Il est possible de paramétrer l'envoi de certaines informations par email à destination du salarié, du responsable, du gestionnaire. Pour ce faire :
- Dans le cas du salarié, le champ Email du dossier administratif du salarié doit être saisi.
- Dans le cas du responsable / gestionnaire, le champ Email du compte utilisateur doit être saisi.
Les différentes opérations qui peuvent être soumises à notification par email sont les suivantes :
- les demandes d'absence (selon le circuit des demandes paramétré)
- les demandes d'aménagement de planning (selon le circuit des demandes paramétré)
- les échanges de plannings (selon le circuit des demandes paramétré)
- les déclarations de planning (selon le circuit des demandes paramétré)
- les approbations de planning
- les changements de planning, notamment :
- la validation du planning initial
- la dé-validation du planning initial
- la modification du planning modifiable
- la validation du planning modifiable
- la dé-validation du planning modifiable
- la validation du planning réalisé (si GTA)
- la dé-validation du planning réalisé (si GTA)
- l'export du planning du salarié sous la forme d'un fichier iCal, qui peut ensuite être importé dans son agenda personnel / professionnel
La mise en place des notifications par email nécessite en amont le paramétrage du SMTP (utilisation du serveur SMTP interne à l'entreprise ou intégration avec la solution Microsoft Graph pour l'envoi et la réception de mail dans le cadre d'une base en SaaS).
Il est également nécessaire de définir dans les réglages du logiciel, l'heure de début d'envoi des notifications, afin que les dernières modifications aient été prises en compte lors de l'envoi des notifications.
Les emails sont envoyés dans la langue de préférence du salarié, du responsable ou du gestionnaire.
Définir le circuit de traitement des demandes
Pour chaque type de demande, il existe plusieurs circuits en fonction du nombre de personnes qui traitent les demandes. Pour chaque type de demande, je définis le circuit des demandes :
- responsable
- responsable + gestionnaire
- gestionnaire (pour certaines absences paramétrables)
- salarié seul (en cas de déclaration ou d'approbation de planning)
- salarié + responsable (en cas de déclaration de planning)
Définir le circuit de notification par email des demandes
Je sélectionne les profils qui doivent recevoir une notification par email et les cas de figure où ils doivent recevoir une notification.
Absences
En fonction du paramétrage défini, le circuit de notifications par email des demandes d'absence est le suivant :
| Exemple d'email A1 | |
| Exemple d'email A2 | |
| Exemple d'email A3 | |
| Exemple d'email A4 |
Aménagements de planning
En fonction du paramétrage défini, le circuit de notifications par email des demandes d'aménagement est le suivant :
| Exemple d'email AP1 | |
| Exemple d'email AP2 | |
| Exemple d'email AP3 | |
| Exemple d'email AP4 |
Bourse d'échange
En fonction du paramétrage défini, le circuit de notifications par email des demandes d'échange est le suivant :
| Exemple d'email EH1 | |
| Exemple d'email EH2 | |
| Exemple d'email EH3 | |
| Exemple d'email EH4 | |
| Exemple d'email EH5 |
Déclaration de planning
En fonction du paramétrage défini, le circuit de notifications par email des demandes de déclaration de planning est le suivant :
| Exemple d'email DP1 | |
| Exemple d'email DP2 | |
| Exemple d'email DP3 |
Approbation de planning
En fonction du paramétrage défini, le circuit de notifications par email des demandes d'approbation de planning prévoit la notification des salariés, responsables et/ou gestionnaires en cas d'approbation ou de non approbation.
Modification / validation de planning
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