Web Service : Interface spécifique des absences Timesquare > Kelio

Description

Principe de fonctionnement de l’interface

Ce manuel utilisateur décrit le fonctionnement de l’export d’absences depuis le serveur Timesquare^® vers le logiciel KELIO. Le déclenchement de cette interface peut être automatique (via une fonction automatique de KELIO) soit manuel.

Cette interface permet d’importer dans Kelio les périodes d’absences du salarié, issus du planning de Timesquare^®.

Principe de fonctionnement de l’import Kelio

1. Régulièrement (tous les jours par exemple), l’import Kelio est déclenché par une fonction automatique de Kelio. Les données sont lues sur le serveur Timesquare^® et sont importées dans Kelio.
2. L’interface permet l’import des absences en création et en modification.
3. Les données pour lesquelles l’import a échoué, sont indiquées dans le fichier de log (emplacement et nom du fichier paramétrables).

Installation et paramétrage côté Timesquare®

Présentation générale

Timesquare^® est un logiciel de planification sous contraintes. Il permet à partir d’un besoin en termes de charge de travail et de contraintes paramétrées de générer les plannings de travail des salariés.

Timesquare^® est un logiciel de planification qui permet :

• D’anticiper les variations d’activités de l’entreprise, le sureffectif et le sous-effectif
• D’optimiser le temps de travail de chacun ainsi que la couverture de la charge de travail
• De simuler différents scénarios d’organisation et de modification du temps de travail
• De maîtriser et respecter la législation, la convention collective, les accords d’entreprise ainsi que les préférences des salariés et l’équité sociale
• De publier une soixantaine de rapports traitant des plannings, des absences, du personnel, etc.

Timesquare^® génère des périodes de travail en fonction de différentes contraintes.

Il est également possible d’y saisir des absences en journée complète ou d’heure à heure. Elles sont prises en compte dans le traitement de génération des plannings.

Exemple de plannings généré par Timesquare^® :

Mode de communication

Un Web Service est un programme permettant la communication et l’échange de données entre applications.

Les Web Services Timesquare^® permettant de lire et d’influer sur la plupart des informations présentes dans l’application, tout en vérifiant l’intégrité des données fournies.

Les Web Services utilisés par l’interface d’import d'absences sont :

• personnes : permet de récupérer la liste de salariés
• types_absences : permet de récupérer la liste des absences
• personnes/xxx/absences_prev / personnes/xxx/absences_mod / personnes/xxx/absences_real : permet de récupérer les absences de chaque salarié

Création d’un token

Pour accéder aux Web Services, un token est nécessaire. Il sert à l'authentification en lieu et place d'un user / mot de passe. Les tokens sont créés par un administrateur de la solution. Pour plus d’informations, veuillez vous référer au guide technique Web Services.

Pour plus d’informations sur le paramétrage sur Kelio, veuillez vous référer à la section dédiée.

Installation de l’interface côté Kelio

L’interface d’import des activités dans Kelio est soumise à licence et nécessite obligatoirement l’achat de la licence d’utilisation. Une prestation d’installation, à distance ou sur site, est également nécessaire.

L’installation décrite ci-dessous est à effectuer avec l’assistance Bodet. Cette assistance est nécessaire, pour obtenir l’autorisation de se connecter au module "Echange de données" et déployer l’interface de paie.

Prérequis :

• logiciel Kelio One, Pro ou Pro Plus installé
• fichier zip à installer : TIMESQUARE_IMPORT_ABSENCES_version_(moteur-kelio-compatible).zip

1. Se connecter à Kelio en tant que technicien Bodet, grâce au code fourni par votre interlocuteur Bodet, puis lancer le module "Echange de Données".
2. Menu : Paramétrage du modèle > Déploiement
   Cliquer sur [Importer], et sélectionner le fichier :
   TIMESQUARE_IMPORT_ABSENCES_version_(moteur-kelio-compatible).zip
3. Changer éventuellement le nom de l’instance (partie basse de l’écran), en double-cliquant dessus.
   Plusieurs "instances" peuvent être créées dans ce tableau. Chaque instance permet de conserver un paramétrage particulier pour lancer cet export vers la paie. Il est ainsi possible d’extraire vers la paie des informations différentes en fonction de groupe des salariés.
4. Terminer en cliquant sur Enregistrer.

Paramétrage de l’interface

Le paramétrage consiste à saisir les paramètres utilisés au lancement de cet export.

On peut effectuer ce paramétrage en restant connecté en tant que technicien Bodet (comme dans le chapitre Installation de ce document). Mais notons que pour modifier ce paramétrage à l’avenir, il faudra se connecter avec un utilisateur :

• qui est un Exploitant échange de données
• et dont le profil de droit permet de Paramétrer les interfaces de paie (voir profil échange de données)

1. Se connecter à Kelio avec l’utilisateur adéquat (voir ci-dessus), et lancer le module Echange de données à partir du portail Kelio.
2. Menu : Interface partenaire
   Puis sélectionner l’interface dans l’onglet Sélection.

Onglet Général

1. Choix du logiciel Holy-Dis :
   1. Sélectionner le logiciel Holy-Dis avec lequel s’interfacer, ici Timesquare^®.
2. Différentiel :
   1. Fichier référentiel : saisir le chemin et le nom du fichier référentiel. Ce fichier contient les enregistrements déjà importés dans Kelio, que l’import n’essaiera plus d’importer.
      ⚠  L’emplacement utilisé peut être situé sur :
      • un disque local sur le serveur Kelio. Le fichier exporté sera généré sur le disque dur du serveur Kelio. Dans ce cas, il faudra prévoir un moyen pour récupérer le fichier sur le serveur Timesquare^® (mise en place d’un serveur FTP côté Kelio, partage de répertoire…).
      • un disque réseau visible des 2 serveurs. L’import est exécuté par le service BodetServicecTomcat. Le "compte" exécutant ce service doit être autorisé à lire et à écrire sur le disque réseau en question. Modifier éventuellement ce "compte" dans l’onglet Connexion du service BodetServiceTomcat (dans application Service de Windows). Le compte utilisé pour l’import et l’export dans Timesquare^® doit également avoir ces droits.
   2. Nombre de jours dans le passé à prendre en compte dans le différentiel : saisir le nombre de jours relatifs dans le passé à prendre en compte pour l’import des horaires.
      Paramétrage conventionnel : conserver 10 jours de marge avec l’export Timesquare^®. Si le client veut les plannings de Timesquare^® à jour dans Kelio à partir des 10 jours précédents, alors paramétrer -10 jours dans ce champ. L’export de Timesquare® devra faire l’export de ces horaires à partir de -20 jours.
   3. Nombre de jours dans le futur à prendre en compte dans le différentiel : saisir le nombre de jours relatifs dans le futur à prendre compte dans l’import des horaires.
      Paramétrage conventionnel : conserver 10 jours de marge avec l’export Timesquare^®. Si le client veut les plannings de Timesquare^® à jour dans Kelio jusqu’aux 15 jours suivants, alors paramétrer 15 jours dans ce champ. L’export de Timesquare^® devra faire l’export de ces horaires jusqu’à 25 jours.
      ⚠  Le nombre de jours dans le passé et dans le futur permet de déterminer la période de prise en compte des affectations d’horaires journaliers à importer. Cette période est définie par rapport au jour de lancement de l’interface, elle va de la date du jour – nombre de jours dans le passé à la date du jour + nombre de jours dans le futur. Toutes les affectations d’horaire journalier dont la date est incluse dans la période de prise en compte seront traitées par l’interface. Ainsi si l’on crée ou modifie ou supprime des périodes de travail dans Timesquare^® qui n’ont aucune période commune avec la période de prise en compte, elles ne seront pas importées dans Kelio.
      Pour une valeur dans le passé, indiquer la valeur en négatif (-10 = 10 jours dans le passé).
      Pour une valeur dans le futur, indiquer la valeur sans signe (20 = 20 jours dans le futur).
3. Fichier de log :
   1. Chemin et nom du fichier de log : fichier qui contiendra le rapport d’exécution.
      ⚠  Les impératifs d’emplacement de fichier sont les mêmes que pour le fichier référentiel.
   2. Nombre de fichier à conserver en historique: nombre de fichier de log que vous voulez conserver.

⚠  Renseigner les valeurs appropriées pour votre utilisation de l’import. Les valeurs de la capture d’écran ci-dessus ne sont données qu’à titre d’exemple.

Onglet Paramétrage Timesquare®

1. Version de Timesquare^®:
   Sélectionner la version de Timesquare^® utilisée.
   • Utilisation d’un login/mot de passe pour se connecter à la V1 de Timesquare^®.
   • Utilisation d’un fichier contenant un token pour se connecter à la V2 de Timesquare^®.
2. Connexion au serveur Timesquare :
   Saisir l’adresse complète du serveur.
3. Authentification Timesquare V1 :
   Si la version de Timesquare^® selectionnée est la V1, saisir le login et le mot de passe à utiliser pour se connecter au serveur.
   ⚠  Le login doit être administrateur de Timesquare^®.
4. Authentification Timesquare V2 :
   Si la version de Timesquare^® selectionnée est la V2, indiqué le fichier contenant le token utile à la connexion au serveur.
   Le fichier doit être accessible depuis le serveur Kelio.
   Pour des mesures de sécurité, lors du premier lancement de l’interface, le contenu du fichier (token) sera sauvegardé en base et le fichier sera supprimé.

Onglet Correspondance Motif Absence

Cet écran permet de réaliser une correspondance entre les absences de Timesquare^® et les absences paramétrées dans Kelio.

1. Abrégé Motif et Libellé

Les colonnes Abrégé Motif et Libellé ne sont pas modifiable, ce sont les motifs d’absence présents dans Kelio. Ils s’affichent dans le tableau de correspondance après avoir cliqué une prémière fois sur le bouton Rafraîchir correspondance.

⚠  L’affichage du tableau suite au premier clic sur Rafraîchir correspondances peut prendre plusieurs minutes. Ne pas fermer l’échange de données.

2. Correspondance

La colonne Correspondance est à renseigner si les motifs Timesquare^® n’ont pas les mêmes abrégés que les abrégés Kelio.

Pour faire correspondre plusieurs absences Timesquare^® à une seule absence Kelio, renseigner tous les abrégés séparés par des « ; ». Attention, dans ce cas, pensez à indiquer également l’abrégé Timesquare^® identique à celui de Kelio (si celui-ci est existant).

3. Supprimer horaire

A renseigner si les horaires journaliers affectés au salarié, avec l’import d’horaire, doivent être supprimés lorsqu’une absence est présente. Permet de revenir sur l’horaire du cycle de travail.

Pour activer la supression des horaires journaliers, mettre un caractère (ex : x) dans la colonne. Pour ne rien faire, laisser vide.

⚠ Pour que la gestion des suppressions d’horaire par motif d’absence fonctionne, il faut paramétrer dans l’interface d’import des horaires l’indicateur « Supprimer l’horaire si absent dans fichier » à non (ne pas cocher).

⚠ La durée maximale de suppression des horaires journaliers est de 100 jours. Si on lance une synchro de 0 à 300 jours, et qu’une absence débute à J0 et se termine à J300, seuls les 100 premiers jours seront supprimés. Si une absence débute à J100 jusqu’à J200, les horaires seront supprimés de J100 à J200.

4. EXCLURE

Pour exclure une absence de l’import, il faut mettre un caractère (ex : x) dans la colonne EXCLURE, sur la ligne correspondante à l’absence. Laisser à vide ce champ pour prise en compte dans l’import.

⚠  Un espace dans ce champ exclurera l’absence.

Paramétrage Kelio

Horaires réguliers

Il est préférable de créer des horaires réguliers spécifiques correspondant aux temps théoriques des salariés concernés par l’import d’horaire.

Ce paramétrage permettra d’avoir les bons cumuls d’absence sur les absences de semaine complète.

Lancement de l’interface TIMESQUARE_IMPORT_ABSENCES

Lancement manuel

Pour qu’un utilisateur puisse lancer l’interface de paie, il faut qu’il soit affecté à un profil de droit "échange de données" et que cette Interface paie soit autorisée (exécution ou paramétrage).

1. Lancer le module Echange de Données.
2. Menu : Interface partenaire.
3. Sélectionner l’interface depuis l’onglet Sélection.
4. Paramétrer le filtrage des salariés et la période d’extraction dans l’onglet Extraction.
5. Cliquer sur Exécuter.
   
6. Les logs de l’exécution apparaissent dans une nouvelle fenêtre.

Lancement automatique

Il est possible de paramétrer l’exécution de l’interface de paie en automatique via les fonctions automatiques du module Installateur. Pour configurer cette fonction automatique :

1. Se connecter à Kelio en tant que technicien Bodet, grâce au code fourni par votre interlocuteur Bodet, puis lancer le module Installation.
2. Menu : système > Fonctions automatiques.
3. Cliquer sur le bouton Créer.
4. Saisir un libellé pour cette fonction.
5. Sélectionner le type de fonction "Echange de données : Partenaire".
6. Sélectionner l’instance de l’interface de paie à lancer en automatique.
7. Saisir la date et l’heure de la 1^ère exécution de la fonction.
8. Sélectionner la fréquence voulue.
9. Enregistrer cette fonction en cliquant sur Enregistrer.

Remarque : il est possible de tester ponctuellement cette fonction en cliquant sur Lancer. Les lancements effectués sont tracés dans l’onglet Lancement.

Compte rendu d’exécution

Lancement automatique à partir du module Echange de données :

Une fenêtre s’ouvre à la fin de l’export, avec le compte rendu de l’exécution.

Lancement par une fonction automatique :

Que le lancement soit automatique, ou déclenché par un clic sur le bouton Lancer dans les fonctions automatiques, la trace de l’exécution est affichée dans l’onglet Lancement de l’écran des fonctions automatiques (module Installateur).

Tous types de lancements :

A la fin de l’exécution, les fichiers batch.log et batch.log.debug contiennent les traces détaillées de l’exécution, que le lancement soit manuel ou automatique (fonction automatique).

Ces fichiers sont stockés dans le dossier :

BODET\Open\batch_home\transformations\partner interface\ HOLYDIS_import_absence\DATE_HEURE

Si le paramétrage de la messagerie est mis en place, le compte-rendu d’exécution est envoyé automatiquement par e-mail au destinataire à chaque export.

En cas de réussite de l’exécution, un fichier de log est généré à l’emplacement défini dans le paramétrage de l’interface (onglet Général).