Fichier : Export spécifique des plannings Chronogestor

Objet de l'interface

L’interface permet d’extraire les plannings prévisionnels et réalisés (plages horaires, repos, absences, convocations et temps spécifiques) construits avec Timesquare de manière à mettre à disposition les informations attendues dans un fichier de type texte qui pourra être lu et interprété par la solution Chronogestor. Cet export peut être réalisé à la demande ou de manière automatique.

En savoir plus sur le paramétrage de cet export.

Nom du fichier

Le fichier peut être nommé de plusieurs façons selon que Timesquare génère un fichier différent pour chaque jour ou un fichier unique contenant une ou plusieurs journées de plannings.

Fichier unique

Le nom du fichier est libre (libellé + extension) mais une fois défini dans le paramétrage de l’export, il ne doit plus changer.

Exemples : Plannings.txt, PLG_Timesquare.001, plg-ini.csv.

Fichiers multiples (un fichier par mois)

Le nom du fichier doit suivre une syntaxe particulière incluant le mois des données proposées. La dénomination retenue est TexteMMAAAA.EXT où Texte est une chaîne de caractères alphanumériques qui sera fixe, MM correspond au mois, AAAA correspond à l’année et EXT une chaîne alphanumérique de trois caractères maximum. Avec ce formatage, et en fonction du filtrage de dates renseigné dans le paramétrage, l’export produit un fichier par mois exporté.

Exemples : site1_022021.txt, plg022021.001, 022021.csv.

Fichiers multiples (un fichier par jour)

Le nom du fichier doit suivre une syntaxe particulière incluant le jour/mois/année des données proposées. La dénomination retenue est TexteJJMM.EXT où Texte est une chaîne de caractères alphanumériques qui sera fixe, JJ correspond au jour, MM correspond au mois et EXT une chaîne alphanumérique de trois caractères maximum. Avec ce formatage, et en fonction du filtrage de dates renseigné dans le paramétrage, l’export produit un fichier par jour exporté.

Exemples : site1_1302.txt, réalisé1302.001, 1302.csv.

Format

Texte. Encodage UTF-8.

Séparateur entre deux informations

Le séparateur entre deux informations est le point-virgule (;).

Description des lignes du fichier

Lignes suivantes : Les lignes suivantes du fichier ont une longueur variable.

Informations	Type	Taille	Format
01	Numéro de semaine	Numérique
02	Date	JJ/MM/AAAA	Date du planning
03	Nom	Alphanumérique	Champ Nom de la fiche administrative. 255 caractères maximum
04	Prénom	Alphanumérique	Champ Prénom de la fiche administrative. 255 caractères maximum
05	Matricule / Matricule paie / Identifiant	Alphanumérique	Champs Matricule, Matricule Paie ou Identifiant de la fiche administrative en fonction du paramétrage défini au moment de l’export. 255 caractères maximum
06	Structure	Alphanumérique	Libellé de la structure d’appartenance. 38 caractères maximum
07	Code activité	Alphanumérique	Code tâche, code absence, code convocation ou vide si pause. 12 caractères maximum
08	Nature de l’activité	Caractère	A : Absence, T : Travail, P : Pause, R : Repos, C : Convocation, H : Hors contrat.
09	Heure de début d’activité	HHNN	HHNN (heures et minutes) vide si jour de repos
10	Heure de fin d’activité	HHNN	HHNN (heures et minutes) vide si jour de repos
11	Durée d’activité	HHNN	HHNN (heures et minutes)
12	Habillage / Déshabillage	HHNN	Temps spécifique, vide si non utilisé
13	Préparation / Finalisation	HHNN	Temps spécifique, vide si non utilisé
14	Déplacement	HHNN	Temps spécifique, vide si non utilisé
15	Libellé activité	Alphanumérique	Libellé tâche, absence ou convocation. 38 caractères maximum
16	Etat du planning	Caractère	F pour calculé, E pour étendu, V pour validé, sinon vide
17	Durée hebdomadaire	HHNN	Apparaît lorsque l’absence est valorisée à la semaine dans Timesquare®
18	Code externe	Alphanumérique	Code externe. 100 caractères maximum
19	Origine	Alphanumérique	INI pour planning prévisionnel initial MOD pour planning prévisionnel modifiable REA pour planning réalisé Ne peut pas être vide

Règles de gestion

Les heures après minuit sont indiquées avec des valeurs supérieures à 24h (exemple 2550 pour 01:50 le lendemain) pour interpréter correctement la date du jour.

• La colonne « Origine » permet d’identifier la version de planning qui est la source de l’information présentée. Elle est toujours alimentée, que l’utilisateur sélectionne « Le plus avancé » ou un seul type de planning. Le champ est un champ alphanumérique dont les valeurs possibles sont INI, MOD ou REA.
  • INI si la ligne est issue du planning initial
  • MOD si la ligne est issue du planning modifiable
  • REA si la ligne est issue du planning réalisé
• Filtrage selon la date de modification
  Ne sont exportés que les plannings dont la date de dernière modification est supérieure ou égale à la date définie dans le paramétrage de l’export.
  Si l’export est exécuté le 12/04/2021 et que j’ai indiqué que seules les données modifiées depuis J-5 doivent être exportées, les plannings modifiés avant le 06/04/2021 inclus ne seront pas présents dans le fichier d’export.
• Cas particulier des jours non travaillés
  Les jours non travaillés sont renseignés dans les plannings de Timesquare^® comme plages de travail ou plages d’absence et sont interprétés au moment de l’import dans Chronogestor.
• Cas particulier des absences partielles (qui viennent en complément du temps de travail)
  Elles sont choisies dans la liste des absences à exporter et c’est l’import dans Chronogestor qui rassemble la plage d’absence et la plage de travail.
• Une option permet de définir si j’exporte une ligne avec une présence vide en cas d’absence complète ou partielle (sauf si celle-ci fait partie des absences sélectionnées dans la configuration de l’export des présences). Si je coche l’option, la ligne s'importe avec le numéro de semaine, la date ainsi que les informations de la personne. Cependant, les colonnes correspondant aux éventuels horaires sont vides.
• Cas particulier : si une absence partielle, qui n’est pas sélectionnée dans la configuration, est accompagnée d'au moins une plage de travail, la ligne de présence vide ne s’exporte pas. Autrement dit, une ligne de présence vide ne doit être exportée que pour les journées de planning répondant à au moins un des critères suivants :
  • Une absence J (complète) est rencontrée
  Une absence H (partielle) est rencontrée sans qu'aucune plage de travail ou tâche ne l'accompagne dans la même journée

Si une absence, une tâche ou une convocation présente dans l'export est supprimée après la création de l'export, elle est également supprimée de l'export. Si l'absence, la tâche ou la convocation supprimée est la dernière de la configuration, elle n'est pas supprimée et un message d'erreur s'affiche au moment de l'exécution de l'export. 

Exemple de contenu

14;08/04/2021;Alès;Lucie;0BDT-126;Equipe A;TMKORB;T;1600;2145;0545;0000;0000;0000;Télémarketing;F;;REA
14;08/04/2021;Alès;Lucie;0BDT-126;Equipe A;;P;1659;1704;0005;;;;;F;;REA
14;08/04/2021;Alès;Lucie;0BDT-126;Equipe A;;P;1759;1804;0005;;;;;F;;REA
14;08/04/2021;Alès;Lucie;0BDT-126;Equipe A;;P;1815;1840;0025;;;;;F;;REA
14;08/04/2021;Alès;Lucie;0BDT-126;Equipe A;;P;1915;1920;0005;;;;;F;;REA
14;08/04/2021;Alès;Lucie;0BDT-126;Equipe A;;P;2026;2031;0005;;;;;F;;REA
14;09/04/2021;Alès;Lucie;0BDT-126;Equipe A;ORBCOUR;T;1130;1415;0245;0000;0000;0000;Courriers papier;F;;MOD
14;09/04/2021;Alès;Lucie;0BDT-126;Equipe A;TMKORB;T;1415;1745;0330;0000;0000;0000;Télémarketing;F;;MOD
14;09/04/2021;Alès;Lucie;0BDT-126;Equipe A;;P;1240;1245;0005;;;;;F;;MOD
14;09/04/2021;Alès;Lucie;0BDT-126;Equipe A;;P;1400;1405;0005;;;;;F;;MOD
14;09/04/2021;Alès;Lucie;0BDT-126;Equipe A;;P;1445;1515;0030;;;;;F;;MOD
14;09/04/2021;Alès;Lucie;0BDT-126;Equipe A;;P;1520;1525;0005;;;;;F;;MOD
14;09/04/2021;Alès;Lucie;0BDT-126;Equipe A;;P;1636;1641;0005;;;;;F;;MOD