Configuration des règles horaires

Principes des règles horaires

Les règles horaires s'appliquent aux heures d’arrivée et de départ d’une plage de travail ou de la journée pour chaque structure. Elles permettent également d'indiquer si l'on doit recopier le planning prévisionnel ou les pauses ou encore d'indiquer si une personne ne pointe pas.

Il est vivement recommandé d'utiliser une règle différente par type de population. Par exemple : une règle pour les personnes qui ne pointent pas, une règle pour les personnes au forfait jour et une règle pour les personnes qui pointent avec des règles d'arrondi, d'écrêtage et de recopie identiques. 

L’arrondi

L’arrondi est un lissage des heures de pointage de début et de fin de plage de travail. Il peut également s’appliquer à la durée de la journée ou des plages de travail.

Exemple d'arrondi aux pointages : Si l'arrondi de début de plage est de "- 5", une personne qui pointe à 08:53 sera enregistrée à 08:50 pour un début prévu à 09:00. Si l'arrondi de début est de "+5", la personne qui pointe à 08:53 sera enregistrée à 08:55. La personne qui pointe à 09:02 et la personne qui pointe à 09:04 seront toutes deux enregistrées à 09:05.

L’écrêtage

L’écrêtage permet de lisser les heures de début et de fin de plages de travail en agissant comme un aimant vers l’horaire prévisionnel.

L’écrêtage peut être effectué :

• uniquement en début et fin de journée
• en début et fin de journée sur toutes les plages
• en début et fin de journée sur 2 plages

L'écrêtage s'effectue sur la durée paramétrée moins 1 minute.

Exemple d'écrêtage à la journée : Pour un écrêtage de début de journée de 15 minutes, toute personne entrée entre 7h46 et 8h00 sera enregistrée comme entrée à 8 h 00. Si l'écrêtage de fin de journée est également de 15 minutes, une personne prévue en sortie à 18 heures et qui pointe à 18 h 08 sera enregistrée sortie à 18 h 00, mais une personne qui pointe à 18 h 15 sera enregistrée à 18 h 15. En résumé, toute personne sortie entre 18 h 00 et18 h 14 sera enregistrée à 18 heures.

L’écrêtage intervient après l’arrondi et ne se fait que sur les horaires planifiés.

Pour toute manipulation des règles d’écrêtage, nous vous conseillons de consulter le service RH de votre entreprise afin de rester conforme à la loi en vigueur dans ce domaine.

Exemple d'arrondi et d'écrêtage

Traitement des personnes qui ne pointent pas

Il est possible que des personnes gérées par la GTA ne pointent pas. Dans ce cas, il est nécessaire de créer une règle horaire spécifique pour ces personnes dans laquelle je coche la case Pointage non utilisé (recopie du prévisionnel). Aucun pointage n'est attendu pour les personnes concernées et le planning prévisionnel est copié dans le réalisé. Dans ce cas, je m'assure que la case Copier le prévisionnel si pointage manquant est à "Non".

Créer une règle horaire

 Configuration / Gestion des temps / Règles horaires

1. Je clique sur le bouton Nouveau.
2. Je saisis le libellé (maximum 38 caractères). Il n'y a pas de restriction de caractères spéciaux, il s'agit d'un champ alphanumérique.
3. Je sélectionne l'option d'arrondi : Appliquer l'arrondi aux pointages.
4. Je définis :
   • l'arrondi de début de plage (minutes) : l’heure de début de plage est arrondie à la borne la plus proche (supérieure pour un arrondi positif et inférieure pour un arrondi négatif) en 00, 10, 20 pour un arrondi n=2 avec granularité de 5 minutes (2x5=10).
   • la tolérance associée (minutes) : nombre de minutes à soustraire ou ajouter à l’heure de pointage. Ce traitement s’effectue avant l’application de l’arrondi.
5. Je définis :
   • l'arrondi de fin de plage (minutes) : l’heure de fin de plage est arrondie à la borne (supérieure pour un arrondi positif et inférieure pour un arrondi négatif) la plus proche en 05, 10, 15, 20, 25 pour un arrondi où n=1 avec une granularité de 5 minutes (1x5=5).
   • la tolérance associée (minutes) : nombre de minutes à soustraire ou ajouter à l’heure de pointage. Ce traitement s’effectue avant l’application de l’arrondi.
6. Je sélectionne le type d'écrêtage :
   
   • Ecrêter uniquement en début et fin de journée :
     
     • l'écrêtage de début de journée (avant l'heure prévue) : pour un écrêtage de début de journée de 15min, toute personne entrée entre 07:46 et 08:00 sera enregistrée comme entrée à 08:00.
     • l'écrêtage de début de journée (après l'heure prévue) : pour un écrêtage de début de journée de 15min, toute personne entrée entre 08:01 et 08:15 sera enregistrée comme entrée à 08:00.
     • l'écrêtage de fin de journée (avant l'heure prévue) : pour un écrêtage de fin de journée de 15min, toute personne sortie entre 17:45 et 18:00 sera enregistrée comme sortie à 18:00.
     • l'écrêtage de fin de journée (après l'heure prévue) : pour un écrêtage de fin de journée de 15min, toute personne sortie entre 18:00 et 18:14 sera enregistrée comme sortie à 18:00.
   • Ecrêter début et fin sur toutes les plages :
     • l'écrêtage de début de 1ère et 2nde plage (avant heure prévue) : pour un écrêtage de début de plage de 15min, toute personne entrée entre 07:46 et 08:00 sera enregistrée comme entrée à 08h00.
     • Ecrêtage de fin de 1ère et 2nde plage (après heure prévue) : pour un écrêtage de fin de plage de 15min, toute personne sortie entre 18:00 et 18:14 sera enregistrée comme sortie à 18:00.
     • Ecrêtage de début de 1ère et 2nde plage (après heure prévue) : pour un écrêtage de début de plage de 15min, toute personne entrée entre 08:01 et 08:15 sera enregistrée comme entrée à 08:00.
     • Ecrêtage de fin de 1ère et 2nde plage (avant heure prévue) : pour un écrêtage de fin de plage de 15min, toute personne sortie entre 17:45 et 18:00 sera enregistrée comme sortie à 18:00.
   • Ecrêter début et fin sur toutes les plages :
     
     • l'écrêtage de début de plage (avant l'heure prévue) : pour un écrêtage de début de plage de 15min, toute personne entrée entre 07:46 et 08:00 sera enregistrée comme entrée à 08:00.
     • l'écrêtage de début de plage (après l'heure prévue) : pour un écrêtage de fin de plage de 15min, toute personne sortie entre 18:00 et 18:14 sera enregistrée comme sortie à 18:00.
     • l'écrêtage de fin de plage (avant l'heure prévue) : pour un écrêtage de début de plage de 15min, toute personne entrée entre 08:01 et 08:15 sera enregistrée comme entrée à 08:00.
     • l'écrêtage de fin de plage (après l'heure prévue) : pour un écrêtage de fin de plage de 15min, toute personne sortie entre 17:45 et 18:00 sera enregistrée comme sortie à 18:00.
7. Pour gérer les personnes qui ne pointent pas, je coche la case Pointage non utilisé (recopie du prévisionnel). Dans ce cas, aucun pointage n'est attendu pour la personne. Le planning prévisionnel est copié dans le réalisé. Je m'assure également que la case Copier le prévisionnel si pointage manquant est à "Non".
8. J'indique si les pauses non planifiées sont interprétées dans les plannings. Par exemple : une personne pointe une pause de 28min. Si l'option n'est pas cochée, elle sera considérée par l'outil comme une pause. Si l'option est cochée, elle sera considérée par l'outil comme une coupure.
9. J'indique si les pauses sont pointées. Si le champ est à "Oui", les heures de début et de fin des pauses sont conservées dans les plannings, même si ceux-ci sont modifiés. Si le champ est à "Non", je sélectionne si les pauses doivent être recopiées du prévisionnel. Si les pauses ne sont pas recopiées du prévisionnel, aucune pause n'est créée dans les plannings réalisés créés. Si les pauses sont recopiées du prévisionnel, seules les pauses positionnées intégralement sur une plage de travail pointée sont recopiées. Exemples :
   
   • Prévisionnel : 08h - 15h avec une pause de 12h à 12h12.
     Réalisé : 08h02 - 14h55. La pause est recopiée de 12h à 12h12.

   • Prévisionnel : 08h - 15h avec une pause de 12h à 12h12.
     Réalisé : 12h02 - 17h55. La pause n'est pas recopiée car elle n’est pas intégralement sur la plage.

   • Prévisionnel : 08h - 15h avec une pause de 12h à 12h12
     Réalisé : 16h02 - 20h55. La pause n'est pas recopiée car elle n’est pas intégralement sur la plage.
10. J'indique si je copie les plannings prévisionnels si un pointage attendu est manquant vers les plannings réalisés. Cette copie intervient s'il n'y a pas de pointage sur une journée sur laquelle j'attend un pointage. Par défaut, cette option est à "Oui".
    Exemple : Si l'option est à "Non" et que le planning prévisionnel d'un salarié est de 08h à 12h puis de 13h à 16h :
    
    • Si le salarié pointe une fois à 07h58, le planning réalisé contient une plage de 08h à l'heure de fin de journée.
    • Si le salarié ne pointe pas, le planning réalisé est vide.
    • Si le salarié pointe à 08h et à 12h uniquement, le planning réalisé contient uniquement une plage de 08h à 12h.
    • Si le salarié pointe à 08h et à 13h, le planning réalisé contient uniquement une plage de 08h à 13h.
11. J'indique si j'autorise le pointage des forfaits jours (pointage de présence). Par défaut, cette option est à "Non".
12. J'enregistre.

Modifier une règle horaire

  Configuration / Gestion des temps / Règles horaires

1. Je peux utiliser le champ Recherche pour filtrer la liste des règles horaires à afficher : .
2. Je peux éditer une liste des règles horaires au format PDF, CSV ou XLS en utilisant les boutons .
3. Je clique sur la règle horaire à modifier.
4. Je modifie les éléments de mon choix.
5. J'enregistre.

Supprimer une règle horaire

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5. Je clique sur le bouton Supprimer pour confirmer la suppression.