Télétravail

Définition

Le télétravail désigne un mode de travail qui consiste pour le salarié à exercer, de façon régulière/exceptionnelle et volontaire, un travail qui aurait pu être effectué dans les locaux de l'employeur, hors de ces locaux. L'exercice du télétravail n'a aucune incidence sur le décompte du temps de travail effectif.

Pour qu'une plage de travail puisse être télétravaillée, il est nécessaire d'autoriser le télétravail sur les tâches qui composent la plage de travail. Pour qu'une personne puisse faire du télétravail, il est nécessaire d'autoriser le télétravail pour la structure / personne concernée.

Fixer un jour régulier de télétravail

Je peux définir de manière régulière un jour de télétravail pour une personne ou une structure.

1. Pour ce faire, je crée une fiche de paramètres pour la personne / structure et la période souhaitées.
2. J'ouvre le groupe de paramètres PJ10 Télétravail.
3. Dans le paramètre Jour de télétravail autorisé, je passe le jour souhaité à "Obligatoire".
4. J'enregistre.

Je peux également utiliser les modèles horaires afin de fixer un jour régulier de télétravail pour une personne.

Saisir une plage de travail en télétravail sur les plannings

Dans les plannings quotidien et mensuel, le télétravail se matérialise par le symbole .

Filtrer le planning des personnes en télétravail

Il est possible de créer un filtre qui me permet de visualiser uniquement les personnes qui ont au moins une tâche en télétravail sur leur planning ou uniquement les personnes qui ont au moins une tâche sur site sur leur planning.

Je créé un favori sur une structure ayant pour critère les personnes en télétravail, en cochant la case Télétravail de la section Absence / Présence.

Modifier la localisation (en télétravail / sur site) d'une plage sur le planning d'une personne

Planification / Plannings

1. Je sélectionne la personne souhaitée.
2. Je sélectionne la date de la plage à passer en télétravail en date de référence.
3. Dans le bloc de droite, je survole une tâche située sur la plage de travail à modifier.
4. Je clique sur le bouton .
5. Je clique sur le bouton  .
6. Pour passer une plage en télétravail : je sélectionne l'option Plage télétravaillée fixe (si la tâche est autorisée au télétravail dans ses spécificités). Si je sélectionne l'option Plage télétravaillée variable, en cas de nouveau calcul de plannings, le moteur sera autorisé à repasser la plage sur site.
7. Pour passer une plage sur site : je sélectionne l'option Plage sur site fixe. Si je sélectionne l'option Plage sur site variable, en cas de nouveau calcul de plannings, le moteur sera autorisé à repasser la plage en télétravaillé.
8. J'enregistre. L'ensemble de la plage de travail sur laquelle se situe la tâche passe en télétravail.

Cette opération ne peut être réalisée que si le planning n'est pas validé. 

Modifier la localisation (en télétravail / sur site) de plusieurs personnes de ma structure simultanément (bouton Saisir par lot)

Planification / Plannings

1. Je coche les cases correspondant aux personnes / structures pour lesquelles je souhaite modifier l'organisation de travail (passer des journées en télétravail / sur site).
2. Je clique sur le bouton Saisir par lot. Une pop-in s'ouvre.
3. Je sélectionne la période. Cette période est limitée en nombre de jours en fonction du paramétrage défini.
4. Je sélectionne la périodicité. J'active les jours de la semaine pour lesquels je souhaite passer un planning en télétravail.
5. Dans la section Contraintes de planification, je sélectionne la case Mode de travail.
6. Je sélectionne l'option En télétravail ou Sur site.
7. Je sélectionne les personnes concernées. Je peux utiliser le champ Recherche sur le prénom, le nom, la structure ainsi que sur le matricule / l'identifiant / le matricule paie (en fonction du paramétrage défini) pour faciliter la sélection.
8. Je valide. Un message de confirmation s'affiche.

Saisir une même tâche (même horaire) en télétravail / sur site pour plusieurs personnes de ma structure (bouton Saisir par lot)

Je peux saisir une même tâche sur un horaire identique en télétravail à plusieurs personnes, sur un ou plusieurs jours. Pour ce faire, je peux utiliser la saisie par lot.

Planification / Plannings

1. Je coche les cases correspondant aux personnes / structures pour lesquelles je souhaite affecter des tâches en télétravail.
2. Je clique sur le bouton Saisir par lot. Une pop-in s'ouvre.
3. Je sélectionne la période. Cette période est limitée en nombre de jours en fonction du paramétrage défini.
4. Je sélectionne la périodicité. J'active les jours de la semaine pour lesquels je souhaite saisir une tâche en télétravail / sur site.
5. Dans la section Contraintes de planification, je sélectionne la case Tâche.
6. Je sélectionne la tâche en télétravail dans la liste déroulante.
7. Je saisis une heure de début et une heure de fin.
8. Je sélectionne l'option En télétravail ou Sur site.
9. Je sélectionne les personnes concernées. Je peux utiliser le champ Recherche sur le prénom, le nom, la structure ainsi que sur le matricule / l'identifiant / le matricule paie (en fonction du paramétrage défini) pour faciliter la sélection.
10. Je valide. Un message de confirmation s'affiche.

Si ce besoin est récurrent, je peux également utiliser les modèles horaires.

Administratif / Modèles horaires

Planification / Plannings

1. A partir de Administratif / Modèles horaires, je crée un modèle horaire en saisissant des tâches précises ou non affectées en télétravail sur les plages de mon choix.
2. A partir de Planification / Plannings, je coche les cases correspondant aux personnes / structures pour lesquelles je souhaite affecter ce modèle horaire.
3. Je clique sur le bouton Saisir par lot. Une pop-in s'ouvre.
4. Je sélectionne la période. Cette période est limitée en nombre de jours en fonction du paramétrage défini.
5. Dans la section Contraintes de planification, je sélectionne la case Modèle horaire.
6. Je sélectionne le modèle horaire précédemment créé dans la liste déroulante.
7. Je valide. Un message de confirmation s'affiche.

Modifier la localisation (en télétravail / sur site) de plusieurs personnes de ma structure simultanément (Vue Saisie par lot du bloc de droite)

Cette fonctionnalité est uniquement possible à partir des vues hebdomadaire et mensuelle filtrées ainsi que dans la vue individuelle par mois.

Planification / Plannings

1. Pour afficher la vue Saisie par lot, depuis la vue filtrée (vue hebdomadaire ou mensuelle uniquement), à partir du bloc de droite, je clique sur le bouton .
2. Je clique sur le bouton .
3. Je coche pour chaque personne les journées à passer en télétravail / sur site.
4. Dans la carte Mode de travail du bloc de droite, je sélectionne l'option En télétravail ou Sur site.
5. J'enregistre.

Modifier une tâche contenue dans une plage de travail et conserver le télétravail

Par défaut, si je modifie une tâche contenue dans une plage de travail télétravaillée par une autre tâche, alors toutes les tâches qui composent la plage passent sur site. Pour modifier ce fonctionnement, je peux modifier le paramétrage afin de conserver le télétravail sur la plage est modifiée.

 Configuration / Personnalisation / Planification / Général

1. A partir du panel Personnalisation générale, je clique sur le bouton .
2. Je place le champ Conserver le télétravail si la plage est modifiée à "Oui".
3. J'enregistre.

Exemple

Tâche AA : télétravail autorisé. Tâche BB : télétravail autorisé. Tâche CC : télétravail interdit.

1. Je remplace la tâche AA par la tâche BB.

• Si le paramètre Conserver le télétravail si la plage est modifiée est à "Oui", le télétravail est conservé. 

• Si le paramètre Conserver le télétravail si la plage est modifiée est à "Non", le télétravail n'est pas conservé même si la tâche est autorisée en télétravail.

2. Je remplace la tâche AA par la tâche CC.

• Si le paramètre Conserver le télétravail si la plage est modifiée est à "Oui", le télétravail n'est pas conservé, car la tâche CC est interdite en télétravail. 

• Si le paramètre Conserver le télétravail si la plage est modifiée est à "Non", le télétravail n'est pas conservé, car la tâche CC est interdite en télétravail. 

Saisir une demande de télétravail à partir de My Timesquare

S'il est autorisé à le faire, le salarié peut saisir une demande de télétravail depuis My Timesquare. Une fois la demande déposée par le salarié, si le paramétrage le requiert, le responsable et/ou le gestionnaire doivent la traiter : il faut accepter ou refuser la demande.

Le responsable / gestionnaire peut saisir une plage en télétravail dans le planning d'un salarié.

Identifier le nombre de personnes en télétravail / sur site dans les plannings, dans les compteurs de paie, dans les éditions

Il est possible d'identifier depuis les plannings le nombre de personnes en télétravail ou sur site dans les indicateurs du bloc du bas de l'écran des plannings. Il existe également les compteurs de paie Jours télétravaillés et Jours sur site qui permettent d'obtenir cette information, ainsi que les éditions de plannings d'émargement, plannings périodiques, plannings quotidiens et plannings individuels. Par défaut, une journée contenant au moins une plage sur site est considérée sur site même si elle contient une plage en télétravail. Il est possible de configurer Timesquare afin qu'une seule plage en télétravail permette de considérer que la journée complète est en télétravail.

 Configuration / Personnalisation / Planification / Général

1. A partir du panel Personnalisation générale, je clique sur le bouton .
2. Je place le champ Conserver le télétravail si la plage est modifiée à "Oui".
3. J'enregistre.

Visualiser l'impact du télétravail sur la couverture de charge

Il est possible de visualiser l'impact du télétravail sur la couverture de charge .

Pour ce faire, à partir de Planification / Couverture, j'utilise l'option Différencier les personnes sur site et en télétravail pour la tâche et la date de mon choix. Dans ce cas, le graphique affiche en gris les personnes sur site ou en télétravail uniquement en fonction de l'option choisie. Les autres personnes apparaissent dans les manques.

Il est également possible de visualiser cet impact dans la couverture de charge accessible depuis les plannings depuis les vues individuelle par jour et quotidienne.

Pour ce faire, à partir de Planification / Plannings, je clique sur le bouton Options depuis le bloc du bas. Je coche la case Différencier les personnes sur site / en télétravail. Ensuite, je sélectionne si je souhaite afficher uniquement les personnes sur site ou en télétravail dans la couverture. Ensuite, je clique sur le bouton Couverture de charge depuis le bloc du bas. Le graphique affiche en gris les personnes sur site ou en télétravail uniquement en fonction de l'option choisie. Les autres personnes apparaissent dans les manques.

Exemple : Pour le planning suivant :

Si l'option Différencier les personnes sur site / en télétravail n'est pas cochée.

Si l'option Différencier les personnes sur site / en télétravail est cochée et l'option En télétravail est sélectionnée.

Si l'option Différencier les personnes sur site / en télétravail est cochée et l'option Sur site est sélectionnée.

Lancer une édition des plannings avec des éléments de travail

L'édition des plannings périodiques permet de mettre en évidence les jours télétravaillés, d'afficher un tableau récapitulatif des personnes en télétravail et sur site et d'afficher un caractère devant les personnes en télétravail.

Lancer une édition sur une liste de personnes en télétravail uniquement

Il est possible de lancer une édition sur une liste de personnes ayant au moins une tâche en télétravail sur une date de référence précise.

Planification / Plannings

1. Je sélectionne la date de référence qui me sert de repère pour savoir quels plannings je vais filtrer.
2. Je coche les cases correspondant aux structures que je souhaite traiter dans ma liste.
3. Je clique sur le bouton , puis sur Créer un favori.
4. Une pop-in s'affiche. Je saisis le libellé du favori.
5. La liste des structures sélectionnées s'affiche.
6. A partir de la section filtres, je clique sur le bouton  sur la ligne Présence / absence.
7. Je clique sur la case Télétravail.
8. J'enregistre. Je suis dans la vue Favori . A ce stade, j'ai une liste des personnes appartenant à la structure et ayant au moins une plage de télétravail sur la journée.
9. Je clique sur le bouton Editer. Une pop-in s'ouvre.
10. Je sélectionne :
    • Le modèle d'édition (il est possible de lancer plusieurs modèles d'édition simultanément)
    • La période. Cette période est limitée en nombre de jours en fonction du paramétrage défini.
    • Les personnes sont automatiquement filtrées sur les personnes issues de la vue Favori .
11. Je valide. Un message de confirmation s'affiche.
12. Le fichier ainsi créé s'ouvre automatiquement dans le navigateur.

Par ailleurs, les éditions Plannings d'émargement et Plannings individuels permettent d'éditer un rapport indiquant par un caractère "TT" les personnes qui sont en télétravail. Ce caractère peut également être masqué à la demande.

Autoriser le télétravail pour une personne / structure et sur une tâche

Autoriser le télétravail pour une personne ou une structure et paramétrer son mode de travail

Les éléments liés au télétravail sont paramétrés dans le groupe de paramètres PJ10 Télétravail.

Je dois dans un premier temps autoriser le télétravail pour une personne ou une structure, puis je paramètre l'organisation du télétravail : les jours autorisés, combien de temps peut durer la coupure en cas de télétravail, le télétravail obligatoire ou non avant ou après un horaire défini, l'amplitude maximum de journée.

Le groupe de paramètres PS02 Nombre de jours de travail hebdomadaires permet de déterminer le nombre de jours de travail sur site et en télétravail.

Autoriser le télétravail sur une tâche

Administratif / Gestion des tâches

1. Je sélectionne dans l’arbre la tâche à visualiser.
2. A partir du panel Spécificités, je clique sur le bouton .
3. Je passe le champ Télétravail à "Autorisé".
4. J'enregistre.

Définir un nombre minimum et maximum de personnes sur site

L'effectif limite sur site permet de déterminer combien de personnes peuvent être accueillies au minimum et/ou maximum sur site. Cette fonctionnalité peut être utilisée dans le cadre d'une organisation du travail mixte (sur site + télétravail). Elle est également plébiscitée dans un souci de rationalisation de l'espace de travail.

Il est possible de créer plusieurs fiches afin de bâtir plusieurs scénarios en fonction de la période, d'un événement particulier ou de la structure concernée.

Administratif / Gestion des tâches

1. Je sélectionne dans l’arbre la structure ou la tâche pour laquelle je souhaite définir un effectif limite sur site.
2. Dans le panel Effectif limite sur site, je clique sur le bouton Ajouter.
3. Je crée une fiche d'effectif limite sur site pour l'événement ou la période souhaitée. Cette période est limitée en nombre de jours en fonction du paramétrage défini.
4. Si j'ai sélectionné une structure, je définis à quelles tâches s'applique la fiche.
5. Je saisis l'effectif maximum pour chaque jour de la semaine.
6. Je saisis l'effectif minimum pour chaque jour de la semaine.
7. Je sélectionne le poids du respect de ce paramètre.
8. J'enregistre.

Consulter les fiches d'effectif limite sur site appliquées au niveau sélectionné

Administratif / Gestion des tâches

1. Je sélectionne dans l’arbre le niveau souhaité.
2. A partir du panel Effectif limite sur site, dans la section Fiches appliquées à xxx, je peux consulter l'ensemble des fiches d'effectif limite sur site appliquées au niveau sélectionné.
3. Je peux filtrer les fiches d'effectif limite sur site à partir de la liste déroulante Afficher. Je peux afficher :
   • Uniquement les fiches applicables : la liste affiche uniquement les fiches créées au niveau de la tâche et des structures parentes qui peuvent être utilisées, c'est-à-dire les fiches dont les filtres sont applicables (période d'application, événement, etc.)
   • Uniquement les fiches appliqués : la liste affiche uniquement les fiches crées au niveau de la tâche et des structures parentes qui sont réellement utilisées, c'est-à-dire les fiches dont les filtres sont appliqués (période d'application, événement, etc.)
   • Les fiches spécifiques à xxx : la liste affiche uniquement les fiches qui ont été créées pour la tâche / structure
   • Tous les fiches disponibles : la liste affiche toutes les fiches créées au niveau de la tâche et des structures parentes même si elles ne sont pas utilisables, donc quels que soient les filtres de la fiche
     

Garantir l'équité d'accès au télétravail

Il est possible d'utiliser certaines fonctionnalités disponibles afin que les personnes de mes structures aient un accès équitable au télétravail.

Définir un nombre de jours de travail hebdomadaire sur site

Il est possible de définir le nombre de jours minimum et maximum pour lesquels je souhaite que les personnes soient sur site.

Pour ce faire, je crée une fiche de paramètres sur la structure de mon choix, et j'utilise le groupe de paramètres PS02 Nombre de jours de travail hebdomadaires pour définir le nombre de jours de travail minimum sur site et le nombre de jours de travail maximum sur site.

Créer un roulement régulier de mes équipes en télétravail

Il est possible d'utiliser la notion d'équipe afin de mettre en place un roulement régulier.

Par exemple, je crée deux équipes qui auront un roulement sur la semaine.

• L'équipe A sera en télétravail les lundis, mardis, mercredis.
• L'équipe B sera en télétravail les jeudis, vendredis, samedis.

1. A partir de Configuration / Personnalisation / Planification / Equipes, je crée les équipes : "Equipe A" et "Equipe B".
2. Pour chaque personne, à partir de Administratif / Gestion du personnel, dans le panel Identification, je clique sur le bouton . Je sélectionne dans la liste déroulante Equipe celle à laquelle je souhaite affecter la personne. J'enregistre.
3. Je me positionne sur la structure incluant les personnes de l'équipe A. Je crée une fiche de paramètres pour l'équipe A en autorisant le télétravail les lundis, mardis et mercredis, et en interdisant les autres jours de la semaine. Pour ce faire, j'utilise le groupe de paramètres PJ10 Télétravail.
4. Je me positionne sur la structure incluant les personnes de l'équipe B. Je crée une fiche de paramètres pour l'équipe B en autorisant le télétravail les jeudis, vendredis et samedis, et en interdisant les autres jours de la semaine. Pour ce faire, j'utilise le groupe de paramètres PJ10 Télétravail. Votre navigateur ne supporte le format vidéo.