Une demande d'absence est une requête de la part du salarié afin de créer une absence pour une période définie dans le cadre de My Timesquare. L'absence peut être complète, sur toute la journée ou partielle, sur une partie de la journée. Elle peut être périodique sur une période fixée. La demande doit être faite dans le respect des périodes de restrictions et de réserve préalablement définies. Elles s'affichent selon le fuseau horaire du calendrier du salarié.
Le nombre de demandes d’absences autorisé n'est pas bloqué en fonction du compteur d'absence (sauf en cas de traitement automatique des absences). Il est cependant possible de consulter les compteurs d'absence à partir de la synthèse.
En fonction du paramétrage défini, il est possible de mettre en place le contrôle des soldes d'absence à partir d'un compteur de reporting ou d'un compteur de paie défini en amont.
Deux contrôles sont réalisés :
- Au moment où le salarié dépose sa demande d’absence. Si le solde est suffisant, la demande est enregistrée. Si le solde est insuffisant, la demande n'est pas enregistrée, un message d'erreur s'affiche.
- Au moment où le responsable (ou le gestionnaire en cas de circuit responsable + gestionnaire) accepte l’absence du salarié. Dans ce cas, si le solde repose sur un compteur de reporting, un recalcul du compteur est effectué. Si le solde repose sur un compteur de paie, le compteur n’est pas recalculé.
Important : Si le solde repose sur un compteur de paie, le responsable / gestionnaire est susceptible d'accepter plus de demandes que le solde ne l'autorise réellement.
Dans le cas d’une semaine complète, on tient compte de l'option Type de décompte en cas de semaine d'absence paramétré dans l'absence.
- Si l'option est à "Ouvré" : la semaine d’absence vaut 5 jours
- Si l'option est à "Ouvrable" : la semaine d’absence vaut 6 jours
- Si l'option est à "Calendaire" : la semaine d’absence vaut 7 jours
Les compteurs de reporting sont recalculé automatiquement lors de l’acceptation par le responsable / gestionnaire et lors de l’annulation d'une demande d'absence par le salarié.
En fonction du paramétrage défini, il est possible de mettre en place le traitement automatique des demandes d'absence, sans que le responsable / gestionnaire n'ait besoin d'intervenir, si certains critères son paramétrés. Les critères sont les suivants :
- la période de traitement automatique
- le nombre de jours consécutifs autorisés
- le délai pour poser la demande (entre la pose de l'absence et la prise de l'absence)
- le solde nécessaire pour déposer une demande
- les places disponibles dans un groupe de congés
Si la demande s'appuie sur des compteurs de reporting, ils sont mis à jour automatiquement après acceptation de la demande d'absence. En cas d'annulation de la demande, le compteur de reporting est également recalculé. Si la demande s'appuie sur des compteurs de paie, il est nécessaire de lancer un calcul pour que le compteur soit mis à jour.
Par défaut, je ne peux pas saisir deux demandes d'absences complètes pour la même journée ou pour une période identique (ou avec la même périodicité), quel que soit le type d'absence. Je ne peux pas non plus saisir deux demandes d'absences partielles pour le même jour et la même tranche horaire (y compris s'il y a une périodicité), quel que soit le type d'absence. Les demandes d'absence partielle ne peuvent pas se chevaucher non plus.
Il est cependant possible de paramétrer My Timesquare pour que les demandes d'absences complètes ou partielles puissent se superposer, quel que soit le type d'absence, ou la périodicité.
Nouveauté ! Dans le cas où les compteurs de paie congés payés acquis, pris, restants et reliquat sont activés, il est possible d'activer une option afin d'avertir le salarié d'utiliser en priorité le congé payé reliquat si son solde est positif. Dans ce cas, lorsque le salarié saisit une demande d'absence de type congés payés acquis, alors que le solde de congés payés reliquat est supérieur à 0, un message d'erreur indique que la demande ne peut être confirmée, il est nécessaire de sélectionner en priorité l'absence de type congés payés reliquat.
Je peux consulter l'ensemble des demandes d'absence pour la période que je souhaite afficher. Par défaut, je visualise toutes les demandes futures à partir du jour de connexion.
Les demandes d'absence s'affichent dès la création des demandes. Elles sont représentées par l'icône 
.
La demande est ensuite acceptée/refusée par le responsable et/ou le gestionnaire en fonction du circuit simple ou double mis en place. Le traitement peut être fait depuis Timesquare ou My Timesquare, en fonction des droits du responsable / gestionnaire.
Les couleurs permettent de voir où en est le traitement de la demande :
- En cours / Annulation en cours
- Acceptée
- Refusée
Une fois acceptée, l'absence est automatiquement ajoutée sur la version de planning en cours du salarié pour la date indiquée dans la demande.
En fonction du paramétrage défini, une demande d'absence acceptée peut être annulée. Le responsable / gestionnaire peut également modifier le type d'absence. Le type d'absence que j'ai initialement saisi est toujours consultable. Seul le responsable traite les demandes d'annulation d'absence, quel que soit le circuit de traitement habituel (responsable ou responsable + gestionnaire).
Saisir une demande d'absence en vue desktop
- Je clique sur l'onglet Demandes.
- Je clique sur le lien Nouvelle demande.
- Je sélectionne l'onglet Absence.
- Je définis s'il s'agit d'une journée entière ou partielle.
- Je saisis les dates de début et de fin. Par défaut, la date de début correspond à la date du jour. Une fois modifiée, la date de fin prend la valeur de la date de début sélectionnée. S'il s'agit d'une journée partielle, je définis les horaires d'absence. Cette période est limitée en fonction du paramétrage défini. La période de demande autorisée ainsi que les éventuelles périodes de réserve s'affichent pour information.
- Je sélectionne le type d'absence. Je peux consulter la période de demande autorisée. Cette période peut être différente en fonction du type d'absence sélectionné.
- En fonction du paramétrage, je peux saisir un commentaire dans une zone de texte libre ou à partir d'une liste déroulante.
- Je peux appliquer une périodicité pour cette demande d'absence. Dans ce cas, j'active uniquement les jours de la semaine pour lesquels je souhaite saisir la demande d'absence. Par exemple, si je saisis une demande d'absence pour la période du 01/06 au 31/08 et j'active le lundi, Timesquare crée une demande d'absence sur tous les lundis pour la période du 01/06 au 31/08.
- Je confirme la demande.
puis sur le lien Demandes.
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