Calcul des plannings

Créer une liste de calcul des plannings 

L'écran Générer les plannings permet de créer un nouveau calcul de plannings, de le paramétrer, de le légaliser, de réaliser un test de légalité asynchrone sur les plannings initiaux, d'optimiser les pauses sur les plannings initiaux ou modifiables. Cette opération de paramétrage se déroule en quatre étapes :

1. Choix des structures et de la période à calculer.
2. Choix des tâches à prendre en compte dans le calcul.
3. Choix des personnes dont on veut calculer les horaires.
4. Choix des jours à calculer.

Les calculs sont rattachés à une structure, afin de pouvoir calculer les plannings de personnes affectées à deux structures indépendantes. Ainsi, je peux créer un calcul sur une structure qui ne fait pas partie de mon profil structures, tâches et calendriers.

Pour préparer un calcul de plannings, je dois sélectionner les éléments qui répondent à l’ensemble des caractéristiques du calcul à effectuer : structures, personnes, tâches, etc. L’ensemble de ces caractéristiques constitue la liste de calcul.

Planification / Générer les plannings

1. Je sélectionne le niveau de création souhaité dans l’arbre.
2. Je clique sur le bouton Nouveau.
3. Je saisis le libellé et la période d’application. Cette période est limitée en fonction du paramétrage défini.
4. La structure de création est pré-remplie.
5. Je coche les structures sélectionnées pour le calcul des plannings. Par défaut, toutes les structures et sous-structures sont sélectionnées.
6. Je sélectionne le type de calcul : "Légalisation - initial", "Optimisation - initial", "Légalisation - modifiable", "Optimisation - modifiable" (ces deux dernières options ne sont disponibles que si les plannings MOD sont disponibles dans les workflows de plannings et que la granularité des plannings INI et MOD est la même). Je sélectionne le type de calcul "Test de légalité - Initial" pour lancer un test de légalité asynchrone. Je sélectionne le type de calcul "Optimisation des pauses - initial" ou "Optimisation des pauses - modifiable" pour lancer un calcul d'optimisation des pauses pour les plannings initiaux ou modifiables.
7. Dans le cas où je souhaite lancer un calcul de plannings pour l'auto-planification, je sélectionne le type "Optimisation - initial". Ensuite, je sélectionne le ou les groupes d'auto-planification concernés par le calcul.
8. J'enregistre.

Sélectionner les personnes à calculer

Une fois la liste de calcul des plannings créée, je choisis les structures et par conséquent, les personnes, pour lesquelles je souhaite réaliser le calcul.

Ce choix peut ensuite être affiné en excluant certaines personnes du calcul.

Planification / Générer les plannings

1. Je sélectionne la liste de calcul souhaitée.
2. Le panel Personnes présente plusieurs filtres :
   •  Effectif total : Nombre total de personnes appartenant aux structures sélectionnées et qui sont présentes au moins une journée sur la période de calcul demandée.
   •  Personnes calculées : Nombre de personnes sélectionnées pour le calcul.
   •  Personnes hors structure : Nombre de personnes hors structure sur une partie de la période de calcul. Si une personne est hors structure et hors contrat, elle n'apparaît que dans le filtre hors structure.
   •  Personnes hors contrat : Nombre de personnes hors contrat sur une partie de la période de calcul.
   •  Personnes non calculables : Nombre de personnes qui ne peuvent pas être calculées car elles n'ont pas de contrat, de compétences ou encore de calendrier pour la période sélectionnée.
3. Je clique sur le bouton . La liste des personnes disponibles s’affiche.
4. Je sélectionne la population concernée par le calcul en cochant les cases correspondant aux personnes souhaitées. Je peux utiliser le champ de recherche pour faciliter la sélection.
5. J'enregistre.

Si une personne n'est pas présente sur l'ensemble de la période, les dates de début et de fin d'affectation de structure s'affichent.
Si une personne a deux affectations de structure, elle apparaît sur deux lignes.

Changement de situation en cours de période de calcul

Si une personne change de contrat, de calendrier, de jours de repos ou tout autre élément susceptible d'impacter le calcul des plannings, il est recommandé de relancer un calcul des plannings pour l'ensemble des personnes de la structure concernée.

Changement de structure en cours de période de calcul

Si une personne est ajoutée à la structure, il est automatiquement ajouté aux personnes disponibles mais elle n'est pas sélectionnée pour le calcul.

En cas de changement d'affectation en cours de période, il est recommandé de relancer un calcul des plannings pour l'ensemble des personnes de la structure concernée.

Sélection des tâches à calculer

Une fois les personnes à calculer sélectionnées, je peux affiner les tâches à calculer en excluant certaines tâches du calcul. Cette étape n'est pas nécessaire pour le calcul de l'optimisation des pauses.

Planification / Générer les plannings

1. Je sélectionne la liste de calcul souhaitée.
2. Le panel Tâches indique le nombre de tâches qui seront calculées et le nombre de tâches disponibles. Par défaut, aucune tâche associée à la structure n'est sélectionnée. Chaque tâche est représentée par une étiquette avec le libellé de la tâche et un liseré en haut de l’étiquette de la couleur de la tâche.
3. Je clique sur le bouton . La liste des tâches disponibles s’affiche.
4. Je sélectionne les tâches concernées par le calcul en cochant les cases correspondant aux tâches souhaitées. Je peux utiliser le champ de recherche pour faciliter la sélection.
5. J'enregistre.

Sélectionner les jours à calculer

Une fois les personnes et les tâches à calculer sélectionnées, je peux affiner les jours à calculer en excluant certains jours du calcul.

A noter : certains paramétrages sont susceptibles de rallonger la période de calcul (que l'on appelle période étendue). C'est le cas des paramètres par période qui nécessitent pour être bien pris en compte d'étendre la période de calcul. C'est également vrai pour certains paramètres par personne. Pour plus d'informations, je me reporte à l'article sur les temps de calcul.

Planification / Générer les plannings

1. Je sélectionne la liste de calcul souhaitée.
2. Le panel Jours calculés indique le nombre de jours disponibles. Par défaut, tous les jours compris dans la période d'application sont sélectionnés.
3. Je clique sur le bouton . La liste des jours disponibles s’affiche.
4. Je sélectionne les jours concernés par le calcul en cochant les cases correspondant aux jours souhaités.
5. J'enregistre.

Paramétrer le calcul des plannings

Une fois les personnes, les tâches et les jours à calculer sélectionnés, je peux préciser certains paramètres pour le calcul. Cette étape n'est pas nécessaire pour le calcul de l'optimisation des pauses.

Planification / Générer les plannings

1. Je sélectionne la liste de calcul souhaitée.
2. Le panel Paramétrages indique en quelques phrases le paramétrage réalisé.
3. Je clique sur le bouton . La liste des paramètres s’affiche :
   
   • Le moteur calcule tous les horaires et toutes les tâches : le moteur peut calculer les plannings et les tâches sans tenir compte de l’existence d'éventuelles valeurs résultant d'un calcul précédent
     
   • Le moteur calcule les tâches uniquement pour les plages à partir de : cette option permet d'optimiser la distribution des tâches à l'intérieur des plages de travail. Le moteur doit conserver toutes les éventuelles plages existantes (résultant par exemple d’un 1er calcul horaire), mais il peut modifier l’affectation des tâches à l’intérieur des plages de travail à partir de l’heure saisie dans ce champ à condition qu'elles soient variables.
     
   • Le moteur calcule les coupures uniquement pour les plages à partir de : le moteur peut modifier uniquement les heures de début et de fin de coupure à partir de l’heure saisie dans ce champ, dans le respect des paramètres de calcul, sans pour autant modifier ni les tâches ni la durée quotidienne planifiées lors d’un précédent calcul. Le planning de la journée ne doit pas être fixe. La dernière tâche de la première plage ou la première tâche de la deuxième plage ne doivent pas être fixes.
   • Le moteur calcule les tâches et les coupures uniquement pour les plages à partir de : le moteur peut modifier uniquement les heures de début et de fin de coupure ainsi que les tâches à partir de l’heure saisie dans ce champ, dans le respect des paramètres de calcul, sans pour autant modifier ni les tâches ni la durée quotidienne planifiées lors d’un précédent calcul. Le planning de la journée ne doit pas être fixe. La dernière tâche de la première plage ou la première tâche de la deuxième plage ne doivent pas être fixes.
   • Les jours de repos sont conservés
   • Les paramètres qui ne peuvent être respectés pour les personnes partiellement hors contrat sont ignorés (voir la liste en dessous)
     
   • Durée maximale de légalisation d’une personne. Par défaut, ce paramètre est à 10. Temps maximal exprimé en secondes pendant lequel le moteur peut essayer de légaliser une personne. Au-delà de ce temps, il passe automatiquement à la personne suivante en conservant le planning, même illégal, de la personne.
   • Optimisation du calcul. Par défaut, ce paramètre est à 500. Plus ce nombre est important, plus le moteur fait des essais pour l'optimisation des plannings, et plus cette phase est longue. Or, en fonction du paramétrage, il n'est pas forcément nécessaire de réaliser de nombreux essais afin d'obtenir le meilleur scénario d'optimisation. Il est recommandé de se rapprocher du Support Holy-Dis pour définir le paramétrage le plus adapté.
4. J'enregistre.

Si j'ai créé un premier calcul et modifié le paramétrage, Timesquare^® enregistre les paramétrages effectués ici dans mes préférences et lors du lancement d'autres calculs, ce sont ces mêmes paramétrages qui me seront proposés.

Si la période renseignée pour le calcul dépasse un mois, je confirme le lancement du calcul en cliquant sur OK.

Paramètres concernés par la case à cocher Les paramètres qui ne peuvent être respectés pour les personnes partiellement hors contrat sont ignorés

Groupe jour

• PJ02 Jour travaillé
  
• PJ06 Coupure autorisée
• PJ08 Soirées autorisées
• PJ08 Nocturnes autorisées
  
• PJ08 Matinées autorisées
  
• PJ10 Coupure autorisée si jour de télétravail
  
• PJ10 Jour de télétravail autorisé
  
• PJ10 Jour mixte autorisé (sur site et en télétravail)
  

Groupe semaine

• PS01 Durée hebdomadaire minimum N'est pas ignoré si le temps de travail est annualisé. Le moteur utilisera la durée hebdomadaire annualisée de la semaine partielle.
• PS01 Interdire deux semaines consécutives ayant la même durée hebdomadaire
• PS02 Nombre de jours de travail minimum
  
• PS02 Nombre de jours de travail en fonction de la durée hebdomadaire
  
• PS03 Nombre de coupures minimum entre la durée de coupure intermédiaire et la durée de coupure maximum incluse
  
• PS03 Nombre de coupures minimum entre la durée de coupure minimum et la durée de coupure intermédiaire incluse
  
• PS03 Nombre de coupures minimum
  
• PS04 Ne pas travailler 2 semaines consécutives
  
• PS04 Nombre d'heures de repos consécutives minimum hebdomadaire
  
• PS04 Nombre minimum de jours de repos entre 00h00 et 24h00
  
• PS04 Obliger 2 jours de repos consécutifs la même semaine
  
• PS04 Obliger 2 jours de repos consécutifs sur 2 semaines
  
• PS04 Obliger 2 jours de repos consécutifs, dimanche compris
  
• PS04 Obliger 1,5 jour de repos consécutif si dimanche travaillé
  
• PS05 Nombre minimum de matinées le week-end
  
• PS05 Nombre minimum de matinées
  
• PS05 Nombre de soirées minimum
  
• PS06 Nombre maximum de soirées le week-end
  
• PS06 Nombre minimum de soirées le week-end
  
• PS07 Nombre minimum de nocturnes
  
• PS07 Nombre minimum de nocturnes le week-end
  

Groupe Période

• PP01 Durée de travail minimum
  
• PP02 Nombre de jours de travail minimum
  
• PP03 Nombre de coupures minimum
  
• PP04 Nombre minimum de week-ends de repos complets
  
• PP04 Obliger 2 jours de repos consécutifs, dimanche compris
  
• PP04 Obliger 2 jours de repos consécutifs
  
• PP05 Nombre de matinées minimum le week-end
  
• PP05 Nombre de matinées minimum
  
• PP06 Nombre de soirées minimum le week-end
  
• PP06 Nombre de soirées minimum
  
• PP07 Nombre de nocturnes minimum le week-end
  
• PP07 Nombre de nocturnes minimum
  

Groupe Divers

• PD01 X jours "fixes de la semaine" de repos sur Y semaines

Copier un calcul de planning

Il est possible de copier-coller un calcul de planning. 

Planification / Générer les plannings

1. Je sélectionne le niveau de structure souhaité dans l'arbre.
2. Je survole le calcul de planning que je souhaite copier et je clique sur le lien Copier.
3. Je me positionne sur le niveau de structure sur lequel je souhaite copier le calcul de planning.
4. Je clique sur le bouton Coller XX. Le calcul est copié. La pop-in de modification du calcul s'ouvre. Je peux modifier le libellé du calcul.
5. Je peux modifier la période d'application et le type de calcul.
6. J'enregistre.

Si le niveau de structure de destination est le même que le niveau de structure d'origine, le choix des structures est identique à celui du calcul d'origine. De plus, les personnes, tâches et le paramétrage sont recopiés à l’identique.

Si le niveau de structure de destination est compris dans le niveau de structure d'origine, seules les structures de destination sont conservées dans le choix des structures. De plus, les personnes et les tâches qui peuvent être recopiées en fonction des structures conservées le sont et le paramétrage est recopié à l’identique.

Si le niveau de structure de destination n'est pas compris dans le niveau de structure d'origine, le choix des structures est vide. Je dois sélectionner les structures de mon choix. De plus, les personnes et les tâches ne sont pas recopiées. Le paramétrage est recopié à l’identique.

Pour supprimer le bouton Coller XX, je clique sur le bouton à droite du bouton Coller.

Générer les plannings

Il est recommandé de lancer le calcul des plannings, c'est-à-dire, générer les plannings à une fréquence régulière, idéalement après la saisie des contraintes de planification telles que les absences, les indisponibilités et les paramètres particuliers si besoin.

Avant le lancement du calcul, je vérifie le détail du calcul et, au besoin, je modifie les personnes sélectionnées pour le calcul afin d’intégrer les dernières personnes ayant rejoint les structures concernées par le calcul.

Le calcul peut alors être lancé.

Une fois le calcul en cours, je peux suivre sa progression dans la file d'attente ainsi que son traitement, ou bien arrêter le calcul une fois qu'il est en cours de traitement.

Lorsque le calcul est terminé, je peux afficher le bilan du calcul, consulter puis corriger les illégalités.

Consulter le détail d'un calcul des plannings

Planification / Générer les plannings

1. Je sélectionne la structure souhaitée dans l’arbre.

2. La liste de calculs des plannings paramétrés disponibles pour cette structure s’affiche.

3. Je clique sur le lien Détail pour le calcul souhaité. Les informations détaillées du calcul s’affichent :
   • Personnes : le nombre de personnes disponibles et sélectionnées pour le calcul.
   • Tâches : les tâches disponibles et sélectionnées pour le calcul.
   • Jours calculés : les jours disponibles et sélectionnés pour le calcul.
   • Paramétrages : les paramètres liés au calcul des plannings.

Lancer le calcul des plannings

Planification / Générer les plannings

1. Je sélectionne la structure souhaitée dans l’arbre.
2. La liste de calculs des plannings paramétrés disponibles pour cette structure s’affiche.
3. Je clique sur le bouton  pour lancer le calcul souhaité. Un message de confirmation s’affiche.
4. Je valide. Le calcul est lancé. Le statut "En préparation" s'affiche dans la liste des calculs.

Lorsque je lance une calcul, un système de notifications, représenté par le symbole  disponible dans le bandeau à droite de l'écran, m'informe du lancement, du traitement et de la finalisation du calcul. Si je clique sur cet icône, je peux consulter l'ensemble des notifications disponibles. Je peux effacer ces notifications individuellement en utilisant le bouton  ou globalement en utilisant le bouton Supprimer. Les notifications non lues apparaissent en bleu avec une pastille orange. Les notifications lues sont affichées blanc sans pastille. Lorsque toutes les notifications sont lues, le symbole devient inactif . Les notifications lues sont supprimées à la déconnexion.

Suivre la progression du calcul

Je peux suivre l'ensemble des calculs qui ont été lancés et à quel niveau se situe ma propre demande dans la liste de ces calculs. Le tableau des calculs en cours affiche leur progression et une estimation du temps de calcul restant et du temps de calcul total. Ce calcul tient compte de la légalisation, de l'optimisation mais aussi de l'historisation des plannings.

Planification / Générer les plannings

1. Je sélectionne la structure souhaitée dans l’arbre.
2. La liste de calculs des plannings paramétrés disponibles pour cette structure s’affiche. La pop-in Etat des calculs s'affiche. Je peux suivre la progression du calcul, les pourcentages de légalisation et/ou d'optimisation sous la forme d'une barre horizontale.

Supprimer un calcul de planning

Planification / Générer les plannings

1. Je sélectionne la structure dans laquelle se trouve le calcul à supprimer.
2. Je survole le calcul à supprimer.
3. Je clique sur le bouton . Un message de confirmation s’affiche.
4. Je clique sur le bouton Supprimer.

La suppression d'un calcul supprime tous les éléments du calcul et toutes les statistiques internes liées à celui-ci. En revanche, la suppression n'a aucun impact sur les plannings qui ont été calculés grâce à ce calcul.

Il est impossible de supprimer un calcul en cours.