Synthèse hebdomadaire des plannings réalisés

La synthèse hebdomadaire des plannings réalisés a pour objectif de :

• Visualiser une compilation hebdomadaire des plannings réalisés
• Apporter certaines modifications sur les heures
  
• Valider les heures réalisées

La synthèse apparaît sous forme de tableau.

Visualiser la synthèse hebdomadaire des plannings réalisées

Pilotage / Synthèse hebdomadaire

1. Je sélectionne la date souhaitée en date de référence.
2. Je sélectionne la structure ou la personne souhaitée dans l'arbre.
3. L'écran affiche un tableau récapitulatif des heures réalisées.
4. Je peux utiliser le champ de recherche de personnes (nom, prénom, matricule / identifiant / matricule paie en fonction du paramétrage défini) depuis l'arbre.
5. Le bloc de droite se compose des cartes suivantes : Plus d'informations, Détail de la synthèse, Détail du (jour par jour) et Durées hebdomadaires . Il peut être affiché ou masqué en utilisant respectivement les boutons  pour masquer et  pour afficher. Les cartes à afficher peuvent être personnalisées. Je clique sur le bouton . Je coche les cartes à afficher. Je clique sur  pour fermer cette vue. Les cartes peuvent être fermées en cliquant sur le bouton  ou ouvertes en cliquant sur le bouton  . Je peux également personnaliser l'ordre dans lequel les cartes s'affichent. Pour ce faire, je déplace la carte de mon choix à la place souhaitée. Ces modifications sont enregistrées dans les préférences utilisateurs. Je retrouverai cet affichage du bloc de droite lors de ma prochaine connexion.
6. Je peux utiliser le bouton  avec des liens vers les compétences, les paramètres de planification, les paramètres d'annualisation, les affectations de contrat de la période, le modèle horaire, les plannings, l'annualisation et toutes les informations de la personne.
7. Le bloc du bas peut être affiché ou masqué en utilisant respectivement les boutons  pour masquer et Détail des colonnes calculées pour afficher l'onglet sélectionné. Il peut également être agrandi / rétréci en utilisant le bouton . Il se compose de l'onglet Détail des colonnes calculées.

Ajuster les colonnes à afficher

Pour chaque personne, les informations disponibles à la consultation sont les suivantes :

• Fin de contrat : S'affiche uniquement si la date de fin de contrat est incluse dans la semaine affichée.
• Base contrat : Valeur théorique du contrat à la date de référence.
• Durée hebdomadaire annualisée : DHA calculée ou saisie, sinon la colonne est vide.
• Présence : Somme des heures par tâche, pauses comprises ou non (selon le paramétrage), hors heures de tâches sur un jour férié ouvert. On ne comptabilise pas les indisponibilités. Les heures de convocation sont comprises si elles sont positionnées en dehors d'une tâche. En cas de semaine à cheval entre deux mois, pour les jours de début de mois, la présence dans la plus grande police correspond à la somme des heures de présence pour la semaine complète, et la présence dans la plus petite police correspond à la somme des heures de présence uniquement pour les jours de fin du mois (le début de semaine). Dans l'exemple suivant, pour la semaine du 30/05 au 05/06, 15:00 correspond à la somme des heures de présence du 30/05 au 31/05. 35:00 correspond à la somme des heures de présence du 30/05 au 05/06.
• Décompte férié : Valeur du jour férié ouvert ou fermé.
• Absence : Somme des heures d'absence dans le planning réalisé pour lesquelles le paramétrage indique qu'elles sont comptabilisées dans la cible de l'annualisation.
• Modulation calculée : Ecart entre la durée qui a été réellement réalisée et la base contrat. C'est donc : Présence + Décompte férié + Absence + Présence au titre de la base contrat - Base contrat. Cette information n'est pas calculée dans le cas d'une semaine de fin de mois.
• Heures à payer : Cette information est saisissable en cas de semaine de début de mois, de début de contrat dans la semaine, de fin de contrat dans la semaine, même si la modulation calculée est vide. Elle ne l'est pas en cas de semaine d'absence complète sur la semaine et de semaine de fin de mois. La somme des heures à payer et des heures à récupérer doit être comprise entre 0 et la base contrat. Elle peut être supérieure à la modulation calculée.
• Heures à récupérer : Cette information est saisissable en cas de semaine de début de mois, de début de contrat dans la semaine, de fin de contrat dans la semaine, même si la modulation calculée est vide. Elle ne l'est pas en cas de semaine d'absence complète sur la semaine et de semaine de fin de mois. La somme des heures à payer et des heures à récupérer doit être comprise entre 0 et la base contrat. Elle peut être supérieure à la modulation calculée.
• Modulation retenue : Ecart entre la modulation calculée et les heures à payer et les heures à récupérer. C'est donc : Modulation calculée - Heures à payer - Heures à récupérer
• Présence sur 1er jour exceptionnellement ouvert
• Heures à payer sur 1er jour exceptionnellement ouvert
• Heures à récupérer sur 1er jour exceptionnellement ouvert
• Dont présence au titre de la base contrat sur 1er jour
• Présence sur 2nd jour exceptionnellement ouvert
• Heures à payer sur 2nd jour exceptionnellement ouvert
• Heures à récupérer sur 2nd jour exceptionnellement ouvert
• Dont présence au titre de la base contrat sur 2nd jour
• Présence sur 3ème jour exceptionnellement ouvert
• Heures à payer sur 3ème jour exceptionnellement ouvert
• Heures à récupérer sur 3ème jour exceptionnellement ouvert
• Dont présence au titre de la base contrat sur 3ème jour

Pilotage / Synthèse hebdomadaire

1. Je clique sur le bouton .
2. Une pop-in affiche l'ensemble des colonnes disponibles et celles sélectionnées. J'utilise les flèches pour affiner ma sélection : 
3. Je peux trier les colonnes sélectionnées par ordre de préférence en utilisant les flèches disponibles en bout de ligne : 
4. J'enregistre.
5. La pop-in se ferme et la vue détaillée s'actualise avec les informations sélectionnées.
6. Le bouton Revenir à une configuration par défaut permet de retrouver l'état initial des colonnes tel que défini dans la configuration.

• Si j'ajoute / supprime une colonne correspondant au 1er jour exceptionnellement ouvert, toutes les colonnes en lien avec le 1er jour exceptionnellement ouvert sont ajoutées / supprimées.
• Si j'ajoute / supprime une colonne correspondant au 2nd jour exceptionnellement ouvert, toutes les colonnes en lien avec le 2nd jour exceptionnellement ouvert sont ajoutées / supprimées.
• Si j'ajoute / supprime une colonne correspondant au 3eme jour exceptionnellement ouvert, toutes les colonnes en lien avec le 3eme jour exceptionnellement ouvert sont ajoutées / supprimées.

Définir les colonnes par défaut de la synthèse hebdomadaire

Aucune colonne n'est obligatoire.

 Configuration / Personnalisation / Planification / Synthèse hebdomadaire

1. A partir du panel Ajustement des colonnes par défaut du tableau de la synthèse hebdomadaire, je clique sur le bouton .
2. Le panel affiche l'ensemble des colonnes disponibles et celles sélectionnées. J'utilise les flèches pour affiner ma sélection : 
3. Je peux trier les colonnes sélectionnées par ordre de préférence en utilisant les flèches disponibles en bout de ligne : 
4. J'enregistre.

Créer des filtres en utilisant des favoris privés ou publics

Les favoris sont des filtres que je peux créer et qui sont enregistrés pour un usage régulier. Je peux créer un favori de personnes : je coche des personnes individuellement. Je peux créer un favori de structures : je coche une ou des structures et je peux ajouter des critères pour le filtre. 

Il n'y a pas de limite au nombre de favoris.

Les favoris peuvent être privés : ils me sont propres. Un favori privé est précédé de l'icône  .

Si la configuration le permet, les favoris de structures peuvent également être publics : ils sont partagés par plusieurs utilisateurs. Un favori public est précédé de l'icône .

Je peux créer autant de favoris que je le souhaite (j'utilise la molette de la souris pour naviguer dans la liste). La liste des favoris s'affiche au dessus de l'écran central si aucune personne n'est cochée dans l'arbre. 

Pour utiliser un favori privé ou public, je clique sur le bouton  puis sur le favori à afficher dans la liste des favoris proposée. Le favori sélectionné apparaît précédé de l'icône  (étoile "pleine" avec cadenas) s'il s'agit d'un favori privé ou précédé de l'icône  (étoile "pleine") s'il s'agit d'un favori public, suivi du nombre de personnes incluses dans le favori entre parenthèse. Les favoris non sélectionnés apparaissent précédés de l'icône  (étoile "vide" avec cadenas) s'il s'agit d'un favori privé ou précédés de l'icône  (étoile "vide") s'il s'agit d'un favori public.

Il est possible d'avoir des libellés identiques de favoris privés si ces favoris sont dans des modules différentes.

Après avoir sélectionné un favori, je suis en vue Filtrée  et l'arbre affiche uniquement les personnes pour lesquelles le filtre s'applique. Dans le bandeau, le favori sélectionné s'affiche dans un rectangle aux bords plus arrondis avec le nombre de personnes incluses dans le favori entre parenthèses.

Si mes droits me le permettent, je peux rendre public un de mes favoris privés. Auparavant, il est nécessaire d'activer la fonctionnalité. Dans ce cas, le favori sera visible pour tous les utilisateurs ayant les droits sur la ou les structures cochées dans le favori ou bien leurs sous-structures. Si mon compte utilisateur n'est plus actif, le favori, quant à lui, reste toujours public. Seul le créateur du favori peut rendre à nouveau privé un favori qu'il a précédemment rendu public. En revanche, s'ils ont les droits, d'autres utilisateurs peuvent modifier ou supprimer un favori que j'ai rendu public.

Je peux définir parmi les favoris disponibles auxquels j'ai droit (publics ou privés) ceux que je souhaite afficher ou masquer de la liste des favoris. 

Créer un favori privé de personnes

Pilotage / Synthèse hebdomadaire

1. Je coche les cases correspondant aux personnes que je souhaite inclure dans mon favori.
2. Je clique sur le bouton , puis sur Créer un favori.
3. Une pop-in s'affiche. Je saisis le libellé du favori.
4. La liste des personnes sélectionnées s'affiche. Je coche / décoche les personnes de mon choix afin de préciser cette liste.
5. J'enregistre.
6. Le favori de personnes est ajouté à la liste de mes favoris. Il est précédé de l'icône  car c'est un favori privé.
7. Je suis dans la vue Filtrée . Pour revenir à la vue Structures, je clique sur le bouton .

Créer un favori privé de structures

Ce favori est notamment utilisé afin de tenir compte tout particulièrement des évolutions dans le temps des affectations de structure, des équipes, des contrats. Par exemple, une personne qui est arrivée dans ma structure à la date de référence sera automatiquement intégrée dans mon favori. A l'inverse, une personne qui a quitté ma structure à la date de référence ne s'affichera pas dans mon favori.

Pilotage / Synthèse hebdomadaire

1. Je coche les cases correspondant aux structures que je souhaite inclure dans mon favori.
2. Je clique sur le bouton , puis sur Créer un favori.
3. Une pop-in s'affiche. Je saisis le libellé du favori.
4. J'indique si je souhaite ajouter dans le favori les éventuelles structures filles qui pourraient être créées après la création du favori. Par défaut, l'option est décochée. Si elle est cochée, si je crée une structure fille en dessous d'une structure sélectionnée dans mon favori, celle-ci sera ajoutée automatiquement à mon favori. Exemple : je crée un favori sur la structure France. Je crée après coup une structure fille Lille dans la structure France. Si l'option Ajouter automatiquement les nouvelles structures filles créées est cochée, la structure Lille est automatiquement ajoutée à mon favori.
5. La liste des structures sélectionnées s'affiche.
6. Pour activer des filtres à appliquer aux personnes sélectionnées, je clique sur le bouton :
   • Equipes : Je sélectionne les équipes de mon choix à partir de la liste déroulante.
     
   • Contrats : Je sélectionne les équipes de mon choix à partir de la liste déroulante.
     
   • Groupes : Je sélectionne les groupes de mon choix à partir de la liste déroulante.
     
   • Personnes annualisées : Je sélectionne les personnes annualisées uniquement.
7. J'enregistre.
8. Le favori de structures est ajouté à la liste de mes favoris. Il est précédé de l'icône  car c'est un favori privé.
9. Je suis dans la vue Filtrée . Pour revenir à la vue Structures, je clique sur le bouton .

Ajuster les favoris à afficher / masquer dans la liste de mes favoris

1. Pour ajuster les favoris à afficher, je clique sur le bouton puis sur le lien Ajustement des favoris. La pop-in Ajustement des favoris s'affiche.
2. La pop-in affiche l'ensemble des favoris publics et privés pour lesquels j'ai des droits dans l'ordre alphabétique. Les favoris privés sont précédés de l'icône . Les favoris publics sont précédés de l'icône .
3. Elle affiche également les favoris sélectionnés, c'est-à-dire ceux qui vont s'afficher dans la liste de mes favoris. Je peux rechercher un favori par libellé. J'utilise les flèches pour affiner ma sélection :
4. Je peux trier les favoris sélectionnées par ordre de préférence en utilisant les flèches disponibles en bout de ligne :
5. J'enregistre.
6. La pop-in se ferme. La liste des favoris s'actualise avec les favoris sélectionnées.

Modifier, supprimer, consulter un favori privé ou public

1. Pour modifier un favori privé ou public (selon mes droits), je clique sur le bouton puis sur le bouton correspondant au favori à modifier. Je peux modifier le libellé. Dans le cas d'un favori de structures, je peux modifier les filtres disponibles. J'enregistre.
2. Pour supprimer un favori privé ou public (selon mes droits), je clique sur le bouton puis sur le bouton correspondant au favori à supprimer. Je clique sur Supprimer. La suppression est immédiate.
3. Pour consulter le détail d'un favori public (pour lequel je n'ai pas les droits en modification), je clique sur le bouton puis sur le bouton correspondant au favori public à consulter. Une fois que j'ai fini de consulter les informations, pour fermer la pop-in, je clique sur Annuler.

Rendre un favori de structures public

1. Pour rendre un favori public, je clique sur le bouton  puis sur le favori de structures à modifier.
2. Je clique sur le bouton   pour rendre le favori public. J'enregistre.
3. Le favori s'affiche automatiquement dans la liste des favoris de tous les utilisateurs ayant les droits sur la ou les structures cochées dans le favori ou bien leurs sous-structures. 

Autoriser l'utilisation de favoris publics

1. A partir du panel Personnalisation générale, je clique sur le bouton .
2. Je passe l'option Activer les favoris publics à "Oui".
3. J'enregistre.

Créer, lancer, modifier, supprimer des favoris pour l'affichage des colonnes de la synthèse

Afin d'enregistrer un modèle d'affichage des colonnes, je peux créer autant de favoris que je le souhaite.

1. Je sélectionne les colonnes de mon choix depuis le bouton Afficher puis Ajuster les colonnes.
2. Je clique sur le bouton , puis sur Créer un favori.
3. Je saisis le libellé du favori. Je valide.
4. Pour visualiser l'affichage d'un favori, je clique sur le bouton  puis sur le favori à afficher. Celui-ci apparaît avec l'icône  sur fond bleu juste devant le libellé du favori.
5. Pour modifier le libellé d'un favori, je clique sur le bouton  puis sur le bouton  correspondant au favori à modifier. Je clique sur Renommer. Je saisis le nouveau libellé. Je valide.
6. Pour supprimer un favori, je clique sur le bouton  puis sur le bouton  correspondant au favori à modifier. Je clique sur Supprimer. La suppression est immédiate.

Tester la légalité des plannings

Pilotage / Synthèse hebdomadaire

1. Je sélectionne la date souhaitée dans la date de référence. L'écran affiche la synthèse hebdomadaire correspondant à la date sélectionnée.
2. Je coche les cases correspondant aux personnes souhaitées.
3. Je clique sur le bouton Tester la légalité. Une pop-in s'ouvre.
4. En cliquant sur le lien Voir le détail du test de la légalité, je peux modifier :
   • La période
   • Les personnes
5. Je valide le test.
6. Lorsque le test de légalisation est terminé. Une pop-in s'affiche. Elle contient un tableau avec des filtres. Ce tableau est identique à celui du bilan du calcul des plannings (sans le filtre des personnes non calculables).

Modifier un élément de la synthèse

Si la synthèse hebdomadaire n'a pas été validée, je peux modifier les heures payées, les heures récupérées, les heures à récupérer sur jour exceptionnellement ouvert, Dont Présence au titre de la base contrat. Ces éléments ne sont pas saisissables en cas de semaine d'absence complète sur la semaine et de semaine de fin de mois.

Si la journée n'a pas été validée, je peux également modifier les éléments du planning.

En fonction des droits de mon rôle, il est possible de limiter la période de modification des plannings, selon un certain nombre de jours / semaines / mois avant la date de connexion. La limitation s'applique pour toutes les actions qui peuvent modifier les plannings (indépendamment des droits "Modification des plannings" de l'utilisateur). Si une saisie est effectuée sur une période à cheval sur une période interdite et autorisée, la saisie est rejetée.

1. Je sélectionne la personne souhaitée.
2. Dans le bloc de droite, depuis le détail de la synthèse, je survole le champ correspondant à l'élément à modifier. Je clique sur le bouton  .
3. Je saisis la valeur souhaitée.
4. Je valide.

Supprimer un élément de la synthèse

Si la synthèse hebdomadaire n'a pas été validée, je peux supprimer la valeur des heures payées, des  heures récupérées, les heures à récupérer sur jour exceptionnellement ouvert, Dont Présence au titre de la base contrat. Ces éléments ne sont pas supprimables en cas de semaine d'absence complète sur la semaine et de semaine de fin de mois.

Si la journée n'a pas été validée, je peux également supprimer des éléments du planning.

1. Je sélectionne la personne souhaitée.
2. Dans le bloc de droite, depuis le détail de la synthèse, je survole le champ correspondant à l'élément à supprimer. Je clique sur le bouton  au niveau de la pause à supprimer. Un message de confirmation s'affiche.
3. Je clique sur le bouton Supprimer.

Valider la synthèse hebdomadaire

Une fois les modifications apportées, je peux valider la synthèse hebdomadaire.

Il est important de distinguer la validation d'une journée depuis le planning et la validation de la synthèse hebdomadaire :

• Les jours de plannings validés depuis la planification apparaissent dans le bloc de droite avec le symbole  .
• Les personnes dont la synthèse hebdomadaire est validée apparaissent avec le symbole  à droite de leur nom sur l'arbre.

La validation de la synthèse hebdomadaire permet de valider la synthèse hebdomadaire et les plannings réalisés. Le symbole  s'affiche à droite de la personne dans l'arbre et pour chaque jour de la semaine dans le détail du bloc de droite. En revanche, la validation du planning réalisé ne valide pas automatiquement la synthèse hebdomadaire.

La validation de la synthèse hebdomadaire consiste en un test de légalisation suivi du passage du planning à l'état "Validé" qui se matérialise par le symbole  et les données concernant ces personnes ne peuvent plus être modifiées sauf à annuler la validation.

Il est impossible de valider la synthèse hebdomadaire d'une personne si celle de la semaine précédente n'a pas été validée, excepté dans le cas d'une embauche ou lors de la première semaine de mise en place de la synthèse hebdomadaire.

Cas particulier : semaine à cheval entre deux mois (A et B). Les jours de la fin du mois A sont identifiés comme "semaine de fin de mois". Les jours du début du mois B sont identifiés comme "semaine de début de mois". Il est possible de valider la synthèse hebdomadaire d'une semaine complète à cheval entre deux mois en sélectionnant en date de référence l'un des jours de la semaine de début de mois B.

Je peux également valider partiellement la semaine à cheval entre deux mois (uniquement les jours de fin du mois A) en sélectionnant en date de référence l'un des jours de la semaine de fin de mois A. Dans ce cas, seules les journées entre le premier jour de la semaine et le dernier jour du mois (compris) sont validés.

Pilotage / Synthèse hebdomadaire

1. Je sélectionne la date souhaitée dans la date de référence. L'écran affiche la synthèse hebdomadaire correspondant à la date sélectionnée.
2. Je coche les cases correspondant aux personnes souhaitées.
3. A partir du bouton Valider / Dé-valider, je clique sur Valider. Une pop-in s'ouvre.
4. En cliquant sur le lien Voir le détail de la validation, je peux modifier :
   • La période
   • Les personnes
   • Le paramétrage
5. Ce paramétrage sera conservé pour les prochaines utilisations de cette fonctionnalité.
6. Je valide.
7. Lorsque la validation est lancée, un test de légalité est réalisé.
   
   • Si aucune illégalité n'est détectée, un message de confirmation de la validation s'affiche.
   • Si des illégalités sont détectées, un tableau avec filtres, identique à celui du bilan du calcul s'affiche. Une pop-in s'affiche. Elle contient un tableau avec des filtres. Ce tableau est identique à celui du bilan du calcul (sans le filtre des personnes non calculables). Je peux forcer la validation pour les personnes de mon choix ou résoudre les illégalités avant de valider.
8. La synthèse hebdomadaire des personnes sélectionnées passe à l'état "Validé" qui se matérialise par le symbole .

Dé-valider la synthèse hebdomadaire

La dé-validation de la synthèse hebdomadaire entraîne automatiquement la dé-validation des journées concernées du planning.

La dé-validation d'une journée depuis la planification entraîne automatiquement la dé-validation de la synthèse hebdomadaire. Si je revalide cette journée, la synthèse n'est pas automatiquement revalidée. Je dois la re-valider manuellement.

Pilotage / Synthèse hebdomadaire

1. Je sélectionne la date souhaitée dans la date de référence. L'écran affiche la synthèse hebdomadaire correspondant à la date sélectionnée.
2. Je coche les cases correspondant aux personnes souhaitées.
3. A partir du bouton Valider / Dé-valider, je clique sur Dé-valider. Une pop-in s'ouvre.
4. En cliquant sur le lien Voir le détail de la dé-validation, je peux modifier :
   • La période
   • Les personnes
   • Le paramétrage
5. Je valide.
6. Le symbole  disparaît de l'arbre pour les personnes sélectionnées.

Voir le détail des colonnes calculées

Il est possible d'afficher le détail de la formule de calcul des colonnes.

Pilotage / Synthèse hebdomadaire

1. Je sélectionne la date souhaitée dans la date de référence. L'écran affiche la synthèse hebdomadaire correspondant à la date sélectionnée.
2. Je sélectionne la personne souhaitée.
3. Je clique sur le bouton Détail des colonnes calculées depuis le bloc du bas.
4. La pop-in affiche le détail du calcul pour la personne sélectionnée.

Utiliser les accès rapides

Il est possible d'accéder rapidement à d'autres écrans de Timesquare :

• les compétences
• les paramètres de planification
• les paramètres d'annualisation
• les affectations contrat de la période
• le modèle horaire
• les plannings
• les informations administratives

Pilotage / Synthèse hebdomadaire

1. Je sélectionne la personne souhaitée.
2. Dans le bloc de droite, je clique sur le bouton  à droite du nom de la personne.
3. Je clique sur le lien souhaité.
4. Le nouvel écran s'affiche.

Définir la date de mise en place de la synthèse hebdomadaire

Il est nécessaire d'indiquer la date de la première prise en compte des plannings réalisés et donc, la date à partir de laquelle la synthèse hebdomadaire est mise en place.

 Configuration / Personnalisation / Planification / Synthèse hebdomadaire

1. A partir du panel Paramétrage de la synthèse hebdomadaire, je clique sur le bouton .
2. Je saisis la date de mise en place de la synthèse hebdomadaire.
3. J'enregistre.

Définir le mode de calcul de la modulation

Par défaut, la modulation est calculée en fonction de la base contrat. Dans le cas où les personnes sont annualisées, il est possible de calculer la modulation en fonction de la durée hebdomadaire annualisée.

Exemple : La base contrat est de 40h. La DHA est de 32h. Ma durée réalisée est de 34h.

Si la modulation est calculée sur base contrat alors elle est égale à -6h.

Si la modulation est calculée sur la DHA alors elle est égale à 2h.

 Configuration / Personnalisation / Planification / Synthèse hebdomadaire

1. A partir du panel Paramétrage de la synthèse hebdomadaire, je clique sur le bouton .
2. Je sélectionne le mode de calcul de la modulation calculée : "Base contrat" ou "Durée hebdomadaire annualisée".
3. J'enregistre.