Introduction à la Gestion des Temps

La GTA, c'est quoi ?

C'est un processus de suivi et de contrôle du temps de travail des collaborateurs de l'entreprise.

L'utilisation d'un logiciel de Gestion des temps a pour objectif de collecter et enregistrer les présences et les absences des collaborateurs. Ces données essentielles permettent de suivre les temps de travail, les absences prévues ou non et les activités des collaborateurs.

Ce suivi est rendu possible grâce aux compteurs qui permettent de calculer des durées (heures / jours) en fonction des plannings réalisés par les salariés sur une période donnée. Exemples : Heures supplémentaires, fériés, nuits, congés payés, tickets restaurant, etc.

La GTA dispose ainsi d’éléments variables de paie au travers certains compteurs dont la transmission vers le logiciel de paie garantit une fiabilité des données et facilite le traitement en paie.

Le suivi du temps de travail des salariés est une obligation légale qui est imposée à l’employeur.

Textes de référence issus du Code du travail :

Articles L3121-1 à L3121-67 : Concernent la durée du travail. 
Articles L3131-1 à L3133-11 : Concernent le repos quotidien et hebdomadaire. 
Articles L3171-1 à L3171-4 : Concernent le contrôle de la durée du travail et la tenue des documents de contrôle. 
Articles L8321-1 à L8321-6 : Concernent les obligations de l'employeur en matière de suivi et de conservation des données.

La GTA dans Timesquare

Le module de Gestion des Temps est une fonctionnalité du SIRH dédiée au suivi des temps de travail, des heures supplémentaires / complémentaires, des présences et des pauses, des absences (congés payés, RTT, récupérations, etc) et des activités des salariés, conformément au droit du travail, à la convention collective et aux accords d'entreprise.

La Gestion des Temps dans Timesquare permet de :

• Récupérer les plannings réalisés des salariés à partir :
  • des pointages des salariés issus d'une badgeuse physique et/ou virtuelle
  • des pointages d'un responsable / gestionnaire pour le compte d'un salarié à partir de My Timesquare afin de pallier à l'oubli de pointage d'un salarié et d'éviter de devoir traiter des anomalies une fois les plannings réalisés créés
  • d'un import de pointages à partir d'un système tiers en utilisant l'import des pointages.
  • de la validation des plannings INI dans le cadre du workflow INI – REA ou de la validation des plannings MOD dans le cadre du workflow INI – MOD – REA.
  • d'imports de plannings réalisés à partir d’un système tiers grâce à l'import des plannings réalisés.
• Traiter les pointages avec les règles horaires (règles d’arrondi de début et de fin de plage de travail, d’écrêtage pour lisser les heures de début et de fin de journée de travail, et d'autres règles liées au traitement des pauses ou de la copie du planning prévisionnel). Le traitement peut être réalisé la nuit ou à la demande. Timesquare compare le planning réalisé pointé après application des règles horaires avec le planning prévisionnel. Cette interprétation permet de calculer le temps de travail de chaque salarié et de générer des anomalies de pointage (en fonction des anomalies activées) si le salarié n'a pas respecté son planning prévisionnel.
• Corriger les anomalies qui signalent tout ce qui est perçu comme une irrégularité dans les pointages à partir du suivi du réalisé. Si nécessaire, je peux modifier les plannings réalisés. Une fois les anomalies traitées, je peux indiquer que j'ai contrôlé le planning avant qu'il ne soit validé.
• Calculer et suivre plus de 150 compteurs pré-paramétrés disponibles en natif (dont heures supplémentaires / complémentaires, heures de nuit, heures et jours d'absence, etc.) avec différents cycles (hebdomadaire, mensuel, annuel...). Les compteurs de paie sont configurés pour toute la base mais chaque personne peut être aussi gérée selon ses propres paramètres ou selon les paramètres de sa structure d’appartenance. Le tableau de suivi des compteurs a pour objectif de me permettre de visualiser des valeurs de compteurs de paie pour une période sélectionnée.
• Réaliser des exports de paie à partir des compteurs calculés ou bien des absences présentes dans Timesquare
• Modifier les plannings réalisés
• Déclarer les plannings réalisés dans My Timesquare
• Sortir des éditions de reporting imprimables qui rendent compte des données de gestion des temps