Paramétrage des demandes d'aménagement de plannings et des plannings

Dans un premier temps, je dois activer les demandes d'aménagement de planning. Je dois également paramétrer le circuit de traitement des demandes (salarié seul, simple ou double) en fonction du nombre de personnes qui traitent les demandes. Je peux décider de notifier les salariés, responsables et/ou gestionnaires par email. Je peux autoriser l'ajout de commentaires.

Ensuite, je dois définir pour chacun des rôles (salarié, responsable, gestionnaire) comment sont gérés la visualisation et les demandes d'aménagement de planning à partir des panels Salarié, Responsable, Gestionnaire.

Je peux définir les personnes (collègues) pour lesquelles le salarié pourra consulter les plannings.

Enfin, je peux définir les périodes de réserve sur les aménagements de planning. La période de réserve permet de définir une période pendant laquelle les demandes d'aménagement ne sont pas autorisées. Si le salarié dépose une demande d'aménagement pendant cette période, il reçoit un message d'erreur et la demande ne s'enregistre pas.

Je peux sélectionner d'afficher les pointages ainsi que les plannings prévisionnels et réalisés simultanément dans la vue quotidienne pour le responsable / gestionnaire.

Le paramétrage est hérité par défaut d'une structure d'un niveau supérieur : pour le modifier, je dois le spécifier grâce à l'option Paramétrage personnalisé.

Activer les demandes d'aménagement de planning

Configuration / My Timesquare / Gestion des demandes // Autorisation des demandes du salarié

1. Je sélectionne le niveau de structure souhaité dans l’arbre.
2. Dans le panel Autorisation des demandes du salarié, je clique sur le bouton .
3. Je sélectionne l'option Paramétrage personnalisé.
4. Je définis dans la section Aménagement de planning, si j'autorise une demande de changement d'heure de début de journée, d'heure de fin de journée, d'indisponibilité en journée, de journée avec / sans coupure, de durée de coupure, l'utilisation d'un modèle horaire quotidien, l'utilisation d'un modèle horaire hebdomadaire, de journée sur site / en télétravail, de volontariat sur un journée de travail, d'annulation d'une demande déjà validée.
5. J'enregistre.

Paramétrer le circuit de traitement des demandes

Configuration / My Timesquare / Gestion des demandes // Circuit des demandes et notifications

1. Je sélectionne le niveau de structure souhaité dans l’arbre.
2. Dans le panel Circuit des demandes et notifications, je clique sur le bouton .
3. Je sélectionne l'option Paramétrage personnalisé.
4. Pour le type de demande Aménagement, je définis le circuit des demandes ("Salarié seul", "Responsable" ou "Responsable + gestionnaire"). Je coche les personnes qui doivent recevoir une notification par email. Pour ce faire, le champ Email du dossier administratif du salarié doit être saisi.
5. J'enregistre.

Définir les options de planning à afficher liées au salarié

Configuration / My Timesquare / Plannings // Salarié

1. Je sélectionne le niveau de structure souhaité dans l’arbre.
2. Dans le panel Salarié, je clique sur le bouton .
3. Je sélectionne l'option Paramétrage personnalisé.
4. Je sélectionne :
   • les options à afficher dans la synthèse (total quotidien pauses comprises / total temps de pause / total temps spécifiques hors pauses / total temps spécifiques pauses comprises, total hebdomadaire pauses comprises / total temps de pause / total temps spécifiques hors pauses / total temps spécifiques pauses comprises)
   • les versions de plannings à afficher (Initial en cours, Initial validé, Modifiable en cours, Modifiable validé, Réalisé en cours, Réalisé validé)
   • l'autorisation de changer la version de planning affichée dans les plannings individuels (pas les collègues) (en fonction des versions de planning autorisées)
   • l'autorisation d'ajouter de nouvelles tâches dans les plannings (initial en cours ou modifiable en cours (désactivé par défaut). Cette option est uniquement disponible si la version initial en cours et/ou modifiable en cours sont disponibles pour le salarié. Il n’y a pas de calcul de pause effectué lors de l’ajout de plage de travail par le salarié. Le salarié peut modifier ou supprimer une plage qu’il a saisie mais ne peut pas le faire sur une plage calculée depuis Timesquare. Aucun contrôle sur la légalité n’est effectué et aucun workflow n’est mis en place. Les tâches saisies sont automatiquement acceptées et visibles dans My Timesquare et également dans Timesquare. Les plannings modifiés peuvent être déposés et échangés. En revanche, un planning qui a été déposé ne peut plus être modifié. Le salarié doit le sortir du dépôt pour le modifier. L'ajout de nouvelle tâche ne peut être réalisé que sur du planning vide (sans plage existante). Si une nouvelle tâche chevauche une tâche existante (créée dans Timesquare ou précédemment saisie dans My Timesquare par le salarié), seule la partie qui ne se superpose pas est enregistrée. Exemple : Dans Timesquare, on créé la plage 10h - 15h Tâche A. Le salarié saisit dans My Timesquare : 15h - 16h Tâche B. Le salarié saisit une nouvelle plage dans My Timesquare 15h30 - 18h Tâche A. Le résultat enregistré est 10h - 15h Tâche A / 15h - 15h30 Tâche B / 15h30 - 18h Tâche A.
   • l'autorisation de l'ajout de modèles horaires quotidiens sur un planning prévisionnel en cours disponible (à partir de J+1) depuis la vue desktop. L'ajout n'est pas possible sur un planning indisponible ou validé. Seuls les modèles horaires quotidiens qui sont créés au niveau de la structure du salarié ou du salarié sont disponibles. Si un planning en cours existe déjà, l’action du salarié remplace le planning existant par le modèle horaire quotidien. Dès que le salarié positionne un modèle horaire quotidien sur son planning, les plannings dans Timesquare sont mises à jour sur la même version.
   • l'autorisation de l'export des plannings
   • l'autorisation de la vue individuelle par semaine 
   • les options à afficher/masquer dans le planning (détail journée - notamment les tâches / temps spécifiques (dont pauses) / convocations / durées quotidiennes de pause comprise / durées quotidiennes hors pause / total des temps de pause quotidienne / durées hebdomadaires de pause comprise / durées hebdomadaires hors pause / total des temps de pause hebdomadaires / pointages / icône télétravail sans le détail des tâches / commentaires sur les plannings)
   • les bornes d'affichage des plannings
   • le détail des absences à afficher
   • le décompte des absences à afficher (l'option s'applique uniquement aux journées comportant une journée complète)
   • l'affichage du détail des absences (libellé, code et couleur) pour les plannings des collègues
   • la sélection des absences dont le motif est disponible à l'affichage. Par défaut, elles s'affichent toutes. Pour limiter l'affichage du détail des absences à certains motifs, je coche l'option Personnalisé et je sélectionne dans la liste déroulante les absences que je souhaite autoriser à la visualisation. Dans les plannings My Timesquare du salarié et de ses collègues, ainsi que dans la synthèse, les autres absences s'affichent avec la mention "Absence". Dans le calendrier, les autres absences ne s'affichent pas. Cette option ne concerne pas l'affichage des demandes. 
   • la période d'affichage global en vue desktop. Si je sélectionne un nombre de semaines ou de mois après la date de connexion, la date de fin de la période d'affichage court jusqu'à la fin de la dernière semaine / mois après la date de connexion. Par exemple, je sélectionne 0 jour avant la date de connexion et 2 semaines après la date de connexion. Le premier jour de la semaine est un lundi. Si je me connecte le mardi 07/01/2025, alors la période d'affichage des plannings est du 07/01/2025 au 26/01/2025.
   • la période d'affichage détaillé. Celle-ci contient le détail de la journée. Elle est donc liée à l'option Détail  journée cochée. La période d’affichage détaillé est identique ou comprise dans la période d’affichage global. Avec cette option, il est possible d'afficher les horaires de la journée des 4 semaines à venir, mais afficher le contenu des journées de planning (les tâches, pauses, etc.) uniquement de la première semaine. Par défaut, c'est la même valeur que la période d'affichage global. Si je sélectionne un nombre de semaines ou de mois après la date de connexion, la date de fin de la période d'affichage court jusqu'à la fin de la dernière semaine / mois après la date de connexion. Par exemple, je sélectionne 0 jour avant la date de connexion et 2 semaines après la date de connexion. Le premier jour de la semaine est un lundi. Si je me connecte le mardi 07/01/2025, alors la période d'affichage des plannings est du 07/01/2025 au 26/01/2025.
   • la période à charger lors de la consultation des plannings pour le salarié uniquement en vue desktop (semaine par semaine / mois par mois / pour toute période définie à afficher)
   • si je souhaite mettre en place l'accusé de lecture des plannings (auparavant, je vérifie que la base autorise cette option. Ce réglage est réalisé par nos équipes techniques). L'accusé de lecture s'active pour toutes les versions auxquelles le salarié à accès en consultation. Exemple : Si les plannings initiaux validés et modifiables en cours sont consultables par le salarié, alors l'accusé de lecture se met en place sur les plannings initiaux validés et modifiables en cours.    
   • si je souhaite me positionner sur la première journée de planning disponible en vue mobile dans l'écran des plannings, c'est-à-dire la première journée contenant une plage de travail, une absence ou un repos. 
5. Je sélectionne le modèle d'édition de planning qui peut être lancé par le salarié depuis My Timesquare, parmi les modèles de plannings individuels pour lesquels l'option Accès rapide a été cochée.
6. Je définis la période d'autorisation des demandes. Si je sélectionne un nombre de semaines ou de mois après la date de connexion, la date de fin de la période d'autorisation court jusqu'à la fin de la dernière semaine / mois après la date de connexion. Par exemple, je sélectionne 0 jour avant la date de connexion et 2 semaines après la date de connexion. Le premier jour de la semaine est un lundi. Si je me connecte le mardi 07/01/2025, alors la période d'autorisation de saisie d'une demande est du 07/01/2025 au 26/01/2025.
7. Si j'ai autorisé au préalable les demandes sur les modèles horaires, j'indique s'il faut afficher le nom, le code, les détails du modèle horaire.
8. J'enregistre.

Définir les personnes pour lesquelles le salarié pourra consulter les plannings

Configuration / My Timesquare / Plannings // Collègues

1. Je sélectionne le niveau de structure souhaité dans l’arbre.
2. Dans le panel Collègues, je clique sur le bouton .
3. Je sélectionne l'option Paramétrage personnalisé.
4. Je sélectionne si je souhaite afficher le planning de mes collègues. Si oui, j'indique si je choisis la version de planning à visualiser. Par défaut, l'option est à "Non".
   • Si je sélectionne "Non", les versions de plannings qui s'affichent pour les collègues sont les mêmes que celles qui s'affichent pour le planning individuel, paramétrées dans le panel Salarié.
   • Si je sélectionne "Oui", je sélectionne ensuite les versions de plannings à afficher pour la population consultable (Initial en cours, Initial validé, Modifiable en cours, Modifiable validé, Réalisé en cours, Réalisé validé). 
5. Je sélectionne si les collègues sont membres d'une ou plusieurs équipes ou d'une ou plusieurs structures.
   • Dans le cas d'une équipe, je coche les cases correspondant aux équipes dont le planning pourra être consulté par le salarié.
   • Dans le cas d'une structure, je clique sur le bouton Modifier. Je coche les cases correspondant aux structures dont le planning pourra être consulté par le salarié. Je valide.
6. J'enregistre.

Je peux voir le planning de tous mes collègues même ceux qui ne font plus partie de l’effectif tant que la période autorisée le permet.

Définir les options à afficher liées au responsable / gestionnaire

Configuration / My Timesquare / Plannings // Responsable

Configuration / My Timesquare / Plannings // Gestionnaire

1. Je sélectionne le niveau de structure souhaité dans l’arbre.
2. Dans le panel Responsable ou Gestionnaire, je clique sur le bouton .
3. Je sélectionne l'option Paramétrage personnalisé.
4. Je sélectionne les versions de plannings à afficher (Initial en cours, Initial validé, Modifiable en cours, Modifiable validé, Réalisé en cours, Réalisé validé). Si la bourse d'échange et/ou la modification des plannings réalisés sont activées, je ne peux pas dé-sélectionner le planning modifiable en cours.
5. Je sélectionne les bornes d'affichage des plannings.
6. J'indique la possibilité de modifier les plannings. Si oui, j'indique que je souhaite sélectionner la version de planning à modifier. Je sélectionne Initial, Modifiable et/ou Réalisé.
7. J'indique si les pauses doivent être recalculées en cas de modification du planning. Par défaut, l'option est à "Oui". Cette option fonctionne dans les cas suivants : ajout d’une tâche sur un planning vide ou existant, suppression d’une tâche ne contenant pas de pause, ajout d’une convocation, ajout d’une absence partielle, modification de l’horaire de la tâche et si le nouvel horaire ne couvre pas l’emplacement de la pause.
8. J'indique la possibilité d'ajouter une bonification.
9. Je saisis la période de visualisation en vue desktop.
10. Je sélectionne le ou les modèles d'édition qui peuvent être lancés par le responsable et/ou le gestionnaire depuis My Timesquare, parmi les modèles pour lesquels l'option Accès rapide a été cochée.
11. J'enregistre.

Définir les périodes de réserve sur les plannings

Configuration / My Timesquare / Plannings // Calendrier de réserve

1. Je sélectionne le niveau de structure souhaité dans l’arbre.
2. Dans le panel Calendrier de réserve, je clique sur le bouton .
3. Je sélectionne l'option Paramétrage personnalisé.
4. Je sélectionne la période de réserve au cours desquelles les demandes d'aménagement de plannings sont réglementées.
5. Je clique sur le lien Liste des périodes de réserve pour ajouter / consulter / modifier / supprimer la liste des périodes de réserve.
   • La liste des périodes de réserve s'affiche.
   • Pour ajouter une période, je clique sur le bouton . Je sélectionne la période souhaitée. Je valide. Je peux ajouter un commentaire. J'ajoute. Je confirme.
   • Pour modifier une période, je survole la période à modifier. Je clique sur le bouton . Je clique sur le bouton pour modifier la période. Je valide. J'enregistre. Je confirme.
   • Pour supprimer une période, je survole la période à supprimer. Je clique sur le bouton . Je confirme.
6. J'enregistre.

Autoriser l'affichage des pointages dans la vue quotidienne 

Configuration / My Timesquare / Réglages généraux

1. A partir du panel Options d'affichage de la carte Planning dans la vue mobile, je clique sur le bouton .
2. Je coche l'option Afficher les pointages.
3. J'enregistre.

Autoriser l'affichage des plannings prévisionnels et réalisés simultanément dans la vue quotidienne 

Configuration / My Timesquare / Réglages généraux

1. A partir du panel Options d'affichage de la carte Planning dans la vue mobile, je clique sur le bouton .
2. Je coche l'option Afficher les plannings prévisionnels et réalisés simultanément.
3. J'enregistre.

Autoriser la superposition de demandes de repos

Par défaut, je peux saisir deux demandes d'indisponibilité pour une journée complète, autrement dit de repos, pour la même journée ou pour une période identique (ou avec la même périodicité).

Il est cependant possible de paramétrer My Timesquare pour que les demandes d'indisponibilité pour une journée complète ne puissent pas se superposer.

Dans ce cas, pour un salarié qui a déjà une demande d’aménagement pour un repos qui est acceptée ou bien en cours de traitement, s'il essaie de faire une deuxième demande de repos sur la même date ou bien la même période, la demande n'est pas enregistrée et un message d'erreur s’affiche.

Note : En cas de repos saisi manuellement sur les plannings, la demande est enregistrée et n'affiche pas d'erreur. 

Cette opération ne peut être réalisée que par un rôle administrateur.

Configuration / My Timesquare / Réglages généraux

1. A partir du panel Demandes d'aménagement (repos), je clique sur le bouton .
2. Je décoche la case Autoriser les demandes sur le même jour / la même période.
3. J'enregistre.