Plannings quotidiens

Définition

La vue quotidienne des plannings affiche le planning des personnes pour la journée saisie à la date de référence et pour lequel une ligne correspond à une personne.

Pour afficher la vue quotidienne des plannings, je clique sur le bouton depuis le bandeau.

Elle se compose de quatre grandes sections : 

• Le navigateur de gauche
• La partie centrale
• Le bloc de droite
• Le bloc du bas

Si j'utilise plusieurs versions de plannings, je peux également obtenir une vue mixte (multi-version) des plannings en cours d'une personne : pour chaque jour, la page affiche la vue de la dernière version de planning en cours pour une personne.

Par exemple, je peux avoir lundi, mardi en REA, mercredi, jeudi en planning MOD et vendredi, samedi, dimanche en INI.

La vue mixte des plannings ne permet pas de réaliser l'ensemble des actions disponibles depuis les autres vues.

Navigateur de gauche

Le navigateur de gauche présente :

• l'arbre des personnes avec l'état des plannings, une photo des personnes en vue filtrée
• le champ de recherche de personnes (nom, prénom, matricule / identifiant / matricule paie en fonction du paramétrage défini) / structures
• les filtres, tris et les favoris

Pour ne pas ralentir l'affichage, un système bloque la récupération de la photo dans l'arbre des personnes dès qu’il y a plus de 30 personnes à afficher.

Partie centrale

La partie centrale présente deux bandeaux et une vue centrale. L'écran central affiche les plannings, avec la possibilité de déplacer ou modifier une plage de travail directement depuis le planning. Une info-bulle sur la plage de travail indique l'heure de début et de fin de plage, la durée de la plage pause comprise / hors pause, le libellé de la tâche et le matricule de la personne. Par exemple : 13:30 - 17:00 (03:30 / 03:00) Tache AA (MAT01). Elle indique également le nom du modèle d'origine si le planning provient d'un modèle horaire. 

L'écran central affiche également en bout de chaque ligne les durées quotidiennes validées avec ou sans pause en fonction de l'option sélectionnée depuis le bloc du bas (sauf avec la vue Indicateurs du bloc de droite). Cette durée ne tient pas compte des paramétrages en lien avec les jours fériés ouverts (paramètre PD11). Si nécessaire, une info bulle affiche le décompte férié ouvert et la bonification tels que paramétrés. Cette durée n'arrondit pas les pauses en fonction de la granularité.

Le premier bandeau est composé des éléments suivants :

• la liste des favoris, si personne n'est coché dans l'arbre. Le favori sélectionné s'affiche dans un rectangle aux bords plus arrondis avec le nombre de personnes inclus dans le favori entre parenthèses.
• les boutons d'actions possibles sur les personnes cochées dans l'arbre : Saisir par lot, Echanger, Valider / Dé-valider, Fixer / Dé-fixer, Copier, Coller, Editer, Supprimer, Tester la légalité, Calculer des compteurs, Créer un modèle horaire. Les boutons d'action apparaissent lorsque je coche des personnes dans l'arbre. Le nombre de personnes cochées apparait en bleu en bout de ligne.
• les boutons  et pour passer de la vue Plannings classique à la vue Coûts des plannings
• les boutons et  pour la sélection d'une ou plusieurs plages de travail pour le déplacement des plages
• une liste déroulante avec des liens vers les différentes versions de plannings. Cette liste déroulante peut être réduite à l'icône sans le nom de la version de planning pour les écrans avec une plus petite résolution.
• les boutons  et  pour passer au jour précédent ou au jour suivant
• les boutons  pour la vue individuelle par jour,  pour la vue individuelle par mois (vue annuelle),  pour la vue hebdomadaire, pour la vue mensuelle et   pour la vue périodique. Ces boutons peuvent être regroupés en une liste déroulante avec l'icône de chaque vue de planning disponible pour les écrans avec une plus petite résolution
• le bouton  pour rafraîchir la page

Le second bandeau indique les heures de la journée, avec les icônes  et  pour déplacer la grille horaire, le bouton  pour élargir l'affichage en amplitude 24h, le bouton  pour modifier visuellement l'heure de changement de jour.

Une ligne verticale en pointillé rouge indique l'heure actuelle si la date de référence correspond à la date du jour, en fonction du fuseau horaire sélectionné. Cette ligne s'affiche en option. Elle s'actualise lors de la connexion à l'application, du rafraichissement ou du changement de page.

Bloc de droite

Vue Informations de xx	Vue Indicateurs (Plannings)	Vue Modèles horaires	Vue Indicateurs (Coûts de plannings)

Le bloc de droite peut être affiché ou masqué en utilisant respectivement les boutons  pour masquer et  pour afficher. Il présente :

• une vue Informations dont les cartes peuvent être déplacées afin de modifier leur ordre d'affichage. Elles peuvent être fermées en cliquant sur le bouton ou ouvertes en cliquant sur le bouton . Les cartes à afficher peuvent être personnalisées. Je clique sur le bouton . Je coche les cartes à afficher. Je clique sur pour fermer cette vue. Je peux également personnaliser l'ordre dans lequel les cartes s'affichent. Pour ce faire, je déplace la carte de mon choix à la place souhaitée. Ces modifications sont enregistrées dans les préférences utilisateurs. Je retrouverai cet affichage du bloc de droite lors de ma prochaine connexion. A partir de cette vue, je visualise le nom de la personne. Cet encadré est fixe lorsque je scrolle le bloc de droite vers le bas. Je peux utiliser le bouton avec des liens vers des popins pour afficher des informations sur la personne sélectionnée (compétences, paramètres de planification, historique des plannings modifiables, modèle horaire et programmation de modèles affectés), la possibilité de fixer/dé-fixer la journée courante, ainsi que des raccourcis pour naviguer entre les différents écrans (informations personnelles, annualisation, synthèse hebdomadaire des plannings réalisés, suivi du réalisé, suivi des compteurs). Les cartes disponibles de cette vue sont :
  
  • le détail de chaque élément du planning avec la possibilité de le modifier ou de le supprimer, le type de jour et un lien pour Ajouter un élément au planning : Une tâche, Une convocation, Un modèle horaire, Une indisponibilité, Une absence, Un repos, Une pause. Si l'option est activée, une pastille colorée peut permettre de mettre en valeur une période du planning prévisionnel (initial et modifiable) en fonction des bornes définies : une pastille rouge si la date du planning affichée < date du jour + borne minimum, une pastille bleu clair si la date du planning est comprise entre la date du jour + borne minimum et la date du jour + borne maximum, une pastille bleu foncé si la date du planning affichée > date du jour + borne maximum.
  • la liste des illégalités avec un bouton pour Tester la légalité
  • les durées hebdomadaires et plus d'informations
  • les modèles horaires en raccourcis pour la personne
  • le calendrier avec l'heure de changement de jour et le fuseau horaire de la personne
  • les demandes My Timesquare, avec le statut de la demande, la date/période et des détails sur la demande, la date de création de la demande, si mes droits m'autorisent à me connecter à Timesquare avec mon compte utilisateur responsable ou gestionnaire, je peux accepter ou refuser une demande. Si mes droits me l'autorisent, je peux visualiser et/ou annuler une demande acceptées issue d'un système tiers. En cas d'annulation, la demande passe au statut Annulé par le responsable. De plus, les fiches de paramètres qui avaient été créées au moment de l'acceptation sont supprimées. En revanche, les plannings calculés ne sont pas mis à jour. Il est nécessaire de relancer le calcul des plannings concernés. Egalement, en cas de modification du planning le lien avec la demande est rompu.
  • un bloc pour ajouter un commentaire
  • la bonification avec la possibilité de visualiser la bonification paramétrée, et celle utilisée, de saisir une bonification depuis les plannings, supprimer la bonification saisie. Cette bonification peut être saisie sur n'importe quelle version de planning du moment qu'il existe une plage de travail sur la journée. Elle est conservée lors de la validation du planning. Si je saisis une valeur de 00:15 dans le planning INI, puis je saisis à nouveau 00:30 dans le planning MOD, la valeur saisie remplace la valeur précédente. Si le planning est recalculé, la bonification n'est pas modifiée. La bonification est copiée lors d'un copier/coller ou d'un échange de planning.
  • Nouveauté ! la badgeuse virtuelle avec la possibilité de saisir un pointage responsable sur la date du jour sur un planning initial ou modifiable et de visualiser / supprimer les pointages saisis pour cette journée.
• Une vue Indicateurs avec :
  
  • les indicateurs de durée quotidienne selon la date de référence sélectionnée : durée de la 1ère plage de travail, durée de la 2nde plage de travail, pauses, bonifications, durée du retard*, nombre de retards*
  • le bouton  pour l'ajustement des colonnes en choisissant les indicateurs à afficher et leur ordre
• Une vue Indicateurs de coûts avec :
  
  • les indicateurs de durée quotidienne selon la date de référence sélectionnée : base contrat, heures utilisées, coût planning, pauses, bonifications, taux horaire, taux horaire individuel, coefficient.
  • le bouton  pour l'ajustement des colonnes en choisissant les indicateurs à afficher et leur ordre
• Une vue Modèles horaires depuis la vue filtrée avec :
  • l'ensemble des modèles horaires quotidiens pour lesquels l'option Disponible en raccourci dans les plannings est à "Oui"
  • un champ de recherche pour filtrer les modèles en fonction de la saisie
  • le bouton  pour trier les modèles horaires par ordre d'arrivée, par heure de départ, par ordre alphabétique

* pour calculer ces indicateurs, il est nécessaire que l'option Calculer les retards soit activée dans les réglages. Ces indicateurs s'affiche uniquement dans les plannings réalisés.

Bloc du bas

Le bloc du bas peut être affiché ou masqué en utilisant respectivement les boutons  pour masquer et Indicateurs, Couverture de charge, Comparaison de planning, Indicateurs de présence, Compteurs et Options pour afficher l'onglet sélectionné. Il peut également être agrandi / rétréci en utilisant le bouton . Il se compose de plusieurs onglets qui présentent :

• l'onglet Indicateurs affiche les indicateurs pour la journée dans la vue filtrée : le nombre de personnes présentes, absentes, en repos, en télétravail, sur site, avec une convocation, avec un retard*, avec une coupure, avec une matinée, avec une soirée, avec une nocturne
  
• l'onglet Couverture de charge affiche la couverture de charge d'une tâche sous la forme d'un graphique
  
  ou d'un tableau avec des valeurs ou des pourcentages
  
• l'onglet Comparaison de planning affiche la comparaison de planning entre le planning de la version en cours et celui de la version précédente (cet onglet ne s'affiche donc pas dans les plannings INI). Les durées s'affichent pauses comprise et hors pauses. En rouge, j'ai la différence de durée pause comprise. Les icônes et permettent de déplacer la grille horaire et le bouton élargir l'affichage en amplitude 24h.
  Par exemple : affichage depuis le planning MOD de la comparaison entre le dernier planning INI (en haut) et le dernier planning MOD (en bas) (sans pointage lié à la Gestion des Temps)
  
  Par exemple : affichage depuis le planning REA de la comparaison entre le dernier planning MOD (en haut) et le dernier planning REA (en bas) (avec pointage lié à la Gestion des Temps)
  
• l'onglet Indicateurs de présence affiche les indicateurs de présence pour la journée affichée. Les indicateurs peuvent s'afficher dans un dégradé de bleu ou de rouge en fonction des écarts de présence attendue définis dans le paramétrage des seuils d'écart :  Très inférieure à la présence attendue,  Inférieure à la présence attendue,   Egale à la présence attendue,  Supérieure à la présence attendue,  Très supérieure à la présence attendue. Je peux utiliser les cases à cocher en bas du tableau pour définir les seuils (couleurs) qui doivent s'afficher dans le tableau. Je peux naviguer dans les tranches horaires en utilisant la molette de la souris, la liste déroulante de tranche horaire ou les icônes et . Une info-bulle sur le jour du mois permet d'afficher les valeurs du seuil, de la présence et l'écart par rapport à l'attendu pour la journée survolée.
• l'onglet Evénements affiche le ou les événements dans la vue filtrée pour la journée pour les calendriers disponibles des personnes dont j'affiche le planning. Par défaut, je vois tous les événements des calendriers disponibles. Je peux filtrer les événements sur un calendrier en particulier en le sélectionnant dans la liste déroulante à gauche. La couleur de l'événement s'affiche sur toute la largeur de la journée. Au survol de l'événement, une info-bulle affiche son libellé, sa date de début, date de fin et la structure concernée. Les icônes et permettent de déplacer la grille horaire et le bouton élargir l'affichage en amplitude 24h.
• l'onglet Compteurs affiche les compteurs de reporting, les compteurs de paie et les congés pour la personne.
• l'onglet Indicateurs de coûts, en vue filtrée uniquement, affiche les indicateurs pour la période affichée dans la vue filtrée : heures utilisées, coût planning, pauses, bonifications, personnes présentes, personnes absentes, personnes en repos. Les indicateurs de type nombre de personnes peuvent s'afficher dans un dégradé de bleu en fonction des seuils définis. Je peux utiliser les cases à cocher en bas du tableau (j'utilise la molette de la souris au besoin) pour définir les tranches (couleurs) qui doivent s'afficher dans le tableau. Je peux personnaliser les lignes à afficher en cliquant sur le bouton . Je coche les indicateurs que je souhaite afficher. J'enregistre.
• l'onglet Options affiche les options pour afficher les temps spécifiques (Pause, Pause cyclique, Décompte début, Décompte fin, Habillage, Déshabillage, Préparation, Finalisation, Déplacement) et certains éléments liés à la couverture de charge (Contribution, Indicateurs de qualité (QDS / QS / SL), Différencier les personnes Sur site / En télétravail : Si je coche cette case, je peux sélectionner si je souhaite afficher uniquement les personnes sur site ou en télétravail dans la couverture). Il affiche également les demandes d'absence, d'aménagement, d'échange (en cours, acceptées, refusées, annulées par le responsable, annulées par le salarié). Il permet également d'indiquer si je souhaite charger les plannings sans scroller, avec la méthode de la pagination virtuelle. Je peux sélectionner si je souhaite afficher les durées pause comprise dans l'écran central ainsi que dans les indicateurs Durée quotidienne, Durée 1ère plage et Durée 2ème plage du bloc de droite. Je peux sélectionner d'afficher l'heure actuelle sous la forme d'une ligne verticale en pointillé rouge.

* pour calculer cet indicateur, il est nécessaire que l'option Calculer les retards soit activée dans les réglages. Cet indicateur s'affiche uniquement dans les plannings réalisés.

Note sur l'actualisation des durées hebdomadaires en cas de jour férié fermé, ouvert ou absence

Si la semaine contient un jour férié fermé, un jour férié ouvert ou une absence, si la semaine est validée, la valeur affichée dans le bloc durée hebdomadaire est la valeur stockée en base lors de cette validation.

En revanche, il peut y avoir des incohérences avec la durée quotidienne affichée dans la partie centrale car si toute la semaine n'est pas entièrement validée, le bloc de droite recalcule à la volée les durées, alors que la partie centrale récupère les valeurs stockées en base au moment de la validation de la semaine. 

Exemple

J'ai une absence qui vaut 7h le lundi, si je valide la semaine, je visualise bien cette absence valorisée à 7h.
Si je change la valorisation de l'absence, j'indique 8h. Cette valorisation ne s'actualise pas dans le bloc de droite.
Si je dé-valide une journée dans la semaine (journée différente de la journée d'absence). Dans l'affichage central, la durée quotidienne de l'absence est toujours 7h, mais dans le bloc de droite, la valorisation est de 8h.

Icônes disponibles dans la vue quotidienne du planning

Afin de faciliter la lecture de la vue quotidienne, il existe des icônes différents pour distinguer les éléments de planification.

Fonctionnalité	Icône	Descriptif
Type de jours		Jour ouvert
Type de jours		Jour fermé
Type de jours		Jour férié ouvert
Type de jours		Jour férié fermé
Repos		Repos programmé (coloré en violet + libellé paramétré)
Télétravail		Télétravail (coloré selon la couleur de la tâche télétravaillée)
Journée fixée		Journée fixée
My Timesquare		Demande d'absence (en cours, acceptés, refusée)
My Timesquare		Demande d'aménagement (en cours, acceptés, refusée)
My Timesquare		Demande d'échange (en cours, acceptés, refusée)

Paramétrer la grille horaire pour l'affichage des plannings quotidiens

 Configuration / Personnalisation avec arbre / Arbre des structures

1. Je sélectionne le niveau de structure souhaité dans l'arbre.
2. A partir du panel Options d'affichage des plannings, je clique sur le bouton .
3. Dans la section Affichage de la vue quotidienne et individuelle, je saisis les heures de début et de fin de journée à afficher dans la vue quotidienne.
4. J'enregistre.

Paramétrer la mise en valeur du planning

Configuration / Personnalisation avec arbre / Arbre des structures

1. Je sélectionne le niveau de structure souhaité dans l'arbre.
2. A partir du panel Options d'affichage des plannings, je clique sur le bouton .
3. Dans la section Mise en valeur d'une période de planning, je saisis les bornes minimum et maximum par rapport à la date du jour. Je coche les pastilles que je souhaite visualiser.
4. J'enregistre.