Fichier : Import spécifique des absences

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Objet de l'interface

L’interface permet d’importer les absences saisies et validées depuis un logiciel tiers vers Timesquare. Le principe est de mettre à disposition les informations attendues dans un fichier de type texte qui sera lu et interprété par l’interface de façon à mettre à jour la base de données.

Afin d’importer une absence sur un planning validé, le planning sera d’abord dé-validé, l’absence sera ajoutée et le planning sera validé à nouveau, même si le nouveau planning génère des illégalités.

En savoir plus sur le paramétrage de cet import.

Traitement des informations importées

Contenu d'une ligne d'import d'une absence

Pour chaque ligne, le fichier comporte notamment :

• Une période qui correspond à la période de suppression des absences présentes en base dans Timesquare.
• Un identifiant qui correspond à la personne concernée.
• Un motif d’absence.
• Une date de début et une date de fin. Ces dernières dates doivent être comprises dans la période de suppression. Autrement dit, la période de suppression des absences doit impérativement couvrir l'ensemble des périodes concernées par les absences importées et être identique pour toutes les lignes du fichier.

Exemple

Je fais un import pour une période de suppression des absences couvrant l’ensemble du mois de juin, c’est-à-dire du 01/06/2020 au 30/06/2020. Cet import contient une absence de type RTT du 08/06/2020 au 10/06/2020 pour le salarié dont l’identifiant est EMP1.

Le fichier à importer contient donc la ligne suivante :

01/06/2020;30/06/2020;EMP1;RTT;08/06/2020;J;0;10/06/2020;J;0;0

Absences à supprimer de Timesquare au préalable

Je peux définir des absences à supprimer sur une période pour la structure sur laquelle l’import est réalisé. Si l'option Limiter les actions aux personnes présentes dans le fichier n'est pas cochée, la suppression est réalisée sur toutes les personnes présentes dans la structure d’import, même si elles ne sont pas présentes dans le fichier.

Pour ce faire, j’utilise la section Choix d’absences à supprimer du paramétrage de l’import des absences.

Si la section Choix d’absences à supprimer est saisie :

• En cas de réimport d’une période déjà existante dans Timesquare, il est nécessaire d’importer l’ensemble des absences des personnes affectées à la structure pour toute la période d’import.
• Si des absences ont été saisies manuellement dans Timesquare avant l’import, celles-ci seront supprimées pour les personnes affectées à la structure au moment du lancement de l’import, et ce, même si la personne ne figure pas dans le fichier d’import.

Exemple :

Dans la structure Lyon, j'ai 5 personnes. Dans le paramétrage de l'import des absences, pour l'option Choix d'absences à supprimer, j'ajoute les congés payés et RTT.

J'importe les absences de seulement 3 personnes de la structure Lyon pour le mois d'octobre. Au moment de l'import, les absences existantes en octobre de type congés payés et RTT sont supprimées pour les 5 personnes de la structure Lyon et pas uniquement pour les 3 personnes importées. De plus, les absences présentes dans le fichier sont bien importées.

Note : Si une absence importée est en dehors de la période de suppression, elle est néanmoins importée. En revanche, la suppression d’absence n’est réalisée que pour la période de suppression.

Exemple :

Dans le paramétrage de l’import des absences, je définis que les absences Congés Payés et RTT peuvent être supprimées. L’absence Récupération n’est donc pas supprimée.

EMP1 et EMP2 sont affectés à la structure LYON.

Avant l’import :

• EMP1 a une absence de type Récupération le 01/06/2020.
• EMP2 a une absence de type Congés Payés du 15/06/2020 au 19/06/2020.

J’importe le fichier comportant uniquement la ligne suivante :

01/06/2020;30/06/2020;EMP1;RTT;08/06/2020;J;0;10/06/2020;J;0;0

Après l’import de ce fichier sur la structure LYON, Timesquare réalise les actions suivantes :

• L’absence Récupération de EMP1 n’est pas supprimée car elle ne fait pas partie des absences à supprimer sélectionnées dans les paramètres d’import.
• L’absence Congés Payés de EMP2 est supprimée car elle fait partie des absences à supprimer sélectionnées dans les paramètres d’import, même si EMP2 ne fait pas partie du fichier.
• L’absence RTT de EMP1 du 08/06/2020 au 10/06/2020 est importée dans Timesquare.

Limiter les actions aux personnes présentes dans le fichier

Si l'option Limiter les actions aux personnes présentes dans le fichier est cochée, la suppression des absences cochées et l’import des absences se fait uniquement sur les personnes présentes dans le fichier, et ce, peu importe le niveau de structure sur lequel est paramétré l’import.

Exemple

Dans la structure Lyon, j'ai 5 personnes (PERS_1, PERS_2 PERS_3, PERS_4; PERS_5). Dans le paramétrage de l'import des absences, pour l'option Choix d'absences à supprimer, je coche les congés payés et RTT.

J'importe les absences de seulement 3 personnes de la structure Lyon pour le mois d'octobre. Au moment de l'import, les absences existantes en octobre de type congés payés et RTT sont supprimées pour les 3 personnes comprises dans mon fichier, soit PERS_1; PERS_2 et PERS_3. De plus, les absences présentes dans le fichier sont bien importées. Les absences préalablement placées sur le mois d’octobre pour les personnes PERS_4 et PERS_5 apparaissent toujours sur le planning et n’ont pas été supprimées.

Nom du fichier

Le fichier peut être nommé de deux façons selon que le système tiers le mettant à disposition génère un fichier différent pour chaque jour ou un fichier unique contenant plusieurs journées. Le fichier contient une ligne par absence.

Fichier unique

Le nom du fichier d'import est libre (libellé + extension) mais une fois défini dans le paramétrage de l’import, il ne doit plus changer.

Exemple 1 : le champ Libellé dans la configuration et le fichier d'import se nomment tous les deux absences.txt.

Exemple 2 : le champ Libellé dans la configuration et le fichier d'import se nomment tous les deux absences_Timesquare.001

Fichiers multiples

Les noms des fichiers d'import doivent suivre une syntaxe particulière. Le champ Libellé du fichier doit expliciter la nomenclature choisie. Ainsi, LibelléYYYYMMDD.EXT, LibelléJJMMAAAA.EXT, LibelléJJMMAA.EXT, LibelléAAAAMMJJ.EXT et LibelléAAMMJJ.EXT sont les dénominations retenues où :

• "Libellé" est une chaîne de caractères alphanumériques que je peux personnaliser
• "DD" et "JJ" correspondent au jour, "MM" correspond au mois, "YYYY" et "AAAA" correspondent à l'année sur 4 caractères, "AA" correspond à l'année sur 2 caractères
• "EXT" une chaîne alphanumérique de trois caractères au maximum que je peux personnaliser

Exemple : Le champ Libellé dans la configuration se nomme absencesYYYYMMDD.001 et les trois fichiers d'import se nomment absences20250504.001, absences20250505.001 et absences20250506.001.

Format

Texte. Encodage UTF-8.

Séparateur entre deux informations

Le séparateur entre deux informations est le point-virgule (;).

Description des lignes du fichier

Nom du champ	Type	Longueur	Remarques
Date début suppression	Date	X	JJ/MM/AAAA
Date fin suppression	Date	X	JJ/MM/AAAA
Matricule	Alphanumérique	X	255 caractères maximum
Motif de l’absence	Alphanumérique	X	12 caractères maximum
Date de début	Date	X	JJ/MM/AAAA
Unité de début	Alphanumérique	X	J ou H pour Jour ou Heure
Heure de début	Heure	X	HHNN
Date de fin	Date	X	JJ/MM/AAAA
Unité de fin	Alphanumérique	X	J ou H pour Jour ou Heure
Heure de fin	Heure	X	HHNN
Durée	Heure	X	HHNN

Règles de gestion

• La date de début et la date de fin d’absence correspondent respectivement au 1er et dernier jour d’absence.
• Unité de début et Unité de fin peuvent être différentes et qualifient date de début et date de fin. Si elles sont différentes et que la date de fin-la date de début > 1 alors les journées comprises entre jour début et jour fin sont de type J.
• L’heure de début et l’heure de fin ont la valeur 0 (zéro) si l’unité de début est différente de H.
• La durée est à 0 (zéro) si l’unité de début est différente de H.
• Le traitement est différent selon la valeur de Unité de début et Unité de fin (qui sont identiques) :
  • J : une absence complète est importée qui annule et remplace tout événement de la journée.
  • H : une absence partielle est importée d’heure de début à heure de fin.

Exemple

Fichier d'exemple

01/04/2026;30/04/2026;BRZ07;CPBRZ;02/04/2026;J;0;03/04/2026;J;0;0
01/04/2026;30/04/2026;BRZ07;CPBRZ;09/04/2026;J;0;09/04/2026;J;0;0730
01/04/2026;30/04/2026;BRZ07;CPBRZ;22/04/2026;H;0900;22/04/2026;H;1200;0
01/04/2026;30/04/2026;BRZ07;CPBRZ;25/04/2026;H;0900;25/04/2026;H;1200;0230