Import de plannings - Configuration

L'import des plannings a pour objectif d'importer dans Timesquare les données relatives aux plannings des salariés à partir d'un système tiers.

Je peux paramétrer l'import d'un fichier des plannings à partir d'un système tiers. La clé d'importation est le numéro matricule de la personne, son identifiant ou son matricule paie. Cette information est indispensable et doit impérativement être correcte.

L'import des plannings se fait dans le planning sélectionné dans le paramétrage. Dans le cas de l'import du planning modifiable et du réalisé, le planning ne s'alimente pas à partir de la version précédente mais à partir des données d'import.

En fonction des droits de mon rôle, il est possible de limiter la période de modification des plannings, selon un certain nombre de jours / semaines / mois avant la date de connexion. La limitation s'applique pour toutes les actions qui peuvent modifier les plannings (indépendamment des droits "Modification des plannings" de l'utilisateur). Si une saisie est effectuée sur une période à cheval sur une période interdite et autorisée, la saisie est rejetée.

Je peux paramétrer l'import de la durée hebdomadaire annuelle prévisionnelle calculée à partir d'un système tiers. Cette durée hebdomadaire peut ensuite être visualisée dans les résultats d'annualisation et utilisée dans le cadre d'un calcul d'annualisation. Pour que l’import puisse fonctionner convenablement, il faut qu’une ou plusieurs listes de calcul d’annualisation aient été créées au préalable. En effet, l’insertion de valeurs de DHA ne peut pas se faire sans utiliser un identifiant de calcul d’annualisation.

Comme pour toutes les interfaces, la création, l'exécution, la suppression, la visualisation et la modification des imports sont soumis à des droits fonctionnels.

Attention : La modification / suppression d'un modèle d'import a un impact sur les lancements automatisés d'interface.

Description des formats de fichiers

• Modèle standard - Import du planning (initial / modifiable / réalisé) : Français English
• Spécifique Tempo : Français

Modèle standard

Configuration / Interfaces / Import / Plannings

1. Je clique sur le bouton Nouveau.
2. A partir de la section Identification, je saisis le libellé de l'import.
3. Je sélectionne la structure à utiliser.
4. Le modèle "Standard" est sélectionné par défaut.
5. Je sélectionne la clé de communication entre l'application source et Timesquare : ("Matricule", "Matricule paie", "Identifiant").
6. Je sélectionne la version de planning dans laquelle je souhaite réaliser l'import.
7. Je sélectionne une des tâches proposées comme tâche par défaut si le code de la tâche n'a pas été saisi dans le fichier ou s'il n'existe pas dans la base.
8. Je sélectionne une des absences proposées comme absence par défaut si le code absence n'a pas été saisi dans le fichier ou s'il n'existe pas dans la base.
9. A partir de la section Emplacement des fichiers, je saisis le libellé du fichier. Je ne saisis pas d'espace dans le libellé du fichier.
10. Je sélectionne le séparateur : "Barre verticale", "Point-Virgule", "Virgule", "Tabulation".
11. Je sélectionne l'emplacement du fichier et l'emplacement de l'archivage.
12. Pour enregistrer le fichier de log d'import dans un répertoire spécifique, je coche l'option Archiver les fichiers de log après import et je sélectionne l'emplacement. 
13. Je sélectionne si je souhaite archiver les fichiers après import. Dans le cas où je souhaite activer l'archivage, je peux supprimer les fichiers sources de l'emplacement du fichier après archivage.
14. Je sélectionne si je souhaite Autoriser le choix d’un emplacement local lors de l’exécution. Cette option me permet de charger un fichier en local depuis mon poste de travail comme source pour l'import.
15. Je sélectionne si je souhaite Autoriser l'automatisation de cet import. Cette option permet aux équipes techniques Holy-Dis de recenser les imports qui doivent être automatisés afin de paramétrer cette automatisation.
16. A partir de la section Filtrage des dates, je définis la période que je souhaite importer. Exemple : de "0" à "7" pour la semaine glissante à venir. De "-7" à "0" pour la semaine glissante qui vient de s'écouler. Ce filtre est réalisé sur le contenu du fichier.
17. A partir de la section Spécificités, j'indique si je souhaite que les absences issues des demandes My Timesquare soient conservées.
18. J'indique si les plannings importés annulent et remplacent les plannings existants. Par défaut, cette option est activée pour les plannings INI et MOD. Elle est désactivée pour les plannings REA.
19. A partir de la section Notification par e-mail, je coche les personnes qui doivent recevoir une notification : l'utilisateur qui a exécuté l'import ou une liste d'adresses email à saisir. Les adresses emails saisies doivent être séparées par un point-virgule (;).
20. J'enregistre.

Spécifique Tempo

Configuration / Interfaces / Import / Plannings

1. Je clique sur le bouton Nouveau.
2. A partir de la section Identification, je saisis le libellé de l'import.
3. Je sélectionne la structure à utiliser.
4. Je sélectionne le modèle "Spécifique Tempo".
5. Je sélectionne la clef : le matricule, le matricule paie ou l'identifiant.
6. Je sélectionne la version de planning. Dans le cas des plannings réalisés, j'indique si j'autorise l'import sur des plannings réalisés validés. 
7. A partir de la section Emplacement des fichiers, je saisis le libellé du fichier. Je ne saisis pas d'espace dans le libellé du fichier.
8. Je sélectionne le séparateur : "Barre verticale", "Point-Virgule", "Virgule", "Tabulation".
9. Je sélectionne l'emplacement du fichier et l'emplacement de l'archivage.
10. Pour enregistrer le fichier de log d'import dans un répertoire spécifique, je coche l'option Archiver les fichiers de log après import et je sélectionne l'emplacement. 
11. Je sélectionne si je souhaite archiver les fichiers après import. Dans le cas où je souhaite activer l'archivage, je peux supprimer les fichiers sources de l'emplacement du fichier après archivage.
12. Je sélectionne si je souhaite Autoriser le choix d’un emplacement local lors de l’exécution. Cette option me permet de charger un fichier en local depuis mon poste de travail comme source pour l'import.
13. Je sélectionne si je souhaite Autoriser l'automatisation de cet import. Cette option permet aux équipes techniques Holy-Dis de recenser les imports qui doivent être automatisés afin de paramétrer cette automatisation.
14. A partir de la section Spécificités, je sélectionne la tâche et l'absence affectée par défaut.
15. J'indique si les plages d'absence annulent et remplacent le planning existant.
16. A partir de la section Filtrage des dates, je définis la période que je souhaite importer. Exemple : de "0" à "7" pour la semaine glissante à venir. De "-7" à "0" pour la semaine glissante qui vient de s'écouler. Ce filtre est réalisé sur le contenu du fichier.
17. J'indique si le souhaite importer uniquement les données pour la date présente dans le nom de fichier lorsque celui-ci est variable.
18. A partir de la section Notification par e-mail, je coche les personnes qui doivent recevoir une notification : l'utilisateur qui a exécuté l'import ou une liste d'adresses email à saisir. Les adresses emails saisies doivent être séparées par un point-virgule (;).
19. J'enregistre.

Lancer un import de plannings

Administratif / Gestion du personnel

1. Je sélectionne le niveau de structure souhaité dans l’arbre.
2. Dans le panel Interfaces, je clique sur l'onglet Plannings.
3. Je peux utiliser le champ de recherche afin d'affiner ma recherche. Je survole l'import de plannings souhaité.
4. Je clique sur le bouton Exécuter.
5. Un message s'affiche me notifiant de l'exécution de l'import.
6. Pour visualiser les logs de l'import, je clique sur le lien Afficher le résultat.

Je peux également lancer l'import depuis la configuration en survolant l'import souhaité.

Supprimer un import de plannings

Configuration / Interfaces / Import / Plannings

1. Je sélectionne l'import à supprimer.
2. Je clique sur le bouton Supprimer. Un message de confirmation s'affiche.
3. Je valide.

Option Annule et remplace le planning existant

	Option décochée	Option cochée
J’importe une Tâche 1 de 15:00 à 17:00, sur une Tâche 2 existante de 14:00 à 18:00.	Les deux tâches se superposent.	La tâche 2 est totalement supprimée et la tâche 1 est ajoutée.
Si j’importe une Tâche 1 de 15:00 à 17:00, sur une journée d’absence complète.	L’absence complète est supprimée, la tâche 1 est ajoutée.	L’absence complète est supprimée, la tâche 1 est ajoutée.
Si j’importe une Tâche 1 de 15:00 à 17:00, sur une absence partielle de 14:00 à 18:00.	L’absence et la tâche se superposent.	L’absence partielle est supprimée, la tâche 1 est ajoutée.

Libellé du ou des fichiers d'import

Le fichier d'import peut être nommé de deux façons selon que le système tiers le mettant à disposition génère un fichier différent pour chaque jour ou un fichier unique contenant une ou plusieurs journées d’historique.

Fichier unique

Le nom du fichier d'import est libre (libellé + extension) mais une fois défini dans le paramétrage de l’import, il ne doit plus changer.

Exemple 1 : le champ Libellé dans la configuration et le fichier d'import se nomment tous les deux planning.txt.

Exemple 2 : le champ Libellé dans la configuration et le fichier d'import se nomment tous les deux realise_Timesquare.001.

Fichiers multiples

Les noms des fichiers d'import doivent suivre une syntaxe particulière incluant la date des données proposées. Le champ Libellé du fichier doit expliciter la nomenclature choisie. Ainsi, LibelléJJMMAAAA.EXT, LibelléJJMMAA.EXT, LibelléAAAAMMJJ.EXT ou LibelléAAMMJJ.EXT sont les dénominations retenues où :

• "Libellé" est une chaîne de caractères alphanumériques que je peux personnaliser
• "JJ" correspond au jour, "MM" correspond au mois, "AA" et "AAAA" correspond à l'année, qui peut être indifféremment renseignée sur 2 ou 4 caractères
• "EXT" une chaîne alphanumérique de trois caractères au maximum que je peux personnaliser

Exemple 1 : Le champ Libellé dans la configuration se nomme site1_JJMMAA.txt et les trois fichiers d'import se nomment site1_040520.txt, site1_050520.txt et site1_060520.txt.

Exemple 2 : Le champ Libellé dans la configuration se nomme realiseAAAAMMJJ.001 et les trois fichiers d'import se nomment realise20200504.001, realise20200505.001 et realise20200506.001.

Exemple 3 : Le champ Libellé dans la configuration se nomme AAMMJJ.txt et les trois fichiers d'import se nomment 040520.txt, 050520.txt et 060520.txt.