Indisponibilités

Définition

Une indisponibilité est une demande initiée par le salarié et non comprise dans le temps de travail, par exemple un rendez-vous chez le médecin. Le moteur ne pourra pas placer de plages de travail (absence, hors contrat, etc.) pendant une période d'indisponibilité.

• Comment se matérialise une indisponibilité dans le planning ?
• Comment saisir une indisponibilité régulière ?
• Comment saisir une indisponibilité occasionnelle ?
• Comment supprimer une plage d'indisponibilité ?

Dans le planning quotidien, les indisponibilités se matérialisent par un rectangle rose contenant le libellé "Indisponibilité" dont la hauteur représente la moitié de la hauteur de la ligne correspondant à la journée courante.

Dans le planning mensuel, les indisponibilités des personnes se matérialisent par le symbole .

Saisir une indisponibilité sur le planning

Saisir une indisponibilité sur le planning d'une personne

Planification / Plannings

1. Je sélectionne la personne souhaitée.
2. Je sélectionne la date de l'indisponibilité à saisir en date de référence .
3. Dans le bloc de droite, je clique sur le lien Ajouter, puis Une indisponibilité.
4. Je saisis l'heure de début et de fin de l'indisponibilité.
5. Je valide.

Cette opération ne peut être réalisée que si le planning n'est pas validé.

Saisir une indisponibilité occasionnelle identique pour plusieurs personnes ou sur plusieurs jours (bouton Saisir par lot)

Je peux saisir des indisponibilités (par lot) pour plusieurs personnes et / ou sur plusieurs dates.

Un contrôle est réalisé au moment de la validation pour s'assurer que l'indisponibilité n'est pas ajoutée sur un planning validé. Si l'indisponibilité est ajoutée sur un planning ayant déjà une absence ou un repos positionné, sur une personne hors contrat ou hors structure pour l'une des dates sélectionnées, un message d'erreur s'affiche.

Pour supprimer une indisponibilité ajoutée lors d'une saisie par lot, je dois supprimer l'indisponibilité individuellement personne par personne.

Planification / Plannings

1. Je sélectionne la ou les personnes pour lesquels je souhaite saisir un repos par lot.
2. Je sélectionne la date souhaitée en date de référence.
3. Je clique sur le bouton Saisir par lot. Une pop-in s'ouvre.
4. Je peux sélectionner :
   • La période. Cette période est limitée en nombre de jours en fonction du paramétrage défini.
   • La périodicité. J'active les jours de la semaine pour lesquels je souhaite saisir une indisponibilité.
   • Les personnes. Je peux utiliser le champ Recherche sur le prénom, le nom, la structure ainsi que sur le matricule / l'identifiant / le matricule paie (en fonction du paramétrage défini) pour faciliter la sélection.
5. Je sélectionne le bouton Indisponibilité.
6. Je valide. Un message de confirmation s'affiche.

Cette opération ne peut pas être réalisée sur un planning validé.

Saisir un indisponibilité sur plusieurs personnes (saisie par lot) de ma structure simultanément (Vue Saisie par lot du bloc de droite)

Cette fonctionnalité est uniquement possible à partir des vues hebdomadaire et mensuelle filtrées ainsi que dans la vue individuelle par mois.

Planification / Plannings

1. Pour afficher la vue Saisie par lot, depuis la vue filtrée (vue hebdomadaire ou mensuelle uniquement), à partir du bloc de droite, je clique sur le bouton .
2. Je clique sur le bouton .
3. Je coche pour chaque personne les journées à passer en indisponibilité.
4. Dans la carte Indisponibilité du bloc de droite, je saisis l'heure de début et l'heure de fin d'indisponibilité.
5. J'enregistre.

Modifier une indisponibilité placée sur une personne

Planification / Plannings

1. Je sélectionne la personne souhaitée.
2. Je sélectionne la date de l'indisponibilité à modifier en date de référence.
3. Dans le bloc de droite, je survole l'indisponibilité à modifier.
4. Je clique sur le bouton .
5. Je modifie les heures de début ou de fin.
6. Je valide.

Cette opération ne peut être réalisée que si le planning n'est pas validé.

Supprimer une indisponibilité placée sur une personne

Planification / Plannings

1. Je sélectionne la personne souhaitée.
2. Je sélectionne la date de l'indisponibilité à supprimer en date de référence.
3. Dans le bloc de droite, je survole le champ correspondant à l'indisponibilité à supprimer.
4. Je clique sur le bouton . Un message de confirmation s'affiche.
5. Je clique sur le bouton Supprimer.

Cette opération ne peut être réalisée que si le planning n'est pas validé.

Supprimer les indisponibilités placées sur le planning de plusieurs personnes

Editer un rapport des disponibilités

Il est possible d'éditer des rapports au format PDF ou Excel indiquant pour chaque personne sélectionnée les périodes de disponibilités (en noir) et les périodes d'indisponibilités (en rouge) au cours de la période étudiée.

Saisir une indisponibilité depuis My Timesquare

Le responsable / gestionnaire peut ajouter / modifier / supprimer une indisponibilité du planning d'un salarié.

Fixer une plage d'indisponibilité régulière

1. Pour définir les heures de début et de fin d'indisponibilité, je crée une fiche de paramètres pour la personne ou la structure et la période souhaitées.
2. J'ouvre le groupe de paramètres PJ01 Heures de début et de fin de journée.
3. Je saisis les paramètres Heure de début d'indisponibilité et Heure de fin d'indisponibilité.
4. J'enregistre.

Fixer un jour d'indisponibilité régulier

1. Pour définir un indisponibilité régulière pour une personne, je crée une fiche de paramètres pour la personne et la période souhaitées.
2. J'ouvre le groupe de paramètres PJ02 Jours travaillés.
3. Dans le paramètre Jour travaillé, je passe le jour souhaité à "Interdit".
4. J'enregistre.