Configuration et lancement des imports et exports

Pour pouvoir réaliser un export ou un import de données à partir de ou vers Timesquare, il est nécessaire, dans un premier temps, de configurer les éléments de paramétrage : libellés, chemins d'accès aux fichiers sur un serveur local ou sFTP (sources et cibles), format (séparateur), archivage, possibilité de lancer l'import à partir d'un fichier en local, etc.

Je dois au préalable identifier le nom des répertoires qui permettent de créer les emplacements des fichiers à charger lors des divers imports ou exports. Je peux autoriser le chargement d'un fichier TXT ou CSV en local comme source d'un import. Je peux également autoriser le téléchargement du fichier résultat d'un export en local.

Pour plus d'information sur les interfaces disponibles, je peux me reporter aux documentations Interfaces.

Lorsque je lance une interface, un système de notifications, représenté par le bouton disponible dans le bandeau à droite de l'écran, m'informe du lancement, du traitement et de la finalisation de l'exécution.  Si je clique sur cet icône, je peux consulter l'ensemble des notifications disponibles. Je peux effacer ces notifications individuellement en utilisant le bouton ou globalement en utilisant le bouton Supprimer. Les notifications non lues apparaissent en bleu avec une pastille orange. Les notifications lues sont affichées en blanc sans pastille. Lorsque toutes les notifications sont lues, le bouton devient inactif . Les notifications lues sont supprimées à la déconnexion.

Correspondance entre les codes Timesquare et ceux de la solution tierce

Lors de la création d'une absence, d'un contrat, d'une donnée stockée, si j'utilise des interfaces, il est recommandé de bien tenir compte des codes utilisés dans les outils tiers afin que l'interfaçage se fasse correctement.

Automatisation du lancement d'une interface

Il est possible de lancer manuellement une interface. Il est également possible de programmer le lancement automatique d'une interface grâce aux Web Services de lancement d'un import ou de lancement d'un export. La planification de l'exécution des interfaces peut être effectuée par votre équipe IT ou par nos soins (option payante) en dehors de l'application. L'heure de l'exécution est définie avec vous en fonction du nombre d'interfaces à traiter chaque fois que c'est nécessaire (jour, semaine, etc.).

Au moment de la création du modèle d'interface, un identifiant unique lui est affecté. Le paramétrage du lancement automatique utilise cet identifiant. C'est pourquoi il est impératif de ne pas supprimer un modèle dont le lancement est automatisé, même si il est recréé par la suite. En effet, ce dernier aurait un identifiant différent. 

Pour distinguer les modèles d'interface lancés automatiquement, il est recommandé d'indiquer son caractère automatisé dans le libellé du modèle. Exemple : Import absences (autom). Par ailleurs, il est nécessaire de cocher la case Autoriser l'automatisation de cet import. Cette option permet aux équipes techniques Holy-Dis de recenser les imports qui doivent être automatisés afin de paramétrer cette automatisation (notamment par Web Service).

Cas particulier : l'import du personnel (fichiers multiples)

Dans le cas de l'import du personnel avec plusieurs fichiers d'entrée, un identifiant unique est affecté pour chaque fichier en entrée. C'est pourquoi, si un modèle d'import du personnel est automatisé, il est impératif non seulement de ne pas supprimer le modèle en question, mais également de ne pas décocher les cases correspondant aux fichiers à importer dans le paramétrage du modèle. En effet, si je décoche une case, l'interface associée au fichier à importer est supprimée. Son identifiant est également supprimé et le lien avec l'automatisation de l'interface est alors rompu. Si je re-coche la case, l'interface concernée reçoit un nouvel identifiant. Le lien avec l'automatisation de l'interface est toujours rompu à moins de modifier le paramétrage de l'automatisation.

Paramétrage et temps de traitement d'une interface

Le temps de traitement d'un import ou d'un export est directement lié au nombre de lignes traitées. Il est donc essentiel au moment de paramétrer une interface de réfléchir à la quantité de données qu'il est réellement nécessaire de traiter. Les données en question peuvent être le nombre de personnes, de tâches, d'absences ou encore la période à traiter.

Il est possible de paramétrer l'amplitude maximale des imports et des exports, définie dans la section Filtrage des dates. Par défaut, l'amplitude paramétrée est de 400 jours. L'augmentation de ce paramètre est susceptible d'impacter les temps de traitement.

Ainsi, si lors d'un import / export initial, la quantité importante de données peut expliquer les temps de traitement, pour un traitement régulier (que l'interface soit automatisée ou non), il est nécessaire de vérifier et au besoin réduire la période et les informations à traiter afin de ne pas importer / exporter régulièrement les mêmes données, ou bien des périodes inutiles.

En phase projet, il est recommandé de lancer les imports / exports initiaux (import de personnel, import des plannings initiaux) en dehors des horaires de travail habituel des utilisateurs Timesquare.

Par ailleurs, je ne peux pas lancer plusieurs fois la même interface avant que la première exécution ne soit terminée.

Importer dans Timesquare des données issues de systèmes tiers

Je peux par exemple importer la liste du personnel au moment de la mise en place de l'application ou faire régulièrement des imports de données d'activité. Plusieurs imports standards sont prévus dans Timesquare, ils permettent de charger des données qui sont stockées dans un fichier.

Ces données doivent avoir un format accepté par l'outil d'import de Timesquare. L'encodage doit être UTF-8 au risque que l'import ne fonctionne pas ou que les caractères spéciaux ne soient pas correctement pris en compte. Ce format a été choisi pour mieux répondre aux problématiques d’internationalisation (compatible avec le standard UNICODE) et pour sa compatibilité avec le format ASCII/ANSI. En effet, un texte en ASCII/ANSI est codé identiquement en UTF-8. 

Si le fichier n'est pas encodé UTF-8, il faut le convertir. Dans le cas d'un fichier csv, il faut enregistrer le fichier en Texte Unicode (.txt). Puis, il faut modifier l'encodage, en utilisant par exemple l'outil Notepad++.

Le libellé des fichiers doit respecter certaines règles de nommage : pas d'espace, pas de caractère accentué, pas de caractère spécial, plus particulièrement / \ : * ? " < > |

Il est possible d'historiser les fichiers importés et de sélectionner un dossier d'archivage qui peut être différent de celui qui sert à la source de l'import. Les fichiers archivés sont renommés automatiquement selon le format "Libellé du fichier d’origine hors extension"_hh-mm_JJ-MM-AAAA."extension du fichier d’origine". Dans le cas où je souhaite activer l'archivage, je peux supprimer les fichiers sources de l'emplacement du fichier après archivage. Cette suppression n'intervient que si l'exécution de l'interface réussit.

Exemple : J’importe DonnéesStockées.txt le 21/04/2020 à 19h20 et j’archive DonnéesStockées-19-20_21-04-2020.txt 

Lancer manuellement un import

Le lancement d'un import est possible au survol de l'interface à lancer depuis la configuration ou depuis le panel Import / Export disponible depuis plusieurs pages en fonction du type d'import à réaliser : Administratif / Gestion du personnel, Administratif / Gestion des tâches, Administratif / Convocations, ou encore Administratif / Données stockées.

1. Je sélectionne le niveau de structure souhaité dans l’arbre.
2. Dans le panel Import / Export, je clique sur l'onglet de mon choix.
3. Je peux utiliser le champ de recherche afin d'affiner ma recherche.
4. Je survole le modèle d'import souhaité.
5. Si le paramétrage l'autorise, j'indique l'emplacement du fichier à importer : j'opte pour le chemin paramétré dans l'import ou bien je sélectionne un fichier en local depuis mon poste de travail.
6. Je clique sur le bouton Exécuter.
7. Si j'ai sélectionné l'option Sélection d'un fichier, je recherche le fichier à charger.
8. Un message s'affiche me notifiant de l'exécution de l'import.
9. Pour visualiser le résultat de l'import, je clique sur le lien Afficher le résultat. En cas d'erreur, je peux identifier grâce au résultat d'import d'où provient le problème. 

Si je clique sur le bouton , le résultat de cet import est supprimé.

Il est possible de retrouver ces résultats d'import dans les fichiers de logs. Pour obtenir une extraction au format TXT à partir des fichiers de logs, je contacte mon administrateur.

Notifier par email le résultat de l'exécution d'un import

Les imports permettent d'envoyer par email le fichier log des résultats de l'exécution de l'import.

Exemple d'email de notification

1. Je clique sur l'import de mon choix.
2. A partir de la section Notifications par email, je coche les personnes qui doivent recevoir une notification : l'utilisateur qui a exécuté l'import ou une liste d'adresses email à saisir. Les adresses emails saisies doivent être séparées par un point-virgule (;).
3. J'enregistre.

Télécharger le résultat de l'exécution d'un import dans un fichier de log

Le téléchargement d'un fichier de log d'import est possible depuis la configuration.

Configuration / Interfaces / Import

1. Depuis la liste des imports, je clique sur le bouton . La popin Téléchargement des fichiers de log s'affiche.
2. Je sélectionne la période pour laquelle je souhaite télécharger les fichiers de log.
3. Je coche les imports souhaités.
4. Je clique sur OK.
5. Je peux enregistrer ou ouvrir le fichier de log.

Export de données depuis Timesquare vers des systèmes tiers

Je peux par exemple exporter régulièrement les absences et les plannings. Plusieurs exports standards sont prévus dans Timesquare, ils permettent d'exporter des données qui sont stockées dans une base de données de Timesquare.

Ces données exportées ont un encodage UTF-8 sans BOM. Ce format a été choisi pour mieux répondre aux problématiques d’internationalisation (compatible avec le standard UNICODE) et pour sa compatibilité avec le format ASCII/ANSI. En effet, un texte en ASCII/ANSI est codé identiquement en UTF-8. 

Il est donc nécessaire d'ouvrir les fichiers avec une méthode permettant de respecter cet encodage. Par exemple, dans le cas d'un fichier csv, il est nécessaire d'utiliser l'assistant d'importation de texte de MS Excel.

Lancer manuellement un export

Le lancement d'un import est possible en utilisant le bouton Exécuter disponible au survol de l'interface à lancer depuis la configuration.

Le panel Import / Export est également disponible depuis plusieurs pages en fonction du type d'export à réaliser : Administratif / Gestion du personnel ou encore Administratif / Gestion des tâches.

1. Je sélectionne le niveau de structure souhaité dans l’arbre.
2. Dans le panel Import / Export, je clique sur l'onglet de mon choix.
3. Je peux utiliser le champ de recherche afin d'affiner ma recherche.
4. Je survole le modèle d'export souhaité.
5. Je clique sur le bouton Exécuter.
6. Un message s'affiche me notifiant de l'exécution de l'export.