Paramétrage des demandes d'absence

Dans un premier temps, je dois activer les demandes d'absence. Je dois également paramétrer le circuit de traitement des demandes simple ou double en fonction du nombre de personnes qui traitent les demandes. Je peux personnaliser le circuit pour certains types d'absence. Je peux décider de notifier les salariés, responsables et/ou gestionnaires par email. Je peux autoriser l'ajout de commentaires.

Ensuite, je dois définir pour chacun des rôles (salarié, responsable, gestionnaire) comment sont gérés la visualisation et les demandes d'absence à partir des panels Salarié, Responsable, Gestionnaire.

Enfin, je peux définir les périodes de réserve sur les demandes d'absence. La période de réserve permet de définir une période pendant laquelle les demandes d'absence ne sont pas autorisées si le paramétrage défini n'est pas respecté : nombre de personnes absentes simultanément par jour et/ou par compétence, nombre de jours ou de semaines d'absence consécutives par personne. Une tolérance en pourcentage est possible. Si le salarié dépose une demande d'absence, alors que le nombre maximum est déjà atteint pour cette période (sur la base des demandes validées et des absences déjà présentes dans les plannings), il reçoit un message d'erreur et la demande ne s'enregistre pas. Si le responsable reçoit plusieurs demandes simultanément, au moment de la validation des demandes, une vérification a également lieu afin que le paramétrage soit respecté.

Le paramétrage est hérité par défaut d'une structure d'un niveau supérieur : pour le modifier, je dois le spécifier grâce à l'option Paramétrage personnalisé.

Le nombre de demandes d’absences autorisé ne peut pas être bloqué en fonction du compteur d'absence. Cependant, le salarié peut consulter ses compteurs d'absence à partir de la synthèse.

Le salarié ne peut être affecté qu'à une seule structure pour sa demande d'absence. Au besoin, il doit créer une demande pour chaque période d'affectation de structure.

Exemple : Affectation structure 1 du 01/07/2023 au 31/07/2023. Affectation structure 2 du 01/08/2023 au 31/08/2023. Si un salarié souhaite poser une absence du 28/07 au 03/08, il doit déposer deux demandes : Demande 1 du 28/07 au 31/07 et demande 2 du 01/08 au 03/08.

Activer les demandes d'absence

 Configuration / My Timesquare / Gestion des demandes // Autorisation des demandes du salarié

1. Je sélectionne le niveau de structure souhaité dans l’arbre.
2. Dans le panel Autorisation des demandes du salarié, je clique sur le bouton .
3. Je sélectionne l'option Paramétrage personnalisé.
4. Je coche la case Activé dans la section Absence.
5. J'enregistre.

Autoriser l'annulation des demandes d'absence acceptées

 Configuration / My Timesquare / Gestion des demandes // Autorisation des demandes du salarié

1. Je sélectionne le niveau de structure souhaité dans l’arbre.
2. Dans le panel Autorisation des demandes du salarié, je clique sur le bouton .
3. Je sélectionne l'option Paramétrage personnalisé.
4. Je coche la case Annulation des demandes acceptées.
5. Je sélectionne quelles absences acceptées peuvent être annulées : acceptées par le responsable uniquement ou acceptées par le responsable + le gestionnaire.
6. J'enregistre.

Définir la durée de la journée en cas d'absence complète

 Configuration / My Timesquare / Gestion des demandes // Autorisation des demandes du salarié

1. Je sélectionne le niveau de structure souhaité dans l’arbre.
2. Dans le panel Autorisation des demandes du salarié, je clique sur le bouton .
3. Je sélectionne l'option Paramétrage personnalisé.
4. Je choisis si je souhaite que l'absence complète :
   • conserve les plages de travail, c'est-à-dire que les heures de début et de fin d'absence correspondent aux heures de début et de fin des plages de travail de la journée
   • conserve les durées prévues, c'est-à-dire que la journée contenait du planning, la durée initialement prévue est conservée
   • conserve le paramétrage
5. J'enregistre.

Autoriser la modification du type d'absence par le responsable / gestionnaire

 Configuration / My Timesquare / Gestion des demandes // Circuit des demandes et notifications

1. Je sélectionne le niveau de structure souhaité dans l’arbre.
2. Dans le panel Circuit des demandes et notifications, je clique sur le bouton .
3. Je sélectionne l'option Paramétrage personnalisé.
4. Je coche la case si je souhaite que le type d'absence puisse être modifié par responsable et par le gestionnaire.
5. J'enregistre.

Paramétrer le circuit général de traitement des demandes

 Configuration / My Timesquare / Gestion des demandes // Circuit des demandes et notifications

1. Je sélectionne le niveau de structure souhaité dans l’arbre.
2. Dans le panel Circuit des demandes et notifications, je clique sur le bouton .
3. Je sélectionne l'option Paramétrage personnalisé.
4. Pour le type de demande Absence, je définis le circuit des demandes (responsable ou responsable + gestionnaire). Je coche les personnes qui doivent recevoir une notification par email. Pour ce faire, le champ Email du dossier administratif du salarié et/ou du compte utilisateur (pour les responsables et gestionnaires) doit être saisi.
5. J'enregistre.

Personnaliser le circuit de traitement des demandes par type d'absence

 Configuration / My Timesquare / Absences

1. Je sélectionne le niveau de structure souhaité dans l’arbre.
2. Dans le panel Personnalisation du circuit des demandes d'absence, je clique sur le bouton .
3. Je sélectionne l'option Paramétrage personnalisé.
4. Pour chaque type d'absence dont le circuit doit être différent du circuit général, je sélectionne le type d'absence et le circuit des demandes (salarié seul, responsable, gestionnaire ou responsable + gestionnaire). Je coche les personnes qui doivent recevoir une notification par email. Pour ce faire, le champ Email du dossier administratif du salarié et/ou du compte utilisateur (pour les responsables et gestionnaires) doit être saisi.
5. Je clique sur le bouton Ajouter.
6. Je reproduit la procédure pour chaque type d'absence pour lequel je souhaite personnaliser le circuit.
7. Pour modifier le circuit pour un type d'absence, je survole l'occurrence et je clique sur le bouton . Je modifie les éléments souhaités.
8. Pour supprimer le circuit pour un type d'absence, je survole l'occurrence et je clique sur le bouton . Un message de confirmation s'affiche. Je valide.

Définir les options liées au salarié

 Configuration / My Timesquare / Absences

1. Je sélectionne le niveau de structure souhaité dans l’arbre.
2. Dans le panel Absences, je clique sur le bouton .
3. Je sélectionne l'option Paramétrage personnalisé.
4. Dans la section Salarié, je définis pour chaque absence souhaitée, si j'autorise une demande d'absence complète, d'absence partielle, les bornes de début et de fin (après la date du jour), c'est-à-dire le premier et le dernier jour autorisés pour la saisie d'une demande d'absence de ce type. Dans l'exemple ci-dessus, le salarié est autorisé à saisir une absence comprise dans sa totalité entre le 15ème et le 300ème jour suivant la date du jour. J'indique si je souhaite mettre en place un contrôle des soldes. Si oui, dans quel type de compteur est contenu le solde : compteur de reporting ou compteur de paie, et le compteur sélectionné. Par défaut, le contrôle des soldes n'est pas activé. J'ajoute.
5. J'enregistre.

Certaines absences peuvent être interdites à la saisie ou à la modification pour le salarié. Dans ce cas elles n'apparaissent pas dans ce bloc. Les absences qui n'ont pas été déclarées utilisées ne sont pas visibles dans My Timesquare.

Définir les options liées au responsable / gestionnaire

 Configuration / My Timesquare / Absences

1. Je sélectionne le niveau de structure souhaité dans l’arbre.
2. Dans le panel Absences, je clique sur le bouton .
3. Je sélectionne l'option Paramétrage personnalisé.
4. Dans la section Responsable ou Gestionnaire, je sélectionne à nouveau l'ensemble des absences autorisées pour le salarié. J'ajoute.
5. J'ajoute des motifs d'absences supplémentaires si je souhaite autoriser leur consultation / saisie / modification / suppression. 
6. J'enregistre.

Il est indispensable de re-sélectionner dans cette section les absences autorisées pour le salarié afin que le responsable et/ou le gestionnaire ait les droits nécessaires en consultation / saisie / modification / suppression.

Définir les périodes de réserve sur les absences

 Configuration / My Timesquare / Absences // Calendrier de réserve

1. Je sélectionne le niveau de structure souhaité dans l’arbre.
2. Dans le panel Calendrier de réserve, je clique sur le bouton .
3. Je sélectionne l'option Paramétrage personnalisé. La pop-in Liste des périodes de réserve s'affiche.
4. Je clique sur Ajouter.
5. Je sélectionne la période de réserve au cours desquelles les demandes d'absences sont réglementées.
6. Je sélectionne la couleur d'affichage de la période de réserve dans le calendrier.
7. Je sélectionne le type de réserve : "Nombre de personnes absentes par jour", "Nombre de semaines consécutives par personne", "Nombre de jours consécutifs par personne", "Nombre de personnes absentes par jour pour une compétence".
   • Si je sélectionne "Nombre de personnes par jour", je précise le nombre de personnes et la tolérance autorisée en pourcentage.
   • Si je sélectionne "Nombre de semaines consécutives par personne", je précise si seules certaines absences sont concernées et le nombre de semaines. Si je ne sélectionne pas d'absence, elles sont toutes concernées par la période de réserve.
   • Si je sélectionne "Nombre de jours consécutifs par personne", je précise si seules certaines absences sont concernées et le nombre de jours. Si je ne sélectionne pas d'absence, elles sont toutes concernées par la période de réserve.
   • Si je sélectionne "Nombre de personnes par jour pour une compétence", je précise le nombre de personnes et la compétence.
8. J'enregistre.
9. Je clique sur le lien Liste des périodes de réserve pour ajouter / consulter / modifier / supprimer la liste des périodes de réserve.
• La liste des périodes de réserve s'affiche.
• Pour ajouter une période, je clique sur le bouton . Je sélectionne la période souhaitée. Je valide. Je peux ajouter un commentaire. J'ajoute. Je confirme.
• Pour modifier une période, je survole la période à modifier. Je clique sur le bouton . Je clique sur le bouton  pour modifier la période. Je valide. J'enregistre. Je confirme.
• Pour supprimer une période, je survole la période à supprimer. Je clique sur le bouton . Je confirme.
10. J'enregistre.

Paramétrer le traitement automatique des demandes d'absence

En fonction du paramétrage défini, il est possible de mettre en place le traitement automatique des demandes d'absence, sans que le responsable / gestionnaire n'ait besoin d'intervenir, si certains critères son paramétrés. Les critères sont les suivants :

• la période de traitement automatique
• le nombre de jours consécutifs autorisés
• le délai pour poser la demande (entre la pose de l'absence et la prise de l'absence)
• le solde nécessaire pour déposer une demande
• les places disponibles dans un groupe de congés

Si la demande s'appuie sur des compteurs de reporting, ils sont mis à jour automatiquement après acceptation de la demande d'absence. En cas d'annulation de la demande, le compteur de reporting est également recalculé. Si la demande s'appuie sur des compteurs de paie, il est nécessaire de lancer un calcul pour que le compteur soit mis à jour.

Configuration / My Timesquare / Absences // Traitement automatique des demandes d'absence

1. Je sélectionne le niveau de structure souhaité dans l’arbre.
2. Dans le panel Traitement automatique des demandes d'absence, je clique sur le bouton .
3. Je sélectionne l'option Paramétrage personnalisé.
4. A partir de la section Périodes de traitement automatique, je visualise un calendrier de 3 mois des périodes paramétrées qui apparaissent avec une ligne noire sous la case. Je peux ajouter une période en cliquant sur le lien Liste des périodes de traitement automatique. Je sélectionne la période au cours de laquelle les demandes d'absences sont traitées automatiquement. J'ajoute un commentaire. Je peux ajouter autant de périodes que souhaité. Les périodes ne doivent pas se chevaucher. Pour être traitée automatiquement, l'absence doit être entièrement incluse dans la période de traitement automatique. Exemple : J'ai une période de traitement automatique du 01/05 au 30/05. Une demande d'absence du 07/05 au 09/05 passe dans le circuit de traitement automatique. Une demande d'absence du 29/05 au 06/06 ne passe pas dans le circuit de traitement automatique. Elle passe dans le circuit de traitement classique. 
5. A partir de la section Jours consécutifs et délais autorisés pour la saisie, je clique sur le bouton au bout de la ligne de l'absence à paramétrer. Les absences disponibles dans ce panel sont héritées du panel Absence. Pour ajouter ou supprimer des absences, je dois le faire dans le panel Absences. Je saisis le nombre de jours consécutifs maximum autorisés (ouvrables / ouvrés / calendaire en fonction du type d'absence) pour cette absence. Cette valeur doit être comprise entre 1 et 99. Ce critère peut prendre en compte plusieurs demandes d'absence de même type si elles sont consécutives. Exemple : J'autorise 10 jours consécutifs maximum pour les RTT. J'autorise 15 jours consécutifs maximum pour les Congés payés. J'ai une absence acceptée de type RTT du 01/10 au 05/10. Une demande d'absence de RTT du 06/10 au 09/10 est automatiquement acceptée si elle respecte tous les autres critères. Une demande d'absence de RTT du 06/10 au 15/10 est automatiquement refusée. Une demande d'absence de Congés payés du 06/10 au 15/10 est automatiquement acceptée si elle respecte tous les autres critères. 
6. Je saisis les bornes de début et de fin pour la demande. Il s'agit du délai entre la pose et la prise de l'absence. Exemple : Pour l'absence Congés Payés, je paramètre 8 jours en borne de début et 20 jours en borne de fin. Le 1er mai, un salarié peut faire une demande qui démarre strictement après le 09/05 et qui finit strictement avant le 21/05. Les bornes de début et de fin saisies dans le panel Absences sont prioritaires sur les bornes saisies dans le panel Traitement automatique des demandes d'absence.
7. Je sélectionne si je souhaite contrôle le solde d'absence restant. Dans ce cas, j'indique le type de compteur (paie ou reporting) et le compteur sélectionné à utiliser pour ce contrôle. Exemple : pour l'absence Congés Payés, je peux sélectionner le type de compteur "Compteur de paie" et le compteur "CP restants". Si un salarié saisit une demande de Congés Payés de 5 jours et que son solde de CP restants est de 6 jours, alors la demande est automatiquement acceptée si elle respecte tous les autres critères. Note : dans le cas d'un compteur de reporting, je m'assure que celui-ci s'appuie sur toutes les versions de plannings. Si la demande s'appuie sur des compteurs de reporting, ils sont mis à jour automatiquement après acceptation de la demande d'absence. En cas d'annulation de la demande, le compteur de reporting est également recalculé. Si la demande s'appuie sur des compteurs de paie, il est nécessaire de lancer un calcul pour que le compteur soit mis à jour.
8. A partir de la section Pourcentage de personnes autorisées par groupe, j'indique pour chaque groupe le pourcentage de personnes autorisées pour chaque jour de la semaine et férié. Exemple : Pour un groupe de 75 personnes, je paramètre un pourcentage de 18% pour le lundi. Cela représente 13,5 personnes. On arrondit à 13 personnes maximum qui peuvent faire une demande d'absence pour le lundi. Le salarié ne peut être affecté qu'à un seul groupe pour sa demande d'absence. Un salarié peut être affecté à plusieurs groupes simultanément. C'est le pourcentage le plus favorable pour le salarié qui prime en cas de d'affectations simultanés. Au besoin, il doit créer une demande pour chaque période d'affectation de groupe. Exemple : Affectation groupe 1 du 01/07/2023 au 31/07/2023. Affectation groupe 2 du 01/08/2023 au 31/08/2023. Si un salarié souhaite poser une absence du 28/07 au 03/08, il doit déposer deux demandes : Demande 1 du 28/07 au 31/07 et demande 2 du 01/08 au 03/08.
9. J'indique le pourcentage du nombre de demandes maximum en attente par jour. Ce champ est lié au pourcentage de personnes autorisées. Le traitement des demandes en attente est réalisé dans la nuit. Ce traitement doit être paramétré par nos équipes techniques. Par défaut, le pourcentage est à 0. Exemple : Pour un groupe de 100 personnes, je paramètre un pourcentage de 20% pour le lundi, soit 20 personnes. Je paramètre 10% de demandes en attente maximum par jour. 10 personnes maximum pourront donc être en attente. Si un salarié annule sa demande d'absence acceptée automatiquement, alors la demande d'absence de la première de ces 10 personnes dans la file d'attente sera automatiquement acceptée si elle respecte tous les autres critères.
10. J'enregistre.

Autoriser la superposition de demandes d'absences complètes ou partielles

Par défaut, je ne peux pas saisir deux demandes d'absences complètes pour la même journée ou pour une période identique (ou avec la même périodicité), quel que soit le type d'absence. Je ne peux pas non plus saisir deux demandes d'absences partielles pour le même jour et la même tranche horaire (y compris s'il y a une périodicité), quel que soit le type d'absence. Les demandes d'absence partielle ne peuvent pas se chevaucher non plus.

Il est cependant possible de paramétrer My Timesquare pour que les demandes d'absences complètes ou partielles puissent se superposer, quel que soit le type d'absence, ou la périodicité.

Cette opération ne peut être réalisée que par un rôle administrateur.

Configuration / My Timesquare / Réglages généraux

1. A partir du panel Demandes d'absence, je clique sur le bouton .
2. Je sélectionne l'option Afficher la structure d'appartenance.
3. Je coche la case Autoriser les demandes sur le même jour / la même période.
4. J'enregistre.