Modèles horaires

Définition

Un modèle horaire est un horaire que je définis en amont, et qui comporte des plages, fixes ou variables, avec éventuellement des bornes variables, du télétravail, des repos, des absences.

Un modèle horaire est rattaché à une structure.

Les différents types de modèles horaires sont :

• quotidien : le modèle est composé d'un jour.
• hebdomadaire : le modèle est composé de 7 jours. Dans ce cas, le premier jour du modèle est le premier jour de la semaine paramétré.
• périodique : le modèle est composé de 2, 3, 4, 5, 6 ou plus de 7 jours.

Le modèle horaire est utilisé :

• dans la programmation de modèles horaires : il permet de programmer un planning fixe pour une ou plusieurs personnes sur une période donnée. La programmation de modèle peut s'appliquer à tous les contrats ou à un seul. De même, elle peut se limiter à un événement particulier. Elle est limitée dans le temps avec une date de début et une date de fin. Pour utiliser la programmation de modèles, je dois au préalable créer un modèle horaire.
• dans la bibliothèque de modèles horaires : il permet, lorsqu'il est affecté à une personne, que le moteur choisisse lors du calcul des plannings parmi les modèles disponibles dans la bibliothèque celui qui correspond le mieux aux contraintes imposées. Dans ce cas, le modèle ne peut pas contenir d'absence : si une absence est présente dans un modèle, le modèle ne sera pas disponible pour la bibliothèque de modèles horaires. 
• directement dans les plannings : il est possible d'affecter un modèle horaire à un planning quotidien directement depuis l'écran des plannings. Il est également possible de consulter, suspendre, rétablir un modèle horaire affecté au planning d'une personne. Je peux créer un modèle horaire à partir des différentes vues de planning. Je peux suspendre les programmations de modèles, supprimer les modèles horaires issus des plannings, supprimer les suspensions de programmations de modèles horaires sur plusieurs personnes.

Une alternative à l'utilisation du modèle horaire est l'import de paramètres de calcul.

Programmer un modèle horaire

Eléments de la fiche de programmation de modèles horaires

Selon le type de calcul (planification ou annualisation), une fiche de programmation de modèles horaires comporte la plupart des champs suivants à renseigner :

• Intitulé : Le nom de la fiche qui va être créée.
• Période d'application : période de validité de la fiche de paramètres.
• Etat : Activation ou non de la fiche.
• Nouveauté ! Lecture seule : Cette case peut uniquement être cochée par les utilisateurs ayant le droit de mettre une fiche en lecture seule. Si la case est cochée, seuls les utilisateurs qui ont le droit de mettre une fiche en lecture seule peuvent modifier cette fiche. Les autres utilisateurs peuvent uniquement la consulter. Autrement dit, si un utilisateur a le droit de modifier une fiche mais qu’il n’a pas le droit de mettre une fiche en lecture seule, lorsqu'il ouvre une fiche pour laquelle la case Lecture seule a été cochée, il peut visualiser l’ensemble du contenu de la fiche sans pouvoir modifier le contenu. Si un utilisateur a le droit de modifier une fiche et de la mettre en lecture seule, lorsqu'il ouvre une fiche pour laquelle la case Lecture seule a été cochée, il peut visualiser et modifier l’ensemble du contenu de la fiche. Cette option est décochée par défaut.

Les champs suivants permettent de filtrer les personnes pour lesquelles s'applique la fiche de paramètres :

• Périodicité : La liste de choix propose "Quotidienne", "Hebdomadaire" ou "Mensuelle" selon la durée de la période gérée par la fiche.
• Nombre de périodes : Ce champ permet d'indiquer le nombre de périodes à saisir dans la fiche.
• Contrat : Le ou les contrats auxquels s'applique la fiche. Il est possible de sélectionner les contrats un par un. Il est également possible de sélectionner tous les contrats et d'effacer uniquement ceux qui ne m'intéressent pas. Si je sélectionne Tous les contrats, cela inclut également les personne hors contrat. 
• Groupe : Le ou les groupes auxquels s'applique la fiche. Il est possible de sélectionner les groupes un par un. Il est également possible de sélectionner tous les groupes et d'effacer uniquement ceux qui ne m'intéressent pas.
• Calendrier : Sélection du calendrier pour lequel la fiche s'applique. La valeur par défaut est "Modèle standard".
• Equipe : L'équipe pour lequel la fiche s'applique.

Programmer un modèle horaire pour une personne

Administratif / Gestion du personnel

1. Je sélectionne la personne souhaitée dans l’arbre.
2. Dans le panel Programmation de modèles, je clique sur le bouton Ajouter. Une pop-in s'affiche avec les détails de la programmation de modèles.
3. Je saisis les éléments de la fiche.
4. Je survole le premier modèle à programmer et je clique sur le bouton .
5. Je sélectionne le type de modèle (quotidien, hebdomadaire, périodique) et le modèle souhaité. J'enregistre. Si j'ai plusieurs périodes, pour chacune d'entre elles, je sélectionne les modèles de mon choix dans l'ordre dans lequel ils doivent s'enchaîner.
6. Pour visualiser le planning, je clique sur le lien Vue planning.
   
7. Pour revenir à la liste des périodes, je clique sur le lien Liste des périodes.
8. J'enregistre la programmation.

Si plusieurs fiches de programmation de modèles horaires sont créées avec une date de début et une date de fin identiques, même si la périodicité diffère, c'est la fiche la plus récente qui sera prise en compte.

Séquencer plusieurs modèles sur une période d'application

Je peux séquencer jusqu'à 99 modèles qui alterneront sur la période d'application.

Par exemple, je peux appliquer le "modèle Accueil" pendant 1 journée, puis le "modèle Caisse" pendant 1 journée et revenir au "modèle Accueil" pendant 1 journée à nouveau.

Administratif / Gestion du personnel

1. Je sélectionne la personne souhaitée dans l’arbre.
2. Dans le panel Programmation de modèles, je clique sur le bouton Ajouter. Une pop-in s'affiche avec les détails de la programmation de modèles.
3. Je saisis le libellé et la période d'application. Je peux sélectionner le contrat, l'événement, le calendrier auquel s'applique la programmation de modèles.
4. Dans le champ Nombre de périodes, je sélectionne "3".
5. Dans l'encadré rouge, je survole chaque modèle à programmer et je clique sur le bouton . Je sélectionne le type de modèle (quotidien, hebdomadaire, périodique) et le modèle souhaité. J'enregistre.
6. Je peux visualiser le planning en bas de la pop-in.
7. J'enregistre.

Définir la périodicité d'une programmation de modèle

La périodicité d'une programmation permet de mettre en place la même programmation à intervalle régulier.

Par exemple, je peux mettre en place pour une personne la même programmation tous les deux jours.

Pour ce faire, je saisis pour la périodicité : "02 / Quotidienne". La fiche sera appliquée le premier jour puis non appliquée le second puis appliquée le 3ème jour, etc. Ainsi, si la fiche démarre le 07/06/2021 et dure une semaine, elle s’appliquera le 07/06/2021, le 09/06/2021, le 11/06/2021 et le 13/06/2021.

Consulter les programmations de modèle appliquées au niveau sélectionné

Administratif / Gestion du personnel

1. Je sélectionne dans l’arbre le niveau souhaité.
2. Dans le panel Programmation de modèles, dans la section Fiches appliquées à xxx, je peux consulter l'ensemble des fiches de programmation de modèle appliquées au niveau sélectionné.
3. Je peux filtrer les fiches de programmation de modèle à partir de la liste déroulante Afficher. Je peux afficher :
   • Uniquement les fiches applicables : la liste affiche uniquement les fiches de programmation de modèle créées au niveau de la personne et des structures parentes qui peuvent être utilisées, c'est-à-dire les fiches de programmation dont les filtres sont applicables (période d'application, périodicité, événement, etc.)
   • Uniquement les fiches appliqués : la liste affiche uniquement les fiches de programmation crées au niveau de la personne et des structures parentes qui sont réellement utilisées, c'est-à-dire les fiches de programmation dont les filtres sont appliqués (période d'application, périodicité, événement, etc.)
   • Les fiches spécifiques à xxx : la liste affiche uniquement les fiches de programmation qui ont été créées pour la personne / structure
   • Tous les fiches disponibles : la liste affiche toutes les fiches de programmation créées au niveau de la personne et des structures parentes même si elles ne sont pas utilisables, donc quels que soient les filtres de la fiche de programmation
     

Modifier une programmation de modèle

Administratif / Gestion du personnel

1. Je sélectionne la personne souhaitée dans l’arbre.
2. Dans le panel Programmation de modèles, je clique sur la programmation que je souhaite modifier.
3. Je peux modifier les éléments en lien avec la programmation de modèle.
4. J'enregistre.

Copier une programmation de modèle

Administratif / Gestion du personnel

1. Je sélectionne la personne souhaitée dans l’arbre.
2. Dans le panel Programmation de modèles, je survole la programmation que je souhaite copier et je clique sur le lien Copier.
3. Je me positionne sur le niveau de structure ou sur la personne pour laquelle je souhaite copier la programmation.
4. Je clique sur le bouton Coller XX. La fiche est copiée. Je peux si je le souhaite la modifier.

Supprimer une programmation de modèle

Administratif / Gestion du personnel

1. Je sélectionne la personne souhaitée dans l’arbre.
2. Dans le panel Programmation de modèles, je survole la programmation que je souhaite supprimer et je clique sur le bouton . Un message de confirmation s'affiche.
3. Je clique sur le bouton Supprimer.

Importer une programmation de modèle horaire

Il est possible d'importer une programmation de modèles horaires à partir d'un fichier externe.

Le paramétrage du fichier à importer est réalisé dans la configuration.

Programmation de modèle et export Chronogestor

Dans le cadre de l'export des plannings Chronogestor, je peux indiquer si je souhaite exporter uniquement les données modifiées depuis une date indiquée. Si je coche cette case, pour récupérer les plannings issus des programmations de modèles horaires qui n'auraient pas encore été retouchés (modifiés, validés ou publiés), il est nécessaire que les équipes techniques Holy-Dis activent l'option. Dans ce cas, ces plannings sont publiés régulièrement automatiquement, de telle sorte qu'ils soient disponibles pour l'export.

Affecter / Supprimer un modèle horaire depuis un lien disponible dans le planning

Il est possible d'affecter occasionnellement un modèle horaire quotidien, hebdomadaire ou périodique au planning d'une personne à partir d'un lien disponible depuis la vue Détails du planning du bloc de droite. Pour que l'affectation puisse se faire, je m'assure que le contenu du modèle horaire est compatible avec le calendrier de la personne à laquelle je souhaite l'affecter. Exemple : un modèle ayant des bornes quotidiennes 03h - 10h ne pourra pas s'appliquer à une personne ayant un calendrier dont l'heure de changement de jour est à 5h.

Une option permet d'afficher sur les plannings la couleur du modèle horaire quotidien ajouté manuellement.

Planification / Plannings

Si j'ai sélectionné un modèle :

• quotidien : celui-ci s'applique sur la journée sélectionnée
• hebdomadaire : celui-ci s'applique sur la semaine de la journée sélectionnée (si je suis placé un mardi, il s'appliquera du premier jour de la semaine paramétrée au dernier jour de la semaine paramétré pour cette semaine).
• périodique : celui-ci s'applique sur la période du modèle à partir de la date où je suis positionné

Si je souhaite appliquer un modèle horaire de 7 jours sur une période ne démarrant pas le premier jour de la semaine paramétré, je dois privilégier l'utilisation du modèle horaire périodique de 7 jours.

Les résultats sur le planning de l'affectation dépendent du fait que le modèle soit fixé ou non :

• Si le modèle est en "jour fixé", il écrase tout le contenu du planning.
• Si le modèle n'est pas en "jour fixé", il complète le contenu du planning et il l'écrase si il y a chevauchement

Une fois le modèle placé, je peux modifier le contenu de la journée à ma convenance.

1. Je sélectionne la personne souhaitée.
2. Je sélectionne la date pour laquelle je souhaite saisir un modèle horaire.
3. Dans le bloc de droite, je clique sur le lien Ajouter, puis Un modèle horaire.
4. Je sélectionne le type de modèle (périodique, hebdomadaire, quotidien) et le nom du modèle.
5. Je peux visualiser un aperçu du modèle horaire sélectionné en cliquant sur l'icône .
6. Je valide.
7. Le planning s'actualise automatiquement avec le modèle horaire ajouté.
8. Depuis les vues hebdomadaire et mensuelle, à partir de l'onglet Options du bloc du bas, je peux visualiser sur les plannings la couleur des modèles horaires quotidiens ajouté manuellement (sauf si le modèle est un repos ou une absence).

Cette opération ne peut pas être réalisée sur un planning validé.

Affecter un modèle horaire identique sur plusieurs personnes (bouton Saisir par lot)

Je peux affecter des modèles horaires identiques (par lot) pour plusieurs personnes et / ou sur plusieurs dates.

Un contrôle est réalisé au moment de la validation pour s'assurer que le modèle horaire n'est pas ajouté sur un planning validé. Si le modèle horaire est ajouté sur un planning ayant déjà une absence ou un repos positionné, sur une personne hors contrat ou hors structure pour l'une des dates sélectionnées, un message d'erreur s'affiche. Le contenu du modèle horaire doit également être compatible avec le calendrier (plus précisément l'heure de changement de jour) de la personne à laquelle je souhaite l'affecter.

Pour supprimer un modèle horaire ajouté lors d'une saisie par lot, je dois supprimer le modèle horaire individuellement personne par personne.

Planification / Plannings

1. Je sélectionne la ou les personnes pour lesquels je souhaite saisir un modèle horaire par lot.
2. Je sélectionne la date souhaitée en date de référence.
3. Je clique sur le bouton Saisir par lot. Une pop-in s'ouvre.
4. Je peux sélectionner :
   • La période. Cette période est limitée en nombre de jours en fonction du paramétrage défini.
   • La périodicité. J'active les jours de la semaine pour lesquels je souhaite saisir un modèle horaire.
   • Les personnes. Je peux utiliser le champ Recherche sur le prénom, le nom, la structure ainsi que sur le matricule / l'identifiant / le matricule paie (en fonction du paramétrage défini) pour faciliter la sélection.
5. Je sélectionne le bouton Modèle horaire et le paramétrage associé :
   • choix du modèle horaire
6. Je valide. Un message de confirmation s'affiche.

Cette opération ne peut pas être réalisée sur un planning validé.

Affecter un modèle horaire identique sur plusieurs personnes de ma structure simultanément (Vue Saisie par lot du bloc de droite)

Cette fonctionnalité est uniquement possible à partir des vues hebdomadaire et mensuelle filtrées ainsi que dans la vue individuelle par mois.

Planification / Plannings

1. Pour afficher la vue Saisie par lot, depuis la vue filtrée (vue hebdomadaire ou mensuelle uniquement), à partir du bloc de droite, je clique sur le bouton .
2. Je clique sur le bouton .
3. Je coche pour chaque personne les journées pour lesquelles je souhaite affecter un modèle horaire.
4. Dans la carte Modèle horaire du bloc de droite, je sélectionne le type de modèle horaire quotidien.
5. Je sélectionne le nom du modèle.
6. J'enregistre.

Supprimer des modèles horaires issus des plannings pour plusieurs plannings

Je peux supprimer des modèles horaires affectés depuis les plannings pour plusieurs plannings dès lors qu'ils ne sont pas validés. Dans le cas où mon entreprise utilise les versions de planning, la suppression d'un planning affecte les plannings des versions précédentes. Pour en savoir plus, je me reporte à la version de planning concernée par la suppression.

Planification / Plannings

1. Je coche la case correspondant à la personne souhaitée.
2. Je sélectionne la date souhaitée dans la date de référence.
3. Je clique sur le bouton Plus puis Supprimer. Une pop-in s'ouvre.
4. En cliquant sur le lien Voir le détail de la suppression, je peux modifier :
   • La période. Cette période est limitée en nombre de jours en fonction du paramétrage défini.
   • Les personnes
   • Le paramétrage de la suppression : je coche la case Supprimer les modèles horaires issus des plannings
5. Je valide la suppression.

Affecter à la volée un modèle horaire quotidien disponible en raccourci depuis le bloc de droite des plannings

Une vue Modèles horaires est disponible depuis le bloc de droite des plannings en vue filtrée ou en vues individuelle par jour ou individuelle par mois. Cette vue permet de consulter en raccourci les modèles horaires quotidiens pour lesquels l'option Disponible en raccourci dans les plannings est à "Oui".

• Si je suis en vue individuelle par jour ou par mois, je visualise tous les modèles horaires disponibles en raccourci pour la personne sélectionnée.
• Si je suis en vue filtrée sur une structure, je visualise tous les modèles horaires disponibles en raccourci pour le niveau de structure préalablement sélectionné.
• Si je suis en vue filtrée sur un favori qui contient des personnes appartenant à des structures différentes, je visualise tous les modèles horaires disponibles en raccourci pour la structure parente aux structures des personnes du favori. Exemple : sur une structure mère FRANCE, j'ai deux structures filles LYON et MARSEILLE. Je suis en vue filtrée sur un favori contenant des personnes issues des structures LYON et MARSEILLE. Dans la vue Modèles horaires, je visualise uniquement les modèles horaires disponibles en raccourci de la structure FRANCE.

Une carte est également disponible depuis la vue Informations qui contient uniquement les modèles horaires disponibles pour la personne sélectionnée.

Le modèle horaire s'affiche sous la forme d'un rectangle coloré selon la couleur paramétrée et affiche le libellé du modèle ainsi que l'heure de début et l'heure de fin de journée.

Les modèles horaires en raccourci peuvent être affectés à une personne précise pour une journée déterminée. Les contrôles sont les mêmes que pour l'affectation d'un modèle horaire depuis le lien dans le bloc de droite.

Planification / Plannings

1. Pour afficher la vue Modèles horaires, depuis une vue filtrée ou individuelle par jour ou individuelle par mois, à partir du bloc de droite, je clique sur le bouton .
2. Un champ de recherche permet de filtrer les modèles en fonction de la saisie.
3. Le bouton  permet de trier les modèles horaires par ordre d'arrivée, heure de départ ou ordre alphabétique.
4. Pour affecter un modèle horaire à une journée pour une personne précise, depuis la vue Modèles horaires ou depuis la carte Modèles horaires de la vue Informations du bloc de droite, je fais glisser la carte correspondant au modèle horaire de mon choix vers la ligne correspondant à la journée et à la personne en question dans la partie centrale.
5. Pour affecter un modèle horaire à plusieurs journées de plusieurs personnes, depuis la vue filtrée hebdomadaire ou mensuelle, je clique sur le bouton . Je coche pour chaque personne les journées dans lesquelles copier le modèle horaire. Depuis la vue Modèles horaires ou depuis la carte Modèles horaires de la vue Informations du bloc de droite, je fais glisser la carte correspondant au modèle horaire de mon choix vers une des cases que j'ai cochées dans la vue centrale.
6. Le contenu des journées sélectionnées s'actualise avec le contenu du modèle horaire affecté.
7. Depuis les vues hebdomadaire et mensuelle, à partir de l'onglet Options du bloc du bas, je peux visualiser sur les plannings la couleur des modèles horaires quotidiens ajouté manuellement (sauf si le modèle est un repos ou une absence).

Voir / suspendre / rétablir un modèle horaire ou une programmation de modèle depuis le planning

Consulter le modèle horaire ou la programmation de modèle affecté à une personne

Planification / Plannings

1. Je sélectionne la personne souhaitée.
2. Je sélectionne la date souhaitée en date de référence.
3. Dans le bloc de droite, je clique sur le bouton  à droite du nom de la personne.
4. Je clique sur le lien Voir le modèle horaire.
5. Une pop-in affiche le modèle horaire appliqués à la personne sous la forme d'un planning pour la période sélectionnée. Depuis cette pop-in, je clique sur le lien Voir la programmation de modèles pour accéder à la fiche de programmation.

Modification d'un planning issu d'une programmation de modèle horaire

Si une tâche est ajoutée à un planning issu d'une programmation de modèle horaire, et que je re-lance le calcul pour cette personne, le moteur tient compte des modifications que j'ai réalisées.

Suspendre la programmation du modèle horaire affecté à la personne

Il est uniquement possible de suspendre un modèle horaire pour un planning initial en utilisant le bouton à droite du nom de la personne depuis le bloc de droite.

Pour suspendre la programmation du modèle horaire, je modifie les dates d'application de la fiche de programmation associée à cette personne. Lorsque je re-lance le calcul du planning de cette personne, le modèle horaire n'est plus utilisé.

Rétablir le modèle horaire affecté à la personne

Pour rétablir la programmation de modèle horaire, je dois supprimer la suspension de programmation du modèle horaire.

Si des modifications ont été réalisées sur les plannings, ceux-ci doivent être supprimés. Je dois ensuite modifier les dates d'application de la fiche de programmation associée à cette personne. Lorsque je re-lance le calcul du planning de cette personne, le modèle horaire est utilisé à nouveau.

Créer un modèle horaire

Administratif / Modèles horaires

1. Je sélectionne le niveau de structure souhaité dans l'arbre.
2. Je clique sur le bouton Nouveau.
3. Je saisi le libellé et le code du modèle. Par défaut, le modèle est "Actif".
4. Je sélectionne le calendrier qui s'appliquera à ce modèle. Le calendrier permet de définir l'heure de changement de jour du modèle. Un modèle ne pourra être affecté à une personne que si elle possède le même calendrier. Je peux par la suite utiliser un fuseau horaire différent de celui du calendrier que je viens de sélectionner pour saisir des éléments de planification du modèle horaire. 
5. Je sélectionne la durée dans la liste déroulante type de modèle ("Hebdomadaire", "Périodique", "Quotidien").
6. Si j'ai choisi le modèle périodique, je saisis le nombre de jours du modèle. Ce nombre est limité à 99 jours.
7. Je sélectionne si le modèle peut contenir des plages dont les bornes peuvent varier. Cette option est uniquement disponible pour la bibliothèque de modèles horaires.
8. Je sélectionne si le moteur peut placer des pauses automatiquement. Si le champ est à "Oui", lorsque je saisis des plages de travail dans le modèle horaire, les pauses sont placées automatiquement. Que le modèle soit quotidien, hebdomadaire ou périodique, on applique les mêmes paramètres pour tous les jours de la période. La pause est placée selon les paramètres récupérés par la compilation et selon les même principes que ceux appliqués lors de la saisie d’une plage de travail dans les plannings. Elle est modifiable : le calcul peut la modifier et je peux la modifier manuellement dans les plannings.
9. Je sélectionne si le modèle est disponible pour la bibliothèque de modèles horaires. Dans ce cas de figure, je ne pourrai pas saisir d'absences.
10. Je sélectionne si le modèle est disponible pour les plannings.
11. Dans le cas d'un modèle horaire quotidien, et si le modèle est disponible pour les plannings, je sélectionne si le modèle est disponible en raccourci pour les plannings. Je peux sélectionner une couleur associée au modèle. Le choix de la couleur n'est pas obligatoire mais fortement recommandé. Les couleurs disponibles sont les suivantes :
    
12. Le niveau de création s'alimente automatiquement.
13. Je valide. Un message de confirmation s'affiche. L'écran de configuration des plages de travail du modèle horaire s'affiche.

Exemple d'écran de saisie pour un modèle horaire quotidien

Exemple d'écran de saisie pour un modèle horaire hebdomadaire

Configurer les plages du modèle horaire

Il n'est pas possible de saisir une absence sur un modèle utilisé dans la bibliothèque de modèles horaires.

Il n'est pas possible de saisir une convocation ou une indisponibilité dans les modèles horaires.

Les temps spécifiques (habillage / déshabillage / déplacement) n'apparaissent pas ici car ils sont calculés par le moteur. Il ne peuvent apparaître que dans les plannings.

Je peux modifier le fuseau horaire de saisie des éléments de planification en cliquant sur le fuseau horaire disponible  sur le bandeau. Exemple : je peux créer un modèle horaire ayant le calendrier de Paris, alors que je saisis les tâches de ce modèle horaire sur le calendrier de Tokyo.

Ajouter une tâche

1. Dans la grille, je clique sur le jour à modifier.
2. Dans le bloc de droite, je clique sur le lien Ajouter, puis Une tâche.
3. Je saisis l'heure de début et de fin de la tâche.
4. Je peux préciser si cette tâche est fixe ou variable, si elle est positionnée sur une plage fixe ou variable, si elle peut être réalisée en télétravail. Pour ce faire, je clique sur le bouton et je sélectionne l'option souhaitée :
   • Tâche fixe / Tâche variable
   • Plage fixe / Plage variable
   • Plage sur site fixe / Plage sur site variable
   • Plage télétravaillée fixe / Plage télétravaillée variable (si la tâche est autorisée au télétravail dans ses spécificités). Le télétravail est matérialisé par le symbole .
5. Je valide.

Modifier une tâche

1. Dans la grille, je clique sur le jour à modifier.
2. Dans le bloc de droite, je survole la tâche à modifier.
3. Je clique sur le bouton .
4. Je modifie les éléments que je souhaite modifier.
5. Je valide.

Si une pause existait sur la tâche, elle est conservée dans la mesure où elle est toujours positionnée sur la tâche.

Supprimer une tâche

1. Dans la grille, je clique sur le jour à modifier.
2. Dans le bloc de droite, je survole le champ correspondant à la tâche à supprimer.
3. Je clique sur le bouton . Un message de confirmation s'affiche.
4. Je clique sur le bouton Supprimer.

Si une pause existait sur la tâche, elle est supprimée également.

Ajouter une absence

L'ajout d'une absence dans un planning fixe peut se révéler nécessaire dans le cas d'un contrat à temps partiel, tel qu'un contrat étudiant par exemple. La personne n'est pas présente certains jours (sans être pour autant en repos). Il faut alors créer un modèle d'horaire, puis un planning fixe qui utilise ce modèle.

1. Dans la grille, je clique sur le jour à modifier.
2. Dans le bloc de droite, je clique sur le lien Ajouter, puis Une absence.
3. Par défaut, il s'agit d'une absence complète d'une journée. Dans ce cas, je peux choisir si je souhaite que l'absence :
   • conserve les plages de travail, c'est-à-dire que les heures de début et de fin d'absence correspondent aux heures de début et de fin des plages de travail de la journée (pause comprise ou non selon le paramétrage prévu dans PJ07).
   • conserve les durées prévues, c'est-à-dire que la journée contenait du planning, la durée initialement prévue est conservée (pause comprise ou non selon le paramétrage prévu dans PJ07).
   • utilise la valorisation contrat, dans ce cas, je choisis si l'absence doit être valorisée selon la durée prévue.
   • utilise une valorisation spécifique que je peux saisir.
4. Si je souhaite saisir une absence partielle, je décoche la case Toute la journée et je saisis les heures de début et de fin d'absence.
5. Je sélectionne le type d'absence.
6. Je choisis si l'absence doit être valorisée selon le contrat ou si je dois saisir une valorisation particulière.
7. Je valide.

Il n'est pas possible de saisir une absence sur un modèle utilisé dans la bibliothèque de modèles horaires.

Modifier une absence

1. Dans la grille, je clique sur le jour à modifier.
2. Dans le bloc de droite, je survole le champ coloré correspondant à l'absence à modifier.
3. Je clique sur le bouton .
4. Je modifie les éléments que je souhaite.
5. Je valide.

Supprimer une absence

1. Dans la grille, je clique sur le jour à modifier.
2. Dans le bloc de droite, je survole le champ coloré correspondant à l'absence à supprimer.
3. Je clique sur le bouton . Un message de confirmation s'affiche.
4. Je clique sur le bouton Supprimer.

Ajouter un repos

1. Dans la grille, je clique sur le jour à modifier.
2. Dans le bloc de droite, je clique sur le lien Ajouter, puis Un repos.
3. Je sélectionne le type de repos et je valide.

Modifier un repos

1. Dans la grille, je clique sur le jour à modifier.
2. Dans le bloc de droite, je survole le champ violet correspondant au repos à supprimer.
3. Je modifie le type de repos et je valide.

Supprimer un repos

1. Dans la grille, je clique sur le jour à modifier.
2. Dans le bloc de droite, je survole le champ violet correspondant au repos à supprimer.
3. Je clique sur le bouton . Un message de confirmation s'affiche.
4. Je clique sur le bouton Supprimer.

Ajouter une pause

1. Dans la grille, je clique sur le jour à modifier.
2. Dans le bloc de droite, je clique sur le lien Ajouter, puis Une pause.
3. Je sélectionne la durée de la durée et l'heure de début et je valide.

Je ne peux saisir une pause que si une plage de travail existe sur cette tranche horaire.

Modifier une pause

1. Dans la grille, je clique sur le jour à modifier.
2. Dans le bloc de droite, je survole le champ correspondant à la pause à supprimer.
3. Je modifie la durée ou l'heure de début et je valide.

Supprimer une pause

1. Dans la grille, je clique sur le jour à modifier.
2. Dans le bloc de droite, je survole le champ correspondant à la pause à supprimer.
3. Je clique sur le bouton . Un message de confirmation s'affiche.
4. Je clique sur le bouton Supprimer.

Déplacer une tâche ou une absence depuis les plannings

Je peux déplacer par glissement une tâche ou une absence directement depuis l'écran central.

Je survole l'élément de planning. Lorsque le pointeur de la souris s'affiche avec cette apparence , je glisse la sélection vers le nouvel horaire ou bien vers une nouvelle journée.

Dans le cas de modèles à bornes variables, il est possible de déplacer l'élément de planning. Dans ce cas, toute la plage est déplacée y compris les parties variables. S'il existe une seconde plage dans la journée, le déplacement est stoppé au moment où la partie variable d'une des plages est collée à la partie fixe de l'autre plage.

Modifier l'heure de début ou de fin d'une tâche ou absence depuis le planning

Je peux modifier par glissement l'heure de début et de fin d'une tâche ou d'une absence directement depuis l'écran central.

Si je déplace une tâche et qu'une pause existait sur celle-ci, elle est conservée dans la mesure où elle est toujours positionnée sur la tâche.

Je me positionne sur le début ou la fin de l'élément à modifier. Lorsque le pointeur de la souris s'affiche avec cette apparence , je déplace vers la gauche ou vers la droite le pointeur par glissement jusqu'à atteindre l'heure souhaitée.

Dans le cas de modèles à bornes variables, il est possible de modifier l'heure de début ou de fin des parties fixes et des parties variables. S'il existe une seconde plage dans la journée, la modification de l'heure de début ou de fin est stoppée au moment où la partie variable d'une des plages est collée à la partie fixe de l'autre plage.

Copier le contenu d'une journée

Le copier-coller permet de conserver les mêmes attributs que la plage copiée :

• Si une tâche est en télétravail, elle le reste sur la journée sur laquelle et est copiée.
• Si un plage est fixe, elle le reste.
• Si une pause est positionnée sur une plage de travail, elle est copiée.

Si la journée sur laquelle je souhaite copier est déjà remplie, un message de confirmation demande si je veux écraser la journée par la copie. Il n'y a pas de fusion.

1. Dans la grille, je coche le ou les jours consécutifs à copier.
2. Dans le bloc de droite, je clique sur le bouton  à droite du jour. Je clique sur Copier la sélection.
3. Dans la grille, je sélectionne le ou les jours sur lesquels coller la sélection.
4. Dans le bloc de droite,
5. je clique sur le bouton  à droite du jour. Je clique sur Coller la sélection.
6. Le contenu de la journée copiée est collé dans les jours sélectionnés.

Il n'est possible de copier plusieurs jours que si ceux-ci sont consécutifs. Exemple : Soit un modèle de 12 jours. Si je copie les jours 1, 2 et 3 et colle sur les jours 5, 6, 7, 8, 9 et 10, la copie se fera comme suit :

• Jour 1 sur jour 5
• Jour 2 sur jour 6
• Jour 3 sur jour 7
• Jour 1 sur jour 8
• Jour 2 sur jour 9
• Jour 3 sur jour 10

Fixer une journée

1. Dans la grille, je coche le jour à fixer.
2. Dans le bloc de droite, je clique sur le bouton  à droite du jour. Je clique sur Fixer la journée.
3. A droite de la ligne correspondant au jour sélectionné, le symbole  apparaît.

Défixer une journée

1. Dans la grille, je coche le jour fixé à défixer. A droite de la ligne, le symbole est affiché.
2. ans le bloc de droite, je clique sur le bouton  à droite du jour. Je clique sur Défixer la journée.
3. Le symbole  disparaît.

Vérifier la durée du modèle

1. Dans la grille, je sélectionne le jour pour lequel je souhaite consulter la durée.
2. Dans le bloc de droite, je visualise la durée quotidienne pour la journée sélectionnée au format 00:00 dans le cas d'un modèle fixe, au format 00:00~00:00 dans le cas d'un modèle variable.
3. Dans la grille, je visualise la durée totale du modèle (somme des durées quotidiennes) au format 00:00 dans le cas d'un modèle fixe, au format 00:00~00:00 dans le cas d'un modèle variable.

Saisir un modèle horaire à bornes variables

Le fonctionnement du modèle à bornes variables est le même que pour le modèle fixe. Il est disponible uniquement pour la bibliothèque de modèles horaires.

Les plages à bornes variables sont matérialisées comme suit : .

Pour utiliser cette fonctionnalité, lors de la création du modèle, je passe le champ Modèle horaire à bornes variables à "oui".

Note : le moteur prend en compte les réunions / formations lors du calcul des bornes variables des modèles, et cela concerne les heures de début / fin des réunions / formations mais aussi leur paramétrage : durée minimum / maximum de plage avant / après.

Saisie d'une plage variable

• La première ligne correspond à l'heure de début minimum et maximum.
• Le seconde ligne correspond à l'heure de fin minimum et maximum.

Chevauchement de deux plages variables

Il est possible de faire chevaucher deux plages variables. Lors du calcul, le moteur fait en sorte de respecter les contraintes et au final les plages ne se chevaucheront pas.

Ajouter des contraintes à la journée

Dans le cadre de journées avec des bornes variables, je peux ajouter des contraintes de modèles. Ces contraintes se comportent comme des paramètres de calcul associés à la journée du modèle horaire.

Par exemple : pour une journée ayant une coupure possible comprise entre 12h et 14h, je peux saisir une contrainte de durée de coupure de 1h minimum et 1h maximum. Ainsi, lors du calcul des plannings, le moteur pourra positionner une coupure de 1h à n'importe quel moment entre 12h et 14h pour les personnes affectées à ce modèle horaire.

1. Dans la grille, je clique sur le jour à modifier.
2. Dans le bloc de droite, je clique sur le lien Contraintes du modèle.
3. Je saisis la contrainte souhaitée :
• Durée quotidienne minimum / maximum
• Durée de coupure minimum / maximum
• Durée de plage 1 minimum / maximum
• Durée de plage 2 minimum / maximum
4. Je valide.

Règles de gestion dans le cas où il existe un ou des éléments sur le planning

• On saisit une nouvelle plage 11h - 15h T1. Les deux plages sont fusionnées.
• On saisit une nouvelle plage 11h - 15h T2. La première plage est modifiée et devient 09h - 11h T1 et la seconde plage 11h - 15h T2 est inséré dans le planning.
• On saisit une nouvelle plage 10h - 11h T2. La première plage se scinde en deux plage 09h - 10h T1 et 11h - 13h T1 et la plage 10h - 11h T2 est inséré dans le planning.
• On saisit une nouvelle plage 09h - 13h T2. La plage reste intacte mais c'est la tâche qui change.
• On saisit une nouvelle plage 08h - 14h T2. La plage précédente est remplacée par la nouvelle.

Règles de gestion dans le cas où il existe une absence partielle

Il est possible de placer un modèle horaire hebdomadaire sur une semaine de planning qui contient une ou plusieurs absences partielles, à condition que ces absences partielles correspondent à des plages du modèle. Dans ce cas, les absences remplacent les plages correspondantes du modèle.

Exemple : J’ai un modèle horaire hebdomadaire dans lequel la journée du lundi est 08h - 11h30 / 13h30 - 17h45. Je positionne une absence partielle de 08h à 11h30. Celle-ci couvre parfaitement le matin de mon modèle horaire.

Il est possible de placer un modèle horaire quotidien sur un jour de planning qui contient une absence partielle, à condition que l'absence partielle corresponde à une plage du modèle et que le modèle ait deux plages de travail. Dans ce cas, l'absence remplace la plage correspondante du modèle.

Exemple : J’ai un modèle horaire quotidien dans lequel la journée est 08h - 11h30 / 13h30 - 17h45. Je positionne une absence partielle de 08h à 11h30. Celle-ci couvre parfaitement le matin de mon modèle horaire.

Il est également possible de placer un modèle horaire quotidien sur un jour de planning qui contient une absence partielle si celle-ci n’entre en collision avec aucune plage du modèle.

Il est impossible de placer un modèle horaire hebdomadaire sur une semaine de planning qui contient une ou plusieurs absences partielles qui ne correspondent pas aux plages de modèle même si elles n’entrent pas en collision avec les plages du modèle. En effet, les modèles hebdomadaires sont le plus souvent définis de manière à avoir une durée hebdomadaire correspondant à la base contrat des personnes à qui ils sont destinés. Si le moteur plaçait des modèles qui complètent des absences partielles, la durée hebdomadaire ne serait pas respectée et la transition serait refusée.

• Dans le cas d’un modèle à bornes fixes, pour qu’une absence corresponde à une plage du modèle, il faut que leurs heures de début et de fin soient identiques.
• Dans le cas d’un modèle à bornes variables, pour qu’une absence corresponde à une plage du modèle, il faut que l’absence commence entre l’heure de début minimum et l’heure de début maximum de la plage (incluses) et qu’elle se termine entre l’heure de fin minimum et l’heure de fin maximum de la plage (incluses).

Pour les modèles horaires à bornes variables, dans le cas où l’une des plages du modèle correspond à une absence partielle, les contraintes placées sur le jour du modèle sont traitées de la manière suivante :

• La durée quotidienne du modèle est respectée si la somme de la durée de l’absence partielle et de la durée de l’autre plage du planning est comprise entre les valeurs minimum et maximum incluses. Si l’absence partielle a une durée spécifique, c’est cette durée qui est prise en compte.
• La durée de coupure est ignorée. L’intervalle de temps entre une absence partielle et une plage de travail n’est pas une coupure. Il peut être réduit à 0 si les autres contraintes du modèle le permettent (dans ce cas, la plage d’absence et la plage de travail sont contiguës).
• La durée de plage minimum / maximum n’est pas prise en compte pour l’absence partielle. Si l’absence partielle correspond à la 1ère plage du modèle, seule la durée de plage 2 sera prise en compte. Si l’absence partielle correspond à la 2ème plage du modèle, seule la durée de plage 1 sera prise en compte.

Modifier les caractéristiques d'un modèle horaire

Administratif / Modèles horaires

1. Je sélectionne le niveau de structure souhaité dans l'arbre.
2. Je peux utiliser le champ de recherche pour retrouver plus rapidement le modèle horaire souhaité. Il est possible d'éditer une liste des modèles horaires filtrés au format PDF, CSV ou XLS en utilisant les boutons .
3. Je clique sur le modèle horaire à modifier.
4. Je clique sur le bouton Modifier.
5. Je modifie les éléments souhaités.
6. J'enregistre.

Si je passe le champ Placement automatique des pauses à "Oui", alors les pauses sont calculées automatiquement pour le modèle en cours de modification. Si je passe le champ Placement automatique des pauses à "Non", alors les pauses déjà présentes dans le modèle ne sont pas modifiées automatiquement. Elles restent présentes dans le modèle et peuvent être modifiées manuellement.

Copier un modèle horaire

Administratif / Modèles horaires

1. Je sélectionne le niveau de structure souhaité dans l'arbre.
2. Je survole le modèle que je souhaite copier et je clique sur le lien Copier.
3. Je me positionne sur le niveau de structure ou sur la personne pour laquelle je souhaite copier le modèle horaire.
4. Je clique sur le bouton Coller XX. Le modèle est copié. La pop-in de modification du modèle s'ouvre. Je peux modifier le nom et le code, ainsi que le reste du contenu, si je le souhaite.

Pour copier plusieurs modèles horaires simultanément, je peux cliquer sur le lien Copier pour chaque modèle horaire à copier et les coller d'un seul coup au niveau de mon choix.

Pour supprimer le bouton Coller XX, je clique sur le bouton à droite du bouton Coller.

Je peux uniquement copier un modèle horaire si le calendrier du modèle horaire est disponible au niveau où je souhaite le copier et qu'il contient la même heure de changement de jour.

Créer un modèle horaire depuis les plannings

Je peux créer un modèle horaire depuis les vues individuelle, quotidienne, hebdomadaire et mensuelle du planning :

• Depuis la vue individuelle par jour ou par mois, je coche une ou plusieurs lignes correspondant à une ou plusieurs journées que je souhaite utiliser comme modèle pour créer un nouveau modèle horaire périodique.
• Depuis la vue quotidienne, je coche une ligne correspondant à la personne dont je souhaite utiliser le planning quotidien comme modèle pour créer un nouveau modèle horaire quotidien. 
• Depuis la vue hebdomadaire, je coche une ligne correspondant à la personne dont je souhaite utiliser le planning hebdomadaire comme modèle pour créer un nouveau modèle horaire hebdomadaire. 
• Depuis la vue mensuelle, je coche une ligne correspondant à la personne dont je souhaite utiliser le planning mensuel comme modèle pour créer un nouveau modèle horaire périodique (pour une période correspondant à la vue mensuelle affichée). 

Planification / Plannings

1. Depuis l'arbre des structures, je coche la case correspondant à la personne dont je souhaite utiliser le planning pour créer un modèle horaire. Dans le cas de la vue individuelle par jour, je coche la ou les cases correspondant à la ou les journées que je souhaite utiliser comme modèle.
2. Je clique sur le bouton Plus puis Créer un modèle horaire. Une pop-in Créer un modèle horaire s'affiche.
3. Certains champs sont pré-remplis, notamment les champs Actif, Calendrier, Type de modèle, Modèles horaires à bornes variables ou encore Disponible pour les plannings.
4. Je peux saisir le libellé et le code du nouveau modèle.
5. Je peux sélectionner la couleur associée s'il s'agit d'un modèle quotidien. Les couleurs disponibles sont les suivantes :
   
6. Je peux modifier le niveau de création ainsi que les champs Disponible pour la bibliothèque de modèles horaires et Disponible en raccourci dans les plannings, au besoin.
7. J'enregistre. Le modèle créé est consultable depuis Administratif / Modèles horaires en se positionnant sur le niveau de structure ou sur la personne depuis laquelle il a été créé.

Importer un modèle horaire

Il est possible d'importer un modèle horaire à partir d'un fichier externe.

Le paramétrage du fichier à importer est réalisé dans la configuration.

Supprimer un modèle horaire

Administratif / Modèles horaires

1. Je sélectionne le niveau de structure souhaité dans l'arbre.
2. Je survole le modèle horaire à supprimer. Je clique sur le bouton .
3. Un message de confirmation s'affiche.
4. Je clique sur le bouton Supprimer.

La suppression du modèle horaire supprime également les demandes d'aménagement, les fiches de programmation, les fiches de paramètres si j'utilise la bibliothèque de modèles horaires, liés au modèle horaire.

Créer une bibliothèque de modèles horaires

Pour utiliser la bibliothèque de modèles horaires, je dois au préalable créer l'ensemble des modèles horaires dont j'ai besoin. Ces modèles horaires doivent être disponibles pour la bibliothèque de modèles horaires.

Créer une fiche de paramètres

Je peux ensuite créer une fiche de paramètres au niveau de la structure souhaitée et paramétrer le groupe de paramètres PD06 Bibliothèque de modèles horaires, en y associant le calendrier concerné.

Affecter un modèle horaire de la bibliothèque en priorité

Je peux affecter un modèle horaire de la bibliothèque de modèles horaires en priorité par rapport à un autre. Le niveau de préférence est le poids que j'attribue à l'affectation d'un modèle horaire particulier. Le moteur s'efforce d'affecter en priorité les modèles horaires avec des niveaux de préférence faibles.
Les niveaux de préférence sont utilisés dans le groupe de paramètres PD06 Bibliothèque de modèles horaires. Je peux créer autant de niveaux de préférence que je le souhaite.

Ajouter un niveau de préférence

 Configuration / Personnalisation / Administratif / Préférences

1. Je saisis le nom du nouveau niveau de préférence dans le champ Libellé.
2. Je saisis la valeur associée au niveau de préférence dans le champ Valeur.
3. J'ajoute.

Consulter / modifier un niveau de préférence

 Configuration / Personnalisation / Administratif / Préférences

1. Je survole le niveau de préférence dans la liste.
2. Je clique sur le bouton .
3. Je modifie le libellé ou la valeur de l'élément.
4. J'enregistre.

Supprimer un niveau de préférence

 Configuration / Personnalisation / Administratif / Préférences

1. Je survole le niveau de préférence dans la liste.
2. Je clique sur le bouton . Un message de confirmation s'affiche.
3. Je clique sur Supprimer pour confirmer la suppression.