Chronotime Workplace

Chronotime Workplace est une plateforme de Gestion des Temps et des Activités (GTA) développée par Inetum. Elle répond aux besoins des métiers RH de structures ETI / Grands comptes public et privé.

Ses principaux points forts sont :

• une solution ergonomique / intuitive centrée sur l’expérience utilisateurs,
• sa capacité d’intégration des règlementaires et processus complexes,
• une expertise avérée pour distribuer des services performants dans des contextes soumis à de fortes exigences de sécurité.

Pour en savoir plus sur la marketplace, je me réfère au site Holy-Dis.

Vérifier l'activation de l'application

Je peux vérifier si Chronotime Workplace est activé.

Activer Chronotime Workplace

Pour activer Chronotime Workplace, je prends contact avec les équipes Holy-Dis.

Echanges de données avec Chronotime Workplace

Les flux de données existants avec Chronotime Workplace et les interfaces utilisables sont :

• De Timesquare vers Chronotime Workplace :
  • Tâches (activités) : Export spécifique des tâches
  • Types de convocations : Export spécifique des types de convocations
  • Plannings (y compris les modifications dans la période mise en valeur) : Export standard des plannings
  • Annulation d'une demande d'aménagement (souhait) : Web Service proposé par Chronotime Workplace
  • Durées hebdomadaires annualisées prévisionnelles : Export spécifique des DHA et Web Service proposé par Chronotime Workplace
• De Chronotime Workplace vers Timesquare :
  • Compteurs de reporting : Import standard des valeurs de compteurs de reporting
  • Demandes d'aménagement (souhaits) : Web Service des demandes d'aménagement de planning
  • Absences (prévisionnelles / réalisées) : Web Service des absences d'une personne
  • Cibles annualisation : Import standard des valeurs de compteurs de reporting à l'initialisation, Web Service des valeurs de compteurs de reporting

Tâches et convocations

Les tâches (activités) et les types de convocations sont exportées par fichier plat manuellement à la demande ou automatiquement avec une fréquence paramétrable à partir de Timesquare afin d'alimenter le référentiel des activités de Chronotime Workplace.

Plannings

Les plannings prévisionnels sont exportés par fichier plat manuellement à la demande ou automatiquement avec une fréquence paramétrable à partir de Timesquare. Le paramétrage attendu prévoit que seuls les plannings modifiés ET validés depuis x jours soient exportés. Il est également nécessaire d'exporter les heures de début et de fin de plage. Seules les lignes du fichier correspondant aux tâches et les convocations sont exploitées par Chronotime Workplace.

Il est possible de paramétrer que les plannings modifiés à moins de x jours/semaines de la date du planning soient validés par le salarié. Pour ce faire, on s'appuie sur la mise en valeur d'une période dans les plannings prévisionnels (initial et modifiable) en fonction des bornes définies : une pastille rouge si la date du planning affichée < date du jour + borne minimum, une pastille bleu clair si la date du planning est comprise entre la date du jour + borne minimum et la date du jour + borne maximum, une pastille bleu foncé si la date du planning affichée > date du jour + borne maximum.

De plus, une case à cocher Informer le salarié est disponible dans une carte dans le bloc de droite des plannings. Cette case s'affiche :

• dans le planning INI en cas de workflow INI-REA, dans le planning MOD en cas de workflow INI-MOD-REA
• si la carte Chronotime Workplace est active dans la Marketplace
• si la pastille est bleu clair, c'est-à-dire que la date du planning est comprise entre la date du jour + borne minimum et la date du jour + borne maximum

Par défaut, la case n'est pas active (Null en base).

Par défaut, lorsque je dé-valide le planning pour le modifier, la case est cochée (valeur 1) .

Si les modifications que j'ai faites dans les plannings ne nécessitent pas de validation de la part du salarié, je peux décocher la case (valeur 0). 

En cas de modification d'un planning validé, la case est cochée. Le planning est envoyé dans l'export.

Le paramétrage attendu prévoit que l'information liée à cette case (Null, 0 ou 1) soit exportée dans les plannings en cochant l'option Exporter l'indicateur de modification de planning.

Demandes d'aménagement (souhaits)

Les demandes d'aménagement (souhaits) qui peuvent être poussés par Web Services sont : l'heure de début de journée, l'heure de fin de journée, l'indisponibilité sur une journée, le volontariat, la durée de coupure, le volontariat sur une tâche (ce type de demande est uniquement disponible dans le cadre de l'interface avec Chronotime, dans ce cas, cette demande acceptée crée une fiche de compétences pour la période pour la tâche). Les demandes peuvent être automatiquement acceptées lorsqu'elles arrivent dans Timesquare. Les demandes poussées par Chronotime Workplace sont identifiées comme ayant une origine externe. On ajoute un code externe afin de créer une correspondance entre les souhaits de Chronotime et les demandes de Timesquare. 

Ces demandes externes peuvent être annulées depuis la carte My Timesquare du bloc de droite des plannings. Elles peuvent également être annulées en lot depuis le bouton Annuler les demandes du bandeau des plannings. Dans ce cas, une popin s'affiche pour la période affichée avec une ligne par demande annulable. Pour chaque ligne, je peux consulter le type de demande, le nom et le prénom du salarié, son équipe, les détails, la date et la période de la demande. Ces champs peuvent être triés et exportés au format PDF, XLS et CSV.

Si une demande est annulée, elle passe au statut "Annulé par le responsable". De plus, les fiches de paramètres qui avaient été créées au moment de l'acceptation sont supprimées. En revanche, les plannings calculés ne sont pas mis à jour. Il est nécessaire de relancer le calcul des plannings concernés.

Les demandes annulées sont poussées par Web Service à Chronotime Workplace grâce à leur code externe.

Note : L'annulation de demande de repos ou d'indisponibilité n'est pas possible pour une date sur laquelle le planning est validé. Le bouton Annuler ne s'affiche pas dans le bloc de droite. Il est nécessaire de dé-valider le planning pour pouvoir traiter cette demande. Dans le cas d'une demande d'annulation par lot contenant une ou plusieurs demandes de repos ou d'indisponibilité sur des plannings validés, les demandes d'annulation ne sont pas transmises à Chronotime Workplace pour les journées validées. Un message d'erreur s'affiche : "L'annulation des demandes n'a pas été effectuée pour [PERSONNE] pour les dates : [JJ/MM/AAAA], [JJ/MM/AAAA]". Il est nécessaire de dé-valider le planning pour pouvoir traiter cette demande.

Nouveauté ! Les demandes externes peuvent également être annulées par le salarié depuis Chronotime. La requête est poussée par Web Service et elle s'appuie sur l'identifiant externe de la demande. Lorsqu'une demande est annulée par le salarié, les éléments qui ont été créés suite à la demande sont supprimés aussi (fiches de paramètre de calcul, élément dans la dernière version de planning (repos), fiche de compétences). Note : L'annulation de demande de repos ou d'indisponibilité n'est pas possible pour une date sur laquelle le planning réalisé est validé.

Compteurs de reporting

Les compteurs de reporting sont importées par fichier plat manuellement à la demande ou automatiquement avec une fréquence paramétrable de Chronotime Workplace afin d'alimenter les valeurs de compteurs de reporting de Timesquare.

Absences prévisionnelles / réalisées

Les absences prévisionnelles et réalisées validées sont poussées par Web Service.

Préconisations autour du paramétrage des demi-journées d'absence :

• S'il existe du planning sur la journée :
  • une absence sur la première plage : l'absence démarre à l'heure de changement de jour et finit à une heure pivot H1. Elle est valorisée en fonction des tâches présentes sur la plage.
  • une absence sur la seconde plage : l'absence démarre à une heure pivot H2 et se finit à la granularité qui précède l'heure de changement de jour. Elle est valorisée en fonction des tâches présentes sur la plage.
• S'il n'y pas de planning sur la journée :
  • une absence sur la première plage : l'absence démarre à l'heure de changement de jour et finit à une heure pivot H1. Elle est valorisée en fonction de son horaire théorique (dans Chronotime Workplace).
  • une absence sur la seconde plage : l'absence démarre à une heure pivot H2 et se finit à la granularité qui précède l'heure de changement de jour. Elle est valorisée en fonction de son horaire théorique (dans Chronotime Workplace).

Nouveauté ! Il est possible d'activer un paramètre dans les réglages de Timesquare qui permet d'indiquer que les absences sont gérées par un système tiers. Dans ce cas, les absences ne peuvent pas être saisies, modifiées ou supprimées depuis les écrans suivants de Timesquare : Gestion du personnel // panel Absences, Planification / Plannings, Pilotage / Synthèse hebdomadaire, Pilotage / Comparatif plannings, Pilotage / En direct, Gestion des temps / Suivi du réalisé. Les valorisations ne peuvent pas être modifiées. Il n'est également pas possible de saisir une absence dans un modèle horaire. Le copier-coller d'une journée contenant une absence n'est pas possible. 

Annualisation

A l'initialisation, les cibles d'annualisation sont importées par fichier plat sous la forme de compteurs de reporting depuis Chronotime Workplace afin d'alimenter les valeurs de compteurs de reporting de Timesquare. Par la suite, les cibles d'annualisation sont poussées par Web Service. 

Les durées hebdomadaires annualisées prévisionnelles (saisies, calculées ou issues d'un planning validé) sont exportées par fichier plat automatiquement avec une fréquence paramétrable ou bien à la demande par Web Service à partir des résultats d'annualisation.

Note : Si un partage de DHA est fait pour une personne dont le matricule Chronotime (contenu dans le champ Divers 1) n'existe pas dans Chronotime Workplace, un message d'erreur s'affiche : "Une erreur est survenue lors du partage de DHA de [PERSONNE]". Le partage de DHA n'est pas transmise à Chronotime Workplace pour cette personne. Il est nécessaire de synchroniser le matricule de la personne pour pouvoir transmettre les DHA.

Retour d'erreur disponibles pour les appels Web Services

Erreurs possibles lors de l'appel aux Web Service d'annulation des demandes et de partage de la DHA :

• Si la carte Chronotime Workplace n’est pas active dans la base.
• Si les informations de connexion dans la base sont manquantes.
• Si on ne peut pas établir une connexion authentifiée à Chronotime Workplace.
• Si l’url utilisée pour l’appel au Web Service est manquant dans la base.
• Si l’appel au Web Service échoue.

Ces retours en erreur sont disponibles dans les logs et dans un message d'erreur à l'IHM.

Ressources disponibles

• www.chronotime.inetum.com
• Guide RH : Pilotez votre gestion des temps et des activités
• Présentation produit