Il existe 6 vues des plannings des personnes :
- Vue individuelle par jour : plannings d'une personne pour lequel une ligne correspond à un jour.
- Vue individuelle par mois (vue annuelle) : plannings d'une personne pour lequel une ligne correspond à un mois.
- Vue quotidienne : plannings des personnes pour la journée saisie à la date de référence et pour lequel une ligne correspond à une personne.
- Vue hebdomadaire : plannings d'une personne sur 5 semaines en fonction de la date de référence pour laquelle une ligne correspond à une personne.
- Vue mensuelle : plannings d'une personne du 1er au dernier jour du mois ou sur 5 semaines en fonction du paramétrage défini et selon la date de référence pour lequel une ligne correspond à une personne.
- Vue périodique : plannings d'une personne de date à date pour laquelle une ligne correspond à une personne. Il est possible d'afficher une vue 7 jours ou une vue mensuelle sur 5 semaines (soit 35 jours). Je me déplace dans la période en utilisant l'ascenseur horizontal en bas de l'écran central.
Il existe de nombreuses fonctionnalités qui sont communes à une ou plusieurs vues de planning.
Naviguer dans les vues du bloc de droite
Le bloc de droite peut afficher au choix une vue Informations de la personne pour la journée sélectionnée, une vue Indicateurs, avec des durées quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles selon la vue utilisée, pour la personne sélectionnée, une vue Modèles horaires en vue filtrée avec l'ensemble des modèles horaires disponibles et une vue Saisie par lot en vue filtrée pour modifier la localisation de plusieurs personnes simultanément.
Vue Informations
Pour afficher la vue Informations, à partir du bloc de droite, je clique sur le bouton .
Les cartes à afficher (Détail du..., Liste des illégalités, Durées hebdomadaires, Plus d'informations, Commentaires) peuvent être personnalisées. Je clique sur le bouton . Je coche les cartes à afficher. Je clique sur
pour fermer cette vue.
Les cartes de cette vue peuvent être ouvertes / fermées en utilisant les boutons et
. Elles peuvent également être déplacées par glissement afin de modifier l'ordre d'affichage. Cet affichage ouvert/fermé/déplacé est enregistré dans les préférences utilisateur. C'est le même pour toutes les vues du planning.
Vue Indicateurs
Pour afficher la vue Indicateurs, à partir du bloc de droite, je clique sur le bouton .
Le bloc peut afficher jusqu'à 4 indicateurs simultanément. Il est possible d'utiliser l'ascenseur horizontal pour afficher davantage de colonnes. Les colonnes à afficher et leur ordre peuvent être paramétrés :
- Je clique sur le bouton
.
- Je coche les colonnes à afficher. Je modifie l'ordre des colonnes en utilisant les boutons
.
Vue Modèles horaires
La vue Modèles horaires est disponible depuis la vue filtrée avec :
- l'ensemble des modèles horaires quotidiens pour lesquels l'option Disponible en raccourci dans les plannings est à "Oui"
- un champ de recherche pour filtrer les modèles en fonction de la saisie
- le bouton
pour trier les modèles horaires par ordre d'arrivée, par heure de départ, par ordre alphabétique
Pour l'afficher, à partir du bloc de droite, je clique sur le bouton .
- Pour affecter un modèle horaire à une journée pour une personne précise, depuis la vue Modèles horaires ou depuis la carte Modèles horaires de la vue Informations du bloc de droite, je fais glisser la carte correspondant au modèle horaire de mon choix vers la ligne correspondant à la journée et à la personne en question dans la partie centrale.
- Pour affecter un modèle horaire à plusieurs journées de plusieurs personnes, depuis la vue filtrée hebdomadaire ou mensuelle, je clique sur le bouton
. Je coche pour chaque personne les journées dans lesquelles copier le modèle horaire. Depuis la vue Modèles horaires ou depuis la carte Modèles horaires de la vue Informations du bloc de droite, je fais glisser la carte correspondant au modèle horaire de mon choix vers une des cases que j'ai cochées dans la vue centrale.
- Le contenu des journées sélectionnées s'actualise avec le contenu du modèle horaire affecté.
Vue Saisie par lot
Pour afficher la vue Saisie par lot, à partir du bloc de droite, je clique sur le bouton . A partir de cette saisie par lot je peux utiliser les cartes suivantes :
- Actions (valider, dé-valider, fixer, dé-fixer, publier, dé-publier, supprimer)
- Organisation du travail (sur site, en télétravail)
- Absence
- Repos
- Indisponibilité
- Convocation
- Modèle horaire
- Tâches
- Pauses
Chaque carte est indépendante. Chacune dispose d'un bouton pour valider le contenu.
Les cartes fonctionnent avec le bouton qui permet de sélectionner plusieurs jours / personnes.
Si je commence à renseigner une carte et que je ne valide pas puis je renseigne une seconde carte, le contenu de la première n’est pas supprimé.
Si je change de vue, de bloc de droite ou si je repasse sur le bouton , les cartes déjà renseignées se vident.
Pour les absences, convocations et tâches, je visualise les éléments disponibles pour l’ensemble des personnes sélectionnées.
- Je me positionne sur la vue filtrée (vue hebdomadaire ou mensuelle uniquement).
- Je sélectionne une personne.
- Je clique sur le bouton
.
- Je coche pour chaque personne les journées à passer en télétravail / sur site.
- Dans le bloc de droite, je clique sur le bouton
.
- Je sélectionne les options souhaitées.
- J'enregistre.
Actualiser l'écran
Pour actualiser le contenu de l'écran, je clique sur le bouton dans le bandeau. L'écran est actualisé.
Timesquare étant une solution web et pas un simple site web, l'utilisation du bouton de rafraîchissement du navigateur (ou de la touche F5) n'est pas adapté pour le rechargement des données.
Afficher / Masquer le bloc de droite
Pour gagner de la place sur l'affichage, je peux masquer le bloc de droite.
- Pour masquer le bloc de droite, je clique sur le bouton
à droite du nom de la personne. Le bloc de droite ne s'affiche plus et la partie centrale s'agrandit.
- Pour afficher le bloc de droite, je clique sur le bouton
à droite des plannings. Le bloc de droite s'affiche et la partie centrale est réduite.
Filtrer et trier les personnes
Filtrer les personnes en les cochant dans la vue Structures
Planification / Plannings
- Depuis l'arbre des structures, je coche la ou les cases correspondant aux personnes que je souhaite filtrer.
- Je clique sur le bouton
.
- L'arbre affiche uniquement les personnes sélectionnées à l'étape précédente.
- Je suis dans la vue Filtrée
. Pour revenir à la vue Structures, je clique sur le bouton
.
Il existe une différence entre la vue filtrée sur une structure et un favori sur une structure. Si je filtre sur une structure, la vue Filtrée
affiche les personnes appartenant la structure sélectionnée pour la date de référence. Cette vue pourrait être assimilée à un favori de personne. Si je crée un favori sur une structure, la vue Filtrée
affiche les personnes appartenant ou ayant appartenu à la structure sélectionnée pour au moins une journée sur la période affichée. Par exemple, pour un planning mensuel du 01/05 au 31/05, je peux afficher une personne qui arrive le 15/05 si la date de référence est le 01/05. Je peux également afficher une personne qui part le 17/05 si ma date de référence est le 25/05.
Trier les personnes dans la vue Filtrée
Planification / Plannings
- Depuis la vue
, je clique sur le bouton
.
- Je peux trier par :
- date d'arrivée
- date de départ
- ordre alphabétique
- structure (dans l'ordre dans lequel elles apparaissent dans l'arbre des structures) et ordre alphabétique
- structure (dans l'ordre dans lequel elles apparaissent dans l'arbre des structures) et heure d'arrivée
- structure (dans l'ordre dans lequel elles apparaissent dans l'arbre des structures) et heure de départ
- favori (dans le cas où j'utilise un tri des personnes dans le favori)
- Je suis dans la vue Filtrée
. Pour revenir à la vue Structures, je clique sur le bouton
.
Le tri est uniquement possible dans la vue Filtrée. Il est impossible de faire un tri dans la vue Structure. Le tri est enregistré dans les préférences utilisateurs. Si je visualise un favori A avec un tri par heure d'arrivée, lorsque j'affiche le favori B, il sera automatiquement trié par heure d'arrivée.
Dans les vues hebdomadaire et mensuelle, les tris par heure d’arrivée, de départ, alphabétique ou par structure sont effectués par rapport à la date de référence.
Créer des filtres en utilisant des favoris privés ou publics
Les favoris sont des filtres que je peux créer et qui sont enregistrés pour un usage régulier. Je peux créer un favori de personnes : je coche des personnes individuellement. Je peux créer un favori de structure : je coche une ou des structures et je peux ajouter des critères pour le filtre.
Il n'y a pas de limite au nombre de favoris.
Les favoris peuvent être privés : ils me sont propres. Un favori privé est précédé de l'icône .
Si la configuration le permet, les favoris de structures peuvent également être publics : ils sont partagés par plusieurs utilisateurs. Un favori public est précédé de l'icône .
Je peux créer autant de favoris que je le souhaite (j'utilise la molette de la souris pour naviguer dans la liste). La liste des favoris s'affiche au dessus de l'écran central si aucune personne n'est cochée dans l'arbre.
Pour utiliser un favori privé ou public, je clique sur le bouton puis sur le favori à afficher dans la liste des favoris proposée. Le favori sélectionné apparaît précédé de l'icône
(étoile "pleine" avec cadenas) s'il s'agit d'un favori privé ou précédé de l'icône
(étoile "pleine") s'il s'agit d'un favori public, suivi du nombre de personnes inclus dans le favori entre parenthèse. Les favoris non sélectionnés apparaissent précédés de l'icône
(étoile "vide" avec cadenas) s'il s'agit d'un favori privé ou précédés de l'icône
(étoile "vide") s'il s'agit d'un favori public.
Il est possible d'avoir des libellés identiques de favoris privés si ces favoris sont dans des modules différentes.
Après avoir sélectionné un favori, je suis en vue Filtrée et l'arbre affiche uniquement les personnes pour lesquelles le filtre s'applique. Dans le bandeau, le favori sélectionné s'affiche dans un rectangle aux bords plus arrondis avec le nombre de personnes incluses dans le favori entre parenthèses.
Si mes droits me le permettent, je peux rendre public un de mes favoris privés. Auparavant, il est nécessaire d'activer la fonctionnalité. Dans ce cas, le favori sera visible pour tous les utilisateurs ayant les droits sur la ou les structures cochées dans le favori ou bien leurs sous-structures. Si mon compte utilisateur n'est plus actif, le favori, quant à lui, reste toujours public. Seul le créateur du favori peut rendre à nouveau privé un favori qu'il a précédemment rendu public. En revanche, s'ils ont les droits, d'autres utilisateurs peuvent modifier ou supprimer un favori que j'ai rendu public.
Je peux définir parmi les favoris disponibles auxquels j'ai droit (publics ou privés) ceux que je souhaite afficher ou masquer de la liste des favoris.
Depuis les plannings individuels, lorsque je suis en vue Filtrée
, la liste déroulante des personnes, accessible depuis le bouton
de la vue Informations du bloc de droite, est également filtrée. Seules les personnes filtrées s'affichent.
Les favoris créées depuis Timesquare sont également consultables depuis My Timesquare si j'ai un rôle de responsable / gestionnaire avec les autorisations associées, et inversement.
Créer un favori privé de personnes
Planification / Plannings
- Je coche les cases correspondant aux personnes que je souhaite inclure dans mon favori.
- Je clique sur le bouton
, puis sur Créer un favori.
- Une pop-in s'affiche. Je saisis le libellé du favori.
- La liste des personnes sélectionnées s'affiche. Je coche / décoche les personnes de mon choix afin de préciser cette liste.
- Je peux ajouter des personnes en utilisant le champ de recherche. Je saisis le nom, le prénom ou le matricule de la personne que je souhaite ajouter (la recherche démarre auprès avoir saisi au moins deux caractères). Je peux rechercher aussi sur le matricule / l'identifiant / le matricule paie (en fonction du paramétrage défini).
- Une liste déroulante s'affiche. Je clique sur le nom de la personne. Je clique sur le bouton .
- J'enregistre.
- Le favori de personnes est ajouté à la liste de mes favoris. Il est précédé de l'icône
car c'est un favori privé.
- Je suis dans la vue Filtrée
. Pour revenir à la vue Structures, je clique sur le bouton
.
Créer un favori privé de structures
Ce favori est notamment utilisé afin de tenir compte tout particulièrement des évolutions dans le temps des affectations de structure, des compétences, des équipes. Par exemple, une personne qui est arrivée dans ma structure à la date de référence sera automatiquement intégrée dans mon favori. A l'inverse, une personne qui a quitté ma structure à la date de référence ne s'affichera pas dans mon favori.
Planification / Plannings
- Je coche les cases correspondant aux structures que je souhaite inclure dans mon favori.
- Je clique sur le bouton
, puis sur Créer un favori.
- Une pop-in s'affiche. Je saisis le libellé du favori.
- J'indique si je souhaite ajouter dans le favori les éventuelles structures filles qui pourraient être créées après la création du favori. Par défaut, l'option est décochée. Si elle est cochée, si je crée une structure fille en dessous d'une structure sélectionnée dans mon favori, celle-ci sera ajoutée automatiquement à mon favori. Exemple : je crée un favori sur la structure France. Je crée après coup une structure fille Lille dans la structure France. Si l'option Ajouter automatiquement les nouvelles structures filles créées est cochée, la structure Lille est automatiquement ajoutée à mon favori.
- La liste des structures sélectionnées s'affiche.
- Si la configuration de la base le permet, je peux mettre en place un tri des personnes. Pour ce faire, je clique sur le bouton
. Je peux trier les personnes sélectionnées par ordre de préférence en utilisant les flèches disponibles en bout de ligne :
. Par défaut, les personnes s'affichent par ordre alphabétique. Les personnes qui s'affichent sont celles présentes dans les structures sélectionnées à la date de référence. Elle est indépendante des filtres sélectionnés en dessous. Si une personne quitte la structure, elle ne s’affiche plus dans le tri des personnes du favori. Si une personne arrive dans la structure, elle s’affiche en bout de liste dans le tri des personnes du favori.
- Pour activer des filtres à appliquer aux personnes sélectionnées, je clique sur le bouton
:
-
Présence / absence : Je clique sur la case correspondant aux arguments de filtre : Travail sur site, Télétravail, Absence, Repos, Indisponibilités et/ou Sans planning. Dans le cas des vues hebdomadaire et mensuelle, je récupère les personnes pour lesquelles au moins une journée dans la période respecte cette contrainte.
-
Contraintes : Je sélectionne si je souhaite visualiser les heures de début de journée avant l'heure indiquée et / ou les heures de fin de journée après l'heure indiquée. Ces éléments peuvent se cumuler. Dans le cas des vues hebdomadaire et mensuelle, je récupère les personnes pour lesquelles au moins une journée dans la période respecte cette contrainte.
-
Tâches : Je sélectionne si je souhaite traiter les tâches présentes sur le planning ou pour lesquelles la personne est compétente. Je coche la case correspondant aux tâches souhaitées. Je peux utiliser le champ de recherche au besoin. Le filtre s'applique sur les plannings contenant au moins une des tâches sélectionnées ou bien pour les personnes compétentes sur au moins une des tâches sélectionnées.
-
Contenant une convocation : Je sélectionne les convocations de mon choix à partir de la liste déroulante. Le filtre s'applique sur les plannings qui contiennent l'une des convocations sélectionnées.
-
Equipes : Je sélectionne les équipes de mon choix à partir de la liste déroulante. Le filtre s'applique sur les personnes faisant partie d'une des équipes sélectionnées.
-
Etat de planning : Je clique sur la case correspondant à l'état de planning que je souhaite visualiser, quelle que soit la version sélectionnée. Le filtre s'applique sur les planning ayant cet état de planning, indépendamment de la version de planning.
-
Anomalies de pointage : (si j'utilise le module de Gestion des Temps) Je clique sur la case correspondant aux arguments de filtre : Avec ou sans anomalie de pointage. Ce filtre est uniquement disponible dans la vue quotidienne.
-
Journées contrôlées : J'indique si je souhaite filtrer sur les journées contrôlées ou non contrôlées.
-
Contrats : Je sélectionne les contrats de mon choix à partir de la liste déroulante. Le filtre s'applique sur les personnes ayant une affectation sur l'un des contrats sélectionnés.
-
Groupes : Je sélectionne les groupes de mon choix à partir de la liste déroulante. Le filtre s'applique sur les personnes ayant une affectation sur l'un des groupes sélectionnés.
-
Lecture de plannings : Je sélectionne les plannings lus ou non. Le filtre s'applique sur les personnes ayant au moins un planning lu ou non lu sur la période d'affichage.
-
Approbation de plannings : Je sélectionne les plannings approuvés ou non. Le filtre s'applique sur les personnes ayant au moins un planning approuvé ou non sur la période d'affichage.
-
Demandes : Je sélectionne les statuts des demandes. Le filtre s'applique sur les personnes ayant au moins une demande sur la période d'affichage.
-
Personnes annualisées : Je sélectionne les personnes annualisées uniquement.
-
Présence / absence : Je clique sur la case correspondant aux arguments de filtre : Travail sur site, Télétravail, Absence, Repos, Indisponibilités et/ou Sans planning. Dans le cas des vues hebdomadaire et mensuelle, je récupère les personnes pour lesquelles au moins une journée dans la période respecte cette contrainte.
- J'enregistre.
- Le favori de structures est ajouté à la liste de mes favoris. Il est précédé de l'icône
car c'est un favori privé.
- Je suis dans la vue Filtrée
. Pour revenir à la vue Structures, je clique sur le bouton
.
Note : Certains choix de favori ne sont pas cohérents. Par exemple : si je choisis l'une des combinaisons de filtres Repos / Tâches présentes dans le planning ou Absence / Tâches présentes dans le planning ou encore Indisponibilité / Tâches présentes dans le planning, le favori n’affiche personne. En revanche, si je choisis l'une des combinaisons de filtres Repos / Tâches pour lesquelles la personne est compétente ou Absence / Tâches pour lesquelles la personne est compétente ou encore Indisponibilité / Tâches pour lesquelles la personne est compétente, le filtre pourra afficher les personnes compétentes sur les tâches sélectionnées et en repos/absence/indisponibilité.
Ajuster les favoris à afficher / masquer dans la liste de mes favoris
- Pour ajuster les favoris à afficher, je clique sur le bouton
puis sur le lien Ajustement des favoris. La pop-in Ajustement des favoris s'affiche.
- La pop-in affiche l'ensemble des favoris publics et privés pour lesquels j'ai des droits dans l'ordre alphabétique. Les favoris privés sont précédés de l'icône
. Les favoris publics sont précédés de l'icône
.
- Elle affiche également les favoris sélectionnés, c'est-à-dire ceux qui vont s'afficher dans la liste de mes favoris. Je peux rechercher un favori par libellé. J'utilise les flèches pour affiner ma sélection :
- Je peux trier les favoris sélectionnées par ordre de préférence en utilisant les flèches disponibles en bout de ligne :
- J'enregistre.
- La pop-in se ferme. La liste des favoris s'actualise avec les favoris sélectionnées.
Modifier, supprimer, consulter un favori privé ou public
- Pour modifier un favori privé ou public (selon mes droits), je clique sur le bouton
puis sur le bouton
correspondant au favori à modifier. Je peux modifier le libellé. Dans le cas d'un favori de structures, je peux modifier les filtres disponibles. J'enregistre.
- Pour supprimer un favori privé ou public (selon mes droits), je clique sur le bouton
puis sur le bouton
correspondant au favori à supprimer. Je clique sur Supprimer. La suppression est immédiate.
- Pour consulter le détail d'un favori public (pour lequel je n'ai pas les droits en modification), je clique sur le bouton
puis sur le bouton
correspondant au favori public à consulter. Une fois que j'ai fini de consulter les informations, pour fermer la pop-in, je clique sur Annuler.
Rendre un favori de structures public
- Pour rendre un favori public, je clique sur le bouton
puis sur le favori de structures à modifier.
- Je clique sur le bouton
pour rendre le favori public. J'enregistre.
- Le favori s'affiche automatiquement dans la liste des favoris de tous les utilisateurs ayant les droits sur la ou les structures cochées dans le favori ou bien leurs sous-structures.
Autoriser l'utilisation de favoris publics
Configuration / Personnalisation / Planification / Général
- A partir du panel Personnalisation générale, je clique sur le bouton
.
- Je passe l'option Activer les favoris publics à "Oui".
- J'enregistre.
Autoriser l'utilisation de tri de personnes dans les favoris
Configuration / Personnalisation / Planification / Général
- A partir du panel Personnalisation générale, je clique sur le bouton
.
- Je passe l'option Activer le tri des personnes dans les favoris à "Oui".
- J'enregistre.
Affichage de l'arbre lors de la connexion
Lors de la connexion, si mes droits me permettent d'afficher directement l'écran des plannings, deux niveaux de l’arbre sont automatiquement ouverts : la racine et les sous-structures directes de la racine (le premier niveau de sous-structure de la racine est ouvert, le second est visible).
Pour modifier l'état de l'arbre à la connexion, je modifie mes préférences.
Sélectionner une personne / cocher les cases pour action
- Lorsque je sélectionne une personne, la ligne passe en bleu et le bloc de droite affiche les informations correspondant à la personne.
- Lorsque je coche une ou des personnes, les boutons d'action apparaissent. Le nombre de personnes cochées apparait en bleu en bout de ligne.
Utiliser la date de référence
La date de référence est un jour sélectionné, disponible dans le carré bleu en haut à gauche de l'écran, qui permet de filtrer les informations à afficher concernant les personnes et les paramètres de calcul en fonction de ce même jour.
- Dans la vue quotidienne : la date de référence correspond au jour visualisé dans la partie centrale et dans le bloc de droite.
- Dans les vues hebdomadaire, mensuelle et périodique : la date de référence correspond au jour affiché en bleu dans l'écran central. Exemple : Ma date de référence est le 15/01 et mon premier jour de la semaine est le lundi. Pour la vue hebdomadaire, l'écran affiche les dates du 10/01 (qui est un lundi) au 16/01. Pour la vue mensuelle, l'écran affiche les dates du 01/01 au 31/01 si j'ai sélectionné l'option du 1er au dernier jour du mois, et du 10/01 (qui est un lundi) au 13/02 si j'ai sélectionné l'option 5 semaines. La date de référence n'a aucun impact sur le bloc de droite. Le bloc de droite affiche le jour sélectionné avec une coche. Si je change la date de référence et qu’elle est comprise dans la période affichée, seul le jour affiché en bleu dans l'écran central est modifié. Si la date de référence est en dehors de la semaine ou du mois affiché, l'écran central s'actualise et je visualise la nouvelle semaine ou le nouveau mois qui contient la date de référence.
-
Dans la vue individuelle par jour (affichage sur 4 semaines) : la date de référence correspond au jour indiqué avec un icône
dans le navigateur de gauche. L'écran central affiche par défaut les 4 semaines avec en semaine 1 la semaine contenant la date de référence. Exemple : Ma date de référence est le 15/01 et mon premier jour de la semaine est le lundi, l'écran affiche les dates du 10/01 (qui est un lundi) au 06/02. Si je change la date de référence et qu’elle est comprise dans la période affichée, l'icône
change de place, mais l'écran central ne change pas. Si la date de référence est en dehors de la période affichée, l'écran central s'actualise et je visualise une nouvelle période pour laquelle la semaine 1 contient la date de référence.
-
Dans la vue individuelle par jour (affiche "période") : la date de référence correspond au jour indiqué avec un icône
dans le navigateur de gauche. L'écran affiche par défaut le mois contenant la date de référence. Exemple : Ma date de référence est le 15/01, l'écran affiche le mois de janvier par défaut. Si je change la date de référence et qu'elle est comprise dans la période affichée, l'icône
change de place, mais l'écran central ne change pas. Si la date de référence est en dehors de la période affichée, l'écran central s'actualise et je visualise le mois qui contient la date de référence.
Impact du changement de période
CAS 1 : Je change la période et cette nouvelle période contient la date de référence. Je peux me déplacer dans l’application tant que je ne me déconnecte pas. Si je reviens sur la vue individuelle par jour, je visualise cette période. Si je me déconnecte et que je reviens sur cette vue, c’est le mois de la date de référence qui est affiché. La journée sélectionnée (ligne bleue dans la vue centrale) reste la même.
Exemple : Ma date de référence est le 15/01, l'écran affiche le mois de janvier par défaut. Je modifie la période pour afficher en date de fin le 28/02. Tant que je ne me déconnecte pas, l'écran affiche toujours la période du 01/01 au 28/02. Si je me déconnecte, lorsque je me reconnecte et je reviens sur la vue individuelle par jour, l'écran affiche la période du 01/01 au 31/01.
CAS 2 : Je change la période et cette nouvelle période ne contient pas la date de référence. Cela n’a aucun impact sur la date de référence. Je peux me déplacer dans l’application et si je reviens sur la vue individuelle par jour, l'écran affiche la période par défaut qui contient la date de référence.
Exemple : Ma date de référence est le 15/01, l'écran affiche le mois de janvier par défaut. Je modifie la période pour afficher du 01/02 au 28/02. Ma date de référence reste le 15/01. La journée sélectionnée (ligne bleue dans la vue centrale) devient le premier jour de la période. Tant que je ne me déconnecte pas, si je reviens sur la vue individuelle par jour, l'écran affiche la période par défaut du 01/01 au 31/01. Si je me déconnecte, lorsque je me reconnecte et je reviens sur la vue individuelle par jour, l'écran affiche la période du 01/01 au 31/01.
Si je change de version de planning ou de fuseau horaire, la période n'est pas être changée.
Impact du changement de date de référence
CAS 1 : Si je change la date de référence depuis la vue individuelle par jour :
- Si la date de référence est comprise dans la période affichée, la période n’est pas modifiée.
- Si la date de référence n'est pas comprise dans la période affichée, l'écran affiche le mois de la nouvelle date.
Lors du changement de date de référence, la journée sélectionnée (ligne bleue dans la vue centrale) change aussi.
Exemple : Ma date de référence est le 15/01 et la période visualisée est du 01/01 au 28/02. Si je change la date de référence au 10/02, l'écran affiche toujours la période du 01/01 au 28/02. La journée sélectionnée (ligne bleue dans la vue centrale) devient le 10/02. Si je change la date de référence au 10/03, l'écran affiche la période du 01/03 au 31/03. La journée sélectionnée (ligne bleue dans la vue centrale) devient le 10/03.
CAS 2 : Si je change la date de référence depuis une autre vue et je reviens à la vue individuelle par jour :
- Si la date de référence est comprise dans la période affichée, la période n’est pas modifiée.
- Si la date de référence n'est pas comprise dans la période affichée, l'écran affiche le mois de la nouvelle date.
Exemple : Ma date de référence est le 15/01 et la période visualisée est du 01/01 au 28/02. Si je change la date de référence au 10/02, l'écran affiche toujours la période du 01/01 au 28/02. Si je change la date de référence au 10/03, l'écran affiche la période du 01/03 au 31/03.
Sélectionner les éléments à afficher dans le planning
Dans le bloc du bas, je clique sur l'onglet
. Je peux cocher les options qui doivent apparaître ou non dans le planning. Ces options différent en fonction de la vue dans laquelle je suis.Déplacer la grille horaire
La grille horaire s'affiche en fonction des bornes définies au niveau de la structure.
J'utilise le bouton pour déplacer la grille horaire vers la gauche et le bouton
pour déplacer la grille horaire vers la droite. Cette fonctionnalité est uniquement disponible dans les vues quotidienne et individuelle.
Elargir l'affichage en amplitude 24h
J'utilise le bouton pour passer la grille horaire sur une amplitude 24h. Je clique sur ce même bouton pour revenir à la grille habituelle telle que définie au niveau de la structure. Cette fonctionnalité est uniquement disponible dans les vues quotidienne et individuelle par jour.
Modifier visuellement l'heure de changement de jour
J'utilise le bouton . Je saisis l'heure de changement de jour que je souhaite afficher. Je valide.
Cette modification a seulement un impact sur l'affichage du planning. Cette fonctionnalité est uniquement disponible dans les vues quotidienne et individuelle par jour.
Identifier les heures qui débordent sur la journée calendaire suivante ou précédente
Si une plage de travail déborde sur la journée calendaire suivante ou démarre sur la journée calendaire précédente, cette information est indiquée avec la mention J+1 ou J-1.
Afficher une photo de la personne dans le bloc de droite et l'arbre des personnes
Je peux ajouter une photo au format jpg ou png à partir de mon ordinateur. La photo s'affiche dans l'arbre des personnes en vue filtrée hebdomadaire et mensuelle, ainsi que dans Administratif / Gestion du personnel // Identification.
Pour ne pas ralentir l'affichage, un système bloque la récupération de la photo dans l'arbre des personnes dès qu’il y a plus de 30 personnes à afficher.
Utiliser les raccourcis pour naviguer entre les différents écrans
Il existe de nombreux liens et raccourcis dans l'application qui permettent de passer d'un écran à l'autre en un clic de manière contextuelle. Pour ce faire, depuis la vue Informations du bloc de droite, je clique sur le bouton . Le menu propose de nombreux raccourcis vers différents écrans de Timesquare ainsi que des pop-in permettant de visualiser des informations importantes sur la personne.
Plannings et fuseaux horaires
Les plannings et la couverture de charge s'affichent en fonction du fuseau horaire d'affichage, sélectionné dans le bandeau. Une carte Calendrier est disponible dans le bloc de droite. Elle indique l'heure de changement de jour et le fuseau horaire.
Il est recommandé de se positionner sur le fuseau horaire correspondant à celui du calendrier de la personne / structure sur laquelle je travaille.
Si je suis positionné sur un autre fuseau horaire que celui associé au calendrier de la personne que je visualise, je ne peux pas afficher la durée quotidienne. La durée affichée est N/A.
Le test de légalité est réalisé sur la base du contenu de la fiche de paramètres de calcul, indépendamment du fuseau horaire d'affichage, sélectionné depuis le bandeau.
Visualiser et calculer les compteurs
Je peux visualiser les compteurs de reporting, les compteurs de paie et les congés (si la Gestion des temps est implémentée) disponibles à la consultation depuis les plannings.
Visualiser les compteurs à partir du planning
Planification / Plannings
- A partir du bloc du bas, je clique sur le bouton .
- Je peux visualiser les les compteurs de reporting, les compteurs de paie et les congés s'ils sont disponibles. Si les trois types de compteurs sont disponibles :
- Pour visualiser les compteurs de paie, je clique sur le bouton .
- Pour visualiser les compteurs de reporting, je clique sur le bouton .
- Pour visualiser les compteurs de congés, je clique sur le bouton .
- Au survol du compteur, je peux consulter la date de valeur, la période couverte, la date du dernier lancement de calcul, éventuellement la date du dernier arrêté de paie ainsi que la valeur initiale renseignée dans les spécificités du compteur.
- En cas de compteur rouge, au survol du compteur, l'infobulle précise également si c'est le seuil minimum qui est non atteint ou si c'est le seuil maximum qui est dépassé, ainsi que la valeur du delta.
Lancer le calcul des compteurs
Planification / Plannings
- Je coche les cases correspondant aux personnes souhaitées.
- Je sélectionne la date souhaitée dans la date de référence.
- Je clique sur le bouton puis Calculer des compteurs. Une pop-in s'ouvre.
- En cliquant sur le lien Voir le détail du calcul des compteurs, je peux sélectionner :
- La période
- Les personnes
- Les compteurs de date à date et par cycle (il est possible de lancer le calcul de compteurs simultanément)
- Je valide. Un message de confirmation s'affiche.
- A partir du bloc du bas, je clique sur le bouton .
- Les compteurs de la personne sélectionnée s'affichent en bas de la grille des plannings.
- Pour masquer le bandeau des compteurs, je clique ailleurs dans l'écran.
Editer une liste des compteurs
Il est possible d'éditer une liste des compteurs des personnes appartenant à sa structure à une date donnée. Il est également possible de lancer des rapports (compteurs des heures) couvrant une période déterminée qui font état de toutes les heures majorées ou seulement de celles des jours de semaine ou des jours fériés.
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