Introduction à My Timesquare

My Timesquare est l’application dédiée aux collaborateurs.

C'est un espace collaboratif qui permet au salarié de participer activement à l'élaboration de son emploi du temps tout en automatisant et en simplifiant les flux d'informations. Cet outil permet des échanges verticaux et horizontaux entre le salarié et l'organisation dans laquelle il s'inscrit. 

Fonctionnalités disponibles

La solution permet :

• la mise à disposition des plannings du salarié et de ses collègues (ses collègues peuvent être les membres de son équipe d'appartenance ou de sa structure) ainsi que son affichage selon le fuseau horaire associé au salarié
• les demandes d'absence dans le respect des périodes de restrictions et de réserve
• le traitement automatique des demandes d'absence
• l'aménagement exceptionnel des plannings en fonction de contraintes personnelles occasionnelles
• les échanges de plannings entre salariés grâce à une bourse d'échange dans l'esprit d'un "dépôt-vente"
• l'export du planning du salarié issu de Timesquare sous la forme d'un fichier iCal vers son agenda personnel ou professionnel
• l'accès aux informations personnelles administratives
• la modification et la déclaration des plannings réalisés
• L'accusé de lecture et l'approbation des plannings prévisionnels
• La saisie d'un pointage pour le compte d'un salarié par le responsable / gestionnaire
• La création des plannings réalisés à la demande
• Le traitement des anomalies des plannings
• Le contrôle des journées de planning réalisé
• La validation / dé-validation des plannings réalisés
• La réinitialisation du mot de passe du salarié
• Le suivi en direct des salariés pour la journée en cours

L'accès à certaines fonctionnalités et les périodes de consultation sont conditionnés par le paramétrage défini en amont.

Demande d'absence

Une demande d'absence est une requête de la part du salarié afin de créer une absence pour une période définie dans le cadre de My Timesquare. L'absence peut être complète, sur toute la journée ou partielle, sur une partie de la journée. Elle peut être périodique sur une période fixée. La demande doit être faite dans le respect des périodes de restrictions et de réserve préalablement définies. Elles s'affichent selon le fuseau horaire du calendrier du salarié.

Dans le circuit classique de traitement de demandes d'absence, le nombre de jours de demandes d’absences autorisé n'est pas bloqué en fonction du compteur d'absence. Cependant, il est possible de consulter les compteurs d'absence à partir de la synthèse.

Par défaut, je ne peux pas saisir deux demandes d'absences complètes pour la même journée ou pour une période identique (ou avec la même périodicité), quel que soit le type d'absence. Je ne peux pas non plus saisir deux demandes d'absences partielles pour le même jour et la même tranche horaire (y compris s'il y a une périodicité), quel que soit le type d'absence. Les demandes d'absence partielle ne peuvent pas se chevaucher non plus. Il est cependant possible de paramétrer My Timesquare pour que les demandes d'absences complètes ou partielles puissent se superposer, quel que soit le type d'absence, ou la périodicité.

La demande est ensuite acceptée/refusée par le responsable et/ou le gestionnaire en fonction du circuit simple ou double mis en place. Le traitement peut être fait depuis Timesquare ou My Timesquare, en fonction des droits du responsable / gestionnaire. Le responsable / gestionnaire peut modifier le type d'absence.

Une fois acceptée, l'absence est automatiquement ajoutée sur la version de planning en cours du salarié pour la date indiquée dans la demande.

En fonction du paramétrage défini, une demande d'absence acceptée peut être annulée. Seul le responsable traite les demandes d'annulation d'absence, quel que soit le circuit de traitement habituel (responsable ou responsable + gestionnaire).

En fonction du paramétrage défini, il est possible de mettre en place le contrôle des soldes d'absence à partir d'un compteur de reporting ou d'un compteur de paie défini en amont.

Deux contrôles sont réalisés :

• Au moment où le salarié dépose sa demande d’absence. Si le solde est suffisant, la demande est enregistrée. Si le solde est insuffisant, la demande n'est pas enregistrée, un message d'erreur s'affiche.
• Au moment où le responsable (ou le gestionnaire en cas de circuit responsable + gestionnaire) accepte l’absence du salarié. Dans ce cas, si le solde repose sur un compteur de reporting, un recalcul du compteur est effectué. Si le solde repose sur un compteur de paie, le compteur n’est pas recalculé. 

Important : Si le solde repose sur un compteur de paie, le responsable / gestionnaire est susceptible d'accepter plus de demandes que le solde ne l'autorise réellement.

Dans le cas d’une semaine complète, on tient compte de l'option Type de décompte en cas de semaine d'absence paramétré dans l'absence.

• Si l'option est à "Ouvré" : la semaine d’absence vaut 5 jours
• Si l'option est à "Ouvrable" : la semaine d’absence vaut 6 jours
• Si l'option est à "Calendaire" : la semaine d’absence vaut 7 jours

Les compteurs de reporting sont recalculé automatiquement lors de l’acceptation par le responsable / gestionnaire et lors de l’annulation d'une demande d'absence par le salarié.

En fonction du paramétrage défini, il est possible de mettre en place le traitement automatique des demandes d'absence, sans que le responsable / gestionnaire n'ait besoin d'intervenir, si certains critères son paramétrés. Les critères sont les suivants :

• la période de traitement automatique
• le nombre de jours consécutifs autorisés
• le délai pour poser la demande (entre la pose de l'absence et la prise de l'absence)
• le solde nécessaire pour déposer une demande
• les places disponibles dans un groupe de congés

Si la demande s'appuie sur des compteurs de reporting, ils sont mis à jour automatiquement après acceptation de la demande d'absence. En cas d'annulation de la demande, le compteur de reporting est également recalculé. Si la demande s'appuie sur des compteurs de paie, il est nécessaire de lancer un calcul pour que le compteur soit mis à jour.

Demande d'aménagement de planning

Une demande d'aménagement de planning est une requête de la part du salarié afin de modifier ses horaires de travail en fonction de contraintes personnelles occasionnelles, dans le cadre de My Timesquare. Le salarié peut demander une journée avec ou sans coupure, modifier l'heure de début ou de fin de journée, indiquer une indisponibilité, d'utiliser un modèle horaire quotidien ou hebdomadaire ou de se déclarer volontaire sur une journée. Les demandes d'aménagement s'affichent selon le fuseau horaire du calendrier du salarié.

La demande est ensuite acceptée/refusée par le responsable et/ou le gestionnaire en fonction du circuit simple ou double mis en place. Le traitement peut être fait depuis Timesquare ou My Timesquare, en fonction des droits du responsable / gestionnaire.

Une fois acceptée, la demande d'aménagement donne généralement lieu à la création d'une fiche de paramètres de calcul de planification avec une période d'application correspondant à la date indiquée dans la demande. C'est pourquoi il est recommandé de faire les demandes d'aménagement avant le calcul des plannings afin que les demandes soient bien prises en compte.

En fonction du paramétrage défini, une demande d'aménagement acceptée peut être annulée. Seul le responsable traite les demandes d'annulation d'aménagement, quel que soit le circuit de traitement habituel (responsable ou responsable + gestionnaire).

Conséquences d'une demande d'aménagement de planning

Dans le cas d'une demande de journée avec coupure, une fiche de paramètre de calcul de planification est créée avec une période d'application correspondant à la date/période indiquée dans la demande. Le paramètre Coupure autorisée du groupe de paramètres PJ06 Gestion des coupures indique "Obligatoire" pour tous les jours de la semaine ainsi que pour le jour férié. Si une heure de début de coupure a été saisie, le paramètre Heures de début de coupure interdites du groupe de paramètres PJ06 Gestion des coupures indique toutes les heures exceptée celle saisie dans la demande pour tous les jours de la semaine ainsi que pour le jour férié. Si une heure de fin de coupure a été saisie, le paramètre Heures de fin de coupure interdites du groupe de paramètres PJ06 Gestion des coupures indique toutes les heures exceptée celle saisie dans la demande pour tous les jours de la semaine ainsi que pour le jour férié. Dans le cas où le salarié a saisi une périodicité dans la demande d'aménagement, seuls les jours cochés dans la périodicité sont alimentés dans la fiche de paramètre.

Dans le cas d'une demande de journée sans coupure, une fiche de paramètre de calcul de planification est créée avec une période d'application correspondant à la date/période indiquée dans la demande. Le paramètre Coupure autorisée du groupe de paramètres PJ06 Gestion des coupures indique "Interdit" pour tous les jours de la semaine ainsi que pour le jour férié. Dans le cas où le salarié a saisi une périodicité dans la demande d'aménagement, seuls les jours cochés dans la périodicité sont alimentés dans la fiche de paramètre.

Dans le cas d'une demande sur la durée de coupure, une fiche de paramètre de calcul de planification est créée avec une période d'application correspondant à la date/période indiquée dans la demande. Le paramètre Coupure autorisée du groupe de paramètres PJ06 Gestion des coupures indique "Autorisé" pour tous les jours de la semaine ainsi que pour le jour férié. Les paramètres Durée de coupure minimum et Durée de coupure maximum indiquent les durées minimum et maximum saisies dans la demande pour tous les jours de la semaine ainsi que pour le jour férié. Dans le cas où le salarié a saisi une périodicité dans la demande d'aménagement, seuls les jours cochés dans la périodicité sont alimentés dans la fiche de paramètre.

Dans le cas d'une demande de journée en télétravail, une fiche de paramètre de calcul de planification est créée avec une période d'application correspondant à la date/période indiquée dans la demande. Le paramètre Jour de télétravail autorisé du groupe de paramètres PJ10 Télétravail indique "Obligatoire" pour tous les jours de la semaine ainsi que pour le jour férié. Dans le cas où le salarié a saisi une périodicité dans la demande d'aménagement, seuls les jours cochés dans la périodicité sont alimentés dans la fiche de paramètre.

Dans le cas d'une demande de journée sur site, une fiche de paramètre de calcul de planification est créée avec une période d'application correspondant à la date/période indiquée dans la demande. Le paramètre Jour de télétravail autorisé du groupe de paramètres PJ10 Télétravail indique "Interdit" pour tous les jours de la semaine ainsi que pour le jour férié. Dans le cas où le salarié a saisi une périodicité dans la demande d'aménagement, seuls les jours cochés dans la périodicité sont alimentés dans la fiche de paramètre.

Dans le cas d'une demande de début de journée, une fiche de paramètre de calcul de planification est créée avec une période d'application correspondant à la date/période indiquée dans la demande. Le paramètre Débuts de journées interdits du groupe de paramètres PJ01 Heures de début et de fin de journée indique toutes les heures exceptée celle saisie dans la demande pour tous les jours de la semaine ainsi que pour le jour férié. Le paramètre Heure de début de journée du groupe de paramètres PJ01 Heures de début et de fin de journée indique l'heure saisie dans la demande pour tous les jours de la semaine ainsi que pour le jour férié. Dans le cas où le salarié a saisi une périodicité dans la demande d'aménagement, seuls les jours cochés dans la périodicité sont alimentés dans la fiche de paramètre.

Dans le cas d'une demande de fin de journée, une fiche de paramètre de calcul de planification est créée avec une période d'application correspondant à la date/période indiquée dans la demande. Le paramètre Fins de journées interdites du groupe de paramètres PJ01 Heures de début et de fin de journée indique toutes les heures exceptée celle saisie dans la demande pour tous les jours de la semaine ainsi que pour le jour férié. Le paramètre Heure de fin de journée du groupe de paramètres PJ01 Heures de début et de fin de journée indique l'heure saisie dans la demande pour tous les jours de la semaine ainsi que pour le jour férié. Dans le cas où le salarié a saisi une périodicité dans la demande d'aménagement, seuls les jours cochés dans la périodicité sont alimentés dans la fiche de paramètre.

Dans le cas d'une demande d'indisponibilité d'une journée complète, un repos fixe est ajouté dans la version de planning en cours pour la date/période indiquée dans la demande. De plus, une fiche de paramètre de calcul de planification est créée avec une période d'application correspondant à la date/période indiquée dans la demande. Le paramètre Jour travaillé du groupe de paramètres PJ02 Jour travaillé indique "Interdit" pour tous les jours de la semaine ainsi que pour le jour férié. Dans le cas où le salarié a saisi une périodicité dans la demande d'aménagement, seuls les jours cochés dans la périodicité sont alimentés dans la fiche de paramètre.

Dans le cas d'une demande d'indisponibilité d'une plage de travail, une indisponibilité est ajoutée dans la version de planning en cours pour la plage saisie pour la date/période indiquée dans la demande. De plus, une fiche de paramètre de calcul de planification est créée avec une période d'application correspondant à la date/période indiquée dans la demande. Les paramètres Heure de début d'indisponibilité et Heures de fin d'indisponibilité du groupe de paramètres PJ01 Heures de début et de fin de journée indiquent les heures de début et de fin d'indisponibilité saisies dans la demande d'aménagement pour tous les jours de la semaine ainsi que pour le jour férié. Dans le cas où le salarié a saisi une périodicité dans la demande d'aménagement, seuls les jours cochés dans la périodicité sont alimentés dans la fiche de paramètre.

Dans le cas d'une demande de modèle horaire quotidien, une fiche de programmation de modèles est créée avec une période d'application correspondant à la date/période indiquée dans la demande. Le type de modèle est quotidien et le modèle est celui saisi dans la demande.

Dans le cas d'une demande de modèle horaire hebdomadaire, une fiche de programmation de modèles est créée avec une période d'application correspondant à la date/période indiquée dans la demande. Le type de modèle est hebdomadaire et le modèle est celui saisi dans la demande.

Dans le cas d'une demande de volontariat, une fiche de paramètre de calcul de planification est créée avec une période d'application correspondant à la date/période indiquée dans la demande. Le paramètre Jour travaillé du groupe de paramètres PJ02 Jour travaillé indique "Obligatoire" pour tous les jours de la semaine ainsi que pour le jour férié. Dans le cas où le salarié a saisi une périodicité dans la demande d'aménagement, seuls les jours cochés dans la périodicité sont alimentés dans la fiche de paramètre.

Il est fortement déconseillé de modifier ou supprimer les fiches de paramètres de calcul qui sont créées dans le cadre d'une nouvelle demande d'aménagement. La modification ou la suppression de la fiche rompt le lien avec la demande. Par ailleurs, en cas de modification du planning, le lien avec la demande est rompu.

Bourse d'échange

La bourse d'échange est un espace permettant l'échange de plannings entre salariés dans l'esprit d'un "dépôt-vente". Le salarié A dépose une demande d'échange. Le salarié B recherche un planning dans la bourse d'échange. Il propose un échange au salarié A. Le responsable peut valider ou non l’échange entre le salarié A et le salarié B. Le traitement peut être fait depuis Timesquare ou My Timesquare, en fonction des droits du responsable.

Le dépôt d'une demande peut être réalisé depuis les demandes ou directement depuis les plannings modifiables.

Identifier les heures qui débordent sur la journée calendaire suivante ou précédente

Si une plage de travail déborde sur la journée calendaire suivante ou démarre sur la journée calendaire précédente, cette information est indiquée avec la mention J+1 ou J-1.

Connexion et affichage

La connexion à Timesquare et My Timesquare se fait à partir de la même page de login. Je choisis l'espace auquel je veux me connecter (Timesquare / My Timesquare) et, si je n'utilise pas une authentification LDAP / SAML (SSO), je renseigne un identifiant et un mot de passe qui me servent à m’authentifier. Auparavant, je dois cocher la case Je ne suis pas un robot pour des raisons de sécurité.

Lors de la saisie de mon mot de passe, je peux cliquer sur l'icône dans le champ Mot de passe pour visualiser ma saisie.

Elle peut être indifféremment affichée sur un PC, une tablette (en mode portrait ou paysage), un smartphone : son affichage s'ajuste automatiquement à l'écran du terminal utilisé.

Je peux ajouter plusieurs connexions à mon compte My Timesquare. Ces liens me permettent d'accéder rapidement à Timesquare ou My Timesquare avec les identifiants enregistrés en lien avec mon compte.

Cette fonctionnalité permet par exemple de lier mon compte Timesquare à mon compte My Timesquare salarié et mon compte My Timesquare responsable.

Le responsable et le gestionnaire peuvent réinitialiser le mot de passe du salarié.

Circuit de traitement et profils utilisateurs dans My Timesquare

Le traitement des demandes peut être fait depuis Timesquare ou My Timesquare, en fonction des droits du responsable / gestionnaire.

Profils disponibles

Il existe trois profils dans My Timesquare :

• le salarié : il s'agit du collaborateur. Il peut visualiser son planning et ses informations personnelles. Il peut également faire des demandes d'absence, d'aménagement de planning, d'échange d'horaires.
• le responsable : il a un rôle de validateur de premier niveau, dans le cas où le circuit simple d'acceptation des demandes est en place. Il a des fonctions de modification et d'acceptation/refus des demandes. Il peut également valider, dé-valider les plannings, relancer les salariés, créer les plannings réalisés, saisir des pointages, traiter des anomalies, contrôler les journées, rendre un favori public, modifier tous les favoris publics, supprimer tous les favoris publics, lancer les éditions, réinitialiser le mot de passe des salariés, visualiser en direct.
• le gestionnaire : il a un rôle de validateur de second niveau, dans le cas où le circuit double d'acceptation des demandes est en place. Il a des fonctions de modification et d'acceptation/refus des demandes. Il peut également valider, dé-valider les plannings, relancer les salariés, créer les plannings réalisés, saisir des pointages, traiter des anomalies, contrôler les journées, rendre un favori public, modifier tous les favoris publics, supprimer tous les favoris publics, lancer les éditions, réinitialiser le mot de passe des salariés, visualiser en direct.

Circuit de traitement des demandes

Pour chaque type de demande, il existe plusieurs circuits en fonction du nombre de personnes qui traitent les demandes. Pour chaque type de demande, je définis le circuit des demandes :

• responsable
• responsable + gestionnaire
• salarié + gestionnaire (pour certaines absences paramétrables)
• salarié seul (en cas de déclaration de planning)
• salarié + responsable (en cas de déclaration de planning)

responsable + gestionnaire

salarié + gestionnaire (Pour certaines absences paramétrables)

responsable ou salarié + responsable (En cas de déclaration de planning)

Circuit de notification par email

En fonction du paramétrage défini, je peux préciser le circuit de notifications par email.

Plusieurs responsables / gestionnaires pour une équipe

Une équipe peut avoir plusieurs responsables / gestionnaires. Cette fonctionnalité est notamment utilisée en cas d'absence du responsable habituel afin que les demandes soient traitées au fil de l'eau. Les demandes en cours sont accessibles à tous les responsables / gestionnaires.

Une fois les demandes acceptées ou refusées, seul le responsable / gestionnaire qui a traité les demandes peut les visualiser.

Déclaration et modification des plannings réalisés

Timesquare offre la possibilité au salarié de déclarer / modifier ses plannings réalisés, en fonction du paramétrage défini en amont. Cette modification n'est possible que sur du planning réalisé en cours.

Workflows de déclaration de plannings

Il existe deux workflows de déclaration de plannings :

• Salarié seul : Le salarié peut modifier son planning. Une fois le planning vérifié, il le déclare. Le planning est automatiquement validé. Le planning réalisé est désormais validé et son état apparaît avec l'état  .
  
• Salarié + Responsable : Le salarié peut modifier son planning. Une fois le planning vérifié, il le déclare. Le planning apparaît avec l'état . Le responsable visualise une demande de validation de déclaration pour le planning de ce salarié. Il peut modifier le planning (déjà modifié par le salarié) et accepter ou refuser la déclaration.
  • Le responsable accepte la déclaration : le planning réalisé est désormais validé et son état apparaît avec l'état  .
  • Le responsable refuse la déclaration : il peut au préalable modifier le planning. Le planning apparaît avec l'état  et revient au salarié pour recommencer le workflow.

L'accusé de lecture des plannings prévisionnels

Timesquare offre la possibilité au salarié d'accuser lecture de ses plannings modifiables en cours lorsqu'il les affiche à l'écran, en fonction du paramétrage défini en amont. Lorsque le planning a été lu par le salarié, son état passe à . Cet état est également visible dans Timesquare. Le responsable / gestionnaire peut relancer par email les personnes qui n'ont pas encore accusé lecture de leurs plannings prévisionnels.

Si le planning est modifié après accusé de lecture, il repasse à l'état En cours  et il doit être lu à nouveau.

Le workflow pour l'accusé de lecture des plannings est le suivant :

L'approbation des plannings prévisionnels

En fonction du paramétrage défini, le salarié peut également approuver ou non ses plannings modifiables en cours :

• S'il approuve son planning, le planning passe à l'état Approuvé .
• S'il n'approuve pas son planning, le planning passe à l'état Non approuvé .

Si le planning est modifié après approbation, il repasse à l'état En cours  et il doit être approuvé à nouveau.

Ces états sont également visibles dans Timesquare.

En fonction du paramétrage défini, je peux autoriser l'envoi de notifications par email pour l'approbation de plannings.

Le wrokflow d'approbation des plannings est le suivant :

Export du planning du salarié vers l'agenda personnel / professionnel du salarié

Si le paramétrage l'autorise, le salarié a la possibilité d'extraire sous la forme d'un fichier iCal son planning disponible dans My Timesquare et de l'importer par la suite dans son agenda personnel / professionnel. Les éléments importés sont ajoutés au calendrier existant du salarié. 

Attention, cet export est réalisé uniquement dans le fuseau horaire associé au salarié.

Pour ce faire, il peut extraire la période de son choix à la demande à partir de l'onglet Planning de My Timesquare. Le fichier est téléchargeable directement à partir de My Timesquare. Sinon, il peut demander l'envoi du fichier par email.

Par ailleurs, à chaque modification du planning, il reçoit une notification par email contenant en pièce jointe un fichier iCal permettant de mettre à jour son agenda.

Le fichier ainsi obtenu doit ensuite être importé dans son agenda en suivant les procédures habituelles d'import (Google Agenda, Outlook, etc).

Diffuser des messages à une sélection de salariés

Cette fonction me donne la possibilité en tant que responsable ou gestionnaire d'ajouter un message dans l'écran des salariés. L'affichage du message est limité dans le temps et aussi dans sa diffusion puisqu'il n'apparaît que sur les écrans de destinataires sélectionnés au préalable.

Suivi en direct des personnes pour la journée en cours

La page En direct permet de visualiser d'un seul coup d'œil les plannings prévisionnels et réalisés, les pointages, l'état des présences / absences, les postes implantés ainsi que le mode du travail (télétravail) par personne. Cet écran est disponible uniquement pour les bases pour lesquelles la Gestion des Temps est activée. Il s'affiche uniquement pour la journée en cours (indépendamment de la date de référence).