Demandes des salariés

Je dois définir les droits des salariés concernant les demandes d'aménagement de planning, d'absence, d'échange d'horaire et de déclaration de plannings réalisés. Je dois également définir le circuit de traitement des demandes en fonction du nombre de personnes qui traitent les demandes. Je peux décider de notifier les salariés, responsables et/ou gestionnaires par email.

Définir les autorisations

 Configuration / My Timesquare / Gestion des demandes // Autorisation des demandes du salarié

1. Je sélectionne le niveau de structure souhaité dans l’arbre.
2. Dans le panel Autorisation des demandes du salarié, je clique sur le bouton .
3. Je sélectionne l'option Paramétrage personnalisé.
4. Je définis :
   • Pour les demandes d'aménagement de planning, si j'autorise une demande de changement d'heure de début de journée, d'heure de fin de journée, d'indisponibilité en journée, de journée avec / sans coupure, de durée de coupure, l'utilisation d'un modèle horaire, de journée sur site / en télétravail, de volontaire sur une journée de travail, l'annulation d'une demande d'aménagement qui a été partiellement acceptée en cas de circuit double ou qui a été totalement acceptée que le circuit soit simple ou double
   • Pour les demandes d'absence, si j'autorise les demandes d'absences et l'annulation d'une demande d'absence qui a été partiellement acceptée en cas de circuit double ou qui a été totalement acceptée que le circuit soit simple ou double. En cas d'absence complète, je peux choisir si je souhaite que l'absence :
     • conserve les plages de travail, c'est-à-dire que les heures de début et de fin d'absence correspondent aux heures de début et de fin des plages de travail de la journée (pause comprise ou non selon le paramétrage prévu dans PJ07)
     • conserve les durées prévues, c'est-à-dire que la journée contenait du planning, la durée initialement prévue est conservée (pause comprise ou non selon le paramétrage prévu dans PJ07)
     • conserve le paramétrage
   • Si j'autorise les demandes dans la bourse d'échange
   • Si j'autorise la déclaration des plannings réalisés, le planning doit être déclaré suivant le workflow de déclaration mis en place (Salarié seul ou Salarié + Responsable).
   • Si j'autorise l'utilisation de la badgeuse virtuelle (si la Gestion des Temps est installée).
5. J'enregistre.

Lorsque je désactive une demande (absence, aménagement, bourse d'échange, déclaration de planning), les éléments s'y rapportant dans My Timesquare ne sont pas visibles pour le salarié, le responsable, le gestionnaire.

Définir le circuit de traitement des demandes

Pour chaque type de demande, il existe plusieurs circuits en fonction du nombre de personnes qui traitent les demandes. Pour chaque type de demande, je définis le circuit des demandes :

• responsable
• responsable + gestionnaire
• gestionnaire (pour certaines absences paramétrables)
• salarié seul (en cas de déclaration de planning)
• salarié + responsable (en cas de déclaration de planning)

Le changement de circuit est susceptible de masquer les demandes en cours. C'est pourquoi il est essentiel d’avoir traité toutes les demandes en cours avant tout changement de circuit. Si toutefois j'ai omis de traiter une ou plusieurs demandes, je peux revenir à l’ancien circuit pour traiter les demandes concernées. Puis, une fois ce traitement réalisé, je peux passer au nouveau circuit.

Définir le circuit de notification par email

En fonction du paramétrage défini, je peux préciser le circuit de notifications par email.

 Configuration / My Timesquare / Gestion des demandes // Circuit des demandes et notifications

1. Je sélectionne le niveau de structure souhaité dans l’arbre.
2. Dans le panel Circuit des demandes et notifications, je clique sur le bouton .
3. Je sélectionne l'option Paramétrage personnalisé.
4. Pour chaque type de demande, je définis le circuit des demandes (responsable / responsable + gestionnaire / salarié seul / salarié + responsable). Je coche les personnes qui doivent recevoir une notification par email. Pour ce faire, le champ Email du dossier administratif du salarié doit être saisi.
5. J'indique si le type d'absence peut être modifié par le responsable et/ou le gestionnaire.
6. Je sélectionne pour le salarié à quel moment je souhaite qu'il reçoive une notification par email :
   • Lors de la validation du planning initial.
   • Lors de la dé-validation du planning initial.
   • Lors de la modification du planning modifiable.
   • Lors de la validation du planning modifiable.
   • Lors de la dé-validation du planning modifiable.
   • Lors de la validation du planning réalisé (si GTA).
   • Lors de la dé-validation du planning réalisé (si GTA).
7. Dans le cadre de l'extraction du planning du salarié avec import dans son agenda personnel/professionnel, je coche la case si je souhaite joindre un fichier au format iCal à l'email de validation du planning. Le salarié peut également télécharger le fichier directement depuis My Timesquare.
8. J'enregistre.

Paramétrer une zone de saisie dans les demandes

Les salariés peuvent, si besoin, accompagner leur demande d’un commentaire rédigé dans une zone de texte libre. Afin de maîtriser les informations annotées dans ces commentaires, il est possible de remplacer la zone de texte libre Commentaires par une liste de choix définie au préalable.

Ces commentaires sont à distinguer des commentaires qui peuvent être ajoutés sur les plannings.

 Configuration / My Timesquare / Gestion des demandes // Gestion des commentaires du salarié

1. Je sélectionne le niveau de structure souhaité dans l’arbre.
2. Dans le panel Gestion des commentaires du salarié, je clique sur le bouton .
3. Je sélectionne l'option Paramétrage personnalisé.
4. Je définis pour les demandes d'absence, pour les demandes d'aménagement de planning, pour les échanges, pour les déclaration, pour les approbations si je souhaite afficher une zone de commentaire de type Liste de choix, zone de texte libre ou aucun commentaire.
5. Dans le cas d'une liste de choix, je saisis chacune des valeurs souhaitées. Je saisis une valeur. Pour saisir une nouvelle valeur, j'appuie sur Entrée et je saisi la nouvelle valeur.
6. J'enregistre.