Fichier : Import standard des absences

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Objet de l'interface

L’interface permet d’importer les absences saisies et validées depuis un logiciel tiers vers Timesquare. Le principe est de mettre à disposition les informations attendues dans un fichier de type texte qui sera lu et interprété par l’interface de façon à mettre à jour la base de données de Timesquare.

Afin d’importer une absence sur un planning validé, le planning sera d’abord dé-validé, l’absence sera remplacée et le planning sera validé à nouveau, même si le nouveau planning génère des illégalités.

En savoir plus sur le paramétrage de cet import.

Traitement des informations importées

Absences à supprimer de Timesquare au préalable

Je peux définir des absences à supprimer sur une période pour la structure sur laquelle l’import est réalisé. Si l'option Limiter les actions aux personnes présentes dans le fichier n'est pas cochée, la suppression est effectuée pour toutes les personnes présentes dans la structure d’import, même si elles ne sont pas présentes dans le fichier.

Pour ce faire, j’utilise la section Choix d’absences à supprimer du paramétrage de l’import des absences.

Si la section Choix d’absences à supprimer est saisie :

• En cas de ré-import d’une période déjà existante dans Timesquare, il est nécessaire d’importer l’ensemble des absences de l'ensemble des personnes affectées à la structure pour toute la période d’import.
• Si des absences sélectionnées dans Choix des absences à supprimer ont été saisies manuellement dans Timesquare avant l’import, celles-ci seront supprimées pour les personnes affectées à la structure au moment du lancement de l’import, et ce, même si les personnes ne figurent pas dans le fichier d’import.

Exemple : 

Dans la structure Lyon, j'ai 5 personnes. Dans le paramétrage de l'import des absences, pour l'option Choix d'absences à supprimer, j'ajoute les congés payés et RTT.

J'importe les absences de seulement 3 personnes de la structure Lyon pour le mois d'octobre. Au moment de l'import, les absences existantes en octobre de type congés payés et RTT sont supprimées pour les 5 personnes de la structure Lyon et pas uniquement pour les 3 personnes importées. De plus, les absences présentes dans le fichier sont bien importées.

Limiter les actions aux personnes présentes dans le fichier

Si l'option Limiter les actions aux personnes présentes dans le fichier est cochée, la suppression des absences cochées et l’import des absences se fait uniquement sur les personnes présentes dans le fichier, et ce, peu importe le niveau de structure sur lequel est paramétré l’import.

Exemple

Dans la structure Lyon, j'ai 5 personnes (PERS_1, PERS_2 PERS_3, PERS_4; PERS_5). Dans le paramétrage de l'import des absences, pour l'option Choix d'absences à supprimer, je coche les congés payés et RTT.

J'importe les absences de seulement 3 personnes de la structure Lyon pour le mois d'octobre. Au moment de l'import, les absences existantes en octobre de type congés payés et RTT sont supprimées pour les 3 personnes comprises dans mon fichier, soit PERS_1; PERS_2 et PERS_3. De plus, les absences présentes dans le fichier sont bien importées. Les absences préalablement placées sur le mois d’octobre pour les personnes PERS_4 et PERS_5 apparaissent toujours sur le planning et n’ont pas été supprimées.

Nom du fichier

Le fichier peut être nommé de deux façons selon que le système tiers le mettant à disposition génère un fichier différent pour chaque jour ou un fichier unique contenant plusieurs journées. Le fichier contient une ligne par absence.

Fichier unique

Le nom du fichier d'import est libre (libellé + extension) mais une fois défini dans le paramétrage de l’import, il ne doit plus changer.

Exemple 1 : le champ Libellé dans la configuration et le fichier d'import se nomment tous les deux absences.txt.

Exemple 2 : le champ Libellé dans la configuration et le fichier d'import se nomment tous les deux absences_Timesquare.001

Fichiers multiples

Les noms des fichiers d'import doivent suivre une syntaxe particulière. Le champ Libellé du fichier doit expliciter la nomenclature choisie. Ainsi, LibelléYYYYMMDD.EXT, LibelléJJMMAAAA.EXT, LibelléJJMMAA.EXT, LibelléAAAAMMJJ.EXT et LibelléAAMMJJ.EXT sont les dénominations retenues où :

• "Libellé" est une chaîne de caractères alphanumériques que je peux personnaliser
• "DD" et "JJ" correspondent au jour, "MM" correspond au mois, "YYYY" et "AAAA" correspondent à l'année sur 4 caractères, "AA" correspond à l'année sur 2 caractères
• "EXT" une chaîne alphanumérique de trois caractères au maximum que je peux personnaliser

Exemple : Le champ Libellé dans la configuration se nomme absencesYYYYMMDD.001 et les trois fichiers d'import se nomment absences20250504.001, absences20250505.001 et absences20250506.001.

Format

Texte. Encodage UTF-8.

Séparateur entre deux informations

Le séparateur entre deux informations est le point-virgule (;).

Description des lignes du fichier

Première ligne

La première ligne est différente des autres, elle contient seulement la période de traitement qui correspond à la période sur laquelle les absences qui sont déjà présentes dans Timesquare seront supprimées avant d’être remplacées par celles présentes dans le fichier.

Nom du champ	Type	Obligatoire	Remarques
Date début traitement	Date	X	JJ/MM/AAAA,JJMMAAAA, … (Paramétrable)
Date fin traitement	Date	X	JJ/MM/AAAA,JJMMAAAA, … (Paramétrable)

Lignes suivantes

Nom du champ	Type	Obligatoire	Remarques
Personne concernée	Alphanumérique	X	Matricule, Matricule Paie, Identifiant de Timesquare
Code de l’absence	Alphanumérique	X	12 caractères maximum
Date de l’absence	Date	X	JJ/MM/AAAA
Type de l’absence	Alphanumérique	X	J pour complète ou H pour partielle
Heure de début	Heure	Si partielle	HHMM,HH:MM, … (Paramétrable)
Heure de fin	Heure	Si partielle	HHMM,HH:MM, … (Paramétrable)
Valorisation de l'absence	Heure		HHMM,HH:MM, … (Paramétrable) pour une absence complète ou partielle

Règles de gestion

• L’heure de début et l’heure de fin sont vides si l’absence est de type complète.
• La valorisation peut être vide.
• Pour une absence complète, si la valorisation n'est pas remplie, on récupère la valorisation du contrat.
• Il est possible d'importer une absence partielle avec une valorisation différente de celle correspondant aux heures de l'absence partielle. 
• Depuis Timesquare 2.1.07, la dernière colonne Valorisation semaine a été supprimée.

Exemple

Fichier d'exemple

29/12/2025;31/12/2025
BRZ14;CONGPAYE;29/12/2025;J;;;0630
BRZ14;CONGPAYE;30/12/2025;H;1000;1200;0400
BRZ14;CONGPAYE;31/12/2025;J;;;

Import d'absences

Je fais un import pour une période de suppression des absences couvrant l’ensemble du mois de juin, c’est-à-dire du 01/06/2020 au 30/06/2020. Cet import contient une absence de type RTT du 08/06/2020 au 10/06/2020 pour le salarié dont l’identifiant est EMP1.

Le fichier à importer contient donc les lignes suivantes :

01/06/2020;30/06/2020 
EMP1;RTT;08/06/2020;J;;;
EMP1;RTT;09/06/2020;J;;;
EMP1;RTT;10/06/2020;J;;;

Import d'absences avec suppression

Dans le paramétrage de l’import des absences, je définis que les absences Congés Payés et RTT peuvent être supprimées.

L’absence Récupération n’est donc pas supprimée.

EMP1 et EMP2 sont affectés à la structure LYON.

Avant l’import :

• EMP1 a une absence de type Récupération le 01/06/2020.
• EMP2 a une absence de type Congés Payés du 15/06/2020 au 19/06/2020.

J’importe le fichier comportant uniquement les lignes suivantes :

01/06/2020;30/06/2020 
EMP1;RTT;08/06/2020;J;;;
EMP1;RTT;09/06/2020;J;;;
EMP1;RTT;10/06/2020;J;;;

Après l’import de ce fichier sur la structure LYON, Timesquare réalise les actions suivantes :

• L’absence Récupération de EMP1 n’est pas supprimée car elle ne fait pas partie des absences à supprimer sélectionnées dans les paramètres d’import.
• L’absence Congés Payés de EMP2 est supprimée car elle fait partie des absences à supprimer sélectionnées dans les paramètres d’import, même si EMP2 ne fait pas partie du fichier.
• L’absence RTT de EMP1 du 08/06/2020 au 10/06/2020 est importée dans Timesquare.