Convocations et réunions/formations

Définition

La convocation est une invitation individuelle à l’initiative de l’employeur, comprise ou non dans le temps de travail. Elle peut concerner un certain nombre d’événements, de courte durée le plus souvent, susceptibles de survenir de façon ponctuelle dans l’entreprise et d’avoir une influence sur l’organisation du travail et notamment les emplois du temps. L’entretien individuel d’évaluation, la visite médicale du travail, une réunion ou une formation peuvent faire l’objet d'une convocation. L’option Convocation qualifiante permet d’attribuer automatiquement une compétence à la personne à la fin de la session. Il faut alors déterminer quelle tâche, quel niveau de compétence et de contribution seront attribués à la personne.

La réunion / formation est une convocation collective à l'attention de plusieurs salariés. Dans le cas d'une formation, elle peut être qualifiante et donner lieu à la création de fiches de compétences.

La réunion/formation se distingue de la convocation : La convocation est individuelle et doit être saisie manuellement une personne à la fois (ou pour plusieurs personnes en utilisant la saisie par lot). La réunion / formation est collective, elle peut donc être placée dans le planning de plusieurs personnes en même temps, elle contient des paramètres supplémentaires et c'est elle qui permet de créer des fiches de compétences si elle est qualifiante.

Les convocations et les réunions / formations doivent être placées avant le calcul du planning afin que les paramètres de calcul en lien avec les convocations soient pris en compte correctement.

Dans le planning quotidien, les réunions/formations et les convocations se matérialisent par un trait coloré (en fonction de la couleur paramétrée) . Ici le trait violet.

Dans le planning mensuel, les réunions/formations et les convocations se matérialisent par le symbole .

Procédure pour organiser une réunion / formation

Pour chaque réunion/formation organisée, il faut :

1. Créer une nouvelle réunion/formation
2. Identifier les personnes qui vont y participer
3. Placer la convocation
4. Définir et affecter les compétences qui pourront en découler

Gérer les réunions/formations

Créer une réunion/formation

Administratif / Réunions/Formations

1. Je sélectionne le niveau de création souhaité dans l’arbre.
2. Je clique sur le bouton Nouveau.
3. Je saisis le libellé.
4. La structure de création est pré-remplie.
5. Je sélectionne la convocation à lier à la réunion/formation. Je peux utiliser les champs de recherche au besoin. La couleur associée à la convocation permet d’identifier la réunion/formation créée dans les représentations graphiques, en particulier dans les plannings.
6. Si la convocation est qualifiante, je peux consulter la liste des tâches pour lesquelles la convocation est qualifiante et le niveau de compétence et de contribution obtenu à la fin de la formation.
7. Je saisis la date de la réunion/formation.
8. Je saisis l'heure. Si la réunion/formation est composée de deux plages, je saisis les heures de début et de fin de la première plage, je coche la case et j'indique les heures de début et de fin de la seconde plage. La seconde plage ne peut pas commencer directement après la première plage.
9. J'indique la version de planning (initial ou modifiable) dans laquelle je souhaite placer la réunion/formation. Les personnes ayant un planning validé apparaîtront dans les personnes incompatibles.
10. Je sélectionne l'emplacement : "Sur site", "En télétravail" ou "Indifférent". Si une convocation est indiquée sur site ou en télétravail, l'icône s'affiche sur la convocation même si elle est placée sur une journée n'ayant pas de planning. Une fois qu'une tâche est positionnée sur la journée, l'icône vient se positionner sur la tâche.
11. J'enregistre.

Saisir les paramètres d'une réunion/formation

A partir du panel Paramètres, je peux :

• Définir si la convocation est incluse dans la couverture de charge. Par défaut, la valeur est à "Oui". Pour modifier le paramètre, je le survole, je clique sur l'icône et je modifie le paramètre.
• Saisir les paramètres de durée de plage (minimum et maximum) avant et après les heures de convocation. Par défaut, il n'y a pas de valeur. La valeur maximum autorisée et 24:00. Pour modifier l'un de ces paramètres, je survole le paramètre à modifier, je clique sur l'icône , je modifie le paramètre et j'enregistre.

Pour réinitialiser la valeur d'un paramètre, je clique sur l'icône . Le paramètre reprend la valeur par défaut.

Sélectionner les personnes concernées par la réunion/formation

A partir du panel Personnes, je peux sélectionner les personnes concernées par la réunion/formation. Le principe étant de partir de la liste de personnes disponibles et de décocher au fur et à mesure les personnes ayant un planning initial validé, une convocation différente, incompatibles et indisponibles. Le panel affiche :

• Effectif total : Nombre total de personnes appartenant aux structures sélectionnées et qui sont présentes au moins une journée sur la période de calcul demandée.
• Personnes disponibles pour la réunion - formation : Nombre total de personnes appartenant aux structures sélectionnées.
•  Personnes sélectionnées : Nombre de personnes sélectionnées qui seront concernées par la réunion/formation.
•  Personnes avec planning initial validé : Nombre de personnes parmi les personnes disponibles ayant un planning initial validé.
•  Personnes avec convocation différente : Nombre de personnes parmi les personnes disponibles ayant une convocation différente de celle de la réunion/formation placée sur la journée
•  Personnes incompatibles : Nombre de personnes parmi les personnes disponibles qui sont incompatibles avec le positionnement de la réunion/formation, c'est-à-dire que la convocation programmée entre en conflit avec un autre élément de planning déjà positionné. Toutefois cette incompatibilité n'est pas définitive : il est possible de modifier les éléments de planning concernés afin que la réunion/formation s'insère correctement dans le planning de la personne.
•  Personnes indisponibles : Nombre de personnes parmi les personnes disponibles qui ne sont pas disponibles au moment de la réunion/formation, car elles ont un planning validé, une indisponibilité, une absence (y compris hors contrat), un repos, une convocation, un jour fermé, une heure de changement de jour qui ne permet pas de placer la réunion/formation.

1. A partir du panel Personnes, je clique sur le bouton .
2. Je clique sur l'icône de mon choix afin de filtrer les personnes dans le tableau situé en dessous.
3. Je peux également utiliser la liste déroulante Filtres :
   • Avec la convocation : je sélectionne la période pour laquelle je souhaite filtrer les personnes ayant une convocation pour cette réunion / formation.
   • Sans la convocation : je sélectionne la période pour laquelle je souhaite filtrer les personnes n'ayant aucune convocation pour cette réunion / formation.
   • Sur les équipes : je sélectionne la ou les équipes à laquelle appartiennent les personnes à filtrer.
     Je peux supprimer un filtre en cliquant sur l'icône en face du filtre à supprimer.
4. Je peux décocher des personnes afin qu'elles ne soient pas concernées par la réunion/formation. Je peux utiliser le champ de recherche pour faciliter la sélection.
5. Je peux utiliser le lien Vue planning pour avoir une représentation graphique des plannings initiaux des personnes sélectionnées.

Consulter/modifier les détails d'une réunion/formation

Toutes les propriétés d'une réunion/formation sont modifiables si celle-ci n'a pas été placée. Dans le cas contraire, seuls l'horaire et la liste des personnes sont modifiables.

Si des personnes sont ajoutées à la réunion/formation, il est nécessaire de replacer la convocation pour les nouvelles personnes concernées afin qu'elle figure dans leur planning.

Administratif / Réunions/Formations

1. Je sélectionne dans l’arbre la structure dans laquelle se trouve la réunion/formation à visualiser.
2. Je peux utiliser les champs de recherche et de tri pour retrouver plus rapidement la réunion/formation souhaitée.
3. Je clique sur la réunion/formation souhaitée.
4. Je modifie les éléments souhaités.
5. J'enregistre.

Placer une réunion/formation

Une fois la réunion/formation créée, pour qu'elle figure dans les plannings des personnes concernées, il est nécessaire de la placer. Il est possible de retirer une réunion/formation avant qu'elle n'ait eu lieu. Une réunion/formation placée peut être modifiée ou supprimée directement depuis les plannings. Dans ce cas, le lien qui a été créé au préalable entre la réunion/formation et son placement est supprimé.

Administratif / Réunions/Formations

1. Je sélectionne dans l’arbre la structure dans laquelle se trouve la réunion/formation à visualiser.
2. Je peux utiliser les champs de recherche et de tri pour retrouver plus rapidement la réunion/formation souhaitée.
3. Je clique sur la réunion/formation souhaitée.
4. Je clique sur le bouton Placer les convocations. Un message de confirmation s'affiche.
5. Je valide.

Retirer une réunion/formation

Administratif / Réunions/Formations

1. Je sélectionne dans l’arbre la structure dans laquelle se trouve la réunion/formation à visualiser.
2. Je peux utiliser les champs de recherche et de tri pour retrouver plus rapidement la réunion/formation souhaitée.
3. Je clique sur la réunion/formation souhaitée.
4. Je clique sur le bouton Retirer les convocations. Un message de confirmation s'affiche.
5. Je valide.

Copier une réunion/formation

Administratif / Réunions/Formations

1. Je sélectionne dans l’arbre la structure dans laquelle se trouve la réunion/formation à copier.
2. Je peux utiliser les champs de recherche et de tri pour retrouver plus rapidement la réunion/formation souhaitée.
3. Je survole la réunion/formation souhaitée et je clique sur le lien Copier.
4. Je sélectionne dans l’arbre le niveau dans lequel je souhaite coller la réunion/formation.
5. Je clique sur le lien Coller XX. Une fenêtre Nouvelle réunion / formation s’ouvre. Elle est pré-remplie avec les informations d'identification de la réunion/formation qui a été copiée, ainsi que les paramètres et les personnes sélectionnées.
6. Je modifie au besoin les champs relatifs à la nouvelle réunion/formation.
7. J'enregistre.

Créer des fiches de compétences

Dans le cas d'une réunion/formation qualifiante, des fiches de compétences peuvent être créées automatiquement pour les personnes concernées avec une date de début à la date de la formation.

Administratif / Réunions/Formations

1. Je sélectionne dans l’arbre la structure dans laquelle se trouve la réunion/formation à visualiser.
2. Je peux utiliser les champs de recherche et de tri pour retrouver plus rapidement la réunion/formation souhaitée.
3. Je clique sur la réunion/formation souhaitée.
4. Je clique sur le bouton Créer les compétences. Un message de confirmation s'affiche.
5. Je valide.

Supprimer des fiches de compétences

Je peux supprimer les fiches de compétences créées au préalable. Si une fiche de compétences créée par le biais d'une réunion/formation est modifiée, alors je ne peux plus la supprimer.

Administratif / Réunions/Formations

1. Je sélectionne dans l’arbre la structure dans laquelle se trouve la réunion/formation à visualiser.
2. Je peux utiliser les champs de recherche et de tri pour retrouver plus rapidement la réunion/formation souhaitée.
3. Je clique sur la réunion/formation souhaitée.
4. Je clique sur le bouton Supprimer les compétences. Un message de confirmation s'affiche.
5. Je valide.

Consulter le bilan d'une réunion/formation

Le bilan affiche :

•  le nombre de personnes convocables
•  le nombre de réunions/formations à placer ou  le nombre de réunions/formations à retirer des plannings
•  le nombre de fiches de compétences à créer ou  le nombre de fiches de compétences à supprimer sur les personnes ayant participé à la réunion/formation

Je peux placer / retirer les réunions/formations des plannings. Je peux créer / supprimer les fiches de compétences si la formation est qualifiante.

Le paramétrage n'est pas modifiable depuis le bilan.

Administratif / Réunions/Formations

1. Je sélectionne dans l’arbre la structure dans laquelle se trouve la réunion/formation à visualiser.
2. Je peux utiliser les champs de recherche et de tri pour retrouver plus rapidement la réunion/formation souhaitée.
3. Je clique sur le lien Bilan correspondant à la réunion/formation souhaitée. Le contenu du bilan s'affiche.
   
4. Pour placer / retirer la réunion/formation dans les plannings, à partir de la section Personnes, je clique sur le lien Placer ou Retirer.
5. Pour créer / supprimer les fiches de compétences en cas de formation qualifiante, à partir de la section Personnes, je clique sur le lien Créer ou Supprimer.

Editer la liste des réunions/formations

Il est possible d'éditer une liste des réunions/formations prévues en fonction des paramètres définis.

Supprimer une réunion/formation

Administratif / Réunions/Formations

1. Je sélectionne dans l’arbre la structure dans laquelle se trouve la réunion/formation à visualiser.
2. Je peux utiliser les champs de recherche et de tri pour retrouver plus rapidement la réunion/formation souhaitée.
3. Je clique sur la réunion/formation souhaitée.
4. Je clique sur le bouton Supprimer. Un message de confirmation s'affiche.
5. Je valide.

Placer une convocation sur le planning

Placer une convocation individuelle sur le planning d'une personne

Planification / Plannings

1. Je sélectionne la personne souhaitée.
2. Je sélectionne la date de la convocation à saisir en date de référence.
3. Dans le bloc de droite, je clique sur le lien Ajouter, puis Une convocation.
4. Je saisis l'heure de début et de fin de la convocation.
5. Je peux préciser si cette convocation est comprise dans le temps de travail et contribue à la couverture de charge. Pour ce faire, je clique sur le bouton  et je sélectionne l'option souhaitée :
• "Comprise dans le temps de travail / Ne contribue pas à la couverture de charge"
• "Comprise dans le temps de travail / Contribue à la couverture de charge"
• "Non comprise dans le temps de travail / Ne contribue pas à la couverture de charge"
6. Je sélectionne le type de convocation dans la liste déroulante. Seules les types de convocations disponibles au niveau de la structure dans laquelle je me trouve s'affichent.
7. Je valide.

Cette opération ne peut être réalisée que si le planning n'est pas validé.

Modifier une convocation placée sur le planning

Planification / Plannings

1. Je sélectionne la personne souhaitée.
2. Je sélectionne la date de la convocation à modifier en date de référence.
3. Dans le bloc de droite, je survole la convocation à modifier.
4. Je clique sur le bouton .
5. Je modifie les éléments que je souhaite.
6. Je valide.

Cette opération ne peut être réalisée que si le planning n'est pas validé.

Editer la liste des convocations

Il est possible d'éditer une liste des convocations prévues par personne en fonction des paramètres définis au format PDF ou Excel. Il est également possible d'éditer un récapitulatif du nombre d'heures dédiées aux convocations par personne.

Supprimer une convocation placée sur le planning

Planification / Plannings

1. Je sélectionne la personne souhaitée.
2. Je sélectionne la date de la convocation à supprimer en date de référence.
3. Dans le bloc de droite, je survole le champ correspondant à la convocation à supprimer.
4. Je clique sur le bouton . Un message de confirmation s'affiche.
5. Je clique sur le bouton Supprimer.

Cette opération ne peut être réalisée que si le planning n'est pas validé.

Saisir une convocation identique sur plusieurs personnes (bouton Saisir par lot)

Je peux saisir des convocations identiques (par lot) pour plusieurs personnes et / ou sur plusieurs dates.

Un contrôle est réalisé au moment de la validation pour s'assurer que la convocation n'est pas ajoutée sur un planning validé. Si la convocation est ajoutée sur un planning ayant déjà une absence ou un repos positionné, sur une personne hors contrat ou hors structure pour l'une des dates sélectionnées, un message d'erreur s'affiche.

Pour supprimer une convocation ajoutée lors d'une saisie par lot, je dois supprimer la convocation individuellement personne par personne.

Planification / Plannings

1. Je sélectionne la ou les personnes pour lesquels je souhaite saisir une absence par lot.
2. Je sélectionne la date souhaitée en date de référence.
3. Je clique sur le bouton Saisir par lot. Une pop-in s'ouvre.
4. Je peux sélectionner :
   • La période. Cette période est limitée en nombre de jours en fonction du paramétrage défini.
   • La périodicité. J'active les jours de la semaine pour lesquels je souhaite saisir une convocation.
   • Les personnes. Je peux utiliser le champ Recherche sur le prénom, le nom, la structure ainsi que sur le matricule / l'identifiant / le matricule paie (en fonction du paramétrage défini) pour faciliter la sélection.
   • L'emplacement : "Sur site", "En télétravail" ou "Indifférent"
5. Je sélectionne le bouton Convocation et le paramétrage associé :
   • heure de début et de fin de convocation
   • type de convocation
   • comprise dans le temps de travail / contribue à la couverture de charge
6. Je valide. Un message de confirmation s'affiche.

Cette opération ne peut pas être réalisée sur un planning validé.

Saisir une convocation identique sur plusieurs personnes de ma structure simultanément (vue Saisie par lot du bloc de droite)

Cette fonctionnalité est uniquement possible à partir des vues hebdomadaire et mensuelle filtrées ainsi que dans la vue individuelle par mois.

Planification / Plannings

1. Pour afficher la vue Saisie par lot, depuis la vue filtrée (vue hebdomadaire ou mensuelle uniquement), à partir du bloc de droite, je clique sur le bouton .
2. Je clique sur le bouton .
3. Je coche pour chaque personne les journées sur lesquelles placer une convocation.
4. Dans la carte Convocation du bloc de droite, je saisis l'heure de début et l'heure de fin de la convocation.
5. Je sélectionne la convocation à placer. 
6. J'indique l'organisation du travail (sur place, en télétravail ou indifféremment).
7. J'enregistre.

Supprimer des convocations de plusieurs plannings

Je peux supprimer les convocations de plusieurs plannings qui ne sont pas validés. Dans le cas où mon entreprise utilise les versions de planning, la suppression d'un planning affecte les plannings des versions précédentes. Pour en savoir plus, je me reporte à la version de planning concernée par la suppression.

Planification / Plannings

1. Je coche la case correspondant à la personne souhaitée.
2. Je sélectionne la date souhaitée dans la date de référence.
3. Je clique sur le bouton Plus puis Supprimer. Une pop-in s'ouvre.
4. En cliquant sur le lien Voir le détail de la suppression, je peux modifier :
   • La période. Cette période est limitée en nombre de jours en fonction du paramétrage défini.
   • Les personnes
   • Le paramétrage de la suppression : je coche la case Supprimer les convocations (hors réunion / formation)
5. Je valide la suppression.

Saisir une convocation depuis My Timesquare

Le responsable / gestionnaire peut ajouter / modifier / supprimer une convocation du planning d'un salarié.

Gérer les types de convocation

Créer un type de convocation

Administratif / Convocations

1. Je sélectionne le niveau de création souhaité dans l’arbre.
2. Je clique sur le bouton Nouveau.
3. Je saisis le libellé (maximum 38 caractères) et le code (maximum 12 caractères). Il n'y a pas de restriction de caractères spéciaux, ce sont des champs alphanumériques. Le code de la convocation doit être unique dans la base.
4. Je sélectionne la couleur. Elle permet d’identifier la convocation dans les représentations graphiques, en particulier dans les plannings. Les couleurs disponibles sont les suivantes :
5. Le niveau de création est pré-rempli.
6. J'enregistre.
7. A partir du panel Spécificités, je peux déterminer s’il s’agit d’une convocation qualifiante. Si c’est le cas, je clique sur le bouton . Je sélectionne « Oui ».
8. Je peux également indiquer si la convocation est comprise dans le temps de travail et si elle participe à la couverture de charge.
9. J'indique pour chaque tâche correspondante, le niveau de compétence et le niveau de contribution acquis à l’issue de la session. J'ajoute autant de tâches que souhaité. Je ne peux pas avoir deux lignes pour la même tâche.
10. J'enregistre.

Modifier un type de convocation

Administratif / Convocations

1. Je sélectionne dans l’arbre la structure dans laquelle se trouve le type de convocation à modifier.
2. Je peux utiliser le champ de recherche pour retrouver plus rapidement le type de convocation souhaité . Il est possible d'éditer une liste des types de convocation filtrés au format PDF, CSV ou XLS en utilisant les boutons .
3. Je clique sur le type de convocation.
4. Je modifie les éléments souhaités.
5. J'enregistre.

Importer une liste de libellés de convocations

Il est possible d'importer une liste de libellés de convocations à partir d'un fichier externe.

Le paramétrage du fichier à importer est réalisé dans la configuration.

Afficher la contribution à la couverture de charge des convocations

Lors du placement d'une convocation, si celle-ci est comprise dans une plage de travail, je peux décider que sa durée fait partie du temps de travail et que la personne est décomptée de la couverture durant la convocation. Suivant l'option sélectionnée, l'affichage de la convocation dans le planning peut donc être :

Comprise dans le temps de travail / Ne contribue pas à la couverture de charge (si l'option est activée dans la configuration)
Comprise dans le temps de travail / Contribue à la couverture de charge
Non comprise dans le temps de travail / Ne contribue pas à la couverture de charge (cette option ne fonctionne que si la convocation est placée en dehors d'une tâche)

 Configuration / Personnalisation / Planification / Général

1. A partir du panel Personnalisation générale, je clique sur le bouton .
2. Je place le champ Remplacer la tâche par la convocation si l'option 1 est sélectionnée lors du positionnement d'une convocation à "Oui".
3. J'enregistre.

Supprimer un type de convocation

Administratif / Convocations

1. Je sélectionne dans l’arbre la structure dans laquelle se trouve le type de convocation à supprimer.
2. Je peux utiliser les champs de recherche pour retrouver plus rapidement le type de convocation souhaité.
3. Je survole le type de convocation souhaitée.
4. Je clique sur le bouton . Un message de confirmation s’affiche.
5. Je clique sur Supprimer pour confirmer la suppression.

Si une convocation est déjà présente dans les plannings, après suppression, son libellé devient « Convocation non affectée » sur les plannings concernés.