Clôture manuelle ou automatisée

La date de clôture permet de définir une date butoir avant laquelle le calcul des compteurs et le traitement des pointages n'est pas réalisé. La date de clôture scelle le planning réalisé. Si je fais une modification du planning réalisé à une date antérieure à la date de clôture, le contenu de cette modification ne sera pas pris en compte dans le calcul des compteurs. Cette date de clôture permet de limiter la recherche de nouvelles informations dans le planning réalisé de la personne pour la mise à jour des compteurs. La date de clôture est spécifique pour chaque personne. Si la date de clôture n'existe pas pour une personne, Timesquare va générer automatiquement une date de clôture lors du lancement d'un calcul de compteurs. Cette date est enregistrée en base et ne sera pas re-calculée par la suite.

Note : il est possible de tenir compte des modifications réalisées avant la date de clôture dans le cas où celle-ci se trouve au milieu d'un cycle en cours. Exemple : la date de clôture est le 31/10/2023. Le cycle année civile du 01/01/2023 au 31/12/2023. Dans ce cas, les compteurs avec un cycle année civile tiennent compte des modifications qui pourraient avoir eues lieu avant la date de clôture.

La clôture peut être manuelle ou automatisée lors du traitement de nuit.

L'automatisation des clôtures permet, à la fin des traitements automatiques du soir, d'appliquer cette date "automatisée" de clôture à toutes les personnes affectées aux structures sélectionnées ET si leur date de clôture est antérieure à la nouvelle date "automatisée" issue du paramétrage lié aux périodes de paie.

Si la clôture automatisée est sélectionnée pour une structure, la clôture manuelle n’est pas disponible.

La configuration des périodes de paie est obligatoire pour configurer et mettre en place la clôture automatisée.

Lorsque la clôture automatique est activée, les plannings réalisés de la période clôturée sont validés et ne peuvent pas être dé-validés et modifiés.

Exemples

Paramétrage avec "3 périodes de paie à conserver", date de clôture initialisée aux personnes au 01/06/2020 et liste des périodes de paie suivante :

• P1 - Juin - 01/06/2020 - 28/06/2020
• P2 - Juillet - 29/06/2020 - 26/07/2020
• P3 - Aout - 27/07/2020 - 30/08/2020
• P4 - Septembre - 31/08/2020 - 27/09/2020
• P5 - Octobre - 28/09/2020 - 25/10/2020
• P6 - Novembre - 26/10/2020 - 29/11/2020
• P7 - Décembre - 30/11/2020 - 27/12/2020
• P8 - Janvier - 28/12/2020 - 27/01/2021

Cas 1 : Nous sommes le 15/06/2020, nous sommes donc dans la période de paie P1. Il y a 0 période de paie antérieure à la période de paie où nous sommes. Il n'y a donc aucune modification.

Cas 2 : Nous sommes le 27/08/2020, nous sommes donc dans la période de paie P3, Il y a 2 périodes de paie antérieures à la période de paie où nous sommes. Il n'y a donc aucune modification.

Cas 3 : Nous sommes le 31/08/2020, nous sommes donc dans la période de paie P4, Il y a 3 périodes de paie antérieures à la période paie où nous sommes. Le système va prendre la date de fin de la période de Paie-3, ici c'est P1 et donc le 28/06/2020 et va affecter automatiquement cette date de clôture aux personnes concernées.

Configurer la clôture automatisée

 Configuration / Gestion des Temps / Clôture automatisée

1. Je sélectionne dans l’arbre le niveau souhaité.
2. Je clique sur le bouton .
3. Je clique sur le bouton pour activer la clôture automatisée.
4. J'indique combien de périodes de paie précédant la date de clôture automatisée seront conservées.
5. J'enregistre.