Paramétrage de la bourse d'échange

Dans un premier temps, je dois activer la bourse d'échange, c'est-à-dire autoriser les demandes d'échange de planning dans la bourse d'échange. Je dois également paramétrer le circuit de traitement des demandes simple ou double en fonction du nombre de personnes qui traitent les demandes. Contrairement aux autres demandes, dans le cas d'une demande d'échange, le circuit de traitement des demandes dépend du paramétrage réalisé dans les critères de contrôle : le responsable / gestionnaire traite uniquement la demande dans le cas où la case Contrôlé est cochée.

Je peux décider de notifier les salariés, responsables et/ou gestionnaires par email. Je peux autoriser l'ajout de commentaires.

Ensuite, je dois définir pour chacun des rôles (salarié, responsable, gestionnaire) comment sont gérés la visualisation et les demandes d'échange de planning dans la bourse d'échange à partir des panels Salarié, Responsable, Gestionnaire.

Enfin, je peux définir les personnes (collègues) pour lesquelles le salarié pourra échanger son planning.

Le paramétrage est hérité par défaut d'une structure d'un niveau supérieur : pour le modifier, je dois le spécifier grâce à l'option Paramétrage personnalisé.

Les échanges d'horaires sont uniquement possibles sur un planning modifiable si cette version est en cours. Le workflow de planning doit donc nécessairement être INI-MOD ou INI-MOD-REA.

Activer la bourse d'échange

Configuration / My Timesquare / Gestion des demandes // Autorisation des demandes du salarié

1. Je sélectionne le niveau de structure souhaité dans l’arbre.
2. Dans le panel Autorisation des demandes du salarié, je clique sur le bouton .
3. Je sélectionne l'option Paramétrage personnalisé.
4. Je coche la case Activé dans la section Bourse d'échange.
5. J'enregistre.

Paramétrer le circuit de traitement des demandes

 Configuration / My Timesquare / Gestion des demandes // Circuit des demandes et notifications

1. Je sélectionne le niveau de structure souhaité dans l’arbre.
2. Dans le panel Circuit des demandes et notifications, je clique sur le bouton .
3. Je sélectionne l'option Paramétrage personnalisé.
4. Pour le type de demande Echange, je définis le circuit des demandes (responsable / responsable + gestionnaire). Je coche les personnes qui doivent recevoir une notification par email. Pour ce faire, le champ Email du dossier administratif du salarié doit être saisi.
5. J'enregistre.

Attention : Le circuit de traitement des demandes dépend également du paramétrage réalisé dans les critères de contrôle : le responsable / gestionnaire traite uniquement la demande dans le cas où la case Contrôlé est cochée.

 Configuration / My Timesquare / Bourse d'échange // Salarié

1. Je sélectionne le niveau de structure souhaité dans l’arbre.
2. Dans le panel Salarié, je clique sur le bouton .
3. Je sélectionne l'option Paramétrage personnalisé.
4. Je renseigne pour chaque critère ceux qui seront acceptés, refusés, contrôlés lors de l'échange d'horaire ainsi que l'écart de tolérance du contrôle lorsque cela s'applique : planning illégal, niveau de compétences identique, niveau de compétences différent, aucun niveau de compétences, nombre de soirées, nombre de nocturnes, nombre de matinées, nombre de coupures, durée journalière, durée hebdomadaire. Si je coche la case Contrôlé, les autres cases sont automatiquement décochées.
5. J'enregistre.

Définir les options liées au salarié

 Configuration / My Timesquare / Bourse d'échange // Salarié

1. Je sélectionne le niveau de structure souhaité dans l’arbre.
2. Dans le panel Salarié, je clique sur le bouton .
3. Je sélectionne l'option Paramétrage personnalisé.
4. Je définis la période d'autorisation des demandes. Si je sélectionne un nombre de semaines ou de mois après la date de connexion, la date de fin de la période d'autorisation court jusqu'à la fin de la dernière semaine / mois après la date de connexion. Par exemple, je sélectionne 0 jour avant la date de connexion et 2 semaines après la date de connexion. Le premier jour de la semaine est un lundi. Si je me connecte le mardi 07/01/2025, alors la période d'autorisation de saisie d'une demande est du 07/01/2025 au 26/01/2025.
5. J'indique si j'autorise le dépôt d'un jour de repos seul. Dans le cas contraire, il doit forcément être couplé à un jour de travail.
6. Je sélectionne si j'autorise l'échange de journées issues de semaines distinctes et si je peux ajouter des critères après le dépôt d'horaire.
7. Je sélectionne si je souhaite ajouter des critères d'échange après le dépôt d'horaire.
8. Je sélectionne si je souhaite que les convocations soient échangées également au moment de l'échange. Par défaut, cette option est à "Oui".
9. Je sélectionne si je souhaite autoriser l'échange sur des jours non déposés. Dans ce cas, le salarié peut demander directement un échange de planning depuis le plannings de ses collègues sans que le collègue n'ait eu besoin de déposer son planning dans la bourse d'échange. Il faut que l'option soit cochée pour les deux salariés.
10. Je renseigne pour chaque critère ceux qui seront acceptés, refusés, contrôlés lors de l'échange d'horaire ainsi que l'écart de tolérance du contrôle lorsque cela s'applique : planning illégal, niveau de compétences identique, niveau de compétences différent, aucun niveau de compétences, nombre de soirées, nombre de nocturnes, nombre de matinées, nombre de coupures, durée journalière, durée hebdomadaire, convocation. Si je coche la case Contrôlé, les autres cases sont automatiquement décochées. Dans ce cas, le responsable / gestionnaire peut visualiser dans un tableau informatif les éléments à contrôler.
11. J'enregistre.

Si les critères en lien avec les compétences sont cochés à refusé ou contrôlé, alors ils apparaîtront dans le résultat du contrôle de l'échange avec la valeur N/A. Seuls les critères en lien avec les compétences cochés à accepté sont traités dans le résultat du contrôle de l'échange.

Définir les personnes avec lesquelles le salarié pourra échanger son planning

Configuration / My Timesquare / Bourse d'échange // Echange avec les collègues

1. Je sélectionne le niveau de structure souhaité dans l’arbre.
2. Dans le panel Echange avec les collègues, je clique sur le bouton .
3. Je sélectionne l'option Paramétrage personnalisé.
4. Je définis si les collègues sont membres d'une ou plusieurs équipes ou d'une ou plusieurs structures.
   • Dans le cas d'une équipe, je coche les cases correspondant aux équipes avec lesquelles le salarié peut échanger.
   • Dans le cas d'une structure, je clique sur le bouton Modifier. Je coche les cases correspondant aux structures contenant les personnes avec lesquelles le salarié peut échanger. Je valide.
5. J'enregistre.

Définir les options liées au responsable / gestionnaire

 Configuration / My Timesquare / Bourse d'échange // Responsable

 Configuration / My Timesquare / Bourse d'échange // Gestionnaire

1. Je sélectionne le niveau de structure souhaité dans l’arbre.
2. Dans le panel Responsable ou Gestionnaire, je clique sur le bouton .
3. Je sélectionne l'option Paramétrage personnalisé.
4. Je définis si lors de la sélection d'une demande d'échange d'horaire en vue de sa validation, la légalité des plannings échangés doit s'afficher.
5. J'enregistre.