Paramétrage des données stockées

On appelle donnée stockée toute donnée historique ou prévisionnelle qui peut être utilisée par le calcul de charge, afin d'évaluer le plus précisément possible la charge de travail à couvrir et donc les ressources à utiliser. Une fois la donnée créée, je peux spécifier la manière dont elle doit s'alimenter. Ensuite, je peux importer les valeurs.

Il existe plusieurs types de données :

• Historique :
  • Activité : Activité liée à la tâche. Exemple : Chiffre d'affaires, nombre de clients, nombre d'appels...
  • Productivité : Productivité constatée pour réaliser la tâche. Exemple : Temps moyen de communication... Ce type de donnée est obligatoirement associé à une donnée d'activité.
  • Présence : Nombre de personnes ou d'outils ayant été nécessaires pour réaliser la tâche. Exemple : Nombre de caisses ouvertes...
  • Attente : Attente constatée au niveau de la tâche. Exemple : Nombre de clients en attente à la caisse...
  • Disponibilité : Taux de disponibilité de l'intervalle entre deux appels (utilisé dans le cadre du mode de calcul Erlang C)
    
• Prévisionnelle :
  • Prévision de productivité : Productivité prévue. Cette mesure est associée à une mesure de productivité. Elle est compatible avec tout mode de saisie.
  • Prévision d'activité : Activité prévue. Cette mesure est associée à une mesure d'activité. Elle est compatible avec tout mode de saisie.
  • Prévision de présence : Présence prévue. Une option à cocher permet de l'exprimer au format hhh:mm si la prévision de présence est saisie par jour. Par défaut elle est exprimée par une valeur avec décimales.
  • Prévision de disponibilité : Disponibilité prévue. Cette mesure est à associer à une mesure de disponibilité.
    
• Textuelle :
  • Texte : Donnée de type texte associée à la tâche ou la structure sélectionnée. Exemple : météo...

Créer une donnée stockée

Lors de la création d'une donnée stockée, si j'utilise des interfaces, il est recommandé de bien tenir compte des codes de données stockées utilisés dans les outils tiers afin que l'interfaçage se fasse correctement.

Administratif / Données stockées

1. Je sélectionne le niveau de création souhaité dans l’arbre.
2. Je clique sur le bouton Nouveau.
3. Je saisis le libellé et le code de la nouvelle donnée stockée. Le code correspond au format du fichier d'import.
4. Je sélectionne la couleur dans la palette. Elle permet de distinguer la donnée lors des consultations. Les courbes des différentes données adoptent ce code couleur dans les graphiques. Les couleurs disponibles sont les suivantes :
5. Je sélectionne le type de données. S'il s'agit d'une donnée d’activité associée à des données de Productivité, Présence ou Attente, celles-ci devront être créées au préalable.
6. Je sélectionne le mode de saisie : granularité, 5 minutes, 10 minutes, 15 minutes, 30 minutes, Heures, Jour, Mois, Semaine ou Créneau. Il correspond au format du fichier d'import.
7. J'indique si la donnée est calculée. Ce champ permet de combiner plusieurs données entre elles.
8. J'enregistre.

Spécifier le contenu de la donnée stockée

Si certains éléments sont communs, les spécificités d'une donnée stockée différent en fonction du type de données et si elle est calculée :

• Activité
• Calculée
• Productivité
• Présence, Prévision de présence, Attente et Disponibilité
• Prévision d’activité, Prévision de productivité, Prévision de disponibilité
• Texte

Administratif / Données stockées

1. Une fois la donnée stockée créée, je peux spécifier le contenu de cette donnée stockée.
2. Dans le panel Spécificités, je clique sur le bouton . Le panel est différent selon le type de donnée qui a été sélectionné au moment de la création.
3. J'indique l'unité à utiliser. Exemple pour le chiffre d'affaires : €. Ce champ est facultatif.
4. J'indique si la donnée est disponible pour le calcul de charge. Si le type de donnée sélectionné est Texte, cette case à cocher n'est disponible que si le mode de saisie est « jour ».
5. J'indique si la donnée est disponible pour le suivi d'activité.
6. J'indique si la donnée est disponible pour les niveaux inférieurs. Dans ce cas, la liste proposée au dessus de la formule en cours de saisie ne contient pas les données stockées qui ne sont pas disponibles pour les niveaux inférieurs. De plus, la liste proposée pour choisir les données stockées pour un calcul de charge ne contient pas les données stockées qui ne sont pas disponibles pour les niveaux inférieurs.
7. J'enregistre.

Données de type Activité

Les données associées sont à choisir parmi les données accessibles et de même type : Productivité à choisir parmi les données de Productivité, Prévision de productivité parmi les données de Prévision de productivité, etc.

Il est possible d'associer deux données de prévision de productivité et deux données de prévision d'activité. En effet, une prévision peut être journalière pour pouvoir être injectée dans le calcul de charge ou à la granularité pour être alimentée par le calcul de charge dans l’optique de pouvoir déterminer la QDS (pour une charge calculée avec Erlang, il est nécessaire de disposer d’une répartition prévisionnelle de l’activité pour chaque granule de la journée).

Données calculées

Une donnée calculée permet de combiner plusieurs données stockées entre elles. Si j'indique que la donnée est calculée, la liste des données stockées disponibles ayant le même mode de saisie ainsi que la zone de saisie de la formule sont accessibles.

Je saisis directement la formule dans la zone de saisie. Je peux cliquer sur un élément de la liste pour que le code de la donnée vient s'insérer dans la formule.

Voici les règles de gestion s'appliquant à la formule :

• Les codes des données stockées doivent être renseignés entre crochets (exemple : [ORBART])
• Ils doivent être présents dans la base de données et représenter des données accessibles (dans la liste des données proposées non filtrée)
• Les opérateurs utilisables sont des opérateurs simples /, +, -, *, (, et )
• Des valeurs numériques peuvent être utilisées
• La formule ne peut pas être vide
• La formule peut ne comporter qu'une valeur numérique

Données de type Productivité

Si une ou plusieurs données stockées sont associées, elles sont listées par leur libellé séparé par un tiret. Si la liste est trop longue, elle est tronquée.

Données de type Présence, Prévision de présence, Attente et Disponibilité

Les propriétés disponibles sont les mêmes pour ces types de données.

Cas particulier de Prévision de présence dont le mode de saisie est « Jour » : dans ce cas, l’affichage et la saisie de la donnée peut se faire au format hhh:mm, une option supplémentaire est disponible.

Données de type Prévision d’activité, Prévision de productivité, Prévision de disponibilité

Les propriétés disponibles sont les mêmes pour ces types de données.

Si une ou plusieurs données stockées sont associées, elles sont listées par leur libellé séparé par un tiret. Si la liste est trop longue, elle est tronquée.

Données de type Texte

La liste des données texte impactant l’activité ou le prévisionnel doit être créée au préalable dans la configuration.

Spécifier les informations nécessaires au calcul de productivité

Nouveauté ! Ce panel est uniquement disponible pour les données stockées de type Activité.  Pour en savoir plus sur les champs disponibles dans le panel, je me reporte à la page Suivi de la productivité. Par défaut, le panel n'est pas activé. Pour être visible, il est nécessaire d'activer le panel dans la configuration.

Administratif / Données stockées

1. Une fois la donnée stockée créée, je peux spécifier le contenu de cette donnée stockée en lien avec le calcul de productivité.
2. A partir du panel Spécificités pour le calcul de productivité, je sélectionne la valeur de référence 1. Je peux ajouter une valeur de référence 2 et une valeur de référence 3. 
3. Je sélectionne le code de consolidation.
4. Je sélectionne la liste des tâches associées en fonction de la structure de mon choix.
5. J'enregistre. 

Modifier une donnée stockée

Administratif / Données stockées

1. Je sélectionne dans l’arbre la structure dans laquelle se trouve la donnée stockée à modifier.
2. Je peux utiliser le champ de recherche pour retrouver plus rapidement la donnée stockée souhaitée. Il est possible d'éditer une liste des données stockées filtrées au format PDF, CSV ou XLS en utilisant les boutons .
3. Je clique sur l’élément à modifier dans la liste des données stockées.
4. Dans le panel souhaité, Je clique sur le bouton .
5. Je modifie les éléments souhaités.
6. J'enregistre.

Supprimer une donnée stockée

Administratif / Données stockées

1. Je sélectionne dans l’arbre la structure dans laquelle se trouve la donnée stockée à supprimer.
2. Je peux utiliser les champs de recherche pour retrouver plus rapidement la donnée stockée.
3. Je survole l’élément à supprimer dans la liste des données stockées.
4. Je clique sur le bouton . Un message de confirmation s’affiche.
5. Je clique sur le bouton Supprimer pour confirmer la suppression.

Il est impossible de supprimer une donnée si elle est utilisée dans le paramétrage d'un calcul de charge ou dans la formule d'une donnée stockée calculée.