Consultation des demandes

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Le nombre de demandes à traiter s'affiche dans un rond orange dans le bandeau en haut à droite. Cette information est disponible depuis My Timesquare, mais également depuis Timesquare si mon compte utilisateur me permet d'y accéder.

Je peux consulter l'ensemble des demandes par type et par statut, pour la période que je souhaite afficher. Par défaut, je visualise toutes les demandes futures à partir du jour de connexion. Je peux également consulter les déclarations de plannings.

Les demandes s'affichent selon le fuseau horaire qui s'affiche dans le bandeau.

Le circuit d'acceptation / refus de la demande dépend du paramétrage défini en amont. Une demande peut avoir un circuit simple (traitement par le responsable) ou double (traitement par le responsable et le gestionnaire). En fonction de ce même paramétrage, à chaque demande déposée par le salarié, je reçois une notification par email.

En fonction du paramétrage défini, il est possible de mettre en place le traitement automatique des demandes d'absence, sans que le responsable / gestionnaire n'ait besoin d'intervenir, si certains critères son paramétrés. Les critères sont les suivants :

• la période de traitement automatique
• le nombre de jours consécutifs autorisés
• le délai pour poser la demande (entre la pose de l'absence et la prise de l'absence)
• le solde nécessaire pour déposer une demande
• les places disponibles dans un groupe de congés

Le circuit de déclaration des plannings dépend du paramétrage défini en amont. Une déclaration peut être réalisée par le salarié seul ou le salarié + le responsable. En fonction de ce même paramétrage, à chaque déclaration / modification du planning réalisée par le salarié, je reçois une notification par email.

Les demandes sont représentées par des pictogrammes :

•  Absence
• Aménagement de planning
•  Echange d'horaire
• Déclaration de planning - si le planning a été modifié, la mention figure dans le libellé de la demande

Les couleurs permettent de voir où en est le traitement de la demande :

• En cours Responsable / En cours Gestionnaire / Annulation en attente Responsable / Annulation en attente Gestionnaire / En attente de traitement automatique
  
• Acceptée
• Refusée / Obsolète

Plusieurs responsables / gestionnaires pour une équipe

Une équipe peut avoir plusieurs responsables / gestionnaires. Cette fonctionnalité est notamment utilisée en cas d'absence du responsable habituel afin que les demandes soient traitées au fil de l'eau. Les demandes en cours sont accessibles à tous les responsables / gestionnaires.

Une fois les demandes acceptées ou refusées, seul le responsable / gestionnaire qui a traité les demandes peut les visualiser.

Visualiser la liste des demandes en vue desktop

1. Je clique sur l'onglet Demandes.
2. L'ensemble des demandes s'affiche par type et par statut, y compris les demandes de déclaration de plannings.
3. Pour consulter le détail d'une demande, je clique sur la demande souhaitée. Le bloc de droite affiche toutes les informations s'y référant selon le fuseau horaire affiché dans le bandeau. Si un commentaire a été saisi par le salarié, il s'affiche dans ce bloc.
4. Je peux filtrer les demandes par salarié, par type, par statut, par type de déclaration (modifiée ou non), par structure, par équipe en utilisant le bouton .
   
5. Si je le souhaite, je peux réinitialiser les options de filtre sélectionnées. 
6. Je peux sélectionner la période d'affichage. Je clique sur le bouton indiquant la période par défaut. Je modifie la date de début et la date de fin.
7. Je peux trier les demandes par date de la demande, par date de début de l'absence (si j'ai filtré par demandes d'absence), par type, par statut ou par salarié. Je clique sur le bouton Date demande et je sélectionne l'argument de tri.
8. Je peux rafraîchir la liste des demandes en cliquant sur le bouton  dans le bandeau.

Attention à bien vérifier les filtres des demandes, notamment sur les statuts En attente, afin de visualiser l'ensemble des demandes souhaitées.

Visualiser les détails d'une demande d'absence en vue desktop

1. Je clique sur l'onglet Demandes. L'ensemble des demandes s'affiche.
2. Je clique sur la demande d'absence souhaitée.
3. Depuis le bloc de droite, en cliquant sur le bouton Impact, je peux consulter dans une popin l'impact de cette demande d'absence et/ou de toutes les demandes d'absence en cours sur la couverture de charge.
   
4. En cliquant sur le bouton Compteurs, je peux consulter dans une popin les compteurs de ce salarié.
5. En cliquant sur le bouton Informations administratives, je peux consulter dans une popin les informations administratives de ce salarié. 
   

Visualiser les détails d'une demande d'aménagement de planning en vue desktop

1. Je clique sur l'onglet Demandes. L'ensemble des demandes s'affiche.
2. Je clique sur la demande d'aménagement de planning souhaitée.
3. Depuis le bloc de droite, en cliquant sur le bouton Plannings, je peux consulter dans une popin le planning de la personne.
4. En cliquant sur le bouton Compteurs, je peux consulter dans une popin les compteurs de ce salarié.
5. En cliquant sur le bouton Informations administratives, je peux consulter dans une popin les informations administratives de ce salarié. 
   

Visualiser les détails d'une demande d'échange de planning en vue desktop

1. Je clique sur l'onglet Demandes. L'ensemble des demandes s'affiche.
2. Je clique sur la demande d'échange souhaitée.
3. Depuis le bloc de droite, en cliquant sur le lien Voir le planning échangé associé à la personne souhaitée, je peux visualiser le planning du déposant ou du demandeur.
4. En cliquant sur le bouton Plannings, je peux voir simultanément les plannings du déposant et du demandeur.
5. En cliquant sur le bouton Légalité, je peux tester la légalité de l'échange. Une popin s'ouvre. Si une illégalité est détectée, elle s'affiche dans la popin. Sinon, le message "Aucune illégalité détectée" s'affiche.
6. En cliquant sur le bouton Contrôle, je peux contrôler certaines informations pour lesquelles j'ai paramétré le contrôle. Une popin s'ouvre. Je peux visualiser un tableau récapitulatif des informations suivantes pour le déposant et pour le demandeur : planning illégal, niveau de compétences identique, niveau de compétences différent, aucun niveau de compétences, nombre de soirées, nombre de nocturnes, nombre de matinées, nombre de coupures, durée journalière, durée hebdomadaire. Pour ces 6 derniers éléments, je peux également afficher l'écart en fonction du paramétrage.

Visualiser la liste des dépôts d'horaires dans la bourse d'échange en vue desktop

1. Je clique sur l'onglet Demandes.
2. Je clique sur le bouton   puis sur Liste des dépôts.
3. La popin Liste des dépôts s'affiche. La liste des dépôts s'affiche sous la forme d'un tableau.
4. Je peux modifier la période à afficher.
5. Je peux rechercher une personne en utilisant le champ de recherche.
6. Je peux éditer la liste des dépôts d'horaires au format PDF, CSV ou XLS en utilisant les boutons .
7. Si je clique sur une ligne, je peux visualiser le détail du planning et les éventuels commentaires.

Visualiser les demandes depuis My Timesquare en vue mobile

1. J'appuie sur le bouton puis sur le lien Demandes.
2. Je peux filtrer les demandes par salarié, par type, par statut, par type de déclaration (modifiée ou non), par structure, par équipe en utilisant le bouton .
3. Si je le souhaite, je peux réinitialiser les options de filtre sélectionnées. 
4. Je peux sélectionner la période d'affichage. J'appuie sur le bouton indiquant la période par défaut. Je modifie la date de début et la date de fin. J'enregistre.
5. Je peux trier les demandes par date de la demande, par date de début de l'absence (si j'ai filtré par demandes d'absence), par type, par statut ou par salarié. Je tape sur le bouton Par date de la demande et je sélectionne l'argument de tri.
6. Pour consulter le détail d'une demande, je tape sur la demande souhaitée. Le détail de la demande s'affiche.

Visualiser les détails d'une demande d'absence depuis My Timesquare en vue mobile

1. J'appuie sur le bouton puis sur le lien Demandes.
2. J'appuie sur la demande souhaitée. Le détail de la demande s'affiche.
3. Je peux consulter la date/période de la demande d'absence, le type d'absence, le nombre de jours correspondant, la périodicité, l'horodatage de création de la demande. Je peux consulter le nom du responsable et la date de la réponse et son statut.
4. Je peux saisir un commentaire.
5. En appuyant sur le bouton Compteurs, je peux consulter les compteurs de ce salarié.
6. En appuyant sur le bouton Informations administratives, je peux consulter les informations administratives de ce salarié. 
7. Si la demande est en cours, je peux l'accepter ou la refuser.
8. Je peux balayer à gauche pour passer à la demande précédente, à droite pour passer à la demande suivante.

Visualiser les détails d'une demande d'aménagement de planning depuis My Timesquare en vue mobile

1. J'appuie sur le bouton puis sur le lien Demandes.
2. J'appuie sur la demande souhaitée. Le détail de la demande s'affiche.
3. Je peux consulter la date/période de la demande d'aménagement, la contrainte demandée, le nombre de jours concernés, la périodicité, l'horodatage de création de la demande. Je peux consulter le nom du responsable et la date de la réponse et son statut.
4. Je peux saisir un commentaire.
5. En appuyant sur le bouton Compteurs, je peux consulter les compteurs de ce salarié.
6. En appuyant sur le bouton Informations administratives, je peux consulter les informations administratives de ce salarié. 
7. Si la demande est en cours, je peux l'accepter ou la refuser.
8. Je peux balayer à gauche pour passer à la demande précédente, à droite pour passer à la demande suivante.

Visualiser les détails d'une demande d'échange de planning depuis My Timesquare en vue mobile

1. J'appuie sur le bouton puis sur le lien Demandes.
2. J'appuie sur la demande souhaitée. Le détail de la demande s'affiche.
3. Je peux consulter la date/période de la demande d'échange, le nombre de jours concernés, l'horodatage de création de la demande. Je peux consulter le planning échangé des deux salariés.
4. Je peux balayer à gauche pour passer à la demande précédente, à droite pour passer à la demande suivante.

Visualiser la liste des dépôts dans la bourse d'échange en vue mobile

1. J'appuie sur le bouton puis sur le lien Demandes.
2. J'appuie sur le bouton    puis sur Liste des dépôts.
3. La liste des dépôts s'affiche pour la période indiquée. Je peux modifier la période de recherche en appuyant sur la date de début et/ou la date de fin.