Objet de l'interface
L’interface permet d’importer un fichier du personnel à partir d’un système tiers au niveau de la structure de son choix. Un seul fichier est importé pour l’ensemble des données administratives, les affectations de contrat, de structure, de calendrier, de badge, de groupe et de qualification/échelon.
En savoir plus sur le paramétrage de cet import.
Traitement des informations importées
Pour chaque fichier d’import, le fichier contient une ligne par matricule.
Personne non existante en base
Si le numéro de matricule présent dans le fichier n’existe pas dans Timesquare®, l’import permet l’ajout de nouvelles personnes. Celles-ci sont alors automatiquement affectées à la structure sélectionnée de la date d’import jusqu’au 31/12/2099.
Personne déjà existante en base
Si un import est lancé pour une personne qui existe déjà dans la base, en fonction du paramétrage, l’import permet de mettre à jour la base de données par effacement et remplacement de l’information existante ou de ne pas importer la ligne dans certains cas. Il existe plusieurs cas de figure en fonction du champ, obligatoire ou non, vide ou saisi.
Import d’une donnée saisie dans un champ déjà valorisé dans Timesquare
Si j’importe une nouvelle donnée dans un champ qui est déjà valorisé dans Timesquare, la nouvelle donnée contenue dans fichier importé écrase les valeurs existantes dans la base. L’historique n’est pas conservé.
Exemple concernant le contrat :
- Dans Timesquare, une personne est en CDD 28H depuis le 01/03/20 jusqu’au 31/03/20. Elle passe en CDD 35H du le 01/04/20 jusqu’au 03/05/20. Elle passe en CDI à partir du 04/05/20.
- L’import contient uniquement le CDI à partir du 04/05/20.
L’import est exécuté. Dans Timesquare, je visualise désormais uniquement le CDI à partir du 04/05/20.
Import d’une donnée vide dans un champ facultatif
Si j’importe une donnée vide dans un champ facultatif de Timesquare, selon le paramétrage défini, la ligne correspondant à cette donnée est :
- ignorée et les éventuelles données saisies dans Timesquare ne sont pas modifiées ou bien
- importée vide et écrase d’éventuelles données saisies dans Timesquare
Exemple concernant les informations administratives :
Dans Timesquare, une personne dont le champ Adresse est renseigné à "1 rue de Paris".
J’importe un fichier pour lequel le champ Adresse est vide.
Si l’option Les champs vides sont ignorés est sélectionnée, l’import est exécuté et l’adresse renseignée en base n’est pas modifiée.
Si l’option Les champs vides annulent et remplacent les valeurs existantes est sélectionnée, l’import est exécuté et l’adresse renseignée en base devient vide.
Import d’une donnée vide dans un champ de type "liste déroulante" facultatif
Si j’importe une donnée vide ou erronée à savoir une valeur qui n’existe pas dans un champ de type liste déroulante facultatif de Timesquare, la ligne est importée et le champ vide est remplacé par la première donnée issue de la liste déroulante. Par exemple, concernant le champ Sexe, la ligne serait importée avec la valeur "Non renseigné".
Exemple concernant les informations administratives :
Dans Timesquare, une personne dont le champ Sexe est renseigné à "Féminin".
J’importe un fichier pour lequel le champ Sexe est vide.
L’import est exécuté et remplace la valeur du champ par la première valeur de la liste déroulante : pour Sexe, la valeur devient "0" (pour Non renseigné).
Import d’une donnée vide dans un champ libre obligatoire
Si j’importe une donnée vide dans un champ libre obligatoire de Timesquare, la personne n’est pas importée. Les autres lignes sans erreur du fichier sont importées correctement. Une notification indique que l’import s’est exécuté avec une erreur. Si j’affiche le résultat, un message indique quel champ dans quelle ligne est en erreur.
Exemple concernant les informations administratives :
J’importe un fichier contenant une ligne pour lequel le champ Prénom est vide.
L’import est exécuté et indique une erreur pour la ligne dont le prénom n’est pas renseigné.
Import d’affectations de contrat ou de structure
Par défaut, le traitement des affectations de contrat ou de structure prévoit que les affectations existantes soient supprimées de la base et les nouvelles affectations soient importées.
Cependant, il est également possible dans le paramétrage de ne pas supprimer les affectations existantes et d’ajouter les nouvelles affectations.
Dans ce cas, les règles de gestion sont les suivantes en fonction des cas de figure.
Cas 1 : l’affectation importée n’a pas de période commune avec les affectations présentes
Elle vient s’insérer.
Même contrat / même structure
Remarque : les cas 1-3 et 1-4 sont des cas particuliers où la date de début de la nouvelle affectation coïncide avec le lendemain de la date de fin de l’affectation déjà présente.
Le fonctionnement sera le même dans le cas d’une affection dont la date de fin coïncide avec la veille de la date de début d’une affectation déjà présente.
Contrat différent / structure différente
Cas 2 : l’affectation importée a une période commune (mais pas l’intégralité) avec une des affectations présentes
Même contrat / même structure
La nouvelle affectation est combinée avec celle qui est déjà présente.
Contrat différent / structure différente
La nouvelle affectation est intégrée, celle qui est déjà présente est raccourcie en début ou en fin selon la période commune.
Remarque : il est à noter que le cas 2.3 est une variante du cas 2.2 où la date de fin de la modification d’affectation est identique à la date de fin de l’affectation initiale.
Cas 3 : l’affectation importée est incluse dans l’une des affectations déjà présentes
Même contrat / même structure
La nouvelle affectation est combinée avec celle déjà présente.
Contrat différent / structure différente
Si Fin B > Début B alors la nouvelle affectation est insérée, celle qui est déjà présente est transformée en deux affectations, une qui se termine un jour avant le début de la nouvelle affectation et une qui débute un jour après la fin de la nouvelle affectation.
Cas 4 : l’affectation importée englobe l’une des affectations déjà présentes
L’affectation importée annule et remplace celle déjà présente.
Même contrat / même structure
Contrat différent / structure différente
Import d'affectation de groupe
Case Annuler et remplacer les affectations de groupe importées pour les périodes communes concernées non cochée
Si la case Annuler et remplacer les affectations de groupe importées pour les périodes communes concernées n’est pas cochée, il n’est pas autorisé d’importer des affectations qui se chevauchent pour le même groupe.
Si j'essaie d’importer l’affectation d’un groupe existant dans la base et sur des périodes qui se chevauchent (le même groupe), alors l’import tombe en erreur et l’information est disponible.
En cas d’import d’une affectation d’un groupe inexistant dans la base, les affectations existantes ne sont pas supprimées.
Case Annuler et remplacer les affectations de groupe importées pour les périodes communes concernées cochée
Si la case Annuler et remplacer les affectations de groupe importés pour les périodes communes est cochée, la suppression et le remplacement des affectations existantes ne concernent que les cas où des affectations du même groupe se chevauchent (chevauchement entre l’affectation existante en base et l’affectation importée).
En cas d’import d’une affectation d’un groupe inexistant dans la base, les affectations existantes ne sont pas supprimées.
En cas d’import d’une affectation d’un groupe existant dans la base mais dont les périodes ne se chevauchent pas, les affectations existantes ne sont pas supprimées.
Groupe d'auto-planification
Dans le cas d'un import de groupe d'auto-planification :
- La date de début d’affectation doit être un premier jour de la semaine. Si ce n’est pas le cas, l'affectation de groupe est rejetée et une trace est présente dans les log.
- La date de fin d’affectation doit être un dernier jour de la semaine. Si ce n’est pas le cas, l'affectation de groupe est rejetée et une trace est présente dans les log.
- L'affectation de groupe ne doit pas recouper une affectation de groupe d’auto-planification déjà présente. Si ce n’est pas le cas, l'affectation de groupe est rejetée et une trace est présente dans les log
Nom du fichier
Le fichier peut être nommé de deux façons selon que le système tiers le mettant à disposition génère un fichier différent pour chaque jour ou un fichier unique contenant plusieurs journées. Le fichier contient une ligne par matricule.
Fichier unique
Le nom du fichier d'import est libre (libellé + extension) mais une fois défini dans le paramétrage de l’import, il ne doit plus changer.
Exemple 1 : le champ Libellé dans la configuration et le fichier d'import se nomment tous les deux Personnes.txt.
Exemple 2 : le champ Libellé dans la configuration et le fichier d'import se nomment tous les deux personnes_Timesquare.001
Fichiers multiples
Les noms des fichiers d'import doivent suivre une syntaxe particulière incluant la date des données proposées. Le champ Libellé du fichier doit expliciter la nomenclature choisie. Ainsi, LibelléJJMMAAAA.EXT, LibelléJJMMAA.EXT, LibelléAAAAMMJJ.EXT, LibelléAAMMJJ.EXT ou LibelléYYYYMMDD.EXT sont les dénominations retenues où :
- "Libellé" est une chaîne de caractères alphanumériques que je peux personnaliser
- "JJ" et "DD" correspondent au jour, "MM" correspond au mois, "AA", "AAAA" et "YYYY" correspondent à l'année, qui peut être indifféremment renseignée sur 2 ou 4 caractères
- "EXT" une chaîne alphanumérique de trois caractères au maximum que je peux personnaliser
Exemple 1 : Le champ Libellé dans la configuration se nomme personnes_JJMMAA.txt et les trois fichiers d'import se nomment personnes_040521.txt, personnes_050521.txt et personnes_060521.txt.
Exemple 2 : Le champ Libellé dans la configuration se nomme personnesAAAAMMJJ.001 et les trois fichiers d'import se nomment personnes20200504.001, personnes20200505.001 et personnes20200506.001.
Exemple 3 : Le champ Libellé dans la configuration se nomme AAMMJJ.txt et les trois fichiers d'import se nomment 040520.txt, 050520.txt et 060520.txt.
Format
Texte. Encodage UTF-8.
Séparateur entre deux informations
Le séparateur entre deux informations peut être le point-virgule (;), la barre verticale (|), la virgule (,) ou la tabulation ( ).
Description des lignes du fichier
| # | Champ | Type | Longueur | Remarque | Obligatoire |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Nom | Alphanumérique | 255 | Oui | |
| 2 | Prénom | Alphanumérique | 255 | Oui | |
| 3 | Matricule | Alphanumérique | 255 | Doit être unique | Oui |
| 4 | Matricule paie | Alphanumérique | 255 | ||
| 5 | Date de naissance | Date | JJ/MM/AAAA | ||
| 6 | Adresse 1 | Alphanumérique | 255 | ||
| 7 | Adresse 2 | Alphanumérique | 255 | ||
| 8 | Adresse 3 | Alphanumérique | 255 | ||
| 9 | Adresse 4 | Alphanumérique | 255 | ||
| 10 | Code postal | Alphanumérique | 8 | ||
| 11 | Ville | Alphanumérique | 255 | ||
| 12 | Pays | Alphanumérique | 255 | ||
| 13 | Téléphone Fixe | Alphanumérique | 15 | ||
| 14 | Téléphone Mobile | Alphanumérique | 15 | ||
| 15 | Alphanumérique | 255 | La partie "locale" (tout ce qui se trouve avant le @) est limitée à 64 caractères. | ||
| 16 | Sexe | F (féminin), M (masculin) ou vide (non renseigné) | 1 | ||
| 17 | Code situation de famille | Alphanumérique | 38 | ||
| 18 | Nombre d’enfants | Numérique | Entier | ||
| 19 | Code équipe | Alphanumérique | 38 | ||
| 20 | Identifiant | Alphanumérique | 255 | ||
| 21 | Regroupement | Alphanumérique | 20 | ||
| 22 | Divers 1 | Alphanumérique | 255 | ||
| 23 | Divers 2 | Alphanumérique | 255 | ||
| 24 | Divers 3 | Alphanumérique | 255 | ||
| 25 | Divers 4 | Alphanumérique | 255 | ||
| 26 | Date d’arrivée | Date | JJ/MM/AAAA | ||
| 27 | Date de départ | Date | JJ/MM/AAAA | ||
| 28 | Code structure | Alphanumérique | 40 | Oui* | |
| 29 | Date début structure | Date | JJ/MM/AAAA | Oui* | |
| 30 | Date fin structure | Date | JJ/MM/AAAA | Oui* | |
| 31 | Code contrat | Alphanumérique | 12 | Oui* | |
| 32 | Type de contrat | Alphanumérique | 38 | Oui* | |
| 33 | Date début de contrat | Date | JJ/MM/AAAA | Oui* | |
| 34 | Date fin de contrat | Date | JJ/MM/AAAA | Oui* | |
| 35 | Contrat annualisé | Alphanumérique | 1 | 1 si annualisé, 0 si non | |
| 36 | Code du calendrier | Alphanumérique | 38 | Oui* | |
| 37 | Date début calendrier | Date | JJ/MM/AAAA | Oui* | |
| 38 | Date fin calendrier | Date | JJ/MM/AAAA | Oui* | |
| 39 | Code badge | Alphanumérique | 20 | Oui* | |
| 40 | Date début badge | Date | JJ/MM/AAAA | Oui* | |
| 41 | Date fin badge | Date | JJ/MM/AAAA | Oui* | |
| 42 | Code groupe | Alphanumérique | 10 | Oui* | |
| 43 | Date début groupe | Date | JJ/MM/AAAA | Oui* | |
| 44 | Date fin groupe | Date | JJ/MM/AAAA | Oui* | |
| 45 | Code externe affectation de contrat | Alphanumérique | 255 | ||
| 46 | Code qualification | Alphanumérique | 38 | Oui* | |
| 47 | Code échelon | Alphanumérique | 38 | ||
| 48 | Taux individuel | Numérique | Vide ou valeur réelle positive ou nulle | ||
| 49 | Date début affectation qualification/échelon | Date | JJ/MM/AAAA | Oui* | |
| 50 | Date fin affectation qualification/échelon | Date | JJ/MM/AAAA | Oui* | |
| 51 | Actif GTA | Alphanumérique | 1 si actif, 0 si non | ||
| 52 | Code avenant contrat | Alphanumérique | 12 | Oui* | |
| 53 | Date de début avenant | Date | JJ/MM/AAAA | Oui* | |
| 54 | Date de fin avenant | Date | JJ/MM/AAAA | Oui* | |
| 55 | Avenant annualisé | Alphanumérique | 1 | 1 si annualisé, 0 si non | |
| 56 | Auto-planifié | Alphanumérique | 1 | 1 si auto-planifié, 0 si pas auto-planifié | |
| 57 | Rupture de fin de contrat | Alphanumérique | 1 | 1 si rupture, 0 si pas de rupture | |
| 58 | Rupture de fin d'avenant | Alphanumérique | 1 | 1 si rupture, 0 si pas de rupture | |
| 59 | Date d'ancienneté | Date | JJ/MM/AAAA |
* les champs en lien avec l'affectation de structure, de contrat, de calendrier, de badge, de groupe, de qualification/échelon, d'avenant ne sont obligatoires que si j'ajoute ou modifie une de ces affectations.
Règles de gestion
Il est possible de mettre en place une option qui permet, si une affectation (de structure ou de contrat) ne dure qu’une journée et que l’option "Annule et remplace" n’est pas activée, que cette affectation soit interprétée comme un solde de tout compte et saisisse une date de fin de l’affectation concernée à la date de l’affectation importée. Pour mettre en place cette option, il est nécessaire de prendre contact avec les équipes techniques Holy-Dis.
Exemple de contenu
Jerez;Pedro;BRZ33;BRZ33P;01/01/1985;32 Rue de Mantes;Batiment A;1er etage;Open Space;92711;Colombes;France;01 55 66 89 89;06 55 66 89 89;lorena.adra@holydis.com;M;M;1;BRZ;Identifiant;Regroupement;Divers 1;Divers 2;Divers 3;Divers 4;01/10/2019;;BRZ-AND;01/10/2019;31/12/2099;BRZ35H;CDI;01/10/2019;31/12/2099;0;CALBRZ;01/01/2019;31/12/2099;BDG1;01/01/2019;31/12/2099;CADRES;01/10/2019;31/12/2099;CODEEXT;BRZQA;BRZE1;;01/01/2025;31/12/2099;0;;;;0;0;0;0;01/01/2019
Adra;Lorena;BRZ33;BRZ33P;01/01/1985;32 Rue de Mantes;Batiment A;1er etage;Open Space;92711;Colombes;France;01 55 66 89 89;06 55 66 89 89;lorena.adra@holydis.com;M;M;1;BRZ;Identifiant;Regroupement;Divers 1;Divers 2;Divers 3;Divers 4;01/10/2019;;BRZ-AND;01/10/2019;31/12/2099;BRZ35H;CDI;01/10/2019;31/12/2099;0;CALBRZ;01/01/2019;31/12/2099;BDG2;01/01/2019;31/12/2099;CADRES;01/10/2019;31/12/2099;CODEEXT;BRZQA;BRZE1;;01/01/2025;31/12/2099;0;;;;0;0;0;0;01/01/2019
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