Suivi annuel

Le suivi annuel affiche un tableau avec des données individuelles selon la date de référence sur une période d'un an dont la date de début est paramétrable, et pour lequel une ligne correspond à une personne.

Pour afficher le suivi annuel, je clique sur Planification / Suivi annuel.

L'onglet se compose de quatre grandes sections :

• Le navigateur de gauche
• La partie centrale
• Le bloc de droite
• Le bloc du bas

Présentation globale de l'écran

Le navigateur de gauche

Le navigateur de gauche présente :

• la liste des personnes avec en bout de ligne un icône indiquant si la personne a une affectation de contrat annualisé à la date de référence, et un icône si la personne a une DHA présentant une incohérence de date avec ses affectations de contrat / de structure nécessitant une action
• le champ de recherche de personnes (nom, prénom, matricule / identifiant / matricule paie (en fonction du paramétrage défini) / structures
• les filtres, tris et les favoris

Il existe une différence entre la vue filtrée sur une structure et un favori sur une structure. Si je filtre sur une structure, la vue Filtrée affiche les personnes appartenant la structure sélectionnée pour la date de référence. Cette vue pourrait être assimilée à un favori de personne. Si je crée un favori sur une structure, la vue Filtrée affiche les personnes appartenant ou ayant appartenu à la structure sélectionnée pour au moins une journée sur la période affichée. Par exemple, pour un affichage du 01/01/2025 au 31/12/2025, je peux afficher une personne qui arrive le 15/05/2025 même si la date de référence est le 01/05/2025. Je peux également afficher une personne qui part le 17/05/2025 même si la date de référence est le 25/05/2025.

La partie centrale

La partie centrale présente deux bandeaux et une vue centrale. L'écran central affiche les données individuelles sur la période sélectionnée, ainsi que les options d'affichage sélectionnées depuis le bloc du bas.

Le premier bandeau est composé des éléments suivants :

• la liste des favoris, si personne n'est coché dans l'arbre. Le favori sélectionné s'affiche dans un rectangle aux bords plus arrondis avec le nombre de personnes inclus dans le favori entre parenthèses.

• les boutons d'actions possibles sur les personnes cochées dans l'arbre : Supprimer, Editer, Afficher le résultat, Exporter CSV, Saisir par lot, Relancer. Les boutons d'action apparaissent lorsque je coche des personnes dans l'arbre. Le nombre de personnes cochées apparait en bleu en bout de ligne.

  

• La période d'affichage : elle permet d’indiquer la période annuelle considérée dans l’écran central. L’utilisateur peut changer de période annuelle d’affichage en utilisant les boutons et .
• le bouton Partager qui est uniquement disponible pour les clients disposant de Chronotime Workplace afin de transmettre les DHA
• le bouton pour enregistrer un favoris d'affichage de tableau de suivi
• le bouton pour l'ajustement des colonnes à afficher
• le bouton pour rafraîchir l'écran

Le second bandeau indique les colonnes du tableau de l'écran central. Une info-bulle sur la case indique le jour complet ainsi que le numéro de semaine entre parenthèse. Par exemple Jeudi 19 janvier 2023 (3).

L'écran central affiche un tableau composé de colonnes personnalisables. Chaque ligne correspond à une personne.

Chaque présentation est conservée dans les préférences utilisateurs.

Le bloc de droite

Le bloc de droite peut être affiché ou masqué en utilisant respectivement les boutons pour masquer et pour afficher. Il présente une vue Informations dont les cartes peuvent être déplacées afin de modifier leur ordre d'affichage. Elles peuvent être fermées en cliquant sur le bouton ou ouvertes en cliquant sur le bouton . Les cartes à afficher peuvent être personnalisées. Je clique sur le bouton . Je coche les cartes à afficher. Je clique sur pour fermer cette vue. Je peux également personnaliser l'ordre dans lequel les cartes s'affichent. Pour ce faire, je déplace la carte de mon choix à la place souhaitée. Ces modifications sont enregistrées dans les préférences utilisateurs. Je retrouverai cet affichage du bloc de droite lors de ma prochaine connexion. A partir de cette vue, je visualise le nom de la personne. Je peux utiliser le bouton pour afficher des informations sur la personne sélectionnée (compétences, paramètres de planification, paramètres d'annualisation, modèle horaire) ainsi que des raccourcis pour naviguer entre les différents écrans (plannings, synthèse hebdomadaire des horaires réalisés, informations personnelles). Les cartes disponibles de cette vue sont :

• Contrat en cours : détails du contrat en cours à la date de référence. Je visualise affiche le libellé du contrat, le type du contrat (CDI, CDD, etc), sa période, la base contrat et le cumul DHR si l’information est disponible. Pour les personnes annualisées, je visualise également les informations relatives à la valeur de la cible d’annualisation et au delta associés à la date de référence, ainsi qu'une éventuelle rupture de fin de contrat. La cible et le delta s'affichent seulement une fois les résultats de la partie centrale affichés.
• Contrats période : tous les contrats qui ont au moins un jour dans la période d’affichage. Pour chaque contrat, on affiche le libellé du contrat, le type du contrat (CDI, CDD, etc), sa période, la base contrat, le cumul DHR si l’information est disponible et une éventuelle rupture de fin de contrat. On affiche également la ou les cibles ainsi que le delta selon la situation qui se présente. La cible et le delta s'affichent seulement une fois les résultats de la partie centrale affichés. Si plusieurs périodes de contrat sont présentes, celle active à la date de référence est mise en avant à l’aide d’un liseré vert.
• Détail du calcul : pour les personnes annualisées, j'affiche les informations concernant la liste d’annualisation associée à la personne sélectionnée à la date de référence. Le lien sur le titre de la liste d’annualisation renvoie vers le détail de la liste d’annualisation. Un lien renvoie vers la synthèse du dernier calcul d’annualisation et un autre vers le bilan de ce même calcul. Si un ajustement a été apporté sans que le calcul n'ait été relancé, l'affichage de la synthèse et du bilan n'en tient pas compte. Il est donc nécessaire de relancer un calcul afin que la synthèse et le bilan actualisés avec les changements effectués. Je visualise également la date et l'heure du dernier lancement de calcul pour la personne.
• Liste des illégalités : pour les personnes annualisées, je visualise la liste des illégalités constatées à l’issue du dernier calcul d’annualisation.
• Calendrier : informations concernant le calendrier (heure de changement de jour, fuseau horaire, événements à la date de référence) affecté à la personne à la date de référence. Le nom du calendrier s'affiche avec un lien vers une pop-in qui présente le calendrier de la personne avec 3 mois d’affichage. Dans cette pop-in, on affiche les absences de la personne concernée ainsi que les types de jour et les événements du calendrier auquel elle est rattachée à la date de référence.

Le bloc du bas

Le bloc du bas peut être affiché ou masqué en utilisant respectivement les boutons pour masquer et Indicateurs de ressources, Compteurs et Options pour afficher l'onglet sélectionné. Il peut également être agrandi / rétréci en utilisant le bouton . 

• l'onglet Indicateurs de ressources affiche sous forme de tableau des indicateurs provenant du résultat du calcul d'annualisation. Pour chaque semaine de la période d'annualisation pour laquelle j'ai demandé le calcul et pour les personnes sélectionnées dans le dernier calcul, il s'agit des ressources (total des heures disponibles pour la période du calcul d’annualisation des personnes sélectionnées et toutes les personnes compétentes sur les tâches de ce calcul), la charge (total des heures de besoin pour les tâches faisant partie du calcul d’annualisation) et l'écart (Ressources - Charges), avec le total pour la période affichée de ces trois éléments en première colonne. Cet onglet est uniquement disponible en vue filtrée et uniquement si les personnes affichées font partie du même calcul d’annualisation. Aucun élément n'est recalculé au moment de l'affichage de l'onglet. Au besoin, je peux sélectionner une liste d'annualisation dans la liste déroulante. Dans l'arbre, les personnes concernées par les indicateurs de ressources s'affichent en gras et italique. Une mention « Dernière mise à jour le JJ/MM/AAAA à hh:mm » indique la date de dernier lancement de calcul ayant permis d’obtenir ces indicateurs pour la liste sélectionnée. Les semaines affichées dans le bloc du bas sont alignées sur celles qui sont affichées dans la partie centrale, uniquement si la colonne DH utilisée est affichée. Je dois utiliser le bouton Actualiser les indicateurs à l'issue d'un calcul d'annualisation ou bien si un autre utilisateur a lancé un calcul pendant que j'étais sur cet écran. De plus, si j'ai modifié une DHA depuis l'écran central, les indicateurs ne sont pas mis à jour. Je dois impérativement relancer un calcul d'annualisation.
• l'onglet Compteurs affiche les compteurs de reporting paramétrés pour la personne. Il s’agit des compteurs pour lesquels l’option Liste des écrans où le compteur est visible indique "Suivi annuel" depuis Administratif / Compteurs de reporting. Dans le cas des compteurs à valeur hebdomadaire ou périodique, je visualise la valeur associée à la date de référence.
• l'onglet Options affiche les options d'affichage :
  • mise en valeur des DH. Dans l'écran central, les durées hebdomadaires utilisées sont en noir par défaut. Je peux saisir une tolérance. Si je coche les options, les durées sont en bleu si la durée est inférieure à la base contrat moins la tolérance et en rouge si la durée est supérieure à la base contrat moins la tolérance. Par défaut, la tolérance est à 00:00 et les cases sont décochées.
  • Semaines complètes d'absences* en orange et semaines partielles d'absences* en rose. Cette option permet uniquement de colorer la case, indépendamment de la valeur de la semaine. Pour avoir la bonne valorisation des absences prévisionnelles dans la colonne DH utilisée, il est nécessaire de relancer régulièrement le calcul ou bien de valider les plannings prévisionnelles. Pour les absences réalisées, il est nécessaire de récupérer régulièrement les DHR par compteur ou bien de valider les plannings réalisés. Par défaut, les cases sont décochées.
  • Libellé des colonnes. Je sélectionne si je souhaite que le titre de la colonne DH utilisée affiche le numéro de la semaine (exemple : 27-2024) ou le premier jour de la semaine (exemple : 01/07/2024). Par défaut, c'est le numéro de semaine qui est coché.
  • Semaine contenant la date de référence. Par défaut l'option n’est pas active. On affiche une ligne rouge verticale en pointillé après la valeur de DH correspondant à la semaine de la date de référence lorsque la colonne DH utilisée est affichée.
  • Fins de contrat et ruptures. Par défaut l'option n’est pas active. On affiche une barre verticale (pleine s'il y a une rupture de fin de contrat ou en pointillé s'il n'y a pas de rupture) après une semaine qui contient une date de fin de contrat lorsque la colonne DH utilisée est affichée.

  • Charger les données sans scroller. Pour des raisons de performances, il peut être utile de désactiver cette possibilité selon un principe similaire à celui utilisé dans l’écran des plannings. Si l’option est cochée, le temps du chargement des données, l’écran est grisé et affiche une roue de chargement.

    

* L’affichage des absences provenant des plannings prévisionnels étant une requête lourde, il est fortement recommandé de l’utiliser sur des populations restreintes, sous peine d’impacter fortement les performances. 

Sélectionner les compteurs à utiliser en tant que durée réalisée et durée d'absence réalisée

  Configuration / Personnalisation avec arbre // Options du suivi annuel

1. Je sélectionne la structure souhaitée à partir de l'arbre.
2. A partir du panel Options du suivi annuel, je clique sur le bouton .
3. Je sélectionne le compteur à utiliser pour les durées réalisées. Les compteurs qui s'affichent dans la liste déroulante sont ceux pour lesquels l'option Utilisé pour les durées réalisées dans le suivi annuel dans les spécificités du compteur est activée.
4. Je sélectionne le compteur à utiliser pour les durées d'absences réalisées. Les compteurs qui s'affichent dans la liste déroulante sont ceux pour lesquels l'option Utilisé pour les durées d'absences réalisées dans le suivi annuel dans les spécificités du compteur est activée.
5. J'enregistre.

Paramétrer la période d'affichage

La période d'affichage permet d’indiquer la période annuelle considérée dans l’écran central. 

La période (date de début ou semaine de début) n’est pas modifiable dans l’écran de suivi annuel. En revanche, l’utilisateur peut naviguer d'une année à l'autre en utilisant les flèches. Exemple : j'affiche du 01/01/2025 au 31/12/2025. Si je clique sur le bouton , je passe passe à la période du 01/01/2024 au 31/12/2024. Si je clique sur le bouton , je passe à la période du 01/01/2026 au 31/12/2026.

Exemples de fonctionnement de la date de référence et la période d'affichage :

• La date de référence est le 02/02/2025. La période d'affichage est du 01/01/2025 au 31/12/2025. Si l’utilisateur change la date de référence au 06/06/2025 : la période d’affichage est identique. Quel que soit l’affichage (arbre, filtré ou favori), les colonnes dépendant de la date de référence dans l'écran central s’actualisent.
• La date de référence est le 02/02/2025. La période d'affichage est du 01/01/2025 au 31/12/2025. Si l’utilisateur change la date de référence au 03/03/2026 : la période d’affichage est modifiée. Elle passe du 01/01/2026 au 31/12/2026. En vue arbre, l'écran se vide et il est nécessaire d’utiliser le bouton Afficher les résultats pour actualiser l’écran central. En vues filtrée et favori, toutes les colonnes de l’écran central s’actualisent.
• La date de référence est le 02/02/2025. La période d'affichage est du 01/01/2025 au 31/12/2025. Si l’utilisateur change la période du 01/01/2026 au 31/12/2026, la date se change automatiquement au 01/01/2026 (premier jour de la période) comme dans les écrans de plannings. En vue arbre, l'écran se vide et il est nécessaire d’utiliser le bouton Afficher les résultats pour actualiser l’écran central. En vues filtrée et favori, toutes les colonnes de l’écran central s’actualisent.

La période d’affichage est paramétrable pour toute la base. 

Je peux sélectionner une période d'affichage qui démarre à partir d'une date en particulier. Par défaut, le premier jour de la période d’affichage est le 1er janvier. La période d’affichage s’étend ainsi du 1er janvier au 31 décembre de l’année de la date de référence choisie. Ou bien, je peux indiquer qu'elle démarre par un numéro de semaine en particulier, ce qui évite d'avoir des semaines partielles en début et en fin de période annuelle. Dans ce cas, par défaut, la première semaine de la période d’affichage est la semaine 01. La période d’affichage s’étend ainsi de la semaine 01 à la dernière semaine de l’année de la date de référence choisie. 

Définir le début de la période d'affichage

Configuration / Personnalisation / Planification / Suivi annuel

1. A partir du panel Personnalisation de Suivi annuel, je clique sur le bouton .
2. J'indique si je souhaite que la période d'affichage démarre à partir d'une date, par exemple le 1er janvier, ou en semaine, par exemple la semaine 01.
3. Dans le cas d'un affichage à partir d'une date, je sélectionne la date de début : le jour et le mois.
4. Dans le cas d'un affichage en semaine, je sélectionne la première semaine de ma période.
5. J'enregistre.

Consulter les données annuelles par personne

Je peux consulter les données annuelles pour les personnes sélectionnées. Une ligne correspond à une personne. 

Pour chaque personne, les colonnes disponibles par défaut sont les suivantes :

• Contrat : C’est la valeur du contrat affecté à la date de référence.
• Cible : C’est la valeur de la cible d’annualisation de la période correspondant au contrat actif à la date 
  de référence pour une personne annualisée. Cette colonne n’est pas renseignée pour une personne non annualisée.
• Delta (par rapport à la cible) : Lorsqu’une cible existe, on affiche le delta associé pour la période correspondant au contrat actif à la date de référence. Le trait bleu symbolise le fait que le delta est égal à 0. Les deltas négatifs apparaissent à gauche du trait bleu. Les deltas positifs apparaissent à droite du trait bleu. Les delta compris dans le paramétrage "Delta maximum autorisé" sont en orange. Les delta dépassant les valeurs de ce paramétrage sont en rouge. Cette colonne n’est pas renseignée pour une personne non annualisée.
• Durée hebdomadaire moyenne : La durée affichée est la moyenne des durées hebdomadaires annualisées pour la période correspondant au contrat actif à la date de référence.

Je peux personnaliser les colonnes à afficher ou encore créer des favoris d'affichage de tableau.

Les colonnes optionnelles qui peuvent être ajoutées sont les suivantes :

• Durées hebdomadaires utilisées : la durée hebdomadaire avec une colonne par semaine sur la période du calcul d'affichage. Elle s'affiche sous la forme "numéro de semaine - année". Exemple : 03-2025 pour la troisième semaine de 2025. Les durées validées sont grisées, tandis que les durées prévisionnelles s'affichent en noir (ou en bleu/rouge si j'ai activé l'option de mise en valeur des DH). Les résultats grisés sont accessibles en lecture seule et je ne peux pas saisir de DHA pour ces cases pour les personnes annualisées. Les semaines d'absences complètes et partielles peuvent s'afficher en couleur également.

  • Le sablier indique que la durée a été calculée à partir d'un planning réalisé validé.
  • Le sablier indique que la durée a été calculée à partir d'un planning modifiable validé.
  • Le sablier indique que la durée a été calculée à partir d'un planning initial validé.

  
  La durée en italique indique qu'elle provient d'une saisie manuelle. 
  Si cette colonne fait partie de mon tableau favori, lorsque j'arrive sur l’écran en vue arbre, toutes les colonnes sont vides tant que je ne clique pas sur le bouton Afficher le résultat. Dans ce cas, une seule colonne s’affiche avec le libellé DH utilisée. Lorsque j'affiche les résultats pour les personnes sélectionnées, la colonne DH utilisée disparait pour être remplacée par une colonne par semaine sur la période d'affichage. Les semaines partielles s’affichent avec un * dans l’écran central devant la durée hebdomadaire. Une info-bulle permet d’avoir du détail sur le contenu de la semaine.

  • Pour les personnes non annualisées : La durée affichée est issue des DHR importées si elles existent, des plannings réalisés validés s’ils existent, des plannings prévisionnels validés s’ils existent, sinon, c’est la valeur de la base contrat affectée pour la semaine concernée.
  • Pour les personnes annualisées : La durée affichée est issue des DHR importées si elles existent, des plannings réalisés validés s’ils existent, des plannings prévisionnels validés s’ils existent, ou bien c’est la valeur de la DHA (calculée, importée, modifiée) pour la semaine concernée. Si la personne n'appartient à aucune liste d'annualisation, c'est la base contrat.
• Compteurs de reporting à valeur unique : Les compteurs qui sont disponibles pour l’écran annuel peuvent être ajoutés en tant que colonne en fonction du paramétrage. On affiche la dernière valeur disponible, celle-ci ne change pas en fonction de la date de référence. En vue filtrée ou en favori, il est possible de trier les colonnes de compteurs de reporting en utilisant les icônes et . Les compteurs disponibles sont l'ensemble des compteurs pour lesquels j'ai les droits.
• Compteurs de reporting à valeur périodique : Les compteurs qui sont disponibles pour l’écran annuel peuvent être ajoutés en tant que colonne en fonction du paramétrage. On affiche la valeur associée à la période correspondant au contrat actif à la date de référence. En vue filtrée ou en favori, il est possible de trier les colonnes de compteurs de reporting en utilisant les icônes et . Les compteurs disponibles sont l'ensemble des compteurs pour lesquels j'ai les droits.

Si besoin, je dispose d'un ascenseur horizontal pour naviguer dans les colonnes.

Les 5 premières colonnes (Contrat, Cible, Delta, Durées hebdomadaires moyennes, Durée hebdomadaire utilisée) sont toujours fixes. 

Si la colonne DH utilisée est affichée, je suis positionné en premier sur la semaine de DH qui contient la date de référence (juste avant ligne rouge verticale en pointillé). Ces 5 colonnes ne peuvent pas être déplacées depuis la pop-in d’ajustement des colonnes. 

Pour les personnes non annualisées, les colonnes Cible, Durée hebdomadaire moyenne et Delta affichent N/A. Par ailleurs, si une personne qui n'est pas annualisée est compétente sur des tâches qui sont comptabilisées dans le calcul d'annualisation, c'est la totalité de sa durée hebdomadaire contractuelle qui sera prise en compte dans le calcul d'annualisation ainsi que dans les indicateurs de ressources.

Planification / Suivi annuel

1. Je sélectionne la date de référence souhaitée.
2. Je coche les personnes à afficher :
   • En vue arbre, je coche les cases correspondant aux personnes ou structures que je souhaite afficher. Je clique sur le bouton Afficher le résultat.
   • Je peux également utiliser un filtre ou un favori. Dans ce cas, les durées hebdomadaires sont automatiquement affichées sans avoir besoin de cliquer sur un bouton.
3. L'affichage des durées hebdomadaires peut prendre du temps. Une roue de chargement indique que le chargement est en cours.
4. Je peux utiliser le champ de recherche de personnes (nom, prénom, matricule / identifiant / matricule paie en fonction du paramétrage défini) depuis l'arbre.
5. En vue filtrée ou en favori, il est possible de trier les colonnes de compteurs de reporting en utilisant les icônes et .
6. Le bloc du bas peut être affiché ou masqué en utilisant respectivement les boutons pour masquer et Options ou Compteurs pour afficher l'onglet sélectionné. Il peut également être agrandi / rétréci en utilisant le bouton .
7. A partir de l'onglet Indicateurs de ressources du bloc du bas, je peux consulter sous forme de tableau les résultats provenant du calcul d'annualisation. Cet onglet est uniquement disponible en vue filtrée. Je choisis une liste d’annualisation parmi celles qui sont liées aux personnes affichées. Une mention Dernière mise à jour le JJ/MM/AAAA à hh:mm est ajoutée pour indiquer la date de dernier lancement de calcul ayant permis d’obtenir ces indicateurs. Important : si j'ai modifié une DHA depuis l'écran central, les indicateurs ne sont pas mis à jour. Je dois impérativement relancer un calcul d'annualisation.
8. A partir de l'onglet Compteurs du bloc du bas, je peux consulter les compteurs associés à la personne sélectionnée. La valeur affichée dépend dans la date de référence.
9. A partir de l'onglet Options du bloc du bas, je peux activer l'option de mise en valeur des DH. Dans l'écran central, les durées hebdomadaires sont en noir par défaut. Je peux saisir une tolérance. Si je coche les options, les durées passent en bleu si la durée est inférieure à la base contrat moins la tolérance et rouge si la durée est supérieure à la base contrat moins la tolérance. Par défaut, la tolérance est à 00:00 et les cases sont décochées.
10. Je peux activer une option pour afficher les semaines d'absences complètes en orange . Par défaut, la case est décochée. Seuls les types d'absences considérées comme du temps de travail sont pris en compte dans l'affichage de l'option.
11. Je peux activer une option pour afficher les semaines d'absences partielles en rose . Par défaut, la case est décochée. Seuls les types d'absences considérées comme du temps de travail sont pris en compte dans l'affichage de l'option.
12. Je peux choisir si je souhaite que le libellé des colonnes DH utilisées affiche le numéro de la semaine (exemple : 27-2024) ou le premier jour de la semaine (exemple : 01/07/2024). Par défaut, c'est le numéro de semaine qui est coché.
13. Je peux charger les données sans scroller, avec la méthode de la pagination virtuelle. Si l’option est cochée, le temps du chargement des données, l’écran est grisé et affiche une roue de chargement.
14. Je peux mettre en avant les fins de contrat. Si l’option est cochée, une barre verticale se positionne entre la semaine qui contient une date de fin de contrat et la semaine suivante. La barre verticale est pleine s’il y a une rupture en fin de contrat. Elle est en pointillés s’il n’y a pas de rupture.
15. Je peux mettre en valeur la semaine contenant la date de référence. Si l’option est cochée, une ligne rouge verticale en pointillé surmontée d’une flèche se positionne entre la semaine qui contient la date de référence et la semaine suivante.
16. Si je clique sur la ligne correspondant à une personne, le détail des informations le concernant s'affichent dans le bloc de droite. Le bloc de droite peut être affiché ou masqué en utilisant respectivement les boutons pour masquer et pour afficher.
17. A partir de ce bloc, je peux consulter les cartes suivantes :
    • Le contrat en cours : les détails du contrat en cours à la date de référence. Il s'agit du libellé du contrat, le type du contrat (CDI, CDD, etc), sa période, la base contrat et le cumul DHR si l’information est disponible. Pour les personnes annualisées, on ajoute la cible et le delta associés à la date de référence et une éventuelle rupture.
    • Les contrats de la période : tous les contrats qui ont au moins un jour dans la période d’affichage. Pour les personnes non annualisées : pour chaque contrat, on affiche le libellé du contrat, le type du contrat (CDI, CDD, etc), sa période, la base contrat et le cumul DHR si l’information est disponible. Pour les personnes annualisées, on ajoute la cible et le delta associés à la date de référence et une éventuelle rupture. Si plusieurs contrats sont présents, le contrat actif à la date de référence est mis en avant à l’aide d’un liseré vert.  
    • Le calendrier : informations concernant le calendrier (heure de changement de jour, fuseau horaire, événements à la date de référence) affecté à la personne à la date de référence. Le nom du calendrier est ajouté avec un lien vers la pop-in de calendrier (3 mois d’affichage).  
    • le détail du calcul : informations concernant la liste d’annualisation associée à la personne sélectionnée (celle dont la ligne apparait en surbrillance) à la date de référence. Un lien sur le titre de la liste d’annualisation renvoie vers le détail de la liste d’annualisation. Je visualise la date et l'heure de lancement du dernier calcul. Il y a un lien vers la synthèse et un autre lien vers le bilan du calcul d’annualisation qui présentent les informations issues du dernier calcul. Si un ajustement a été apporté sans que le calcul n'ait été relancé, l'affichage de la synthèse et 
      du bilan n'en tiendra pas compte.  
    • les illégalités : je peux consulter la liste des illégalités du dernier calcul réalisé pour la personne.
18. Les cartes à afficher peuvent être personnalisées. Je clique sur le bouton . Je coche les cartes à afficher. Je clique sur pour fermer cette vue. Les cartes peuvent être fermées en cliquant sur le bouton ou ouvertes en cliquant sur le bouton . Je peux également personnaliser l'ordre dans lequel les cartes s'affichent. Pour ce faire, je déplace la carte de mon choix à la place souhaitée. Ces modifications sont enregistrées dans les préférences utilisateurs. Je retrouverai cet affichage du bloc de droite lors de ma prochaine connexion.
19. Je peux utiliser le bouton avec des liens vers les compétences, les paramètres de planification, les paramètres d'annualisation, le modèle horaire, les plannings, la synthèse et toutes les informations.

Cas particuliers d'affichage pour les personnes annualisées

Affichage de deux personnes annualisées sur deux périodes différentes

Ce cas peut se produire si deux personnes de deux structures différentes ont des périodes d’annualisation différentes qui se chevauchent et que le résultat est demandé à une date à laquelle les périodes des deux calculs se chevauchent. L’ensemble des semaines des deux personnes s’affiche.

Exemple :

Je suis positionné sur la date de référence du 15/07/2024 (semaine 29).

• Date du calcul pour Barcelona Mario : 01/01/2024 au 28/07/2024 donc de la semaine 1 à la semaine 30
• Date du calcul pour Cambrils Jessica : 01/07/2024 au 29/12/2024 donc de la semaine 27 à la semaine 52

La période d'affichage de l'écran est de la semaine 01 à la semaine 52. Les semaines 27 à 52 sont vides pour Barcelona Mario et les semaines 1 à 30 sont vides pour Cambrils Jessica. Aucune saisie n’est possible sur ces semaines.

Affichage d’une personne annualisée sur deux structures pendant la période dont une structure pour laquelle je n'ai pas les droits

Les semaines où la personne est dans une structure non autorisée apparaissent grisées, je ne peux pas faire de saisie sur ces semaines.

Exemple :

Je demande l’affichage des résultats pour Figueras Jose. Je suis responsable de la structure Cataluña et je n’ai aucun droit sur la structure Galicia.

• Figueras Jose est annualisé du 01/01/2024 au 29/12/2024 donc de la semaine 1 à la semaine 52.
• Figueras Jose appartient à la structure Cataluña jusqu’au 30/06/2024 donc jusqu’à la semaine 26.
• Figueras Jose appartient à la structure Galicia à partir du 01/07/2024 donc à partir de la semaine 27.

Je suis positionné sur une date de référence avant le 30/06/2024. Je visualise Figueras Jose dans l’arbre et demande l’affichage de ses résultats. L’écran s’affiche de la semaine 01 à 52.

• Cas 1 : les plannings des semaine 01 à 15 sont validés. Je peux modifier les DHA pour les semaines 16 à 26. Je ne peux pas modifier les DHA pour les semaines 27 à 52. Elles sont grisées.
• Cas 2 : les plannings des semaines 01 à 30 sont validés. Je ne peux modifier aucune DHA. Elles sont sont toutes grisées.

Affichage des semaines partielles

Des semaines partielles peuvent exister dans les cas suivants : 

• En début et/ou en fin de période d'affichage. Dans ce cas, on affiche une durée partielle, correspondant à la période d'affichage. Voir les exemples 1 et 2 suivants pour une personne annualisée.
• En milieu de période d'affichage. Dans ce cas, on affiche la durée hebdomadaire complète. Voir les exemples 3 et 4 suivants pour une personne annualisée. Les cas de semaines partielles en milieu de période peuvent être les suivants :
  • Si une personne passe d’un contrat annualisé à un contrat non annualisé en cours de semaine et réciproquement.
  • Si une personne est annualisée puis hors contrat / hors structure en cours de semaine et réciproquement.
  • Si une personne est non annualisée puis hors contrat / hors structure en cours de semaine et réciproquement.
  • Si une personne est annualisée avec changement de liste d’annualisation en cours de période au milieu d’une semaine.
  • Si une personne est annualisée avec changement de contrat en cours de période au milieu d’une semaine et avec une rupture de fin de contrat à la fin de la première affectation.

Si une personne change de structure et que les deux structures sont dans le même calcul d’annualisation, il ne s'agit pas d'une semaine partielle. De plus, si une personne change de contrat et qu'il n'y a pas de rupture de fin de contrat à la fin de la première affectation de contrat, il ne s'agit pas d'une semaine partielle. 

Les semaines partielles s’affichent avec un * dans l’écran central devant la durée hebdomadaire. Une info-bulle permet d’avoir du détail sur le contenu de la semaine.  

Il est possible qu'il existe une incohérence entre les affectations de contrat / de structure et les dates associées à une DHA. Par exemple : s'il existait une DHA calculée ou saisie, une semaine d'absence complète non validée ou encore de la DHR importée, et que l'on modifie ou importe un changement de contrat ou de structure en cours de semaine.

Dans ce cas, un icône s'affiche dans l'arbre des structures à droite de l'icône indiquant l'annualisation, pour la ligne correspond à la personne ayant une incohérence de dates. De plus, un icône s'affiche également dans l'écran central pour la semaine de DHA concernée par l'incohérence, ainsi que dans l'info-bulle de cette valeur. 

Si j'essaie de modifier la valeur de la DHA de cette semaine, l'information de l'incohérence est également disponible dans la pop-in de saisie.

Il est nécessaire d'agir afin de corriger les incohérences de date. Pour ce faire, s'il s'agit d'une incohérence liée à un changement de contrat avec rupture uniquement, je me reporte à la procédure correspondant à ma situation. S'il s'agit d'un changement de structure et de contrat avec rupture, ou de changement de structure impliquant un changement de liste d'annualisation, je me reporte à la procédure correspondant à ma situation. 

Concernant les personnes non annualisées, il peut être nécessaire de pouvoir leurs calculer des durées hebdomadaires partielles. Dans le cas de plannings INI validés, on fait la somme des durées quotidiennes mais dans le cas ou il n’y a pas eu de calcul de planning, il est nécessaire de calculer une base contrat partielle. La méthode de calcul d'une semaine partielle est définie grâce à l’option Calcul de la base contrat pour les semaines partielles en fonction des jours de travail disponibles sur la semaine sur la semaine dans Configuration / Personnalisation / Planification / Suivi annuel.

Exemple 1 : Affichage de la semaine de fin de période

Au passage d’une période d’annualisation à une autre, par exemple :  

• Un premier calcul d’annualisation du 01/01/2024 au 31/12/2024.  
• Un autre calcul d’annualisation du 01/01/2025 au 31/12/2025.

La semaine du 30/12/2024 au 05/01/2025 est partiellement comprise dans le premier calcul (pour le 30 et le 31/12/2024) et partiellement comprise dans le 2ème calcul d’annualisation (du 01 au 05/01/2025).  

Dans ce cas, il existe 2 DHA pour la même semaine :  

• Pour la période du 30/12/2024 au 31/12/2024, la DHA est de 10h.
• Pour la période du 01/01/2025 au 05/01/2025, la DHA est de 25h.

Si la période d’affichage est du 01/01/2024 au 31/12/2024, dans ce cas, je visualise 10h. Une info-bulle affiche le détail de chaque semaine partielle avec la période associée.

Si je clique sur le champ "10:00", je peux modifier directement cette valeur depuis l’écran central. Je ne peux pas modifier la DHA de la période du 01/01/2025 au 31/12/2025 tant que la période d’affichage est du 01/01/2024 au 31/12/2024. 

Exemple 2 : Affichage de la semaine de début de période

Au passage d’une période d’annualisation à une autre, par exemple :

• un premier calcul d’annualisation du 01/01/2024 au 31/12/2024.
• un autre calcul d’annualisation du 01/01/2025 au 31/12/2025.

La semaine du 30/12/2024 au 05/01/2025 est partiellement comprise dans le premier calcul (pour le 30 et le 31/12/2024) et partiellement comprise dans le 2ème calcul d’annualisation (du 01 au 05/01/2025).  

Dans ce cas, il existe 2 DHA pour la même semaine :

• Pour la période du 30/12/2024 au 31/12/2024, la DHA est de 10h.
• Pour la période du 01/01/2025 au 05/01/2025, la DHA est de 25h.

Si la période d’affichage est du 01/01/2025 au 31/12/2025, dans ce cas, je visualise 25h. Une info-bulle affiche le détail de chaque semaine partielle avec la période associée.

Si je clique sur le champ "25:00", je peux modifier directement cette valeur depuis l’écran central. Je ne peux pas modifier la DHA de la période du 30/12/2024 au 31/12/2024 tant que la période d’affichage est du 01/01/2025 au 31/12/2025. 

Exemple 3 : Semaine partielle en milieu de période

La personne change de structure le 29/01/2025 (en cours de semaine 05) sans changer de contrat. L’ancienne structure et la nouvelle structure ne sont pas dans le même calcul d’annualisation.

Dans ce cas, il existe 2 affectations de structure et 2 DHA pour la même semaine :  

• Pour la période du 27/01/2025 au 28/01/2025 dans la structure A, la DHA est de 10h.  
• Pour la période du 29/01/2025 au 02/02/2025 dans la structure B, la DHA est de 25h.

Dans la partie centrale, je visualise la somme des deux durées partielles : 35h. Une info-bulle affiche le détail de chaque semaine partielle avec la période associée.

Si je clique sur le champ "35:00", une pop-in s’ouvre. Dans celle-ci, je visualise chaque durée hebdomadaire partielle avec la période de la semaine correspondante. Je peux uniquement modifier les valeurs des DHA correspondant aux structures pour lesquelles j'ai les droits.

Exemple 4 : semaine partielle en milieu de période

La personne change de contrat et de structure le 29/01/2025 (en cours de semaine 05). L’ancienne structure et la nouvelle structure ne sont pas dans le même calcul d’annualisation.

Dans ce cas, il existe deux affectations de structure et de contrat et 2 DHA pour la même semaine :

• Pour la période du 27/01/2025 au 28/01/2025 dans la structure A avec le contrat AA, la DHA est de 10h.  
• Pour la période du 29/01/2025 au 02/02/2025 dans la structure B avec le contrat BB, la DHA est de 25h.

Dans la partie centrale, je visualise la somme des deux durées partielles : 35h. Une info-bulle affiche le détail de chaque semaine partielle avec la période associée.

Si je clique sur le champ "35:00", une pop-in s’ouvre. Dans celle-ci, je visualise chaque durée hebdomadaire partielle avec la période de la semaine correspondante. Je peux uniquement modifier les valeurs des DHA correspondant aux structures pour lesquelles j'ai les droits.

Personnaliser l'affichage des colonnes

Je peux personnaliser l'affichage des colonnes du suivi annuel.

Planification / Suivi annuel

1. Depuis le bandeau, je clique sur le bouton .
2. Une pop-in affiche l'ensemble des colonnes disponibles et celles sélectionnées.
3. J'utilise les flèches pour affiner ma sélection :
4. Je peux trier les colonnes sélectionnées par ordre de préférence en utilisant les flèches disponibles en bout de ligne :
5. J'enregistre.
6. La pop-in se ferme et l'écran central s'actualise avec les informations sélectionnées.
7. Le bouton Revenir à une configuration par défaut permet de retrouver l'état initial des colonnes tel que défini dans la configuration.

Créer, lancer, modifier, supprimer des favoris d'affichage

Afin d'enregistrer un favori d'affichage des colonnes, je peux créer autant de favoris que je le souhaite.

1. Depuis Afficher puis Ajuster les colonnes, je sélectionne les colonnes de mon choix.
2. Je clique sur le bouton Ajouter aux favoris.
3. Si après avoir sélectionné les colonnes, le tableau affiché me convient, je clique sur le bouton , puis sur Créer un favori.
4. Je saisis le libellé du favori. Je valide.
5. Pour visualiser l'affichage d'un favori, je clique sur le bouton puis sur le favori à afficher. Celui-ci apparaît avec l'icône sur fond bleu juste devant le libellé du favori.
6. Pour modifier le libellé d'un favori, je clique sur le bouton puis sur le bouton correspondant au favori à modifier. Je clique sur Renommer. Je saisis le nouveau libellé. Je valide.
7. Pour supprimer un favori, je clique sur le bouton puis sur le bouton correspondant au favori à modifier. Je clique sur Supprimer. La suppression est immédiate.

Il n'est pas possible de modifier les colonnes d'un favori d'affichage. 

Modifier les DHA des personnes annualisées 

Modifier la DHA à partir de l'écran central

La modification des DHA peut être réalisée directement depuis l'écran central.

Dans le cadre rouge, les DHA validées ne peuvent pas être modifiées. Elles sont grisées.

Dans le cadre bleu, les DHA prévisionnelles peuvent être modifiées. 

Les DHA, validées ou non, sont en noir ou bien en bleu et rouge si j'ai activé l'option de mise en valeur des DH depuis le bloc du bas.

Pour modifier une DHA, je clique sur la case qui contient la DHA que je souhaite modifier. La case passe en mode modification. Je saisis la valeur souhaitée. Pour valider, je clique sur la touche Entrée du clavier ou je clique sur une nouvelle case pour saisir une nouvelle valeur. La nouvelle DHA saisie est enregistrée. Il n’y a pas de message de validation. La nouvelle DHA apparaît en italique.

Note : une DHA modifiée n'est pas recalculée.

En cas de semaine partielle, lorsque je clique sur la valeur à modifier, une pop-in s’ouvre. Elle affiche les valeurs des DHA disponibles sur la semaine. En fonction de mes droits, je peux modifier une ou toutes les valeurs disponibles.

Concernant ces semaines partielles, le fonctionnement évoqué est prévu pour deux DHA maximum.

La saisie des DHA est bloquée lorsque le calcul d’annualisation est en cours. Si je tente une modification, un message d'erreur s'affiche.

Lorsqu'une DHA est saisie, si la carte Chronotime Workplace est activée, le bouton Partage devient cliquable.

Saisir une DHA identique pour un groupe de personnes

Je peux saisir par lot une DHA identique pour plusieurs personnes, pour une période définie.

Les DHA saisies par lot ont les mêmes propriétés que les DHA saisies individuellement.

Planification / Suivi annuel

1. A partir de la vue globale, je coche les cases correspondant aux personnes et / ou les structures pour lesquels je souhaite saisir une DHA identique. Je peux cliquer sur le cases à cocher des structures pour sélectionner plusieurs personnes rapidement.
2. Je cliquer sur le bouton Saisir par lot.
3. Une pop-in affiche un récapitulatif de la saisie par lot.
4. Dans la section Période, je sélectionne la période pour laquelle je souhaite faire la saisie. Par défaut, c'est la semaine correspondant à la date de référence sur laquelle j'étais positionné.
5. Dans la section Personnes, je vérifie les personnes qui sont concernées par la saisie. Les filtres présentent :
   • l'effectif total présent au moins un jour sur la période sélectionnée
   • l'effectif sélectionné (dont la case a été cochée précédemment)
6. Si j'ai sélectionné une structure, je peux également consulter :
   • les personnes qui vont arriver, c'est-à-dire celles qui sont présentes au moins un jour entre la date de référence et la fin de la période sélectionnée et qui n'ont pas été sélectionnées
   • les personnes qui vont partir, c'est-à-dire celles qui sont présentes au moins un jour entre le début de la période sélectionné et la date de référence et qui n'ont pas été sélectionnées
7. Je saisie la DHA.
8. Je valide.

Supprimer les DHA calculées ou saisies pour un ou plusieurs personnes pour une période donnée

Je peux supprimer les DHA calculées ou saisies, pour une ou plusieurs personnes, pour une période définie.

Si une personne est présente dans deux structures pendant la période de suppression, elle apparaît sur deux lignes. Pour supprimer l'ensemble de la période, je dois sélectionner les deux lignes, si mes droits me le permettent.

Planification / Suivi annuel

1. A partir de la vue globale, je coche les cases correspondant aux personnes et / ou les structures pour lesquels je souhaite supprimer la DHA.
2. Je cliquer sur le bouton Supprimer.
3. Une pop-in affiche un récapitulatif des éléments à supprimer.
4. Dans la section Période, je sélectionne la période à supprimer. Par défaut, c'est la semaine correspondant à la date de référence sur laquelle j'étais positionné.
5. Dans la section Personnes, je vérifie les personnes qui sont concernées par la suppression. Les filtres présentent :
   • l'effectif total présent au moins un jour sur la période sélectionnée
   • l'effectif sélectionné (dont la case a été coché précédemment)
6. Si j'ai sélectionné une structure, je peux également consulter :
   • les personnes qui vont arriver, c'est-à-dire celles qui sont présentes au moins un jour entre la date de référence et la fin de la période sélectionnée et qui n'ont pas été sélectionnées
   • les personnes qui vont partir, c'est-à-dire celles qui sont présents au moins un jour entre le début de la période sélectionné et la date de référence et qui n'ont pas été sélectionnées
7. Je sélectionne la DHA que je souhaite supprimer : la DHA saisie et/ou la DHA calculée. Si je supprime les DHA saisies, je ne récupère pas pour autant les anciennes valeurs.
8. Je valide.

Consulter les compteurs d'une personne à partir du bloc du bas

Je peux visualiser les les compteurs de reporting, les compteurs de paie, les congés payés et les RTT (si la Gestion des temps est implémentée) disponibles à la consultation depuis les plannings.

Les compteurs sont matérialisés par des anneaux bleus ou rouges contenant la valeur du compteur à l'intérieur. Les compteurs sont en rouge lorsque le seuil minimum n'a pas été atteint ou que le seuil maximum a été dépassé. Ce seuil est défini au moment de la création / configuration du compteur. Dans le cas contraire, les compteurs sont en bleu.

La date de valeur correspond à la date de valeur la plus avancée dans le temps parmi les dates de valeur des compteurs utilisés pour le calcul. Elle est consultable en info-bulle.

L'affichage est limité à 6 compteurs par écran. Je peux prédéfinir mes compteurs de reporting à afficher ainsi que mes compteurs de paie favoris.

Planification / Suivi annuel

1. A partir du bloc du bas, je clique sur l'onglet Compteurs.
2. Je peux visualiser les compteurs de reporting et les compteurs de paie s'ils sont disponibles. Si les deux types de compteurs sont disponibles :
   • Pour visualiser les compteurs de paie, je clique sur le lien Voir les compteurs de paie.
   • Pour visualiser les compteurs de reporting, je clique sur le lien Voir les compteurs de reporting.
   • Pour visualiser l'ensemble des compteurs, je clique sur le lien Voir tous les compteurs de xxx.
3. Au survol du compteur, je peux consulter la date de valeur, la période couverte, la date du dernier lancement de calcul, éventuellement la date du dernier arrêté de paie ainsi que la valeur initiale renseignée dans les spécificités du compteur.
4. En cas de compteur rouge, au survol du compteur, l'infobulle précise également si c'est le seuil minimum qui est non atteint ou si c'est le seuil maximum qui est dépassé, ainsi que la valeur du delta.

Actualiser les résultats dans l'écran central

Pour actualiser le contenu de l'écran central et le bloc de droite, je clique sur le bouton dans le bandeau. Ce bouton permet de mettre à jour les données présentées dans la partie centrale, le bloc de droite (cartes Contrat en cours, Contrats période, Détail du calcul et Liste des illégalités), notamment dans le cas où l’utilisateur connecté ou un autre utilisateur a relancé un calcul d’annualisation ou validé un planning.

Timesquare étant une solution web et pas un simple site web, l'utilisation du bouton de rafraîchissement du navigateur (ou de la touche F5) n'est pas adapté pour le rechargement des données.

Ce bouton ne permet pas d'actualiser les indicateurs de ressources du bloc du bas. Pour ce faire, il faut utiliser le bouton Actualiser les indicateurs.

Lancer une édition d'annualisation

Planification / Suivi annuel

1. Je coche les personnes annualisées de mon choix et je clique sur le bouton Editer.
2. Une pop-in affiche les modèles d'édition disponibles.
3. Je sélectionne les paramètres d'édition.
4. Je valide.

Exporter le contenu de l'écran central dans un fichier CSV

Planification / Suivi annuel

Pour exporter le contenu de l'écran central :

1. Je coche les cases correspondant aux personnes pour lesquelles je souhaite exporter les informations.
2. Je clique sur le bouton Exporter CSV.
3. Le fichier est téléchargé automatiquement à partir du navigateur. Toutes les colonnes sont exportées, même si elles ne sont pas encore chargées à l'écran.

Relancer le calcul d'annualisation

Il est possible de relancer le calcul d’annualisation pour les personnes annualisées et à une date de lancement. Par défaut, les personnes cochées depuis l’arbre sont automatiquement sélectionnées dans la pop-in, y compris des personnes qui auraient intégré une structure du calcul d’annualisation depuis le dernier lancement. 
Il est uniquement possible de lancer le calcul pour des personnes qui font partie de la même liste de calcul. 

Planification / Suivi annuel

1. Je coche les personnes annualisées de mon choix et je clique sur le bouton Relancer.
2. Une pop-in Lancement du calcul d'annualisation s'affiche.
3. Je peux modifier les éléments du calcul : le type de calcul (répartition, légalisation, optimisation), la date de lancement, les personnes à calculer.
4. Je valide.
5. Une fois le calcul terminé, je clique sur le bouton pour actualiser l'écran central et le bloc de droite afin de mettre à jour les résultats.
6. Je peux aussi cliquer sur le bouton Actualiser les indicateurs de l'onglet Indicateurs de ressources du bloc du bas. De cette manière, les indicateurs de ressources sont également mis à jour avec les informations issues du dernier calcul.

Partager les DHA modifiées vers Chronotime Workplace depuis la vue globale

Si la carte Chronotime Workplace est activée dans la Marketplace, il est possible de transmettre par Web Service les nouvelles DHA saisies manuellement ou issues d'un nouveau calcul d'annualisation, depuis le dernier partage de données. En cas de nouvelle valeur de DHA "partageable", le bouton Partager devient actif. Le partage de données concerne uniquement que les personnes pour lesquelles les résultats sont affichés.

Si je ne lance pas le Web Service depuis le bouton Partager, un traitement de nuit peut être programmé en utilisant l’export de la DHA. Lorsque je reviens sur l’écran le lendemain, le bouton aura repris son aspect initial : il n'est pas actif.

Planification / Suivi annuel

1. Je clique sur le bouton Partager. Il n'est pas nécessaire de cocher les personnes avant de cliquer sur le bouton Partager.
2. Les données sont transmises par Web Service vers Chronotime Workplace, pour toutes personnes dont j’ai affiché le résultat pour lesquelles la DHA a été modifiée ou saisie depuis le dernier export. 

En cas de modification de DHA, il est nécessaire d'attendre le message de validation avant de cliquer sur Partager.

Exemple 

Responsable A et Responsable B sont tous deux responsables de la structure S1 qui contient 20 personnes.

Responsable A regarde les résultats des personnes P1 à P5 et modifie les DHA de P3. Le bouton Partager est actif mais Responsable A ne l’a pas utilisé. Responsable A quitte Timesquare.

• Cas 1 : Responsable B regarde les résultats des personnes P1 à P5. Le bouton Partager est actif. Responsable B lance le partage. Seule la DHA modifiée de P3 est envoyée à Chronotime Workplace.
• Cas 2 : Responsable B regarde les résultats des personnes P10 à P20. Le bouton Partager est inactif.

Responsable A relance un calcul pour les personnes P1 à P5 et quitte Timesquare.

• Cas 1 : Responsable B regarde les résultats des personnes P1 à P5. Le bouton Partager est actif. Elle lance le partage, seules les DHA modifiées lors du calcul pour P1 à P5 sont envoyées à Chronotime Workplace.
• Cas 2 : Responsable B regarde les résultats des personnes P10 à P20. Le bouton Partager est inactif.

Filtrer et trier les personnes

Filtrer les personnes en les cochant dans la vue Structures

Planification / Suivi annuel

1. Depuis l'arbre des structures, je coche les cases correspondant aux personnes que je souhaite filtrer.
2. Je clique sur le bouton .
3. L'arbre affiche uniquement les personnes sélectionnées à l'étape précédente. Dans le navigateur, le bouton apparait encadré.
4. Je suis dans la vue Filtrée . Pour revenir à la vue Structures, je clique sur le bouton .

Il existe une différence entre la vue filtrée sur une structure et un favori sur une structure. Si je filtre sur une structure, la vue Filtrée affiche les personnes appartenant la structure sélectionnée pour la date de référence. Cette vue pourrait être assimilée à un favori de personne. Si je crée un favori sur une structure, la vue Filtrée affiche les personnes appartenant ou ayant appartenu à la structure sélectionnée pour au moins une journée sur la période affichée. Par exemple, pour un planning mensuel du 01/05 au 31/05, je peux afficher une personne qui arrive le 15/05 si la date de référence est le 01/05. Je peux également afficher une personne qui part le 17/05 si ma date de référence est le 25/05.

Trier les personnes dans la vue Filtrée

Planification / Suivi annuel

1. Depuis la vue , je clique sur le bouton .
2. Je peux trier par :
   • ordre alphabétique
   • structure (dans l'ordre dans lequel elles apparaissent dans l'arbre des structures) et ordre alphabétique
   • favori (dans le cas où j'utilise un tri des personnes dans le favori)
3. Je suis dans la vue Filtrée . Pour revenir à la vue Structures, je clique sur le bouton .

Le tri est uniquement possible dans la vue Filtrée. Il est impossible de faire un tri dans la vue Structure. Le tri est enregistré dans les préférences utilisateurs. Si je visualise un favori A avec un tri par ordre alphabétique, lorsque j'affiche le favori B, il sera automatiquement trié par ordre alphabétique. 

Créer des filtres en utilisant des favoris privés ou publics

Pour faciliter la sélection des structures à afficher dans le suivi annuel, je peux filtrer la liste des structures proposées grâce aux favoris.

Les favoris sont des filtres que je peux créer et qui sont enregistrés pour un usage régulier. Je peux créer un favori de personnes : je coche des personnes individuellement. Je peux créer un favori de structures : je coche une ou des structures et je peux ajouter des critères pour le filtre. 

Il n'y a pas de limite au nombre de favoris.

Les favoris peuvent être privés : ils me sont propres. Dans le menu favori, un favori privé est précédé de l'icône  .

Si la configuration le permet, les favoris de structures peuvent également être publics : ils sont partagés par plusieurs utilisateurs. Dans le menu favori, un favori public est précédé de l'icône .

Je peux créer autant de favoris que je le souhaite (j'utilise la molette de la souris pour naviguer dans la liste). La liste des favoris s'affiche au dessus de l'écran central si aucun poste n'est coché dans l'arbre. 

Pour utiliser un favori privé ou public, je clique sur le bouton puis sur le favori à afficher dans la liste des favoris proposée. Dans le navigateur, les boutons et apparaissent encadrés. Dans le menu favori, le favori sélectionné apparaît précédé de l'icône (étoile "pleine" avec cadenas) s'il s'agit d'un favori privé ou précédé de l'icône (étoile "pleine") s'il s'agit d'un favori public, suivi du nombre de personnes incluses dans le favori entre parenthèse. Les favoris non sélectionnés apparaissent précédés de l'icône (étoile "vide" avec cadenas) s'il s'agit d'un favori privé ou précédés de l'icône (étoile "vide") s'il s'agit d'un favori public.

Après avoir sélectionné un favori, je suis en vue Filtrée et l'arbre affiche uniquement les personnes pour lesquelles le filtre s'applique. Dans le bandeau, le favori sélectionné s'affiche dans un rectangle aux bords plus arrondis avec le nombre de personnes incluses dans le favori entre parenthèses.

Si mes droits me le permettent, je peux rendre public un de mes favoris privés. Auparavant, il est nécessaire d'activer la fonctionnalité. Dans ce cas, le favori sera visible pour tous les utilisateurs ayant les droits sur la ou les structures cochées dans le favori ou bien leurs sous-structures. Si mon compte utilisateur n'est plus actif, le favori, quant à lui, reste toujours public. Seul le créateur du favori peut rendre à nouveau privé un favori qu'il a précédemment rendu public. En revanche, s'ils ont les droits, d'autres utilisateurs peuvent modifier ou supprimer un favori que j'ai rendu public.

Je peux définir parmi les favoris disponibles auxquels j'ai droit (publics ou privés) ceux que je souhaite afficher ou masquer de la liste des favoris. 

Créer un favori privé de personnes

Planification / Suivi annuel

1. Je coche les cases correspondant aux personnes que je souhaite inclure dans mon favori.
2. Je clique sur le bouton , puis sur Créer un favori.
3. Une pop-in s'affiche. Je saisis le libellé du favori.
4. La liste des personnes sélectionnées s'affiche. Je coche / décoche les personnes de mon choix afin de préciser cette liste.
5. J'enregistre.
6. Le favori de personnes est ajouté à la liste de mes favoris. Dans le menu favori, il est précédé de l'icône car c'est un favori privé.
7. Je suis dans la vue Filtrée . Pour revenir à la vue Structures, je clique sur le bouton .

Créer un favori privé de structures

Ce favori est notamment utilisé afin de tenir compte tout particulièrement des évolutions dans le temps des affectations de structure, des équipes, des contrats. Par exemple, une personne qui est arrivée dans ma structure à la date de référence sera automatiquement intégrée dans mon favori. A l'inverse, une personne qui a quitté ma structure à la date de référence ne s'affichera pas dans mon favori.

Planification / Suivi annuel

1. Je coche les cases correspondant aux structures que je souhaite inclure dans mon favori.
2. Je clique sur le bouton , puis sur Créer un favori.
3. Une pop-in s'affiche. Je saisis le libellé du favori.
4. J'indique si je souhaite ajouter dans le favori les éventuelles structures filles qui pourraient être créées après la création du favori. Par défaut, l'option est décochée. Si elle est cochée, si je crée une structure fille en dessous d'une structure sélectionnée dans mon favori, celle-ci sera ajoutée automatiquement à mon favori. Exemple : je crée un favori sur la structure France. Je crée après coup une structure fille Lille dans la structure France. Si l'option Ajouter automatiquement les nouvelles structures filles créées est cochée, la structure Lille est automatiquement ajoutée à mon favori.
5. La liste des structures sélectionnées s'affiche.
6. Si la configuration de la base le permet, je peux autoriser la mise en place d'un tri des personnes. Pour visualiser le tableau qui affiche la liste des personnes que je peux trier, je clique sur le bouton . Je peux trier les personnes sélectionnées par ordre de préférence en utilisant les flèches disponibles en bout de ligne : . Par défaut, les personnes s'affichent par ordre alphabétique. Les personnes qui s'affichent sont celles présentes dans les structures sélectionnées à la date de référence. Elle est indépendante des filtres sélectionnés en dessous. Si une personne quitte la structure, elle ne s’affiche plus dans le tri des personnes du favori. Si une personne arrive dans la structure, elle s’affiche en bout de liste dans le tri des personnes du favori.
7. Pour activer des filtres à appliquer aux personnes sélectionnées, je clique sur le bouton :

   • Equipes : Je sélectionne les équipes de mon choix à partir de la liste déroulante.

     

   • Contrats : Je sélectionne les équipes de mon choix à partir de la liste déroulante.
     
   • Groupes : Je sélectionne les groupes de mon choix à partir de la liste déroulante.
     
   • Personnes annualisées : Je sélectionne les personnes annualisées uniquement.
8. J'enregistre.
9. Le favori de structures est ajouté à la liste de mes favoris. Dans le menu favori, il est précédé de l'icône car c'est un favori privé.
10. Je suis dans la vue Filtrée . Pour revenir à la vue Structures, je clique sur le bouton .

Ajuster les favoris à afficher / masquer dans la liste de mes favoris

1. Pour ajuster les favoris à afficher, je clique sur le bouton puis sur le lien Ajustement des favoris. La pop-in Ajustement des favoris s'affiche.
2. La pop-in affiche l'ensemble des favoris publics et privés pour lesquels j'ai des droits dans l'ordre alphabétique. Les favoris privés sont précédés de l'icône . Les favoris publics sont précédés de l'icône .
3. Elle affiche également les favoris sélectionnés, c'est-à-dire ceux qui vont s'afficher dans la liste de mes favoris. Je peux rechercher un favori par libellé. J'utilise les flèches pour affiner ma sélection :
4. Je peux trier les favoris sélectionnées par ordre de préférence en utilisant les flèches disponibles en bout de ligne :
5. J'enregistre.
6. La pop-in se ferme. La liste des favoris s'actualise avec les favoris sélectionnées.

Modifier, supprimer un favori privé ou public

1. Pour modifier un favori privé ou public (selon mes droits), je clique sur le bouton puis sur le bouton correspondant au favori à modifier. Je peux modifier le libellé. Dans le cas d'un favori de structures, je peux modifier les filtres disponibles. J'enregistre.
2. Pour supprimer un favori privé ou public (selon mes droits), je clique sur le bouton puis sur le bouton correspondant au favori à supprimer. Je clique sur Supprimer. La suppression est immédiate.
3. Pour consulter le détail d'un favori public (pour lequel je n'ai pas les droits en modification), je clique sur le bouton puis sur le bouton correspondant au favori public à consulter. Une fois que j'ai fini de consulter les informations, pour fermer la pop-in, je clique sur Annuler.

Rendre un favori de structures public

1. Pour rendre un favori public, je clique sur le bouton  puis sur le favori de structures à modifier.
2. Je clique sur le bouton   pour rendre le favori public. J'enregistre.
3. Le favori s'affiche automatiquement dans la liste des favoris de tous les utilisateurs ayant les droits sur la ou les structures cochées dans le favori ou bien leurs sous-structures. 

Autoriser l'utilisation de favoris publics

1. A partir du panel Personnalisation générale, je clique sur le bouton .
2. Je passe l'option Activer les favoris publics à "Oui".
3. J'enregistre.

Autoriser l'utilisation de tri de personnes dans les favoris

Configuration / Personnalisation / Planification / Général

1. A partir du panel Personnalisation générale, je clique sur le bouton .
2. Je passe l'option Activer le tri des personnes dans les favoris à "Oui".
3. J'enregistre.