Fuseaux horaires

La notion de fuseaux horaires est intégrée dans Timesquare de telle sorte que la planification de sites multi-fuseaux soit simple et transparente, aussi bien pour le planificateur, que pour le salarié, le responsable et le gestionnaire.

Les fuseaux horaires indiquent la différence de temps par rapport à l'UTC, c'est-à-dire à l'"Universal Time Coordinated". Cette indication est généralement donnée en heures pleines, parfois en fractions d'heure. La notion d'heure d'été / heure d'hiver est prise en compte automatiquement dans l'outil, cependant il est à noter que, comme dans d'autres outils tel que Windows, dans Timesquare, l'indication "UTC+1" ou "UTC-4" ne tient pas compte de ce passage heure d'été / heure d'hiver. Le décalage indiqué est celui de l'heure standard par rapport à UTC. Il est donc nécessaire de toujours se référer à la localisation pour choisir le bon fuseau horaire à utiliser et non à l'offset indiqué.

Je peux afficher le contenu de mon écran (plannings, absences, charge, couverture de charge, fiche de paramètres de calcul - hors paramètres compilés) selon le fuseau horaire de mon choix, parmi ceux associés à mon compte utilisateur. Un fuseau horaire par défaut est défini dans mon compte utilisateur.

Les fuseaux horaires sont définis dans les calendriers. Pour rappel, les calendriers sont associés aux structures, aux personnes, aux tâches ou encore aux fiches de paramètres de calcul. Ces éléments héritent donc du fuseau horaire du calendrier qui leur est associé.

Je définis un calendrier par défaut par structure. Toutes les personnes sous la structure héritent du calendrier par défaut, à moins d'avoir une affectation de calendrier personnalisée.

La liste des fuseaux horaires disponible par défaut peut être personnalisée. Pour ce faire, veuillez prendre contact avec l'équipe technique Holy-Dis.

Il est possible d'affecter simultanément un calendrier à plusieurs structures et tâches. Cette fonctionnalité remplace le calendrier existant par le nouveau calendrier affecté.

Modifier le fuseau horaire d'affichage

Le fuseau horaire qui s'affiche lors de ma connexion est celui qui est indiqué par défaut dans mon compte utilisateur.

Je peux modifier le fuseau horaire en cliquant sur le fuseau horaire disponible sur le bandeau. La liste des fuseaux horaires qui s'affiche correspond aux fuseaux horaires activés dans mon compte utilisateur.

Si je change de fuseau horaire en cours d'utilisation, lors de la connexion suivante, c'est le fuseau horaire par défaut qui s'affiche.

Associer des fuseaux horaires à un compte utilisateur

Je dois définir les fuseaux horaires qui sont disponibles pour le compte utilisateur, ainsi que celui qui doit être utilisé par défaut.

 Configuration / Autorisations / Comptes utilisateurs

1. Je sélectionne le compte utilisateur souhaité.
2. A partir du panel Fuseaux horaires, je clique sur le bouton .
3. Dans la colonne Activé, je clique sur le bouton sur les lignes correspondant aux fuseaux horaires à activer.
4. Dans la colonne Par défaut, je clique sur le bouton sur la ligne correspondant au fuseau horaire qui sera enregistré par défaut pour ce compte utilisateur.
5. J'enregistre.

Définir le fuseau horaire du calendrier

Administratif / Calendriers

1. Je sélectionne dans l’arbre la structure dans laquelle se trouve le calendrier à modifier.
2. Je peux utiliser les champs de recherche pour retrouver plus rapidement le calendrier souhaité.
3. A partir du panel Identification, je clique sur le bouton .
4. Je sélectionne le fuseau horaire de mon choix. Seuls les fuseaux horaires associés à mon compte utilisateur s'affichent dans cette liste.
5. J'enregistre.

Associer un fuseau horaire à une fiche de paramètres de calcul

La fiche de paramètres de calcul, qu'elle soit associée à une personne, à une structure ou à une tâche, indique le fuseau horaire du calendrier associé à la fiche.

L'information est disponible dans la fiche.

Elle est également disponible dans la liste des fiches.

Si je modifie le fuseau horaire d'affichage depuis le bandeau, les informations de la fiche changent. 

Au moment de la création d'une fiche de paramètres de calcul, je sélectionne un calendrier. Les fiches de paramètres de calcul sont basées sur le fuseau horaire de ce calendrier  :

• Si je crée une fiche de paramètres de calcul sur une personne, je récupère le fuseau horaire associé au calendrier de la personne.
• Si je crée une fiche de paramètres de calcul sur une tâche, je récupère le fuseau horaire associé au calendrier de la tâche.
• Si je crée une fiche de paramètres de calcul sur une structure, je récupère le fuseau horaire associé au calendrier sélectionné lors de la création de la fiche.

Si j'ai sélectionné un fuseau horaire différent à partir du bandeau, je peux saisir des paramètres de calcul dans le fuseau horaire d'affichage, du moment que la saisie tient compte de l'heure de changement de jour du calendrier de la fiche. Exemple : je peux créer une fiche de paramètres de calcul ayant le calendrier de Paris, alors que je saisis les heures de début de journée sur le calendrier de Tokyo. Les paramètres compilés affichent les horaires dans le fuseau horaire du calendrier de la fiche, à savoir Paris. Si j'ouvre la fiche de paramètres de calcul, l'horaire s'affiche dans le fuseau horaire d'affichage, à savoir Tokyo.

Afficher la charge et la couverture de charge

La charge et la couverture de charge s'affichent en fonction du fuseau horaire d'affichage, sélectionné dans le bandeau.

Il est recommandé de se positionner sur le fuseau horaire correspondant à celui du calendrier de la tâche / structure sur laquelle je travaille.

Exemple d'affichage d'une charge sur le fuseau UTC+1 Amsterdam, Berlin, Berne, Rome, Stockholm, Vienne

Exemple d'affichage de la même charge sur le fuseau UTC+4 La Réunion

Exemple d'affichage d'une couverture de charge sur le fuseau UTC+1 Amsterdam, Berlin, Berne, Rome, Stockholm, Vienne

Exemple d'affichage de la même couverture de charge sur le fuseau UTC+4 La Réunion

Cas particulier d'une tâche de regroupement

Exemple :

• Tâche A avec fuseau horaire "UTC-4 Guadeloupe" : 6h - 16h
• Tâche B avec fuseau horaire "UTC+1 Bruxelles, Copenhague, Madrid, Paris" : 8h - 18h
• Tâche C avec fuseau horaire "UTC+9 Osaka, Sapporo, Tokyo" : 9h - 19h

La Tâche regroupement ABC amalgame les informations issues des trois tâches filles Tâche A, Tâche B et Tâche C : 6h - 19h

Afficher les plannings

Les plannings et la couverture de charge s'affichent en fonction du fuseau horaire d'affichage, sélectionné dans le bandeau. Une carte Calendrier est disponible dans le bloc de droite. Elle indique l'heure de changement de jour et le fuseau horaire.

Il est recommandé de se positionner sur le fuseau horaire correspondant à celui du calendrier de la personne / structure sur laquelle je travaille.

Si je suis positionné sur un autre fuseau horaire que celui associé au calendrier de la personne que je visualise, je ne peux pas afficher la durée quotidienne. La durée affichée est N/A.

Le test de légalité est réalisé sur la base du contenu de la fiche de paramètres de calcul, indépendamment du fuseau horaire d'affichage, sélectionné depuis le bandeau.

Exemple d'affichage des plannings sur le fuseau UTC+1 Amsterdam, Berlin, Berne, Rome, Stockholm, Vienne

Exemple d'affichage des mêmes plannings sur le fuseau UTC+4 La Réunion

Si lors du changement d'un fuseau horaire d'affichage, une tâche se retrouve dans le jour calendaire suivant, une mention J+1 apparaît dans les vues hebdomadaire et mensuelle (si j'ai un affichage avec l'heure de début ou l'heure de fin). Si la tâche se retrouve dans le jour calendaire précédent, une mention J-1 apparaît dans les vues hebdomadaire et mensuelle (si j'ai un affichage avec l'heure de début ou l'heure de fin).

Vue hebdomadaire :
Vue mensuelle :

Modifier les fuseaux horaires de saisie lors de la création d'un modèle horaire

Au moment de la création d'un modèle horaire, je sélectionne un calendrier. Par la suite, je peux sélectionner un fuseau horaire différent à partir du bandeau pour saisir des éléments de planification du modèle horaire. Exemple : je peux créer un modèle horaire ayant le calendrier de Paris, alors que je saisis les tâches de ce modèle horaire sur le calendrier de Tokyo.

Editer des rapports en fonction d'un fuseau horaire

Depuis le paramétrage des éditions, il est possible de sélectionner le fuseau horaire avec lequel je souhaite éditer les données. Seuls les fuseaux horaires associés à mon compte utilisateur s'affichent dans cette liste. Ce fuseau horaire est indiqué dans le fichier de sortie en bas de page.

Par défaut, c'est le fuseau horaire d'affichage, sélectionné depuis le bandeau qui est utilisé.

Exporter les plannings et la couverture de charge

Depuis le paramétrage des exports de plannings et de la couverture de charge, il est possible de sélectionner le fuseau horaire avec lequel je souhaite exporter les données. Seuls les fuseaux horaires associés à mon compte utilisateur s'affichent dans cette liste. Il est possible d'exporter des personnes ayant des fuseaux horaires différents. Le fuseau horaire apparaît comme un champ supplémentaire à la fin de chaque ligne.

Par défaut, c'est le fuseau horaire d'affichage, sélectionné depuis le bandeau, qui est utilisé.

Afficher les plannings et demandes dans My Timesquare

Pour le salarié, les plannings et les demandes s'affichent en fonction du fuseau horaire associé au salarié connecté.

Les fuseaux horaires disponibles pour les responsables et gestionnaires sont définis dans leur compte utilisateur. Ils peuvent avoir plusieurs fuseaux horaires disponibles et un fuseau horaire par défaut.

Pour les responsables / gestionnaires, les plannings et les demandes s'affichent en fonction du fuseau horaire d'affichage, sélectionné dans le bandeau.

Fuseaux horaires et Web Services

Les Web Services intègrent également la notion de fuseau horaire. Il s'agit plus précisément des Web Services concernant les calendriers, les plannings, les absences, les utilisateurs, les demandes d'absence, les demandes de plannings et les dépôts d'horaire dans My Timesquare

Seule la lecture dans un autre fuseau horaire est possible. L’écriture se fera toujours dans le fuseau horaire de l’élément de planification concerné. Exemple : le fuseau horaire du calendrier pour une personne ou pour une tâche.

Pour renvoyer les données en fonction d’un fuseau horaire en particulier, il faut ajouter en en-tête de la requête le paramètre "User-TimeZoneId" avec comme valeur l’identifiant du fuseau horaire en question. Par exemple "Asia/Tbilisi" pour le fuseau horaire Tbilisi. En l’absence du paramètre en en-tête, les données sont renvoyées brutes (dans le fuseau horaire de l’élément de planification concerné).

L’ensemble des identifiants de fuseaux horaires possibles est visible dans la table TIMEZONE.

Les périodes renvoyées par les différents Web Services prennent en compte l’offset de Timezone.

Exemple pour une période dans le fuseau Asia/Tbilissi : <tsq:periode debut="2021-11-01T17:00:00+04:00" fin="2021-11-01T21:00:00+04:00"/>

Mettre en place les fuseaux horaires dans une base

Collecter les informations

Pour la mise en place des fuseaux horaires, il est nécessaire dans un premier temps de collecter les informations suivantes :

• Liste des fuseaux horaires nécessaires
• Liste des comptes utilisateurs avec les fuseaux horaires à rendre disponibles et le fuseau à utiliser par défaut
• Liste des structures avec le fuseau horaire associé
• Liste des tâches avec le fuseau horaire associé

Migrer une base multi-fuseaux

Après avoir collecté les informations, la migration se déroule en plusieurs étapes :

1. Comptes utilisateurs existants : Modifier les comptes utilisateurs afin d'indiquer les fuseaux horaires à rendre disponibles et le fuseau à utiliser par défaut. Il est possible d'utiliser les Web Services pour modifier des utilisateurs en masse.
2. Calendriers existants : Modifier les calendriers afin d'affecter le fuseau horaire nécessaire. Je peux utiliser la modification d'affectation de calendrier pour plusieurs structures / tâches.
3. Calendriers à créer : Si un calendrier existant s'applique à des structures ou des tâches ayant des fuseaux horaires différents, il est nécessaire de créer un calendrier par fuseau horaire. Dans ce cas, créer de nouveaux calendriers avec le fuseau horaire nécessaire et affecter ces nouveaux calendriers aux structures, tâches, fiches de paramètres de calcul par personne, fiches de paramètres de calcul par tâches, programmations de modèles. Modifier les affectations structures / tâches / calendriers. Le bouton Modifier l'affectation est disponible dans le détail d’un calendrier pour faciliter cette étape.

Intégrer une nouvelle base multi-fuseaux

Après avoir collecté les informations, l'intégration se déroule suivant les étapes habituelles. Il convient toutefois de penser à :

1. Comptes utilisateurs : Indiquer les fuseaux horaires à rendre disponibles et le fuseau à utiliser par défaut pour chaque compte utilisateur.
2. Calendriers : Affecter le fuseau horaire nécessaire. Et comme, pour une base classique, affecter ces nouveaux calendriers aux structures, tâches, fiches de paramètres de calcul par personne, fiches de paramètres de calcul par tâches, programmations de modèles. Créer les affectations structures / tâches / calendriers.