   • Donnée texte : par exemple, tous les jours dont la donnée "Météo" est à "Neige". Le choix d'une valeur de donnée texte n'est possible que si une donnée texte est associée aux autres données stockées dans le paramétrage du calcul de charge.
   • Jour : par exemple, tous les lundis
   • Type de jour : par exemple, tous les fériés ouverts
   • Evénement : par exemple, tous les jours de promotion
6. Je peux sélectionner automatiquement des jours de référence si cette option a été paramétrée, en cliquant sur le bouton Sélection automatique. Les jours de référence paramétrés dans le calcul de charge s'alimentent automatiquement, sauf si ces jours de référence existent déjà pour la période de sélection. Dans ce cas, j'indique si je souhaite supprimer les jours de référence déjà renseignés ou si je souhaite les conserver et compléter avec les jours sélectionnés automatiquement. A tout moment, je peux modifier les jours de référence ou encore relancer la sélection automatique. 
7. Je peux recopier la sélection de ce jour pour une autre date. Je clique sur le bouton Recopier la sélection. Une pop-in Recopier la sélection des jours de référence s'affiche. Je sélectionne si je souhaite recopier la sélection pour l'ensemble des jours de la période d'application du calcul ou seulement pour certaines dates. Pour cette deuxième option, j'utilise les flèches pour affiner ma sélection de dates : . J'enregistre.
   Exemple : Pour calculer le lundi 19/11/2018 (sem 47), je sélectionne le lundi de la même semaine de l'année N-1, N-2 et N-3. Si je demande une recopie des jours de référence, pour le mardi 20/11/2018 le moteur utilisera le mardi de la même semaine de l'année N-1, N-2 et N-3, et fonctionnera de la même manière pour les autres jours où il doit réaliser la recopie.
8. Un tableau récapitulatif des dates de référence sélectionnées donne des indications supplémentaires telles que le type de jour, un événement du calendrier, une donnée texte, le total jour et la productivité associés.
   
9. Je peux éliminer de la période sélectionnée certaines dates dont les caractéristiques ne sont pas pertinentes en décochant la case Utilisé correspondante. Par exemple : un jour de fête, un jour de grève des transports, un jour de finale sportive. Si ces jours ont été typés ou s'il s'agit de jours inscrits au calendrier (férié ouvert), ces éléments s'afficheront dans le tableau récapitulatif. De même, je peux écarter de la sélection des jours qui présentent des valeurs très élevées ou très basses par rapport au reste de la sélection.
   Pour supprimer une date de référence, je survole la ligne correspondante et je clique sur le bouton .
10. Je peux visualiser un comparatif des jours de référence sous forme de graphique. Dans le tableau récapitulatif, je coche les cases Visualisé correspondant aux jours que je souhaite visualiser sur le graphique. Celui-ci est actualisé en temps réel en fonction des dates sélectionnées. Dans le graphique, une info-bulle permet d'afficher la valeur de l'élément survolé.
    
11. Je renouvelle la procédure pour chaque date et chaque tâche de mon calcul.

Modifier les données de prévision

La seconde étape du calcul de la charge est la saisie des données de prévision :

• Activité  : Saisie en valeur ou en pourcentage de prévision d'évolution d'activité. Une valeur saisie est ajoutée, un pourcentage appliqué, à la moyenne des jours de référence de la donnée d'activité.
• Productivité : Saisie en valeur ou en pourcentage de prévision d'évolution de la productivité. Une valeur saisie est ajoutée, un pourcentage appliqué, à la moyenne des jours de référence de la donnée de productivité.
• Taux d'absentéisme : Si l'absentéisme est différent de zéro, la prévision de charge est ajustée en conséquence pour toute la durée de la période étudiée.
• Prévision en heures.

Pour chaque tâche sélectionnée dans le calcul, je dois donc déterminer date par date quelles évolutions sont à prévoir par rapport aux données de référence.

Les données saisies ici sont stockées soit en pourcentage, soit en valeur. Elles seront réutilisées pour les calculs ultérieurs. Si j'ajoute par exemple des jours de référence et que je relance un calcul, le pourcentage ou la valeur (selon la saisie initiale) sera appliqué à nouveau et la valeur ou le pourcentage de prévision sera modifié en conséquence.

Le fonctionnement du panel peut varier selon le type de calcul.

Dans cet exemple, je prévois une augmentation de "5%" de l'activité pour la date du "04/11/2019". L'activité passe alors de "589,5" à "618,975".

1. Dans l'arbre, je sélectionne une tâche.
2. Dans le panel Synthèse, je sélectionne la date du calcul de mon choix directement dans le champ de saisie ou bien je me positionne dessus à partir du tableau récapitulatif.
3. Je survole la ligne correspondant à la date souhaitée et je clique sur le bouton .
4. Je peux saisir une évolution :
   • en pourcentage : l'évolution de l'activité, l'évolution de la productivité, le taux d'absentéisme.
   • en valeur : l'évolution de l'activité, l'évolution de la productivité, la prévision d'activité en heures.
5. J'enregistre.
6. Je peux recopier les évolutions saisies d'un jour sur toute la période de calcul à partir de la date sélectionnée. Je clique sur le bouton Recopier la saisie. Une pop-in Recopier les évolutions s'affiche. Je sélectionne la date à recopier.
7. Dans la section Evolution, je sélectionne l'évolution que je souhaite recopier (activité, productivité) en pourcentage ou en valeur.
8. Pour que le pourcentage d’évolution appliqué à une donnée d’activité ou de productivité soit appliqué aux autres données d’activité ou de productivité, je coche la case Appliquer la recopie sur toutes les données au moment de la recopie des évolutions.
9. Dans la section Absentéisme, je sélectionne si je souhaite recopier le taux d'absentéisme.
10. Dans la section Sélection des jours, j'indique si je souhaite recopier les évolutions sur l'ensemble des jours du calcul ou sur une sélection de jours. Dans ce cas, je coche les jours à sélectionner pour la recopie.
11. J'enregistre.
12. Je renouvelle la procédure pour chaque date et chaque tâche de mon calcul.

Recopier le résultat (les jours de références et/ou les données de prévision)

La fonction de recopie de la charge permet de réutiliser les charges de journées passées pour éviter de les saisir à nouveau.

1. Dans l'arbre, je sélectionne toutes les tâches pour lesquelles je souhaite recopier le résultat.
2. Je clique sur le bouton Recopier. Une pop-in Recopier le résultat s'affiche.
3. Je sélectionne la tâche à recopier.
4. Je sélectionne les tâches sur lesquelles appliquer la recopie (toutes ou une partie).
5. Je définis ce que je souhaite recopier : les jours de références et/ou les évolutions des données de prévision.
6. J'enregistre.

Lorsque je lance la recopie, un système de notifications, représenté par le symbole disponible dans le bandeau à droite de l'écran, m'informe du lancement, du traitement et de la finalisation de la recopie.  Si je clique sur cet icône, je peux consulter l'ensemble des notifications disponibles. Je peux effacer ces notifications individuellement en utilisant le bouton  ou globalement en utilisant le bouton Vider. Les notifications non lues apparaissent en bleu avec une pastille orange. Les notifications lues sont affichées blanc sans pastille. Lorsque toutes les notifications sont lues, le symbole devient inactif . Les notifications lues sont supprimées à la déconnexion.

Visualiser le résultat de la charge

Une fois qu'un calcul a été exécuté, ses résultats sont présentés dans le panel Résultat. Le panel affiche le calcul de la charge pour la tâche sélectionnée sous forme graphique jour par jour, avec la méthode de calcul choisie et en tenant compte des besoins minimum et maximum à prévoir et des besoins fixes à ajouter. L'aspect du graphique est différent selon le mode de calcul et de type de charge (fixe ou mobile) choisi. Les graphiques sont de taille réduite et donnent seulement une idée générale de la charge. Un clic sur la date permet d'accéder à la page Modélisation / Charges pour la tâche et à la date sélectionnées.

Pour chaque graphique, je peux voir :

• l'état du jour
  •  Charge enregistrée
  •  Charge non enregistrée
  •  Charge non calculée
• la date calculée et le numéro de semaine
• le nombre d'heures de besoins. Cette valeur est déterminée à partir du résultat du calcul de charge et en fonction de la granularité de planification selon la formule suivante :
  Valeur exprimée en nombre de minutes = Somme des valeurs de chaque tranche horaire x granularité qu'il faut convertir en heures et minutes

Les échelles des courbes sont identiques et basées sur la journée qui contient le plus de charge.

Dans cet exemple, je visualise les dates du mardi 2 et mercredi 3 janvier 2018 de la semaine 1. Le calcul n'est pas enregistré. Le nombre d'heures de besoins calculé est de 03:26h et 03:12h pour cette tâche, pour ces journées de travail.

Consulter et rafraîchir la charge

1. Dans l'arbre, je sélectionne une tâche.
2. Dans le panel Résultat, je peux rechercher une date du calcul en particulier en utilisant le champ de saisie.
3. Je peux utiliser la liste déroulante Afficher pour décider du nombre de jours à afficher sur la page.
4. Si je décide de modifier les jours de référence ou la synthèse, et que le panel Résultat n'a pas été refermé, je peux rafraîchir les résultats pour les jours affichés sur la page en cliquant sur le bouton Forcer le calcul des jours affichés. Cette action traite uniquement les jours présents sur la page et non l'ensemble des jours contenus dans la période de calcul de la charge. Je peux également rafraîchir un jour en particulier, en cliquant sur le bouton  associé à la date souhaitée.
5. Je peux survoler un élément du graphique pour obtenir le besoin associé à la tranche horaire correspondante dans une info-bulle.
6. Si je clique sur le graphique, je suis renvoyé vers la page Modélisation / Charges pour la tâche et la date sélectionnées. Si la charge n'avait pas été enregistrée, l'action de cliquer sur la courbe l'enregistre. Pour revenir sur cette page, je clique sur le bouton Revenir au calcul.

Des messages d'erreur sont susceptibles de remplacer le graphique :

• Si aucune journée de la période ne dispose de jour de référence
• Si certaines journées de la période n'ont pas de jour de référence
• Si la productivité est nulle
• Si aucun modèle de répartition n'a été affecté
• Si aucune prévision de présence n'a été renseignée

Bilan du calcul de charge

Le bilan du calcul permet d'avoir d'un seul coup d’œil une synthèse des éléments calculés.

Afficher / masquer le bilan du calcul

Modélisation / Générer la charge

1. Je sélectionne la structure souhaitée dans l’arbre.
2. La liste de calculs de charge disponibles pour cette structure s’affiche.
3. Je clique sur le lien Bilan pour visualiser le bilan du calcul souhaité.
4. Le contenu du bilan s’affiche.
5. Pour ne plus afficher le bilan, je clique sur le lien Masquer le bilan.

Comprendre le bilan du calcul

Modélisation / Générer la charge

Le bilan du calcul récapitule les éléments suivants.

Statistiques globales

Cette section reprend les informations concernant les tâches sélectionnées dans le calcul. Les indicateurs permettent d’en avoir un aperçu complet :

• Le nombre total de tâches
• Le nombre total de jours
• Le nombre de jours calculables
• Le nombre de jours non calculables
• Le nombre de jours de calcul en cours
• Le nombre de jours de calcul non commencés
• Le nombre de jours de calcul enregistrés
• Le nombre de jours non enregistrés

Récapitulatif des tâches

Cette section reprend les informations statistiques tâche par tâche. Lorsque je clique sur un lien, un second tableau s'affiche juste en dessous qui détaille l'élément sélectionné.

Détail pour le jour sélectionné

La section reprend les informations suivantes pour la tâche :

•  Nombre total de jours
•  Nombre de jours calculables
•  Nombre de jours non calculables
•  Nombre de jours de calcul en cours
•  Nombre de jours de calcul non commencé
•  Nombre de jours enregistrés
•  Nombre de jours non enregistrés

Ces éléments permettent de filtrer le tableau récapitulatif qui s'affiche en dessous. Le tableau reprend les informations suivantes :

• Etat de la date
• Jour de la semaine
• Date
• Numéro de semaine
• Type de jour
• Besoins

Je peux utiliser le champ de recherche pour faciliter la recherche de tâches.

Enregistrer la charge

Lorsque la charge est calculée, il est nécessaire de procéder à son enregistrement pour pouvoir la visualiser dans la page Modélisation / Charge.

1. Dans l'arbre, je sélectionne toutes les tâches pour lesquelles je souhaite enregistrer la charge.
2. Je clique sur le bouton Enregistrer la charge. Une pop-in Enregistrement de la charge s'affiche.
3. Je peux modifier la période sélectionnée et les tâches à enregistrer. Cette période est limitée en fonction du paramétrage défini.
4. J'enregistre.
5. Les charges sont désormais disponibles dans la page Modélisation / Charge. L'état du jour passe à  dans le panel Résultat.

La modification des jours de référence et/ou des éléments de la synthèse ont pour conséquence que la journée n'est plus considérée comme "enregistrée". En revanche, cela ne supprime pas la charge dans la page Modélisation / Charge.

Modifier un calcul de charge

Modélisation / Générer la charge

1. Je sélectionne la structure dans laquelle se trouve le calcul à modifier.
2. Je clique sur le calcul dans la liste.
3. Je clique sur le bouton  dans le panel à modifier.
4. J'enregistre.

Chaque panel peut être modifié de manière indépendante. Cependant, la modification du panel Identification peut avoir un impact sur les panels Tâches et Jours calculés.

Supprimer un calcul de charge

Modélisation / Générer la charge

1. Je sélectionne la structure dans laquelle se trouve le calcul à supprimer.
2. Je survole le calcul à supprimer.
3. Je clique sur le bouton . Un message de confirmation s’affiche.
4. Je clique sur le bouton Supprimer.

La suppression d'un calcul supprime le calcul de la liste. En revanche, la suppression n'a aucun impact sur la charge qui a été calculée grâce à ce calcul. Je continue à visualiser les jours sélectionnés ainsi que les évolutions renseignées.