Les fiches de paramètres ont pour objet de définir des contraintes spécifiques, les paramètres de calcul, à appliquer au personnel (structure, personne), aux tâches (ou groupes de tâches), pour une période / contrat / calendrier / événement / équipe en particulier.
Principe de l'héritage
L'ensemble des contraintes issues du droit du travail, de la convention collective, des règles d'entreprise, du contrat de travail se traduisent par des fiches de paramètres au niveau de la société, de la structure, de la personne, de la tâche, du groupe de tâches. Schématiquement, d'un point de vue réglementaire :
- La personne est dans un premier temps soumise au droit du travail.
- Si les conditions de la convention collective sont différentes du droit du travail, ce sont celles de la convention collective qui s'appliquent.
- Si les règles d'entreprise sont différentes de celles de la convention collective, ce sont celles de l'entreprise qui s'appliquent.
- Si les conditions du contrat de travail sont différentes des règles d'entreprise, ce sont celles du contrat de travail qui s'appliquent.
Dans Timesquare, ces contraintes s'appliquent donc en respectant le principe de l'héritage. Les paramétrages qui apparaissent sur la fiche d’une structure, d’une personne ou d’une tâche ont priorité sur les paramètres définis à un niveau supérieur. En effet, un paramètre régit le niveau de structure ou de tâche pour lequel il a été créé ainsi que les sous-niveaux de cette structure ou les sous-tâches. Il est remplacé par un paramètre de niveau inférieur si la valeur de celui-ci est différente. Plus simplement, le cas particulier prime sur le cas général.
Exemple : Si je crée un paramètre au niveau de l'entreprise qui impose 5 jours de travail par semaine, toutes les personnes travailleront 5 jours par semaine. Cependant, si j'ajoute ce paramètre sur la fiche d'une équipe particulière et que je le règle sur 3 jours, cette valeur aura priorité sur les 5 jours pour toute cette équipe dont les membres ne travailleront donc que 3 jours par semaine.
- Les paramètres de calcul d'annualisation sont utilisés par le module Annualisation.
- Les paramètres de calcul d'implantation sont utilisés par le module Implantation.
- Les paramètres de compteurs de paie sont utilisés par le module Gestion des Temps.
Toute modification du paramétrage se traduit par un fonctionnement différent de Timesquare®. En effet, plus on utilise de paramètres, plus les réglages des paramètres utilisés sont restrictifs et plus le moteur est contraint dans son calcul. Un moteur contraint met plus longtemps à trouver des solutions et ne peut pas toujours couvrir la charge de travail de manière efficace.
Impact d'une fiche de paramètres dans le planning d'une personne
Les fiches de paramètres d'une personne permettent de définir des contraintes du quotidien telles que les plages de travail, les coupures , les repos, les intervalles de repos, les amplitudes horaires, de repos, etc.
Le planning de la personne est donc calculé en tenant compte de ces contraintes.
Priorisation dans le traitement des paramètres de calcul
Il n'y a pas de d'ordre de priorité dans le traitement de paramètres de légalité non pesés. Ils sont tous considérés de la même manière, conformément au principe du recuit simulé. Le calcul fonctionne par itérations successives et par utilisation aléatoire de transitions prédéfinies.
Il est cependant nécessaire que le moteur soit guidé. Il ne trouve en effet pas les solutions tout à fait au hasard. Il doit donc donner un coût au différentes illégalités pendant la phase de légalisation. La manière dont est calculé ce coût implique l’utilisation de poids cachés, et il arrive effectivement que certaines illégalités ressortent plus souvent que d’autres.
Il peut arriver que deux paramètres aient des valeurs contradictoires. Par exemple : travailler 5 jours par semaine pour réaliser 35h00 et avoir une durée quotidienne maximum de 06h00. Si je lance un calcul avec ces règles, à l’issue du calcul, j’aurai un planning qui atteint 35h00 et ne respecte pas la durée quotidienne ou un planning qui la respecte mais n’atteint pas 35h00. C’est le hasard qui déterminera le résultat. A chaque tentative, le moteur propose une nouvelle solution. Dans l'exemple, selon le moment où l’on regarde le calcul, c’est la durée hebdomadaire ou la durée quotidienne qui sera respectée.
Lorsque l’on aura atteint la durée maximum de légalisation, le moteur passera à la personne suivante, il mémorisera le dernier état qui sera donc un planning illégal mais sans certitude que ce soit sur la durée quotidienne ou hebdomadaire.
Il ne mémorisera pas le dernier état mais le meilleur qu’il aura trouvé pour la personne.
En revanche, le moteur priorise autant que possible les paramètres pesés (exemple : homogénéité des équipes). Si j'utilise plusieurs paramètres pesés, le paramètre dont le poids est le plus fort sera généralement le plus prioritairement respecté. A poids identiques, le fonctionnement est le même que les paramètres de légalité. Il est cependant possible, dans certaines conditions, que plusieurs poids de valeurs différentes se neutralisent mutuellement. Dans tous les cas, les paramètres pesés sont à utiliser avec parcimonie car leurs conséquences sont parfois difficilement interprétables.
Groupes de paramètres de calcul de planification
La plupart des paramètres ont une portée temporelle, c'est pourquoi les paramètres de planification sont rassemblés dans des sous-menus distincts :
- Paramètres Jour : Ils s'appliquent à la journée. Par exemple : Heure de début et de fin de journée, Jour travaillé, Durée de plage.
- Paramètres Semaine : Ils s'appliquent à la semaine. Par exemple : Durées de travail hebdomadaires, Nombre de coupures hebdomadaires, Nombre de jours de travail hebdomadaires.
- Paramètres Période : Ils s'appliquent à une période librement déterminée par l'utilisateur. Par exemple : Nombre de coupures par période permet de paramétrer 50 coupures par période de 12 semaines. La période peut être définie sur un nombre de jours, de semaines ou de mois.
- Paramètres Couverture : Ils s'appliquent uniquement aux tâches et concernent le calcul de la couverture des besoins d'une tâche. Par exemple : Poids des manques, Poids des surplus.
- Paramètres Divers : Ils regroupent les paramètres qui n'appartiennent à aucune de ces catégories. Par exemple : Gestion des repos, Gestion des jours fériés ouverts, Bibliothèque de modèles horaires.
Afin de faciliter le choix et l'utilisation des paramètres, ceux-ci sont groupés en fonction de leur domaine d'action. Par exemple, le groupe de paramètres PJ04 Durées quotidiennes contient les paramètres suivants :
- Durée quotidienne minimum (jour sans coupure)
- Durée quotidienne maximum (jour sans coupure)
- Durée quotidienne minimum (jour avec coupure)
- Durée quotidienne maximum (jour avec coupure)
Pour tout paramètre contenant des heures, il est nécessaire de saisir le calendrier concerné, sauf dans le cas d'une personne pour laquelle le calendrier est déjà connu.
Paramètres de légalité et d'optimisation du calcul
Il existe trois catégories de paramètres :
- Les paramètres de légalité : La plupart des paramètres font partie de cette catégorie. Si ces paramètres ne sont pas respectés, le planning est illégal. Je renseigne des valeurs que le moteur devra respecter lors de la phase de légalisation.
- Les poids qui sont des paramètres d'optimisation. Ces paramètres n'ont pas d'incidence sur la légalité et sont utilisés pour obtenir une couverture de charge correcte ou pour indiquer des préférences. La valeur renseignée est souhaitée mais pas absolue. Je renseigne un poids que le moteur devra prendre en compte lors de la phase d'optimisation. Plus le poids est fort, plus la valeur souhaitée est approchée. Note : si je change le poids d'une tâche, il est nécessaire de supprimer les plannings qui seraient impactés par ce changement, car le moteur garde en mémoire les résultats initiaux et un nouveau calcul ne prendrait pas en compte les changements réalisés sur les poids.
- Les pénalités qui peuvent être des paramètres de légalisation ou d'optimisation. Ces paramètres admettent des valeurs prédéfinies : "Absolue", "Aucune", "Faible", etc. "Absolue" est une valeur particulière, qui indique que le paramètre fonctionne dans ce cas comme un paramètre de légalité. S'il n'est pas respecté, le planning est illégal. Les autres valeurs sont couplées à des poids. Donc l'utilisation de ces autres valeurs fait fonctionner le paramètre comme les paramètres d'optimisation : le paramètre devient une indication de préférence.
Les paramètres utilisant des poids (paramètres "pesés")
Lors de la phase d'optimisation, le but du moteur est de minimiser le coût des plannings générés. Le coût désigne l'écart entre une valeur indiquée pour un paramètre et la valeur choisie par le moteur lors de l'optimisation, multiplié par le poids renseigné dans ce même paramètre.
Le coût global est la somme de tous ces coûts générés lors du calcul.
Les paramètres "de couverture"
Ces paramètres liés aux tâches vont aider le moteur à favoriser la couverture d'une tâche par rapport à une autre, ou bien favoriser un jour de la semaine.
Exemple : Deux tâches sont calculées. Toutes les personnes sont compétentes sur les deux tâches et il n'y a pas assez de monde pour couvrir correctement celles-ci. La tâche A est plus importante que la tâche B. Avec les paramètres par défaut, le manque sera réparti de manière équitable sur les deux tâches. Il faut donc mettre un poids des manques sur la tâche A supérieur au poids des manques de la tâche B pour signifier au moteur l'importance de la tâche A par rapport à la tâche B. La tâche A sera ainsi mieux couverte.
Les autres paramètres
Quelques paramètres n'ayant pas trait à la couverture de tâches utilisent des poids pour indiquer une préférence. Certains sont par ailleurs associés à d'autres paramètres qui indiquent une valeur à atteindre, telle que Poids sur le respect des bornes de l'horaire (le poids) / Borne idéale et Borne normale (les bornes d'horaires souhaités).
Exemple : Deux personnes travaillent ensemble et font du covoiturage. L'une termine obligatoirement à 16h30. Dans Timesquare®, le covoiturage est géré par un paramètre complexe (uniformité des plannings) dont l'une des valeurs est un poids (Poids de l'uniformité des plannings). Ainsi, le moteur de calcul va faire en sorte que la seconde personne termine à 16h30, tout en prenant en compte les autres paramètres. Ainsi, s'il y a beaucoup de manque après 16h30, la seconde personne ne terminera pas nécessairement en même temps que la première personne (un arbitrage covoiturage / couverture est réalisé par le moteur et lié au poids du covoiturage par rapport au poids des manques renseigné).
Les paramètres utilisant des pénalités
Lorsqu'une pénalité est renseignée à "Absolue", le paramètre est pris en compte lors de la phase de légalisation. Des illégalités peuvent donc être générées.
Eléments de la fiche de paramètres de calcul
Selon le type de calcul (planification ou annualisation), une fiche de paramètres comporte la plupart des champs suivants à renseigner :
- Intitulé : Le nom de la fiche qui va être créée.
- Période d'application : période de validité de la fiche de paramètres.
- Etat : Activation ou non de la fiche.
- Description : Zone de texte pour ajouter un élément de description supplémentaire.
- Lecture seule : Cette case peut uniquement être cochée par les utilisateurs ayant le droit de mettre une fiche en lecture seule. Si la case est cochée, seuls les utilisateurs qui ont le droit de mettre une fiche en lecture seule peuvent modifier cette fiche. Les autres utilisateurs peuvent uniquement la consulter. Autrement dit, si un utilisateur a le droit de modifier une fiche mais qu’il n’a pas le droit de mettre une fiche en lecture seule, lorsqu'il ouvre une fiche pour laquelle la case Lecture seule a été cochée, il peut visualiser l’ensemble du contenu de la fiche sans pouvoir modifier le contenu. Si un utilisateur a le droit de modifier une fiche et de la mettre en lecture seule, lorsqu'il ouvre une fiche pour laquelle la case Lecture seule a été cochée, il peut visualiser et modifier l’ensemble du contenu de la fiche. Cette option est décochée par défaut.
Les champs suivants permettent de filtrer les personnes pour lesquelles s'applique la fiche de paramètres :
- Périodicité : La liste de choix propose "Quotidienne", "Hebdomadaire" ou "Mensuelle" selon la durée de la période gérée par la fiche.
- Durée : Associé à la périodicité, ce champ permet d'indiquer à quel moment doit s'appliquer une fiche de paramètres. Dans la capture ci-dessus, la fiche de paramètres s'applique 2 semaines toutes les 5 semaines.
- Contrat : Le ou les contrats auxquels s'applique la fiche. Il est possible de sélectionner les contrats un par un. Il est également possible de sélectionner tous les contrats et d'effacer uniquement ceux qui ne m'intéressent pas. Si je sélectionne Tous les contrats, cela inclut également les personne hors contrat.
- Groupe : Le ou les groupes auxquels s'applique la fiche. Il est possible de sélectionner les groupes un par un. Il est également possible de sélectionner tous les groupes et d'effacer uniquement ceux qui ne m'intéressent pas.
- Evénement : Sélection d'un événement particulier pour lequel la fiche s'applique ou de laisser la valeur par défaut "Tous".
- Calendrier : Sélection du calendrier pour lequel la fiche s'applique. La valeur par défaut est "Modèle standard".
- Equipe : L'équipe pour lequel la fiche s'applique.
Selon le profil utilisé pour se connecter à Timesquare®, les paramètres visibles et accessibles peuvent être plus ou moins nombreux. Certains des paramètres décrits dans cette section peuvent ne pas apparaître dans l'application utilisée par la plupart des utilisateurs. Si je souhaite utiliser un paramètre que je ne parviens pas à trouver, il est conseillé de prendre contact avec mon Administrateur.
Activer les paramètres de calcul
J'ai la possibilité de choisir les paramètres que je souhaite activer ou non à chaque niveau de structure ou de tâche.
Configuration / Personnalisation avec arbre / Arbre des structures
- Je sélectionne dans l’arbre le niveau souhaité.
- Je peux utiliser le champ Recherche pour filtrer la liste des paramètres de planification à afficher :
.
- Je peux éditer une liste des paramètres de planification au format PDF, CSV ou XLS en utilisant les boutons
.
- A partir du panel Activation des paramètres de planification par personne ou Activation des paramètres de planification par tâche, je clique sur le bouton
.
- Je clique sur le bouton
pour activer le paramètre.
- Pour activer tous les paramètres, je coche la case à gauche du libellé Activé.
- J'enregistre.
Afficher les paramètres compilés
Je peux consulter l'ensemble des paramètres associés à la personne ou à la structure sur laquelle je suis positionné sous la forme de paramètres compilés.
Administratif / Gestion du personnel
Administratif / Gestion des tâches
- Je sélectionne dans l’arbre le niveau souhaité.
- A partir du panel Paramètres de calcul de planification, je peux consulter l'ensemble des paramètres de calcul qui s'appliquent au niveau de structure sélectionné.
- A partir du panel Paramètres de calcul d'annualisation, je peux consulter l'ensemble des paramètres d'annualisation qui s'appliquent au niveau de structure sélectionné.
- A partir du panel Paramètres de calcul d'implantation, je peux consulter l'ensemble des paramètres d'implantation qui s'appliquent au niveau de structure sélectionné.
- Je peux filtrer les paramètres à partir de la liste déroulante Afficher. Je peux afficher :
- Uniquement les paramètres modifiés : la liste affiche tous les paramètres qui ont été modifiés au niveau de la personne ou d'une structure parente
- Les paramètres spécifiques à xxx : la liste affiche uniquement les paramètres qui ont été modifiés au niveau de la personne / tâche / structure
- Tous les paramètres disponibles : la liste affiche tous les paramètres au niveau de la personne / tâche et de toutes les structures parentes y compris ceux qui n'ont pas été saisis
- Je peux utiliser le champ de recherche pour filtrer les paramètres compilés à ceux contenant le mot recherché.
- Un trait vert en début de ligne signifie que le paramètre a été modifié.
- Je peux accéder directement au paramètre de mon choix dans la fiche correspondante en cliquant sur l'icône
situé au début de la ligne du paramètre à modifier.
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