Mon planning et le planning de mes collègues

Desktop Mobile

Je peux consulter mes plannings prévisionnels et réalisés et ceux de mes collègues pour la journée courante ainsi que les jours suivants et précédents, en fonction du paramétrage défini. En fonction du paramétrage, il est possible que le planning n'affiche que les plages de travail et non le détail de la journée. Je peux également afficher le décompte d'une journée d'absence complète.

Les plannings s'affichent selon le fuseau horaire associé à mon calendrier.

La version de planning qui s'affiche (initial en cours, initial validé, modifiable en cours, modifiable validé, réalisé en cours, réalisé validé) dépend du paramétrage. Les versions de planning disponibles peuvent être différentes pour mon planning et celui de mes collègues. Si le paramétrage m'autorise à le consulter, la date du jour s'affiche comme une journée de planning réalisé en cours.

Je peux également déclarer et/ou modifier mon planning réalisé, en fonction du paramétrage. La déclaration a pour objectif d'initialiser la phase de validation des plannings réalisés avant traitement en paie. La déclaration de la part du salarié peut être suivie d'une validation par le responsable. La déclaration n'est possible que sur du planning réalisé en cours.

Je peux ajouter des tâches dans mon planning modifiable en cours, en fonction du paramétrage.

Je peux affecter un modèle horaire dans mon planning prévisionnel en cours, en fonction du paramétrage.

Je peux visualiser la liste des pointages.

En fonction du paramétrage défini en amont, je peux accuser lecture de mes plannings modifiables en cours au fur et à mesure qu'ils s'affichent à l'écran. Lorsque le planning a été lu, son état passe à . Si le planning est modifié après accusé de lecture, il repasse à l'état En cours  et il doit être lu à nouveau. Mon responsable / gestionnaire peut relancer par email les personnes qui n'ont pas encore accusé lecture de leurs plannings prévisionnels.

En fonction du paramétrage défini, je peux approuver ou non mes plannings modifiables en cours. Si j'approuve mon planning, il passe à l'état Approuvé . Si je n'approuve pas mon planning, il passe à l'état Non approuvé . Si le planning est modifié après approbation, il repasse à l'état En cours  et il doit être approuvé à nouveau.

En fonction du paramétrage défini en amont, je peux déposer / annuler le dépôt un jour de planning dans la bourse d'échange à partir du planning modifiable en cours uniquement. Lorsque le dépôt a été réalisé, l'icône   apparaît pour la journée concernée. 

Nouveauté ! Je peux proposer un échange d'une journée de planning directement depuis les plannings modifiables de mes collègues sans que le collègue n'ait eu besoin de déposer la journée. 

En vue desktop, je peux également générer un fichier iCal me permettant d'importer manuellement le planning qui s'affiche à l'écran dans mon agenda personnel / professionnel. Cet export est réalisé dans le fuseau horaire du calendrier du salarié.

A partir du planning de mes collègues, les favoris sont des filtres que je peux créer et qui sont enregistrés pour un usage régulier. 

Je peux créer autant de favoris que je le souhaite (j'utilise la molette de la souris pour naviguer dans la liste). 

Pour utiliser un favori, je clique sur le bouton  puis sur le favori à afficher dans la liste des favoris proposée. Le favori sélectionné apparaît précédé de l'icône (étoile "pleine" avec cadenas). Les favoris non sélectionnés apparaissent précédés de l'icône  (étoile "vide" avec cadenas).

Après avoir sélectionné un favori, je suis en vue Filtrée et l'arbre affiche uniquement les salariés pour lesquelles le filtre s'applique.

Il est possible d'avoir des libellés identiques de favoris privés si ces favoris sont dans des modules différentes.

Dans le bandeau, le favori sélectionné s'affiche dans un rectangle aux bords plus arrondis avec le nombre de personnes incluses dans le favori entre parenthèses.

En vue desktop, je peux définir parmi les favoris disponibles auxquels j'ai droit ceux que je souhaite afficher ou masquer de la liste des favoris. 

Note : il est impossible de rendre un favori public dans les plannings de mes collègues.

Consulter mon planning en vue desktop

1. Je clique sur l'onglet Planning.
2. Chaque ligne correspond à une journée de planning. Un icône indique la version et l'état de mon planning (En cours, Lu, Approuvé, Non approuvé, Validé). En fonction du paramétrage défini, au fur et à mesure que je visualise mes plannings, leur état passe à Lu . En bout de ligne, je peux consulter la durée quotidienne pause comprise. Cette durée n'arrondit pas les pauses en fonction de la granularité.
3. Je clique sur la journée que je souhaite consulter.
4. Un bloc apparaît à droite de l'écran. Il reprend mon nom et indique le détail et les demandes de la journée, deux niveaux de ma structure d'affectation si cette option est définie dans le paramétrage, ainsi que les durées hebdomadaires et quotidiennes (pause comprise / hors pause / total des temps de pause), en fonction du paramétrage défini. Si j'ai modifié mon planning avant de le déclarer, je peux également voir mon planning avant déclaration. Si j'ai déposé une demande d'échange sur cette journée, le bouton s'affiche en bout de ligne. Je peux voir les détails sur le dépôt (commentaire, critère) dans le bloc de droite.
5. Je peux afficher plus de semaines en utilisant les liens Charger la semaine précédente et Charger la semaine suivante.
6. Je peux changer de date en utilisant la date de référence en haut à gauche de la page.
7. Si le paramétrage le permet, je peux modifier la version de planning en utilisant la liste déroulante dans le bandeau.
8. Je peux imprimer mon planning individuel en cliquant sur le bouton Editer dans le bandeau. Il s'agit du modèle d'édition des plannings individuels indiqué dans le paramétrage.

Si je n'ai pas les droits de consultation pour la journée sélectionnée, le planning apparaît avec la mention "Planning non disponible".

Consulter les plannings de mes collègues en vue desktop

1. Je clique sur l'onglet Planning.
2. Je sélectionne la date à consulter.
3. Je clique sur le bouton  pour voir le planning de mes collègues. Mes collègues peuvent être les membres de mon équipe d'appartenance ou de ma structure. L'écran s'actualise avec les plannings quotidiens de mes collègues.
4. Je peux utiliser le champ de recherche de personnes (nom, prénom, matricule / identifiant / matricule paie en fonction du paramétrage défini) depuis l'arbre.
5. Je clique sur le collègue pour lequel je souhaite consulter le planning.
6. Si le collègue a déposé une demande d'échange compatible sur cette journée, le bouton s'affiche en bout de ligne. Je peux voir les détails sur le dépôt (commentaire, critère) dans le bloc de droite.
7. Je peux proposer un échange à l'un de mes collègue directement depuis son planning modifiable. Je me positionne sur la date de mon choix. Je coche la case correspondant au collègue avec lequel je souhait échanger le planning de la journée. Je clique sur le bouton Proposer un échange du bandeau. Une popin Nouvelle demande d'échange affiche le planning avant et après échange. Je clique sur Terminer. La demande d'échange est envoyée au collègue.
8. Le bloc de droite s'actualise avec les informations de la personne sélectionnée. Il indique le détail, les demandes de la journée, les durées hebdomadaires et quotidiennes (pause comprise / hors pause / total des temps de pause), en fonction du paramétrage défini.
9. Je peux changer de date en utilisant la date de référence en haut à gauche de la page ou bien en utilisant les boutons  pour le jour précédent et pour le jour précédent depuis le bandeau à droite.
10. Je peux revenir à mon planning en cliquant sur le bouton .

Si je n'ai pas les droits de consultation pour la journée sélectionnée, le planning apparaît avec la mention "Planning non disponible".

Trier mes collègues

1. Depuis l'arbre, je clique sur le bouton .
2. Je peux trier par :
   • heure d'arrivée
   • heure de départ
   • ordre alphabétique

Créer des filtres en utilisant des favoris

Créer un favori de salariés en vue desktop

1. Je coche les cases correspondant aux salariés que je souhaite inclure dans mon favori.
2. Je clique sur le bouton , puis sur Créer un favori.
3. Une popin s'affiche. Je saisis le libellé du favori.
4. Dans la section Personnes sélectionnées, je coche / décoche les salariés de mon choix afin de préciser cette liste.
5. Pour activer des filtres à appliquer aux salariés sélectionnés, je clique sur le bouton :
   • Présence / absence : Je clique sur la case correspondant aux arguments de filtre : Travail sur site, Télétravail, Absence, Repos,  Indisponibilités et/ou Sans planning. Dans le cas des vues hebdomadaire et mensuelle, je récupère les salariés pour lesquels au moins une journée dans la période respecte cette contrainte.
   • Contraintes : Je sélectionne si je souhaite visualiser les heures de début de journée avant l'heure indiquée et / ou les heures de fin de journée après l'heure indiquée. Ces éléments peuvent se cumuler. Dans le cas des vues hebdomadaire et mensuelle, je récupère les salariés pour lesquels au moins une journée dans la période respecte cette contrainte.
6. J'enregistre.

La création d'un favori est uniquement disponible en vue Desktop. La consultation d'un favori est en revanche accessible depuis les vues Desktop et Mobile. Les favoris créées depuis My Timesquare sont également consultables depuis Timesquare si mes autorisations me le permettent et inversement.

Ajuster les favoris à afficher / masquer dans la liste de mes favoris en vue desktop

1. Pour  ajuster les favoris à afficher, je clique sur le bouton  puis sur le lien Ajustement des favoris. La popin Ajustement des favoris s'affiche.
2. La pop-in affiche l'ensemble des favoris pour lesquels j'ai des droits dans l'ordre alphabétique. Les favoris sont précédés de l'icône . 
3. Elle affiche également les favoris sélectionnés, c'est-à-dire ceux qui vont s'afficher dans la liste de mes favoris. Je peux rechercher un favori par libellé. J'utilise les flèches pour affiner ma sélection :    
4. Je peux trier les favoris sélectionnées par ordre de préférence en utilisant les flèches disponibles en bout de ligne : 
5. J'enregistre.
6. La pop-in se ferme. La liste des favoris s'actualise avec les favoris sélectionnées.

Modifier, supprimer un favori en vue desktop

1. Pour  modifier un favori, je clique sur le bouton  puis sur le bouton  correspondant au favori à modifier. Je peux modifier le libellé. Dans le cas d'un favori de structures, je peux modifier les filtres disponibles. J'enregistre.
2. Pour  supprimer un favori, je clique sur le bouton  puis sur le bouton  correspondant au favori à supprimer. Je clique sur Supprimer. La suppression est immédiate.

Consulter mon planning en vue mobile

1. J'appuie sur le bouton puis le lien Mes plannings.
   
2. Chaque étiquette correspond à une journée de planning.
   
3. L'étiquette affiche :
   • L'heure de début et de fin de journée
   • Un icône indique la version et l'état de mon planning (En cours, Lu, Approuvé, Non approuvé, Validé)
   • Un icône pour la coupure si elle existe
   • Un icône pour la convocation si elle existe
   • Un icône permet de déplier le détail de la coupure et de la convocation
   • Un icône pour un dépôt d'échange s'il existe
   • Deux niveaux de ma structure d'affectation si cette option est définie dans le paramétrage
4. Je fais défiler vers le bas pour afficher les journées de planning disponibles. Je fais défiler vers le haut pour afficher les jours précédents disponibles.
5. Si l'accusé de lecture a été paramétré, au fur et à mesure que je fais défiler vers le bas, l'état de mes plannings passe à Lu et ce même si je n'ai pas ouvert le détail de chaque journée de planning. S'il existe des plannings modifiables En cours (non lus), un message d'information s'affiche dans le bandeau et indique je ne n'ai pas vu l'intégralité de mes plannings. Une fois l'ensemble des plannings lus, le message d'information disparaît et les plannings sont marqués comme Lus .
6. Si le paramétrage le permet, je peux modifier la version de planning en touchant le sablier suivi du nom de la version.
7. Je peux changer de date en touchant le mois qui s'affiche sur le bandeau. Le calendrier s'affiche. Je sélectionne la date et je valide.
8. Je peux déclarer, approuver, ne pas approuver mes plannings en touchant le rond représentant la date de chaque journée à sélectionner  et j'appuie sur le bouton   puis sur l'action à réaliser.
9. Pour voir mon planning individuel, j'appuie sur la journée que je souhaite consulter. En fonction du paramétrage, je visualise l'ensemble des éléments qui composent ma journée : les plages de travail, les pauses, les coupures, les convocations, le télétravail, les absences, les repos.
10. Je peux également visualiser la durée quotidienne pause comprise, hors pause, le total des temps de pause ainsi qu'un éventuel commentaire dans un encadré coloré en haut de l'écran. La durée quotidienne pause comprise n'arrondit pas les pauses en fonction de la granularité.
    
11. Je peux visualiser la durée hebdomadaire pause comprise, hors pause, le total des temps de pause en appuyant sur le bouton   puis sur Voir mes durées hebdomadaires.
12. Je peux faire défiler vers le bas pour afficher ma journée jusqu'à l'heure de changement de jour associée à mon calendrier.
13. Je peux balayer à gauche pour passer au jour précédent, à droite pour passer au jour suivant.
14. Je peux vérifier la version de planning en haut à droite.
15. Je peux ajouter une tâche. j'appuie sur le bouton . Je sélectionne la tâche. Je saisis l'heure de début et de fin de tâche. Je peux préciser si cette tâche est fixe ou variable, si elle est positionnée sur une plage fixe ou variable. Pour ce faire, j'appuie sur le bouton et je sélectionne l'option souhaitée :
    • Tâche fixe / Tâche variable
    • Plage fixe / Plage variable
    Je valide.
16. Je peux consulter mes informations, mes compteurs, mes pointages en touchant le bouton .
17. Je peux déclarer, approuver, ne pas approuver mes plannings en touchant le bouton .

Si je n'ai pas les droits de consultation pour la journée sélectionnée, le planning apparaît avec la mention "Planning non disponible".

Exemple d'affichage d'une journée de travail contenant une coupure

Exemple d'affichage d'une journée de télétravail contenant une convocation

Exemple d'affiche d'une journée de repos en vue mobile

Exemple d'affichage d'une absence complète ou de plusieurs absences partielles identiques (sans autre plage de travail) en vue mobile

Exemple d'affichage d'une absence partielle en vue mobile (le code s'affiche sur 4 caractères)

Exemple d'affichage de deux absences partielles différentes en vue mobile

Exemple d'affiche d'une indisponibilité dans une journée de travail en vue mobile

Consulter les plannings de mes collègues en vue mobile

1. J'appuie sur le bouton puis le lien Plannings de mes collègues. Je visualise les plannings quotidiens de mes collègues pour la journée sélectionnée. Mes collègues peuvent être les membres de mon équipe d'appartenance ou de ma structure.
2. Comme pour mon planning, chaque étiquette correspond à une journée de planning.
3. L'étiquette affiche :
   • Les noms et prénoms du salarié
   • L'heure de début et de fin de journée
   • Un icône indique la version et l'état de mon planning (En cours, Lu, Approuvé, Non approuvé, Validé)
   • Un icône pour la coupure si elle existe
   • Un icône pour la convocation si elle existe
   • Un icône  si le collègue a déposé une demande d'échange compatible sur cette journée
   • Un icône permet de déplier le détail de la coupure et de la convocation
   • Deux niveaux de ma structure d'affectation si cette option est définie dans le paramétrage
     
4. Je peux trier les personnes par ordre alphabétique, heure d'arrivée et heure de départ.
5. Je peux sélectionner un favori en tapant sur l'icône . J'appuie sur le favori souhaité en bas de l'écran. La création d'un favori est uniquement disponible en vue desktop.
6. Je fais défiler vers le bas pour afficher mes collègues.
7. Je peux changer de date en touchant la date qui s'affiche sur le bandeau. Le calendrier s'affiche. Je sélectionne la date et je valide.
8. Je peux aussi balayer à gauche pour passer au jour précédent, à droite pour passer au jour suivant.
9. Je peux proposer un échange à l'un de mes collègue directement depuis son planning modifiable. Je me positionne sur la date de mon choix. J'appuie sur le rond correspondant au collègue avec lequel je souhait échanger le planning de la journée. J'appuie sur le bouton   du bandeau. Je visualise le planning avant et après échange. J'appuie sur Suivant. La demande d'échange est envoyée au collègue.
10. Pour voir le planning individuel d'un salarié, j'appuie sur l'étiquette du salarié pour lequel je souhaite consulter le planning. En fonction du paramétrage, je visualise l'ensemble des éléments qui composent la journée : les plages de travail, les pauses, les coupures, les convocations, le télétravail, les absences, les repos.
    
11. Je peux faire défiler pour afficher la journée jusqu'à l'heure de changement de jour associé au calendrier du salarié.
12. Je peux vérifier la version de planning en haut à droite.
13. Je peux balayer à gauche pour passer au salarié précédent, à droite pour passer au salarié suivant.
14. Je peux voir les plannings quotidiens de la personne en touchant le bouton .
15. Je peux balayer à gauche pour passer au salarié précédent, à droite pour passer au salarié suivant.
16. Je peux revenir au planning individuel de la personne en touchant le bouton .

Si je n'ai pas les droits de consultation pour la journée sélectionnée, le planning apparaît avec la mention "Planning non disponible".

Créer un favori de salariés en vue mobile

1. J'appuie successivement sur le rond représentant les salariés que je souhaite inclure dans mon favori.
2. J'appuie sur l'icône . J'appuie sur Créer un favori.
3. Je saisis le libellé du favori.
4. La liste des salariés sélectionnés s'affiche. Je coche / décoche les salariés de mon choix afin de préciser cette liste.
5. Pour activer des  filtres à appliquer aux salariés sélectionnés :
   • Présence / absence : J'appuie sur la case correspondant aux arguments de filtre : Travail sur site, Télétravail, Absence, Repos,  Indisponibilités et/ou Sans planning. Dans le cas des vues hebdomadaire et mensuelle, je récupère les salariés pour lesquels au moins une journée dans la période respecte cette contrainte.
   • Contraintes : Je sélectionne si je souhaite visualiser les heures de début de journée avant l'heure indiquée et / ou les heures de fin de journée après l'heure indiquée. Ces éléments peuvent se cumuler. Dans le cas des vues hebdomadaire et mensuelle, je récupère les salariés pour lesquels au moins une journée dans la période respecte cette contrainte.
6. J'enregistre.
7. Le favori de salariés est ajouté à la liste de mes favoris. Il est précédé de l'icône .

Utiliser, modifier, supprimer un favori en vue mobile

• Pour utiliser un favori, j'appuie sur l'icône . J'appuie sur le libellé du favori souhaité. La liste des étiquettes est filtrée sur le favori. Le favori sélectionné s'affiche dans un rectangle coloré . Pour désélectionner un favori, j'appuie sur le rectangle du favori et j'appuie sur le libellé du favori sélectionné.
• Pour modifier un favori , j'appuie sur l'icône . J'appuie sur l'icône correspondant au favori à modifier. J'appuie sur l'icône en haut de l'écran. Je modifie le libellé. Dans le cas d'un favori d'équipe / de structures, je peux modifier les filtres disponibles. J'enregistre.
• Pour supprimer un favori , j'appuie sur l'icône . J'appuie sur l'icône  correspondant au favori à supprimer. J'appuie sur l'icône en haut de l'écran. La suppression est immédiate.