Plannings hebdomadaires

Définition

La vue hebdomadaire des plannings affiche une grille des plannings sur 1 semaine en fonction de la date de référence dans laquelle une ligne correspond à une personne.

Pour afficher la vue hebdomadaire des plannings, je clique sur le bouton depuis le bandeau.

Elle se compose de quatre grandes sections : 

• Le navigateur de gauche
• La partie centrale
• Le bloc de droite
• Le bloc du bas

Aperçu des nouvelles fonctionnalités de la vue hebdomadaire FR - EN

Si j'utilise plusieurs versions de plannings, je peux également obtenir une vue mixte (multi-version) des plannings en cours d'une personne : l'icône correspondant aux versions de planning s'affiche pour chaque jour dans l'écran central pour savoir sur quelle version on se trouve.

Par exemple, je peux avoir lundi, mardi en REA, mercredi, jeudi en planning MOD et vendredi, samedi, dimanche en INI.

La vue mixte des plannings ne permet pas de réaliser l'ensemble des actions disponibles depuis les autres vues.

Navigateur de gauche

Le navigateur de gauche présente :

• l'arbre des personnes avec l'état des plannings, une photo des personnes en vue filtrée
• le champ de recherche de personnes (nom, prénom, matricule / identifiant / matricule paie en fonction du paramétrage défini) / structures
• les filtres, tris et les favoris

Il existe une différence entre la vue filtrée sur une structure et un favori sur une structure. Si je filtre sur une structure, la vue Filtrée affiche les personnes appartenant la structure sélectionnée pour la date de référence. Cette vue pourrait être assimilée à un favori de personne. Si je crée un favori sur une structure, la vue Filtrée affiche les personnes appartenant ou ayant appartenu à la structure sélectionnée pour au moins une journée sur la période affichée. Par exemple, pour un planning hebdomadaire du 15/05 au 21/05, je peux afficher une personne qui arrive le 17/05 si la date de référence est le 16/05. Je peux également afficher une personne qui part le 19/05 si ma date de référence est le 20/05.

Pour ne pas ralentir l'affichage, un système bloque la récupération de la photo dans l'arbre des personnes dès qu’il y a plus de 30 personnes à afficher.

Partie centrale

La partie centrale présente deux bandeaux et une vue centrale. L'écran central affiche les plannings, ainsi que les options d'affichage sélectionnées depuis le bloc du bas.

La journée sélectionnée s'affiche avec un cadre bleu plus épais .

Certaines options du bloc du bas sont susceptibles d'agrandir la hauteur des lignes (la structure, la tâche, le groupe).

Je peux également autoriser la visualisation de plannings de personnes affectées à une structure non autorisée qui s'affichent en gris mais pour lesquels aucune action n'est possible.

Une info-bulle sur la case d'une journée indique pour chaque plage l'heure de début et de fin de plage, la durée de la plage pause comprise / hors pause, le libellé de la tâche et le matricule de la personne.

Par exemple :

10:15 - 11:30 (01:15 / 01:00) Tache BB (MAT01)

13:30 - 17:00 (03:30 / 03:00) Tache AA (MAT01)

Elle indique également le nom du modèle d'origine si le planning provient d'un modèle horaire. 

Juste au dessus du premier bandeau, à droite, les boutons  et permettent de passer de la vue Plannings classique à la vue Coûts des plannings.

Le premier bandeau est composé des éléments suivants :

• la liste des favoris, si personne n'est coché dans l'arbre. Le favori sélectionné s'affiche dans un rectangle aux bords plus arrondis avec le nombre de personnes inclus dans le favori entre parenthèses.
• les boutons d'actions possibles sur les personnes cochées dans l'arbre : Recopier des plannings, Saisir par lot, Echanger, Valider / Dé-valider, Fixer / Dé-fixer, Copier, Coller, Editer, Supprimer, Tester la légalité, Calculer des compteurs, Créer un modèle horaire. Les boutons d'action apparaissent lorsque je coche des personnes dans l'arbre. Le nombre de personnes cochées apparait en bleu en bout de ligne.
• les boutons et  pour la sélection d'une ou plusieurs journées de travail pour la saisie par lot
• une liste déroulante avec des liens vers les différentes versions de plannings. Cette liste déroulante peut être réduite à l'icône sans le nom de la version de planning pour les écrans avec une plus petite résolution.
• les boutons  pour passer à la semaine précédente ou pour passer à la semaine suivante
• les boutons   pour la vue individuelle par jour,  pour la vue individuelle par mois (vue annuelle),  pour la vue quotidienne, pour la vue mensuelle et   pour la vue périodique. Ces boutons peuvent être regroupés en une liste déroulante avec l'icône de chaque vue de planning disponible pour les écrans avec une plus petite résolution
• le bouton  pour rafraîchir l'écran

Le second bandeau indique les jours de la semaine. La case correspondant au jour de la date de référence apparaît en bleu foncé. La case correspondant au jour sélectionné dans l'écran central apparaît en bleu clair. Une info-bulle sur la case indique le jour complet ainsi que le numéro de semaine entre parenthèse. Par exemple Jeudi 19 janvier 2023 (3).

Bloc de droite

Vue Informations de xx	Vue Indicateurs	Vue Modèles horaires	Vue Saisie par lot	Vue Indicateurs (Coûts des plannings)

Le bloc de droite peut être affiché ou masqué en utilisant respectivement les boutons  pour masquer et  pour afficher. Il présente :

• une vue Informations dont les cartes peuvent être déplacés afin de modifier leur ordre d'affichage. Elles peuvent être fermées en cliquant sur le bouton ou ouvertes en cliquant sur le bouton . Les cartes à afficher peuvent être personnalisées. Je clique sur le bouton . Je coche les cartes à afficher. Je clique sur pour fermer cette vue. Je peux également personnaliser l'ordre dans lequel les cartes s'affichent. Pour ce faire, je déplace la carte de mon choix à la place souhaitée. Ces modifications sont enregistrées dans les préférences utilisateurs. Je retrouverai cet affichage du bloc de droite lors de ma prochaine connexion. A partir de cette vue, je visualise le nom de la personne. Cet encadré est fixe lorsque je scrolle le bloc de droite vers le bas. Je peux utiliser le bouton avec des liens vers des pop-in pour afficher des informations sur la personne sélectionnée (compétences, paramètres de planification, historique des plannings modifiables, modèle horaire et programmation de modèles affectés), la possibilité de fixer/dé-fixer la journée courante, ainsi que des raccourcis pour naviguer entre les différents écrans (informations personnelles, annualisation, synthèse hebdomadaire des plannings réalisés, suivi du réalisé, suivi des compteurs). Les cartes disponibles de cette vue sont :
  
  • le détail de chaque élément du planning avec la possibilité de le modifier ou de le supprimer, le type de jour et un lien pour Ajouter un élément au planning : Une tâche, Une convocation, Un modèle horaire, Une indisponibilité, Une absence, Un repos, Une pause. Si l'option est activée, une pastille colorée peut permettre de mettre en valeur une période du planning prévisionnel (initial et modifiable) en fonction des bornes définies : une pastille rouge si la date du planning affichée < date du jour + borne minimum, une pastille bleu clair si la date du planning est comprise entre la date du jour + borne minimum et la date du jour + borne maximum, une pastille bleu foncé si la date du planning affichée > date du jour + borne maximum.
  • la liste des illégalités avec un bouton pour Tester la légalité
  • les durées hebdomadaires et plus d'informations
  • les modèles horaires en raccourcis pour la personne
  • le calendrier avec l'heure de changement de jour et le fuseau horaire de la personne
  • les demandes My Timesquare, avec le statut de la demande, la date/période et des détails sur la demande, la date de création de la demande, si mes droits m'autorisent à me connecter à Timesquare avec mon compte utilisateur responsable ou gestionnaire, je peux accepter ou refuser une demande. Si mes droits me l'autorisent, je peux visualiser et/ou annuler une demande acceptées issue d'un système tiers. En cas d'annulation, la demande passe au statut Annulé par le responsable. De plus, les fiches de paramètres qui avaient été créées au moment de l'acceptation sont supprimées. En revanche, les plannings calculés ne sont pas mis à jour. Il est nécessaire de relancer le calcul des plannings concernés. Egalement, en cas de modification du planning le lien avec la demande est rompu.
  • un bloc pour ajouter un commentaire
  • la bonification avec la possibilité de visualiser la bonification paramétrée, et celle utilisée, de saisir une bonification depuis les plannings, supprimer la bonification saisie. Cette bonification peut être saisie sur n'importe quelle version de planning du moment qu'il existe une plage de travail sur la journée. Elle est conservée lors de la validation du planning. Si je saisis une valeur de 00:15 dans le planning INI, puis je saisis à nouveau 00:30 dans le planning MOD, la valeur saisie remplace la valeur précédente. Si le planning est recalculé, la bonification n'est pas modifiée. La bonification est copiée lors d'un copier/coller ou d'un échange de planning.
  • Nouveauté ! la badgeuse virtuelle avec la possibilité de saisir un pointage responsable sur la date du jour sur un planning initial ou modifiable et de visualiser / supprimer les pointages saisis pour cette journée.
• Une vue Indicateurs avec :
  
  • les indicateurs de durée hebdomadaire selon la semaine affichée : base contrat, heures cibles, delta, heures planifiées, pauses, bonifications, jours de repos, jours d'absence, jours avec coupure, matinées, soirées, nocturnes, durée du retard*, nombre de retards*, jours de retard*. Les indicateurs de type nombre de jours ainsi que le delta peuvent s'afficher dans un dégradé de bleu et de rouge (pour le delta uniquement) en fonction des seuils définis.
  • le bouton  pour l'ajustement des colonnes en choisissant les indicateurs à afficher et leur ordre. Je peux choisir d'afficher la mise en valeur des indicateurs et du delta en sélectionnant les tranches (couleurs) qui doivent s'afficher dans le tableau.
• Une vue Indicateurs de coûts avec :
  
  • les indicateurs de durée selon la semaine affichée : base contrat, heures cibles, heures utilisées, delta, coût planning surcoût compris, coût planning, surcoût delta, coût delta, pauses, bonifications, taux horaire, taux horaire individuel, coefficient, coefficient heures delta. Le delta peut s'afficher dans un dégradé de bleu et de rouge en fonction des seuils définis.
  • Le bouton pour l'ajustement des colonnes en choisissant les indicateurs à afficher et leur ordre. Je peux choisir d'afficher la mise en valeur du delta en sélectionnant les tranches (couleurs) qui doivent s'afficher dans le tableau.
• Une vue Modèles horaires depuis la vue filtrée avec :
  • l'ensemble des modèles horaires quotidiens pour lesquels l'option Disponible en raccourci dans les plannings est à "Oui"
  • un champ de recherche pour filtrer les modèles en fonction de la saisie
  • le bouton  pour trier les modèles horaires par ordre d'arrivée, par heure de départ, par ordre alphabétique
• Une vue Saisie par lot depuis la vue filtrée avec la possibilité de valider, dé-valider, fixer, dé-fixer, publier, dé-publier, supprimer les plannings, passer plusieurs journées pour plusieurs personnes sur site / en télétravail, saisir des absences, des repos, des indisponibilités, des convocations, des modèles horaires, des tâches, des pauses.

* pour calculer ces indicateurs, il est nécessaire que l'option Calculer les retards soit activée dans les réglages. Ces indicateurs s'affiche uniquement dans les plannings réalisés.

Bloc du bas

Le bloc du bas peut être affiché ou masqué en utilisant respectivement les boutons  pour masquer et Indicateurs, Couverture de charge, Comparaison de planning, Indicateurs de présence, Compteurs et Options pour afficher l'onglet sélectionné. Il peut également être agrandi / rétréci en utilisant le bouton . Il se compose de plusieurs onglets qui présentent :

• l'onglet Indicateurs affiche les indicateurs pour la semaine affichée dans la vue filtrée : le nombre de personnes présentes, absentes, en repos, en télétravail, sur site, avec une convocation, avec un retard*, avec une coupure, avec une matinée, avec une soirée, avec une nocturne. Les indicateurs de type nombre de jours peuvent s'afficher dans un dégradé de bleu en fonction des seuils suivants : De 0 à 25% inclus, de 26% à 50% inclus, de 51% à 75% inclus et de 76% à 100% inclus. Je peux utiliser les cases à cocher en bas du tableau (j'utilise la molette de la souris au besoin) pour définir les tranches (couleurs) qui doivent s'afficher dans le tableau. Par défaut, seuls les indicateurs "Repos" et "Nocturnes" avec heure de début à 22h sont affichés. Je peux personnaliser les lignes à afficher en cliquant sur le bouton . Je coche les indicateurs que je souhaite afficher. Je peux saisir l'heure de fin de matinée, l'heure de fin de soirée et l'heure de début de nocturne (ces heures peuvent être différentes des heures configurées dans les paramètres de calcul). J'enregistre.
  
• l'onglet Couverture de charge affiche la couverture de charge d'une tâche sous la forme d'un graphique
  
  ou d'un tableau
  
• l'onglet Comparaison de planning affiche la comparaison de planning entre le planning de la version en cours et celui de la version précédente (cet onglet ne s'affiche donc pas dans les plannings INI). Les durées s'affichent pauses comprise et hors pauses. En rouge, j'ai la différence de durée pause comprise. Les icônes et  permettent de déplacer la grille horaire et le bouton élargir l'affichage en amplitude 24h.
  Par exemple : affichage depuis le planning MOD de la comparaison entre le dernier planning INI (en haut) et le dernier planning MOD (en bas) (sans pointage lié à la Gestion des Temps).
  
  Par exemple : affichage depuis le planning REA de la comparaison entre le dernier planning MOD (en haut) et le dernier planning REA (en bas) (avec pointage lié à la Gestion des Temps).
  
• l'onglet Indicateurs de présence affiche les indicateurs de présence pour la période hebdomadaire affichée. Les indicateurs peuvent s'afficher dans un dégradé de bleu ou de rouge en fonction des écarts de présence attendue définis dans le paramétrage des seuils d'écart :  Très inférieure à la présence attendue,  Inférieure à la présence attendue,   Egale à la présence attendue,  Supérieure à la présence attendue,  Très supérieure à la présence attendue. Je peux utiliser les cases à cocher en bas du tableau pour définir les seuils (couleurs) qui doivent s'afficher dans le tableau. Je peux naviguer dans les tranches horaires en utilisant la molette de la souris, la liste déroulante de tranche horaire ou les icônes et . Une info-bulle sur le jour du mois permet d'afficher les valeurs du seuil, de la présence et l'écart par rapport à l'attendu pour la journée survolée.
• l'onglet Evénements affiche le ou les événements dans la vue filtrée pour la semaine pour les calendriers disponibles des personnes dont j'affiche le planning. Par défaut, je vois tous les événements des calendriers disponibles. Je peux filtrer les événements sur un calendrier en particulier en le sélectionnant dans la liste déroulante à gauche. La couleur de l'événement s'affiche sur les jours concernés. Au survol de l'événement, une info-bulle affiche son libellé, sa date de début, date de fin et la structure concernée.
• l'onglet Compteurs affiche les compteurs de reporting, les compteurs de paie et les congés pour la personne
• l'onglet Indicateurs de coûts, en vue filtrée uniquement, affiche les indicateurs pour la période affichée dans la vue filtrée : heures utilisées, coût planning, pauses, bonifications, personnes présentes, personnes absentes, personnes en repos. Les indicateurs de type nombre de personnes peuvent s'afficher dans un dégradé de bleu en fonction des seuils définis. Je peux utiliser les cases à cocher en bas du tableau (j'utilise la molette de la souris au besoin) pour définir les tranches (couleurs) qui doivent s'afficher dans le tableau. Je peux personnaliser les lignes à afficher en cliquant sur le bouton . Je coche les indicateurs que je souhaite afficher. J'enregistre.
• l'onglet Options affiche les options pour afficher les bornes de travail (heure de début et de fin de journée), les absences, les repos, les états de planning, les indisponibilités, les convocations, le télétravail, les jours interdits, les demandes d'absence, d'aménagement, d'échange (en cours, acceptées, refusées, annulées par le responsable, annulées par le salarié), les demandes de déclaration, les commentaires, les tâches, les groupes, les structures). Il permet également d'indiquer si je souhaite charger les plannings sans scroller, avec la méthode de la pagination virtuelle. Je peux sélectionner si je souhaite afficher les durées pause comprise dans l'écran central ainsi que dans l'indicateur Heures planifiées du bloc de droite. Je peux sélectionner si je souhaite visualiser sur les plannings la couleur des modèles horaires quotidiens ajoutés manuellement depuis le planning dans l'écran central, ou bien la couleur de la tâche. Nouveauté ! Je peux sélectionner si je souhaite visualiser les heures de début et de fin de journée ou les heures de début et de fin de plage. Par défaut, c'est l'option Heures de début et de fin de journée qui est sélectionnée.

* pour calculer cet indicateur, il est nécessaire que l'option Calculer les retards soit activée dans les réglages. Cet indicateur s'affiche uniquement dans les plannings réalisés.

Icônes disponibles dans la vue hebdomadaire du planning

Afin de faciliter la lecture de la vue hebdomadaire, il existe des icônes différents pour distinguer les éléments de planification.

Fonctionnalité	Icône	Descriptif
Bornes de travail		Heures de début et de fin de journée Heures : Minutes - Heures : Minutes
Absence		Absence complète (case colorée + cercle coloré en fonction du code et de la couleur paramétrée + code de l'absence)
Absence		Absence partielle (cercle coloré en fonction de la couleur paramétrée)
Absence		Deux absences partielles sur la même journée (deux cercles colorés en fonction de la couleur paramétrée)
Commentaire		Commentaire
Indisponibilité		Indisponibilité
Jour interdit		Jour interdit
Convocation / Réunion / Formation		Convocation et Réunion/Formation
My Timesquare		Demande d'absence (en cours, acceptés, refusée)
My Timesquare		Demande d'aménagement (en cours, acceptés, refusée)
My Timesquare		Demande d'échange (en cours, acceptés, refusée)
My Timesquare		Demande de déclaration
Divers		Journée sélectionnée
Divers		Plus de deux contraintes sur une journée
Type de jours		Jour ouvert
Type de jours		Jour fermé
Type de jours		Jour férié ouvert
Type de jours		Jour férié fermé
Repos		Repos programmé (coloré en violet + code paramétré)
Télétravail		Télétravail
Repos fixé		Repos fixé

Paramétrer les options d'affichage de la vue hebdomadaire

 Configuration / Personnalisation avec arbre / Arbre des structures

1. Je sélectionne le niveau de structure souhaité dans l'arbre.
2. A partir du panel Options d'affichage des plannings, je clique sur le bouton .
3. Dans la section Affichage de la vue hebdomadaire, je coche les cases qui composent la semaine de travail.
4. Dans la section Affichage de la vue hebdomadaire et périodique 7 jours (filtrée), je sélectionne un exemple de structure représentative du premier niveau de l'arbre à utiliser pour l'affichage des structures dans les plannings si je coche l'option Structures du bloc du bas. Par défaut, c'est le niveau 0 Société. Exemple : si je sélectionne ici le Niveau 2 : France. Dans ce cas, dans les plannings, si j'affiche l'option Structures, je visualise le niveau 2 / niveau 3 d'affectation de la personne.
5. Je sélectionne les groupes qui sont susceptibles de s'afficher dans les plannings si je coche l'option Groupes du bloc du bas. Une personne pouvant avoir plusieurs affectations de groupe, je sélectionne les groupes disponibles à l'affichage. Si une personne appartient à plusieurs groupes disponibles à l'affichage, on affiche le groupe dont la période d'affectation est la plus courte, sinon celui qui a été créé en dernier.
6. Dans la section Affichage de la vue hebdomadaire, mensuelle et périodique, je sélectionne la tâche qui doit s'afficher si je coche l'option Tâches du bloc du bas ou si j'affiche la couleur d'une tâche : la première, la dernière, la plus courte, la plus longue. Par défaut, c'est la première tâche de la journée qui est sélectionnée.
7. J'enregistre.

Autoriser la visualisation de plannings de personnes affectées à une structure non autorisée

Seuls les utilisateurs administrateur peuvent activer cette option.

Configuration / Autorisations / Rôles

1. Je clique sur le rôle souhaité.
2. A partir du panel Spécificités, je clique sur l'icône pour activer l'option Visualiser les plannings des personnes en dehors des structures autorisées. 
3. J'enregistre.

Paramétrer la mise en valeur du planning

Configuration / Personnalisation avec arbre / Arbre des structures

1. Je sélectionne le niveau de structure souhaité dans l'arbre.
2. A partir du panel Options d'affichage des plannings, je clique sur le bouton .
3. Dans la section Mise en valeur d'une période de planning, je saisis les bornes minimum et maximum par rapport à la date du jour. Je coche les pastilles que je souhaite visualiser.
4. J'enregistre.