Memento Responsable rayon

Personnel disponible

Administratif / Gestion du personnel

Je vérifie le personnel disponible en fonction de la date de référence. 

Modèles horaires

Administratif / Modèles horaires

Les modèles horaires sont des plannings types. Ils peuvent être quotidiens ou hebdomadaires. Dans un premier temps, il faut créer le modèle dans l’onglet Modèle horaires, puis le programmer à la personne dans l’onglet Gestion du personnel. 

Les modèles horaires peuvent être créés sur une structure. Dans ce cas, ils sont disponibles pour toutes les personnes de cette structure. 

Ils peuvent également être créés sur les personnes. Dans ce cas, ils sont disponibles uniquement pour ces personnes. 

Modèle horaire quotidien

Un modèle horaire quotidien est une journée type. Je peux créer autant de modèles horaires quotidien qu’il en existe dans mon organisation, afin de les rendre disponible pour le/les collaborateurs.  

1. Je sélectionne la structure, je clique sur le bouton Nouveau.
2. Je sélectionne le type de modèle "Quotidien".

Paramétrage type :

Pour ajouter une tâche, dans le bloc de droite, je clique sur le lien Ajouter, puis Une tâche.

Modèle horaire hebdomadaire

Un modèle horaire hebdomadaire correspond à une semaine type. Je peux créer autant de semaines types qu’il en existe dans mon organisation, afin de les rendre disponible pour les collaborateurs. 

1. Je sélectionne la structure, je clique sur le bouton Nouveau.
2. Je sélectionne le type de modèle "Hebdomadaire". 

Paramétrage type :

Je créé la semaine type. 

Programmation de modèles

Administratif / Gestion du personnel // Programmation de modèle

Je sélectionne la personne pour qui je souhaite appliquer une programmation de modèle horaire. 

Je clique sur le bouton Ajouter.

Modèle hebdomadaire :

Programmation de modèle hebdomadaire avec roulement : 

Plannings

Planification / Plannings

Je consulte les plannings et ajuste si besoin, comme vu en formation. 

Je peux afficher la couleur de la tâche ainsi que les heures de début et de fin de plage depuis les options en bas de l’écran.

Je peux renseigner un modèle horaire quotidien depuis l’écran des plannings.

En vue hebdomadaire, je sélectionne la vue filtrée, en cochant mon rayon sur le bloc de gauche. 

Sur le bloc de droite, je retrouve les modèles horaires quotidiens que j’ai créés. 

Je clique sur le bouton . 

Je sélectionne les personnes et les jours sur lesquels je veux appliquer mon modèle horaire quotidien. 

Depuis le bloc de droite, je clique sur le modèle horaire que je souhaite appliquer et je le glisse dans le planning. 

Je peux faire une saisie par lot, c’est à dire saisir une action sur plusieurs personnes en même temps.

Je coche les personnes sur le bloc de gauche, je clique sur le bouton Saisir par lot.

Je sélectionne la période, le ou les jours, puis je sélectionne l’action que je veux déposer dans le planning des personnes. Je coche les personnes auxquelles je veux attribuer cette action et je clique sur OK.

La saisie par lot permet également de positionner les congés payés (ou absences) d’une personne. Pour ce faire, je coche une personne, je choisis la période, le motif et le type de décompte.

Je peux copier / coller le planning d’une personne sur une autre. 

Lorsque je coche une personne qui a du planning, je peux le copier, puis cocher une autre personne pour coller le planning sur celle-ci.

Lorsque je copie le planning d’une personne, son nom apparait en italique sur le bloc de gauche. Je peux cocher une autre personne et coller le planning de la personne A sur la personne B. 

Je peux échanger les plannings entre deux personnes. 

Je coche la personne pour laquelle je souhaite échanger le planning. Je clique sur  le bouton Echanger. 

Je sélectionne la personne avec laquelle je souhaite échanger le planning. Je coche les jours que je souhaite échanger. 

Attention, je peux changer uniquement un jour A avec un jour A. Par exemple, je ne peux pas échanger un lundi de la personne A avec le vendredi de la personne B. 

Je clique sur OK.

Je valide le planning des collaborateurs pour leur donner accès à leurs plannings sur My Timesquare. 

Je coche mon rayon sur le bloc de gauche. Je clique sur le bouton Valider.

Je sélectionne la période. Je vérifie les personnes que j’ai sélectionnées et je clique sur OK.

Lorsque je valide mon planning, un point vert en haut à droite du sablier signifie que la version de planning est validée.

Le planning est diffusé sur My Timesquare aux collaborateurs. Le planning est verrouillé dans la version initiale. Il est possible d’apporter des modifications dans la version modifiable. 

Pour accéder à la version de planning modifiable, je clique sur Initial dans le bandeau et je sélectionne Modifiable. 

Les modifications apportées dans la version de planning modifiable sont ajustées instantanément sur les plannings des collaborateurs dans My Timesquare. 

J’édite le planning pour l’afficher. 

Je coche mon rayon sur le bloc de gauche. Je clique sur le bouton Editer.

Je coche le type de planning que je souhaite éditer, je choisis la période et je clique sur OK.

L’édition de planning est disponible au niveau des téléchargements du navigateur.