La validation d'un planning consiste en un test de légalisation suivi du passage du planning à l'état "Validé" qui se matérialise par le symbole dans le planning initial (INI),
dans le planning modifiable (MOD) ou
dans le planning réalisé (REA).
Je peux vérifier l'état des plannings dans l'arbre des structures à droite de la personne.
Valider / dé-valider un planning
Valider le planning d'une personne
Planification / Plannings
- Je coche la case correspondant à la personne souhaitée.
- Je sélectionne la date souhaitée dans la date de référence.
- A partir du bouton , je clique sur Valider. Une pop-in s'ouvre.
- Je peux modifier :
- La période sélectionnée pour la validation. Cette période est limitée en nombre de jours en fonction du paramétrage défini.
- Le paramétrage : Ignorer les paramètres qui ne peuvent être respectés pour les personnes partiellement hors contrat, Forcer la validation des plannings avec illégalités et Utiliser les illégalités bloquantes. Ces éléments peuvent être activés à partir de la configuration.
- Les personnes sélectionnées pour la validation. Je peux utiliser le champ Recherche sur le prénom, le nom, la structure ainsi que sur le matricule / l'identifiant / le matricule paie (en fonction du paramétrage défini) pour faciliter la sélection.
- Ce paramétrage sera conservé pour les prochaines utilisations de cette fonctionnalité.
- Je valide.
- Lorsque la validation est lancée, en fonction du paramétrage (voir tableau ci-dessous), un test de légalité peut être réalisé.
- Si aucune illégalité n'est détectée, un message de confirmation de la validation s'affiche.
- Si des illégalités sont détectées, un tableau avec filtres, identique à celui du bilan du calcul s'affiche. Une pop-in s'affiche. Elle contient un tableau avec des filtres. Ce tableau est identique à celui du bilan du calcul (sans le filtre des personnes non calculables). Je peux forcer la validation pour les personnes de mon choix ou résoudre les illégalités avant de valider.
- Les plannings passent à l'état "Validé" qui se matérialise par le symbole
,
ou
en fonction de la version de planning validée.
Les illégalités bloquantes définies dans la gestion du personnel sont uniquement utilisées pour la validation des plannings INI et MOD. Combinée avec la case à cocher Forcer la validation des plannings avec illégalités, l'option Utiliser les illégalités bloquantes permet de valider les planning sans lancer de test de légalité. Le tableau ci-dessous présente un récapitulatif des cas.
Actions réalisées lors de la validation du planning | Versions INI / MOD | Version REA | |||
---|---|---|---|---|---|
Forcer la validation des plannings avec illégalités | Oui | Oui | Non | Non | N/A |
Utiliser les illégalités bloquantes | Oui | Non | Oui | Non | N/A |
Test de légalité | Oui | Non | Oui | Non | Non |
Valider le planning de plusieurs personnes de ma structure simultanément (Vue Saisie par lot du bloc de droite)
Cette fonctionnalité est uniquement possible à partir des vues hebdomadaire et mensuelle filtrées ainsi que dans la vue individuelle par mois.
Planification / Plannings
- Pour afficher la vue Saisie par lot, depuis la vue filtrée (vue hebdomadaire ou mensuelle uniquement), à partir du bloc de droite, je clique sur le bouton
.
- Je clique sur le bouton
.
- Je coche pour chaque personne les journées à valider.
- Dans la carte Actions du bloc de droite, je sélectionne l'option Valider.
- J'enregistre.
Dé-valider le planning d'une personne
Planification / Plannings
- Je coche la case correspondant à la ou les personnes pour lesquelles je souhaite dé-valider le planning.
- Je sélectionne la date souhaitée dans la date de référence.
- A partir du bouton , je clique sur Dé-valider. Une pop-in s'ouvre.
- En cliquant sur le lien Voir le détail de la dé-validation, je peux modifier :
- La période. Cette période est limitée en nombre de jours en fonction du paramétrage défini.
- Les personnes. Je peux utiliser le champ Recherche sur le prénom, le nom, la structure ainsi que sur le matricule / l'identifiant / le matricule paie (en fonction du paramétrage défini) pour faciliter la sélection.
- Dans le cas d'un planning INI, je peux supprimer l'historique de modification des plannings si l'option est activée
- Je valide. Les plannings passent à l'état "Calculé" qui se matérialise par le symbole
, ou en cours qui se matérialise par les symboles
ou
.
Dé-valider le planning de plusieurs personnes de ma structure simultanément (Vue Saisie par lot du bloc de droite)
Cette fonctionnalité est uniquement possible à partir des vues hebdomadaire et mensuelle filtrées ainsi que dans la vue individuelle par mois.
Planification / Plannings
- Pour afficher la vue Saisie par lot, depuis la vue filtrée (vue hebdomadaire ou mensuelle uniquement), à partir du bloc de droite, je clique sur le bouton
.
- Je clique sur le bouton
.
- Je coche pour chaque personne les journées à valider.
- Dans la carte Actions du bloc de droite, je sélectionne l'option Dé-valider.
- J'enregistre.
Définir les périodes de validation de planning
Configuration / Personnalisation / Planification / Général
Cette étape permet de définir la période de validation par défaut ainsi que la période pendant laquelle une dé-validation des plannings est autorisée.
- A partir du panel Personnalisation générale, je clique sur le bouton
.
- Je modifie la période de validation : "la semaine de référence" ou "le mois de référence".
- Je modifie la période autorisée pour la dé-validation avant la date de connexion.
- J'enregistre.
Définir le paramétrage de la validation des planning
Configuration / Personnalisation / Planification / Général
Cette étape permet de définir les autorisations liées à la validation des plannings, notamment la possibilité de forcer la validation des plannings avec illégalités et l'utilisation des illégalités bloquantes, ces deux options pouvant fonctionner de manière indépendante l'une de l'autre.
- A partir du panel Validation des plannings, je clique sur le bouton
.
- Pour autoriser l'utilisation de la fonctionnalité Forcer la validation des plannings avec illégalités dans la pop-in de validation des planning, je passe l'option Forcer la validation des plannings avec illégalités à "Oui". Pour autoriser l'utilisateur à modifier cette case dans la pop-in de validation du planning, je passe le champ Modification du paramétrage à "Oui".
- Pour autoriser l'utilisation de la fonctionnalité Utiliser les illégalités bloquantes dans la pop-in de validation des planning, je passe l'option Utiliser les illégalités bloquantes à "Oui". Pour autoriser l'utilisateur à modifier cette case dans la pop-in de validation du planning, je passe le champ Modification du paramétrage à "Oui".
- Pour autoriser la validation automatique des plannings réalisés lors des traitements de nuit si aucune anomalie de pointage n'est détectée, je passe l'option Valider automatiquement les plannings réalisés si aucune anomalie détectée à "Oui". Cette option est utilisée uniquement si la Gestion des Temps est activée. En revanche, si cette option est à "Oui", les absences ne sont pas validées. Il est donc nécessaire de valider les absences manuellement et dans le cas d'une semaine complète d'absence, d'attendre la fin de la semaine pour valider ces plannings.
- J'enregistre.
Fixer / défixer la journée courante
Un jour est fixé lorsqu'aucune autre plage de travail ne peut être ajoutée à l'horaire existant. La journée fixée se matérialise par le symbole .
Si une journée a été fixée, elle peut être défixée.
Un jour issu de modèle horaire est fixé lorsqu'aucune autre plage de travail ne peut être ajoutée aux horaires définis. La journée fixée issue d'un modèle horaire se matérialise par le symbole .
Une journée validée ne peut pas être fixée ou défixée.
Fixer une journée dans le planning
Planification / Plannings
- Je coche la case correspondant à la ou les personnes pour lesquelles je souhaite fixer le planning.
- Je sélectionne la date souhaitée dans la date de référence.
- A partir du bouton , je clique sur Fixer. Une pop-in s'ouvre.
- Je peux modifier :
- La période. Cette période est limitée en nombre de jours en fonction du paramétrage défini.
- Les personnes. Je peux utiliser le champ Recherche sur le prénom, le nom, la structure ainsi que sur le matricule / l'identifiant / le matricule paie (en fonction du paramétrage défini) pour faciliter la sélection.
- Je valide. Les journées fixées se matérialisent par le symbole
.
Fixer une journée dans le planning individuellement
Planification / Plannings
- Je sélectionne la personne souhaitée.
- Je sélectionne la date souhaitée en date de référence. La journée ne doit pas être validée.
- Dans le bloc de droite, je clique sur le bouton
à droite du nom de la personne dans la vue Informations.
- Je clique sur le lien Fixer la journée du XXX.
La journée fixée se matérialise par le symbole .
Fixer le planning de plusieurs personnes de ma structure simultanément (Vue Saisie par lot du bloc de droite)
Cette fonctionnalité est uniquement possible à partir des vues hebdomadaire et mensuelle filtrées ainsi que dans la vue individuelle par mois.
Planification / Plannings
- Pour afficher la vue Saisie par lot, depuis la vue filtrée (vue hebdomadaire ou mensuelle uniquement), à partir du bloc de droite, je clique sur le bouton
.
- Je clique sur le bouton
.
- Je coche pour chaque personne les journées à valider.
- Dans la carte Actions du bloc de droite, je sélectionne l'option Fixer.
- J'enregistre.
Défixer une journée dans le planning
Planification / Plannings
- Je coche la case correspondant à la ou les personnes pour lesquelles je souhaite défixer le planning.
- Je sélectionne la date souhaitée dans la date de référence.
- A partir du bouton , je clique sur Défixer. Une pop-in s'ouvre.
- Je peux modifier :
- La période. Cette période est limitée en nombre de jours en fonction du paramétrage défini.
- Les personnes. Je peux utiliser le champ Recherche sur le prénom, le nom, la structure ainsi que sur le matricule / l'identifiant / le matricule paie (en fonction du paramétrage défini) pour faciliter la sélection.
- Je valide. Les journées défixées n'ont plus le symbole
.
Défixer une journée dans le planning individuellement
Planification / Plannings
- Je sélectionne la personne souhaitée.
- Je sélectionne la date de la journée fixée en date de référence. La journée ne doit pas être validée.
- Dans le bloc de droite, je clique sur le bouton
à droite du nom de la personne dans la vue Informations.
- Je clique sur le lien Défixer la journée du XXX.
La journée défixée n'a plus le symbole .
Dé-fixer le planning de plusieurs personnes de ma structure simultanément (Vue Saisie par lot du bloc de droite)
Cette fonctionnalité est uniquement possible à partir des vues hebdomadaire et mensuelle filtrées ainsi que dans la vue individuelle par mois.
Planification / Plannings
- Pour afficher la vue Saisie par lot, depuis la vue filtrée (vue hebdomadaire ou mensuelle uniquement), à partir du bloc de droite, je clique sur le bouton
.
- Je clique sur le bouton
.
- Je coche pour chaque personne les journées à valider.
- Dans la carte Actions du bloc de droite, je sélectionne l'option Dé-fixer.
- J'enregistre.
Publier / Dé-publier un planning
La publication est une fonctionnalité utilisée dans le cas d'un planning disposant d'un modèle horaire. La publication permet de figer les horaires dans le planning afin qu'ils ne soient pas impactés par un éventuel changement du modèle horaire. Par conséquent, si le modèle horaire ayant servi à élaborer le planning évolue, il n'y a pas de répercussion sur les plannings publiés, ceux-ci ne changent pas.
La publication fait passer le planning à l'état "Calculé" qui se matérialise par le symbole .
La dé-publication du planning passe celui-ci à l'état "Non calculé" qui se matérialise par le symbole .
Je peux vérifier l'état des plannings dans l'arbre des structures à droite de la personne.
Je peux annuler la publication de planning de plusieurs personnes.
Il n'y a aucun contrôle de légalité lors de la publication.
Publier le planning d'une personne
Planification / Plannings
- Je coche la case correspondant à la personne souhaitée.
- Je sélectionne la date souhaitée dans la date de référence.
- A partir du bouton , je clique sur Publier. Une pop-in s'ouvre.
- En cliquant sur le lien Voir le détail de la publication, je peux modifier :
- La période. Cette période est limitée en nombre de jours en fonction du paramétrage défini.
- Les personnes. Je peux utiliser le champ Recherche sur le prénom, le nom, la structure ainsi que sur le matricule / l'identifiant / le matricule paie (en fonction du paramétrage défini) pour faciliter la sélection.
- Je valide.
- Les plannings passent à l'état "Calculé" qui se matérialise par le symbole
.
Publier le planning de plusieurs personnes de ma structure simultanément (Vue Saisie par lot du bloc de droite)
Cette fonctionnalité est uniquement possible à partir des vues hebdomadaire et mensuelle filtrées ainsi que dans la vue individuelle par mois.
Planification / Plannings
- Pour afficher la vue Saisie par lot, depuis la vue filtrée (vue hebdomadaire ou mensuelle uniquement), à partir du bloc de droite, je clique sur le bouton
.
- Je clique sur le bouton
.
- Je coche pour chaque personne les journées à valider.
- Dans la carte Actions du bloc de droite, je sélectionne l'option Publier.
- J'enregistre.
Dé-publier le planning d'une personne
Planification / Plannings
- Je coche la case correspondant à la personne souhaitée.
- Je sélectionne la date souhaitée dans la date de référence.
- A partir du bouton , je clique sur Dé-publier. Une pop-in s'ouvre.
- En cliquant sur le lien Voir le détail de la dé-publication, je peux modifier :
- La période. Cette période est limitée en nombre de jours en fonction du paramétrage défini.
- Les personnes. Je peux utiliser le champ Recherche sur le prénom, le nom, la structure ainsi que sur le matricule / l'identifiant / le matricule paie (en fonction du paramétrage défini) pour faciliter la sélection.
- Je valide. Les plannings passent à l'état "Non calculé" qui se matérialise par le symbole
.
Dé-publier le planning de plusieurs personnes de ma structure simultanément (Vue Saisie par lot du bloc de droite)
Cette fonctionnalité est uniquement possible à partir des vues hebdomadaire et mensuelle filtrées ainsi que dans la vue individuelle par mois.
Planification / Plannings
- Pour afficher la vue Saisie par lot, depuis la vue filtrée (vue hebdomadaire ou mensuelle uniquement), à partir du bloc de droite, je clique sur le bouton
.
- Je clique sur le bouton
.
- Je coche pour chaque personne les journées à valider.
- Dans la carte Actions du bloc de droite, je sélectionne l'option Dé-publier.
- J'enregistre.
Tester la légalité
Le test de légalité a pour objectif de vérifier en fonction de la période et des personnes sélectionnées si l'application peut gérer tous les paramètres enregistrés afin de proposer un planning qui les respecte tous.
Dans Timesquare, le mot légal désigne la cohérence interne du système de paramètres. Certains de ces paramètres correspondent au respect du Code du Travail, d'autres paramètres relèvent d'un choix d'entreprise ou d'un cas particulier, individuel. Un planning légal respecte donc non seulement le Code du Travail mais également les paramètres supplémentaires décidés lors du paramétrage de la base.
Le test de légalité est notamment utilisé après un ajustement manuel du planning ou bien lors du traitement des illégalités suite à un calcul des plannings ayant révélé des personnes illégales. Dans ce dernier cas de figure, il est recommandé de créer un planning "idéal" pour la personne illégale et de tester la légalité du planning afin de mieux identifier la contrainte que le moteur n'arrive pas à traiter.
Le test de légalité est disponible dans les versions de planning INI, MOD et REA. Le test n'est pas disponible dans les plannings mixtes.
Les durées quotidiennes testées dans la légalité sont les durées pause comprise quel que soit le paramétrage.
Tester la légalité d'une personne
Planification / Plannings
- Je sélectionne la ligne correspondant à la personne souhaitée.
- Je sélectionne la date souhaitée dans la date de référence.
- A partir du bloc de droite, dans la carte Liste des illégalités, je clique sur le bouton .
- Si une illégalité est détectée, elle s'affiche dans la section. Sinon, le message "Aucune illégalité détectée" s'affiche.
Tester la légalité de plusieurs personnes
Planification / Plannings
- Je coche la case correspondant à la personne ou les personnes souhaitées.
- Je sélectionne la date souhaitée dans la date de référence.
- Je clique sur le bouton puis Tester la légalité. Une pop-in s'ouvre.
- En cliquant sur le lien Voir le détail du test de la légalité, je peux modifier :
- La période. Cette période est limitée en nombre de jours en fonction du paramétrage défini.
- Les personnes. Je peux utiliser le champ Recherche sur le prénom, le nom, la structure ainsi que sur le matricule / l'identifiant / le matricule paie (en fonction du paramétrage défini) pour faciliter la sélection.
- Je valide le test.
- Lorsque le test de légalité est terminé. Une pop-in s'affiche. Elle contient un tableau avec des filtres. Ce tableau est identique à celui du bilan du calcul (sans le filtre des personnes non calculables).
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