Import de personnel - Configuration

L'import du personnel a pour objectif d'importer dans Timesquare à partir d'un système tiers, un certain nombre de données à partir d'un fichier unique ou à partir de fichiers multiples : les données administratives, les affectations de contrat, de structure, de calendrier, de badge, de groupes.

Je peux également importer les compétences des personnes : cet import va créer une fiche individuelle d’affectation de compétences pour les personnes dont les identifiants seront rencontrés dans le fichier d’import.

Je peux faire un import standard de paramètres de calcul qui sont regroupés dans une fiche de paramètres par personne. Ces paramètres permettent de définir pour chaque personne les bornes de début et de fin de journée possibles (PJ01), le jour travaillé (PJ02), les durées quotidiennes minimum et maximum pour des jours avec ou sans coupure(PJ04).

Je peux faire un autre import spécifique de paramètres de calcul. Ces paramètres permettent de définir pour chaque personne les bornes de début et de fin de journée possibles, éventuellement les heures de coupures ainsi que les jours de repos attribués pour une semaine ou un cycle de plusieurs semaines.

Enfin, je peux importer une programmation de modèles horaires plutôt que de le saisir manuellement à l'écran.

La fiche de paramètres créée reste valable jusqu’à modification par l’import de nouveaux paramètres.

Les éléments essentiels sont :

• La date de début d’application
• La date de fin d’application
• Le type (D, H ou T)
• Le nombre de jours du cycle qui est un multiple de 7
• Le numéro de semaine du cycle
• Les heures de début et de fin de chaque journée
• Les heures de coupures (à prendre en compte selon les contrats)
• Les jours de repos de chaque semaine du cycle

Les fiches de paramètres de calculs créées peuvent être utilisées lors du calcul des plannings.

Remarque : Les temps complets et les temps partiels ne sont pas égaux au regard de ces paramètres de calcul, notamment concernant la coupure entre deux plages de travail. Il est possible d’avoir de la flexibilité pour les premiers alors que les seconds sont soumis à une règle stricte : la coupure définie doit être la coupure présentée sur le planning de la personne concernée. Pour les contrats temps complets, la coupure n'est pas récupérée et enregistrée dans les fiches de paramètres de calcul. Il est donc nécessaire de définir si un contrat est un temps complet ou un temps partiel pour permettre cette distinction. Les pauses quant à elles, ne sont soumises qu’aux règles générales de distribution des pauses et ne sont pas contractuelles. Elles ne sont donc pas récupérées.

Comme pour toutes les interfaces, la création, l'exécution, la suppression, la visualisation et la modification des imports sont soumis à des droits fonctionnels.

Attention : La modification / suppression d'un modèle d'import a un impact sur les lancements automatisés d'interface.

Correspondance entre les codes Timesquare et ceux de la solution tierce

Lors de la création d'un contrat, si j'utilise des interfaces, il est recommandé de bien tenir compte des codes utilisés dans les outils tiers afin que l'interfaçage se fasse correctement.

Description des formats de fichiers

• Modèle standard fichier unique : Français English
• Modèle standard fichiers multiples : Français English
• Modèle standard affectation de compétences : Français English
• Modèle spécifique de paramètres : Français
• Modèle standard de paramètres : Français English
• Modèle standard programmation de modèles horaires : Français English
• Modèle standard grilles de taux : Français English

Modèle standard avec fichier unique

Configuration / Interfaces / Import / Personnel

1. Je clique sur le bouton Nouveau.
2. A partir de la section Identification, je saisis le libellé de l'import.
3. Je sélectionne la structure à utiliser.
4. Je sélectionne le modèle à utiliser : "Import personnel Standard (fichier unique)".
5. A partir de la section Emplacement des fichiers, je saisis le libellé du fichier importé. Je ne saisis pas d'espace dans le libellé du fichier. Je sélectionne le séparateur, l'emplacement du fichier et l'emplacement de l'archivage.
6. Pour enregistrer le fichier de log d'import dans un répertoire spécifique, je coche l'option Archiver les fichiers de log après import et je sélectionne l'emplacement. 
7. Je sélectionne si je souhaite archiver les fichiers après import. Dans le cas où je souhaite activer l'archivage, je peux supprimer les fichiers sources de l'emplacement du fichier après archivage.
8. Je sélectionne si je souhaite Autoriser le choix d’un emplacement local lors de l’exécution. Cette option me permet de charger un fichier en local depuis mon poste de travail comme source pour l'import.
9. Je sélectionne si je souhaite Autoriser l'automatisation de cet import. Cette option permet aux équipes techniques Holy-Dis de recenser les imports qui doivent être automatisés afin de paramétrer cette automatisation.

10. A partir de la section Spécificités, j'indique si la première ligne est importée. Je coche les éléments à importer : Données administratives, Affectations Personnes-Contrats, Affectations Personnes-Structures, Affectations Personnes-Calendriers, Affectations Personnes-Badges, Affectations Personnes-Groupes, Affectations Personnes-Qualifications-Echelons.
    Concernant les Données administratives, je sélectionne ce qui doit être importé si un champ est vide :

    • le champ est ignoré
    • le champ est importé avec la valeur vide.

    Concernant les Affectations Personnes-Contrats, les Affectations Personnes-Structures et les Affectations Personnes-Qualifications-Echelons, je sélectionne si l'import doit annuler et remplacer les affectations existantes dans la base.
    Concernant les Affectations Personnes-Contrats, je sélectionne si l'import doit inclure les avenants.

11. Concernant les Affectations Personnes-Groupes, je sélectionne si l'import d'une affectation d'un groupe existant annule et remplace les affectations de groupes de période communes. Cette option est décochée par défaut.
12. Si un format de date est renseigné dans le nom des fichiers, j'indique la date du fichier à importer.
13. A partir de la section Notification par e-mail, je coche les personnes qui doivent recevoir une notification : l'utilisateur qui a exécuté l'import ou une liste d'adresses email à saisir. Les adresses emails saisies doivent être séparées par un point-virgule (;).
14. J'enregistre.

Modèle standard avec fichiers multiples

La fonctionnalité d'import à partir d'un fichier en local est uniquement possible pour les imports de fichier simple. Ainsi, l'import de personnel avec fichiers multiples n'est pas possible à partir d'un fichier en local. En revanche, il est possible d'importer les fichiers en local un par un dans des configurations distinctes.

Configuration / Interfaces / Import / Personnel

1. Je clique sur le bouton Nouveau.
2. A partir de la section Identification, je saisis le libellé de l'import.
3. Je sélectionne la structure à utiliser.
4. Je sélectionne le modèle à utiliser : "Import personnel Standard (fichiers multiples)".
5. A partir de la section Emplacement des fichiers, je coche les éléments à importer : Données administratives, Affectations Personnes-Contrats, Affectations Personnes-Badges, Affectations Personnes-Structures, Affectations Personnes-Calendriers, Affectations Personnes-Qualifications-Echelons.
6. Pour chaque élément sélectionné, je saisis le libellé du fichier importé. Je ne saisis pas d'espace dans le libellé du fichier.

7. Concernant les Données administratives, je sélectionne ce qui doit être importé si la valeur de l'information de type liste déroulante ne correspond pas à une valeur disponible dans la liste déroulante Timesquare :

   • la ligne n'est pas importée : la personne n'est pas importée.
   • La ligne est importée avec la première valeur existant dans Timesquare : le champ existant en base est remplacé par la première valeur existant dans Timesquare. Par exemple, concernant le champ Sexe, la ligne serait importée avec la valeur "Non renseigné".

   Concernant les Affectations Personnes-Contrats, les Affectations Personnes-Structures et les Affectations Personnes-Qualifications-Echelons, je sélectionne si l'import doit annuler et remplacer les affectations existantes dans la base.
   Concernant les Affectations Personnes-Contrats, je sélectionne si l'import doit inclure les avenants.

8. Si un format de date est renseigné dans le nom des fichiers, j'indique la date du fichier à importer.
9. Je sélectionne le séparateur, l'emplacement du fichier et l'emplacement de l'archivage.
10. Pour enregistrer le fichier de log d'import dans un répertoire spécifique, je coche l'option Archiver les fichiers de log après import et je sélectionne l'emplacement. 
11. Je sélectionne si je souhaite archiver les fichiers après import. Dans le cas où je souhaite activer l'archivage, je peux supprimer les fichiers sources de l'emplacement du fichier après archivage.
12. Je sélectionne si je souhaite Autoriser le choix d’un emplacement local lors de l’exécution. Cette option me permet de charger un fichier en local depuis mon poste de travail comme source pour l'import.
13. Je sélectionne si je souhaite Autoriser l'automatisation de cet import. Cette option permet aux équipes techniques Holy-Dis de recenser les imports qui doivent être automatisés afin de paramétrer cette automatisation.
14. A partir de la section Notification par e-mail, je coche les personnes qui doivent recevoir une notification : l'utilisateur qui a exécuté l'import ou une liste d'adresses email à saisir. Les adresses emails saisies doivent être séparées par un point-virgule (;).
15. J'enregistre.

Modèle Affectation de compétences

Configuration / Interfaces / Import / Personnel

1. Je clique sur le bouton Nouveau.
2. A partir de la section Identification, je saisis le libellé de l'import.
3. Je sélectionne la structure à utiliser.
4. Je sélectionne le modèle à utiliser : "Affectation de compétences".
5. A partir de la section Emplacement des fichiers, je saisis le libellé du fichier importé. Je ne saisis pas d'espace dans le libellé du fichier. Je sélectionne le séparateur, l'emplacement du fichier et l'emplacement de l'archivage.
6. Pour enregistrer le fichier de log d'import dans un répertoire spécifique, je coche l'option Archiver les fichiers de log après import et je sélectionne l'emplacement. 
7. Je sélectionne si je souhaite archiver les fichiers après import. Dans le cas où je souhaite activer l'archivage, je peux supprimer les fichiers sources de l'emplacement du fichier après archivage.
8. Je sélectionne si je souhaite Autoriser le choix d’un emplacement local lors de l’exécution. Cette option me permet de charger un fichier en local depuis mon poste de travail comme source pour l'import.
9. Je sélectionne si je souhaite Autoriser l'automatisation de cet import. Cette option permet aux équipes techniques Holy-Dis de recenser les imports qui doivent être automatisés afin de paramétrer cette automatisation.
10. A partir de la section Spécificités, j'indique si les éléments importés annulent et remplacent toutes les fiches de compétences existantes.
11. J'indique l'identifiant à utiliser et le format des dates souhaité.
12. A partir de la section Notification par e-mail, je coche les personnes qui doivent recevoir une notification : l'utilisateur qui a exécuté l'import ou une liste d'adresses email à saisir. Les adresses emails saisies doivent être séparées par un point-virgule (;).
13. J'enregistre.

Modèle Import spécifique de paramètres

Configuration / Interfaces / Import / Personnel

1. Je clique sur le bouton Nouveau.
2. A partir de la section Identification, je saisis le libellé de l'import.
3. Je sélectionne la structure à utiliser.
4. Je sélectionne le modèle à utiliser : "Import spécifique de paramètres".
5. A partir de la section Emplacement des fichiers, je saisis le libellé du fichier importé. Je ne saisis pas d'espace dans le libellé du fichier.
6. Je sélectionne l'emplacement du fichier et l'emplacement de l'archivage.
7. Pour enregistrer le fichier de log d'import dans un répertoire spécifique, je coche l'option Archiver les fichiers de log après import et je sélectionne l'emplacement. 
8. Je sélectionne si je souhaite archiver les fichiers après import. Dans le cas où je souhaite activer l'archivage, je peux supprimer les fichiers sources de l'emplacement du fichier après archivage.
9. Je sélectionne si je souhaite Autoriser le choix d’un emplacement local lors de l’exécution. Cette option me permet de charger un fichier en local depuis mon poste de travail comme source pour l'import.
10. Je sélectionne si je souhaite Autoriser l'automatisation de cet import. Cette option permet aux équipes techniques Holy-Dis de recenser les imports qui doivent être automatisés afin de paramétrer cette automatisation.
11. A partir de la section Spécificités, je sélectionne l'identifiant à importer : matricule, matricule paie, identifiant.
12. Je définis la durée minimum d'une coupure, afin de distinguer les pauses des coupures. Lorsqu’une période de pause ou de coupure se présente, si sa durée est inférieure à cette valeur, l’interface considère que c’est une pause et ne retient pas cette information. Sinon, elle considère que c’est une coupure et la renseigne dans la fiche de paramètres de calcul et ce, uniquement pour les personnes dont le contrat est indiqué "Temps partiel". Ce champ n’est pas obligatoire. Si aucune valeur n’est renseignée, l'interface transforme toutes les périodes en coupure.
13. Je définis le préfixe des libellés de fiches de paramètres de calcul créées. S’il s’agit d’une fiche individuelle (créée directement au niveau de la personne), le libellé par défaut est composé des nom et prénom de la personne concernée. Pour faciliter la lecture et permettre à l’utilisateur de différencier dans la liste des fiches, une fiche de paramètres issue de l’import des fiches de paramètres de calcul créées depuis l’IHM, j'utilise un préfixe qui sera inséré devant le nom de la personne pour construire le libellé de la fiche de paramètres. Ce champ n’est pas obligatoire. Le libellé est libre. C’est un champ alphanumérique limité à 20 caractères. 
14. A partir de la section Notification par e-mail, je coche les personnes qui doivent recevoir une notification : l'utilisateur qui a exécuté l'import ou une liste d'adresses email à saisir. Les adresses emails saisies doivent être séparées par un point-virgule (;).
15. J'enregistre.

Modèle Import standard de paramètres

Configuration / Interfaces / Import / Personnel

1. Je clique sur le bouton Nouveau.
2. A partir de la section Identification, je saisis le libellé de l'import.
3. Je sélectionne la structure à utiliser.
4. Je sélectionne le modèle à utiliser : "Import standard de paramètres".
5. A partir de la section Emplacement des fichiers, je saisis le libellé du fichier importé. Je ne saisis pas d'espace dans le libellé du fichier.
6. Je sélectionne l'emplacement du fichier et l'emplacement de l'archivage.
7. Pour enregistrer le fichier de log d'import dans un répertoire spécifique, je coche l'option Archiver les fichiers de log après import et je sélectionne l'emplacement. 
8. Je sélectionne si je souhaite archiver les fichiers après import. Dans le cas où je souhaite activer l'archivage, je peux supprimer les fichiers sources de l'emplacement du fichier après archivage.
9. Je sélectionne si je souhaite Autoriser le choix d’un emplacement local lors de l’exécution. Cette option me permet de charger un fichier en local depuis mon poste de travail comme source pour l'import.
10. Je sélectionne si je souhaite Autoriser l'automatisation de cet import. Cette option permet aux équipes techniques Holy-Dis de recenser les imports qui doivent être automatisés afin de paramétrer cette automatisation.
11. A partir de la section Spécificités, je sélectionne l'identifiant à importer : matricule, matricule paie, identifiant.
12. Je définis si j'ignore la première ligne du fichier.
13. Je définis le préfixe des libellés de fiches de paramètres de calcul créées. S’il s’agit d’une fiche individuelle (créée directement au niveau de la personne), le libellé par défaut est composé des nom et prénom de la personne concernée. Pour faciliter la lecture et permettre à l’utilisateur de différencier dans la liste des fiches, une fiche de paramètres issue de l’import des fiches de paramètres de calcul créées depuis l’IHM, j'utilise un préfixe qui sera inséré devant le nom de la personne pour construire le libellé de la fiche de paramètres. Ce champ n’est pas obligatoire. Le libellé est libre. C’est un champ alphanumérique limité à 20 caractères. 
14. A partir de la section Notification par e-mail, je coche les personnes qui doivent recevoir une notification : l'utilisateur qui a exécuté l'import ou une liste d'adresses email à saisir. Les adresses emails saisies doivent être séparées par un point-virgule (;).
15. J'enregistre.

Modèle Programmation de modèles horaires

Configuration / Interfaces / Import / Personnel

1. Je clique sur le bouton Nouveau.
2. A partir de la section Identification, je saisis le libellé de l'import.
3. Je sélectionne la structure à utiliser.
4. Je sélectionne le modèle à utiliser : "Programmation de modèles horaires".
5. A partir de la section Emplacement des fichiers, je saisis le libellé du fichier importé. Je ne saisis pas d'espace dans le libellé du fichier.
6. Je sélectionne le séparateur, l'emplacement du fichier et l'emplacement de l'archivage.
7. Pour enregistrer le fichier de log d'import dans un répertoire spécifique, je coche l'option Archiver les fichiers de log après import et je sélectionne l'emplacement. 
8. Je sélectionne si je souhaite archiver les fichiers après import. Dans le cas où je souhaite activer l'archivage, je peux supprimer les fichiers sources de l'emplacement du fichier après archivage.
9. Je sélectionne si je souhaite Autoriser le choix d’un emplacement local lors de l’exécution. Cette option me permet de charger un fichier en local depuis mon poste de travail comme source pour l'import.
10. Je sélectionne si je souhaite Autoriser l'automatisation de cet import. Cette option permet aux équipes techniques Holy-Dis de recenser les imports qui doivent être automatisés afin de paramétrer cette automatisation.
11. A partir de la section Spécificités, je sélectionne l'identifiant à importer : matricule, matricule paie, identifiant.
12. Je définis le format des dates : JJ/MM/AAAA, JJ/MM/AA, JJMMAAAA, JJMMAA, AAAA/MM/JJ, AA/MM/JJ, AAAAMMJJ, AAMMJJ.
13. J'indique le préfixe des libellés de fiches de programmation de modèles horaires. Pour faciliter la lecture et permettre à l’utilisateur de différencier les fiches de programmation de modèles horaires issue de l’import des fiches créées depuis l’IHM, j'utilise un préfixe qui sera inséré devant le le libellé de la fiche de programmation. Ce champ n’est pas obligatoire. Le libellé est libre. C’est un champ alphanumérique limité à 20 caractères. 
14. A partir de la section Notification par e-mail, je coche les personnes qui doivent recevoir une notification : l'utilisateur qui a exécuté l'import ou une liste d'adresses email à saisir. Les adresses emails saisies doivent être séparées par un point-virgule (;).
15. J'enregistre.

Modèle Grilles de taux

Configuration / Interfaces / Import / Personnel

1. Je clique sur le bouton Nouveau.
2. A partir de la section Identification, je saisis le libellé de l'import.
3. Je sélectionne la structure à utiliser.
4. Je sélectionne le modèle à utiliser : "Import de grilles de taux".
5. A partir de la section Emplacement des fichiers, je saisis le libellé du fichier importé. Je ne saisis pas d'espace dans le libellé du fichier.
6. Je sélectionne l'emplacement du fichier et l'emplacement de l'archivage.
7. Pour enregistrer le fichier de log d'import dans un répertoire spécifique, je coche l'option Archiver les fichiers de log après import et je sélectionne l'emplacement. 
8. Je sélectionne si je souhaite archiver les fichiers après import. Dans le cas où je souhaite activer l'archivage, je peux supprimer les fichiers sources de l'emplacement du fichier après archivage.
9. Je sélectionne si je souhaite Autoriser le choix d’un emplacement local lors de l’exécution. Cette option me permet de charger un fichier en local depuis mon poste de travail comme source pour l'import.
10. Je sélectionne si je souhaite Autoriser l'automatisation de cet import. Cette option permet aux équipes techniques Holy-Dis de recenser les imports qui doivent être automatisés afin de paramétrer cette automatisation.
11. A partir de la section Spécificités, je sélectionne l'identifiant à importer : matricule, matricule paie, identifiant.
12. Si un format de date est renseigné dans le nom des fichiers, j'indique pour quelle période je dois rechercher les fichiers à importer.
13. Je définis le format des dates : JJ/MM/AAAA, JJ/MM/AA, JJMMAAAA, JJMMAA, AAAA/MM/JJ, AA/MM/JJ, AAAAMMJJ, AAMMJJ.
14. A partir de la section Notification par e-mail, je coche les personnes qui doivent recevoir une notification : l'utilisateur qui a exécuté l'import ou une liste d'adresses email à saisir. Les adresses emails saisies doivent être séparées par un point-virgule (;).
15. J'enregistre.

Lancer un import de personnel

Administratif / Gestion du personnel

1. Je sélectionne le niveau de structure souhaité dans l’arbre.
2. Dans le panel Interfaces, je clique sur l'onglet Personnel.
3. Je peux utiliser le champ de recherche afin d'affiner ma recherche. Je survole l'import du personnel souhaité.
4. Je clique sur le bouton Exécuter.
5. Un message s'affiche me notifiant de l'exécution de l'import.
6. Pour visualiser les logs de l'import, je clique sur le lien Afficher le résultat.

Je peux également lancer l'import depuis la configuration en survolant l'import souhaité.

Supprimer un import de personnel

Configuration / Interfaces / Import / Personnel

1. Je sélectionne l'import à supprimer.
2. Je clique sur le bouton Supprimer. Un message de confirmation s'affiche.
3. Je valide.