Import d'absences - Configuration

L'import des absences a pour objectif d'importer dans Timesquare les données relatives aux absences des salariés à partir d'un système tiers.

Les clés d'importation sont l'identifiant de la personne à importer (le matricule, le matricule paie, l'identifiant ou un champ divers) et le code de l'absence. Ces deux informations sont indispensables et doivent être rigoureusement identiques dans les deux bases.

S'il existe des plannings validés sur la période d'import, les absences ne seront pas importées pour les dates validées, excepté si mes droits fonctionnels m'autorisent à ajouter une absence sur un planning validé.

Comme pour toutes les interfaces, la création, l'exécution, la suppression, la visualisation et la modification des imports sont soumis à des droits fonctionnels.

En fonction des droits de mon rôle, il est possible de limiter la période de modification des plannings, selon un certain nombre de jours / semaines / mois avant la date de connexion. La limitation s'applique pour toutes les actions qui peuvent modifier les plannings (indépendamment des droits "Modification des plannings" de l'utilisateur). Si une saisie est effectuée sur une période à cheval sur une période interdite et autorisée, la saisie est rejetée.

Attention : La modification / suppression d'un modèle d'import a un impact sur les lancements automatisés d'interface.

Correspondance entre les codes Timesquare et ceux de la solution tierce

Lors de la création d'une absence, si j'utilise des interfaces, il est recommandé de bien tenir compte des codes utilisés dans les outils tiers afin que l'interfaçage se fasse correctement.

Description des formats de fichiers

• Modèle standard : Français English
• Modèle spécifique : Français English

Modèle standard

Configuration / Interfaces / Import / Absences

1. Je clique sur le bouton Nouveau.
2. A partir de la section Identification, je saisis le libellé de l'import.
3. Je sélectionne la structure à utiliser.
4. Je sélectionne le modèle "Standard".
5. Je sélectionne la version de planning dans laquelle je souhaite réaliser l'import. Si mes droits fonctionnels m'autorisent à ajouter une absence sur un planning validé, je peux cocher la case Importer une absence sur un planning initial validé, Importer une absence sur un planning modifiable validé, Importer une absence sur un planning réalisé validé (en fonction de la version de planning sélectionnée.
6. A partir de la section Emplacement des fichiers, je saisis le libellé du fichier. Je ne saisis pas d'espace dans le libellé du fichier.
7. Si le nom du fichier d'import contient une partie variable (car le système tiers exporte un fichier par jour), je précise la date du fichier qui doit être importé au moment de l'exécution de l'interface. Exemple : si je saisis J-1, et l'import est exécuté le 10/10, alors Timesquare récupère le fichier d'import daté du 09/10. 
8. Je sélectionne l'emplacement du fichier et l'emplacement de l'archivage.
9. Pour enregistrer le fichier de log d'import dans un répertoire spécifique, je coche l'option Archiver les fichiers de log après import et je sélectionne l'emplacement. 
10. Je sélectionne si je souhaite archiver les fichiers après import. Dans le cas où je souhaite activer l'archivage, je peux supprimer les fichiers sources de l'emplacement du fichier après archivage.
11. Je sélectionne si je souhaite Autoriser le choix d’un emplacement local lors de l’exécution. Cette option me permet de charger un fichier en local depuis mon poste de travail comme source pour l'import.
12. Je sélectionne si je souhaite Autoriser l'automatisation de cet import. Cette option permet aux équipes techniques Holy-Dis de recenser les imports qui doivent être automatisés afin de paramétrer cette automatisation.
13. Je coche la case Autoriser l'automatisation si je souhaite que cet import puisse être automatisé.
14. A partir de la section Choix d'absences à supprimer, je sélectionne les absences à supprimer. Je peux utiliser le champ de recherche pour faciliter la sélection. Les absences sélectionnées dans cette section sont supprimées pour toutes les personnes concernées, avant l’écriture des absences présentes dans le fichier.
15. A partir de la section Spécificités, je définis l'identifiant à importer : le matricule, le matricule paie, l'identifiant ou un champ divers.
16. Je sélectionne le format des dates et le format des heures.
17. J'indique si je souhaite limiter les actions de suppression aux personnes présentes dans le fichier.
18. A partir de la section Notification par e-mail, je coche les personnes qui doivent recevoir une notification : l'utilisateur qui a exécuté l'import ou une liste d'adresses email à saisir. Les adresses emails saisies doivent être séparées par un point-virgule (;).
19. J'enregistre.

Modèle spécifique

Configuration / Interfaces / Import / Absences

1. Je clique sur le bouton Nouveau.
2. A partir de la section Identification, je saisis le libellé de l'import.
3. Je sélectionne la structure à utiliser.
4. Je sélectionne le modèle "Spécifique".
5. Je sélectionne la version de planning dans laquelle je souhaite réaliser l'import. Si mes droits fonctionnels m'autorisent à ajouter une absence sur un planning validé, je peux cocher la case Importer une absence sur un planning initial validé, Importer une absence sur un planning modifiable validé, Importer une absence sur un planning réalisé validé (en fonction de la version de planning sélectionnée.
6. A partir de la section Emplacement des fichiers, je saisis le libellé du fichier. Je ne saisis pas d'espace dans le libellé du fichier.
7. Je sélectionne l'emplacement du fichier et l'emplacement de l'archivage.
8. Pour enregistrer le fichier de log d'import dans un répertoire spécifique, je coche l'option Archiver les fichiers de log après import et je sélectionne l'emplacement. 
9. Je sélectionne si je souhaite archiver les fichiers après import. Dans le cas où je souhaite activer l'archivage, je peux supprimer les fichiers sources de l'emplacement du fichier après archivage.
10. Je sélectionne si je souhaite Autoriser le choix d’un emplacement local lors de l’exécution. Cette option me permet de charger un fichier en local depuis mon poste de travail comme source pour l'import.
11. Je coche la case Autoriser l'automatisation si je souhaite que cet import puisse être automatisé.
12. A partir de la section Choix d'absences à supprimer, je sélectionne les absences à supprimer. Je peux utiliser le champ de recherche pour faciliter la sélection. Les absences sélectionnées dans cette section sont supprimées pour toutes les personnes concernées, avant l’écriture des absences présentes dans le fichier.
13. A partir de la section Spécificités, j'indique si je souhaite limiter les actions de suppression aux personnes présentes dans le fichier.
14. A partir de la section Notification par e-mail, je coche les personnes qui doivent recevoir une notification : l'utilisateur qui a exécuté l'import ou une liste d'adresses email à saisir. Les adresses emails saisies doivent être séparées par un point-virgule (;).
15. J'enregistre.

Lancer un import d'absence

Administratif / Gestion du personnel

1. Je sélectionne dans l’arbre la structure souhaitée.
2. A partir du panel Interfaces, je sélectionne l'onglet Absences.
3. Je peux utiliser le champ de recherche afin d'affiner ma recherche. Je survole l'import d'absence souhaité.
4. Je clique sur le bouton Exécuter.
5. Un message s'affiche me notifiant de l'exécution de l'import.
6. Pour visualiser les logs de l'import, je clique sur le lien Afficher le résultat.

Je peux également lancer l'import depuis la configuration en survolant l'import souhaité.

Supprimer un import d'absence

Configuration / Interfaces / Import / Absences

1. Je sélectionne l'import à supprimer.
2. Je clique sur le bouton Supprimer. Un message de confirmation s'affiche.
3. Je valide.