Etats et versions de plannings

Définition

Les versions de plannings permettent d'enregistrer plusieurs "déclinaisons" du planning qui ont du sens en fonction de l'étape de planification dans laquelle je me trouve. Par exemple, je peux choisir d'avoir une version initiale créée suite au calcul du planning par le moteur, une version modifiable pour intégrer des ajustements manuels et une version réalisée pour visualiser ce qui a réellement eu lieu le jour sélectionné. Cette fonctionnalité permet de comparer aisément les plannings calculés, modifiés et réalisés et d'en analyser les impacts sur l'activité prévisionnelle. 

Les états de plannings, quant à eux, me permettent de connaitre le statut de la version du planning que je consulte. Cet état correspond à une situation particulière : non calculé, étendu, calculé, en cours, validé. Afin de faciliter la lecture des plannings, un symbole s'affiche dans l'arbre des structures à droite du nom de la personne dans les vues quotidienne et individuelle.

Versions de plannings disponibles

Il existe trois versions de plannings :

• Planning initial - INI : Il correspond au planning originel, généralement calculé par le moteur, qui respecte les critères de légalisation et d'optimisation paramétrés collectivement et individuellement.
• Planning modifiable - MOD : C'est dans ce planning que sont réalisés les ajustements du planning prévisionnel par le planificateur, ainsi que les demandes par le salarié à partir de My Timesquare, en fonction du paramétrage défini.
• Planning réalisé - REA : C'est le reflet de ce qui a réellement eu lieu pour le jour sélectionné. Il sert de base de calcul pour les compteurs de Gestion des Temps envoyés au logiciel de calcul de la paie.

De manière schématique, on peut représenter les trois versions de plannings sur une ligne de temps.

Le réalisé représente le PASSE , le modifiable représente le FUTUR PROCHE , et l’initial représente un AVENIR PLUS ELOIGNE . Le PRESENT peut aussi bien être travaillé dans le réalisé ou dans le modifiable selon mon organisation.

Par exemple : Nous sommes mercredi. Je peux vérifier et ajuster les plannings réalisés du mardi et du mercredi. Je peux ajuster les plannings modifiables du mercredi et/ou du reste de la semaine. Je peux planifier les plannings initiaux de la semaine suivante.

Types de workflow

Il existe quatre types de workflows disponibles dépendamment du nombre et du type de versions de plannings mis en place :

• INI
• INI-MOD
• INI-MOD-REA
• INI-REA

IMPORTANT : La Gestion des Temps nécessite l'utilisation de la version REA. My Timesquare nécessite l'utilisation de la version MOD. Le calcul des plannings par le moteur n'est disponible que dans les versions INI et MOD.

Dans le cas d'une utilisation d'une GTA externe, il n'est pas nécessaire d'utiliser les plannings REA.

Validation des plannings

La transition d'une version de planning à l'autre se fait à travers l'opération de validation des plannings. Dans le schéma suivant, l'icône des états de planning disponibles s'affiche pour chaque version de planning.

La dé-validation d'un planning entraîne la suppression de la version de planning ultérieure.

Etats des plannings liés aux versions de plannings

Les états de plannings pour les versions de plannings existants sont listés dans le tableau suivant.

Afin de faciliter la compréhension, il existe des icônes différents pour distinguer les états validés en fonction des versions.

Version INI	Version MOD	Version REA
Non calculé  En cours lu* Etendu Calculé Validé  Validé lu*	En cours En cours lu* Approuvé* Non approuvé* Validé  Validé lu*	En cours    A déclarer**    Déclaré salarié ou déclaré salarié / responsable**    Déclaré salarié / à accepter par le responsable**   Refusé responsable**  Avec anomalie    Contrôlé  Validé

* Ces états sont disponibles si les fonctionnalités d'approbation ou de lecture des plannings prévisionnels ont été activées.

** Ces états sont disponibles si la fonctionnalité de déclaration des plannings réalisés a été activée.

Si le planning est vide ou en cours pour la version précédente, aucun état de planning n'apparait et le planning affiche la mention "Planning de la version précédente en cours".

Les 4 états du planning correspondent aux situations suivantes :

• Planning non calculé : aucun planning n'est calculé. Je peux modifier / ajouter / supprimer des éléments du planning tels que les plages de travail ou les absences. Je peux voir les programmations de modèles ou accéder aux paramètres par période.
• Planning étendu : le planning a été calculé par le moteur sur une période non demandée afin de respecter les paramètres par période. Je peux modifier / ajouter / supprimer des éléments du planning tels que les plages de travail ou les absences. Les illégalités doivent être traitées sur les plannings étendus avant validation du planning. En effet, une personne illégale "uniquement" dans une période étendue est considérée illégale et n'est donc pas optimisée.
• / / Planning calculé / en cours : le planning a été calculé par le moteur mais il n'a pas été validé. Je peux modifier / ajouter / supprimer des éléments du planning tels que les plages de travail ou les absences.
• / /  Planning validé : le planning a été validé manuellement. Si le planning est "validé", je peux uniquement ajouter une absence complète ou partielle. S'il y a des tâches, elles sont non modifiables.

Voici les icônes disponibles si le circuit de déclaration des plannings est mis en place dans ma société.

• à déclarer : le salarié peut (ou non) modifier son planning et doit le déclarer
• déclaré salarié ou déclaré salarié / responsable : plus aucune action n'est possible sur la journée. La journée est déclaré et elle est validée.
• déclaré salarié / à accepter par le responsable : le salarié a déclaré sa journée, celle-ci doit être acceptée ou refusée par le responsable
• refusé responsable : le responsable a refusé la journée déclarée du salarié, celui-ci doit modifier de nouveau son planning et recommencer la déclaration.

Voici les icônes disponibles si l'approbation des plannings prévisionnels est mis en place dans ma société.

• Planning approuvé : le planning modifiable a été approuvé par le salarié. A ce stade, il n'est pas encore validé.
• Planning non approuvé : le planning modifiable n'a été approuvé par le salarié. A ce stade, il n'est pas encore validé.

Voici les icônes disponibles si l'accusé de lecture des plannings prévisionnels est mis en place dans ma société.

• / / / Planning INI en cours lu / INI validé lu / MOD en cours lu / MOD validé lu : le planning a été lu par le salarié.

Voici les icônes disponibles si le contrôle des plannings réalisés est mis en place en lien avec le traitement des anomalies.

• Planning avec anomalie : le planning réalisé contient une ou plusieurs anomalie. Il doit être contrôlé par un utilisateur, un responsable ou un gestionnaire. A ce stade, il n'est pas encore validé.
• Planning contrôlé : le planning réalisé a été contrôlé par un utilisateur ou le responsable / gestionnaire. A ce stade, il n'est pas encore validé.

Changement de version de plannings

En fonction du workflow paramétré, depuis l'écran des plannings du module Planification, je peux visualiser, modifier et effectuer des actions sur les plannings des versions INI, MOD et REA.

Les versions de plannings apparaissent comme un lien hypertexte dans le bandeau supérieur de l'écran des plannings. Pour changer de version de planning, je clique sur la version souhaitée.

Je peux également obtenir une vue mixte (multi-version) des plannings en cours d'une personne : pour chaque jour, l'écran affiche la vue de la dernière version de planning en cours pour une personne. La vue mixte des plannings ne permet pas de réaliser l'ensemble des actions disponibles depuis les autres vues.

Planification / Plannings

1. Je sélectionne la personne souhaitée.
2. Je clique sur la version de planning à afficher depuis la liste déroulante disponible dans le bandeau en haut de l'écran.
3. La partie centrale s'actualise avec le nouveau planning. L'état des plannings est également actualisé.

Granularité par version

C'est la caractéristique qui définit la plus petite tranche horaire visible et saisissable dans le planning :

• initial :  Elle peut être de 5min, 15min ou 30min. Par défaut, elle correspond à la tranche de 15 minutes.
• modifiable : Elle est identique à la granularité du planning initial ou bien à la granularité du planning réalisé. Elle peut donc être de 1min, 5min, 15min ou 30min.
• réalisé : Elle est généralement de 1min.

Le choix de la granularité est déterminant pour une bonne planification. La granularité touche aussi bien les plannings, que la charge (et la couverture), l'annualisation, la gestion des temps ou encore les paramètres de calcul. Une granularité trop fine peut complexifier la saisie et l'affichage, tandis qu'une granularité trop large peut manquer de précision pour certaines fonctionnalités. 

Ce choix étant unique pour toutes les fonctionnalités, il est important de s'appuyer sur les préconisations des équipes Holy-Dis pour assurer le bon fonctionnement de l'ensemble de la solution. 

Important : il est possible que la granularité du planning modifiable soit inférieure à celle de l’initial. Dans ce cas, le calcul de planning ne peut pas se faire pour le planning modifiable.