Export des absences - Configuration

L'export des absences a pour objectif d'exporter depuis Timesquare vers un système tiers les données relatives aux absences des salariés.

Les clés d'importation sont l'identifiant de la personne à exporter (le matricule, le matricule paie, l'identifiant ou un champ divers) et le code de l'absence. Ces deux informations sont indispensables et doivent être rigoureusement identiques dans les deux bases.

Comme pour toutes les interfaces, la création, l'exécution, la suppression, la visualisation et la modification des exports sont soumis à des droits fonctionnels.

Attention : La modification / suppression d'un modèle d'export a un impact sur les lancements automatisés d'interface.

Correspondance entre les codes Timesquare et ceux de la solution tierce

Lors de la création d'une absence, si j'utilise des interfaces, il est recommandé de bien tenir compte des codes utilisés dans les outils tiers afin que l'interfaçage se fasse correctement.

Description des formats de fichiers

• Modèle spécifique Absences prévues (INI) : Français English
• Modèle spécifique Absences réalisées (REA) : Français English
• Modèle spécifique eTemptation : Français
• Modèle standard initial : Français English
• Modèle standard modifiable : Français English
• Modèle standard réalisé : Français English
• Modèle spécifique Chronogestor : Français

Modèle spécifique Absences prévues (issues du planning initial)

Configuration / Interfaces / Export / Absences

1. Je clique sur le bouton Nouveau.
2. A partir de la section Identification, je saisis le libellé de l'export.
3. Je sélectionne la structure à utiliser.
4. Je sélectionne le modèle à utiliser "Spécifique Absences Prévues".
5. A partir de la section Emplacement des fichiers, je saisis le libellé du fichier. Je ne saisis pas d'espace dans le libellé du fichier.
6. Je sélectionne l'emplacement du fichier.
7. Je sélectionne si je souhaite autoriser l'automatisation de cet export. Cette option permet aux équipes techniques Holy-Dis de recenser les exports qui doivent être automatisés afin de paramétrer cette automatisation.
8. Je sélectionne si je souhaite autoriser le téléchargement du résultat de cet export. Cette option me permet de télécharger localement le fichier résultant de cet export, à partir du système de notifications, représenté par le bouton disponible dans le bandeau à droite de l'écran.
9. A partir de la section Absences à exporter, je sélectionne les absences que je souhaite exporter. Je peux utiliser le champ de recherche pour faciliter la sélection.
10. A partir de la section Filtrage des personnes, je sélectionne si je souhaite exporter les personnes sans matricule et les absences non validées.
11. A partir de la section Filtrage des dates, je définis la période que je souhaite exporter. Exemple : de "0" à "7" pour la semaine glissante à venir. De "-7" à "0" pour la semaine glissante qui vient de s'écouler. Ce filtre est réalisé sur le contenu du fichier.
12. J'enregistre.

Modèle spécifique Absences réalisées (issues du planning réalisé)

Configuration / Interfaces / Export / Absences

1. Je clique sur le bouton Nouveau.
2. A partir de la section Identification, je saisis le libellé de l'export.
3. Je sélectionne la structure à utiliser.
4. Je sélectionne le modèle à utiliser "Spécifique Absences Réalisées".
5. A partir de la section Emplacement des fichiers, je saisis le libellé du fichier. Je ne saisis pas d'espace dans le libellé du fichier.
6. Je sélectionne l'emplacement du fichier.
7. Je sélectionne si je souhaite autoriser l'automatisation de cet export. Cette option permet aux équipes techniques Holy-Dis de recenser les exports qui doivent être automatisés afin de paramétrer cette automatisation.
8. Je sélectionne si je souhaite autoriser le téléchargement du résultat de cet export. Cette option me permet de télécharger localement le fichier résultant de cet export, à partir du système de notifications, représenté par le bouton disponible dans le bandeau à droite de l'écran.
9. A partir de la section Absences à exporter, je sélectionne les absences que je souhaite exporter. Je peux utiliser le champ de recherche pour faciliter la sélection.
10. A partir de la section Filtrage des personnes, je sélectionne si je souhaite exporter les personnes sans matricule et les absences non validées.
11. A partir de la section Filtrage des dates, je définis la période que je souhaite exporter. Exemple : de "0" à "7" pour la semaine glissante à venir. De "-7" à "0" pour la semaine glissante qui vient de s'écouler. Ce filtre est réalisé sur le contenu du fichier.
12. J'enregistre.

Modèle spécifique eTemptation

Configuration / Interfaces / Export / Absences

1. Je clique sur le bouton Nouveau.
2. A partir de la section Identification, je saisis le libellé de l'export.
3. Je sélectionne la structure à utiliser.
4. Je sélectionne le modèle à utiliser "Spécifique eTemptation".
5. Je sélectionne la version de planning à partir de laquelle je souhaite réaliser l'export.
6. A partir de la section Emplacement des fichiers, je saisis le libellé du fichier. Je ne saisis pas d'espace dans le libellé du fichier.
7. Je sélectionne l'emplacement du fichier.
8. Je sélectionne si je souhaite autoriser l'automatisation de cet export. Cette option permet aux équipes techniques Holy-Dis de recenser les exports qui doivent être automatisés afin de paramétrer cette automatisation.
9. Je sélectionne si je souhaite autoriser le téléchargement du résultat de cet export. Cette option me permet de télécharger localement le fichier résultant de cet export, à partir du système de notifications, représenté par le bouton disponible dans le bandeau à droite de l'écran.
10. A partir de la section Absences à exporter, je sélectionne les absences que je souhaite exporter. Je peux utiliser le champ de recherche pour faciliter la sélection.
11. A partir de la section Spécificités, je sélectionne si je souhaite exporter uniquement les absences et les pauses validées.
12. Je définis l'identifiant à exporter : le matricule, le matricule paie, l'identifiant ou un champ divers.
13. Je définis les bornes horaires qui définissent une absence du matin et une absence de l'après-midi.
14. A partir de la section Filtrage des dates, je définis la période que je souhaite exporter. Exemple : de "0" à "7" pour la semaine glissante à venir. De "-7" à "0" pour la semaine glissante qui vient de s'écouler. Ce filtre est réalisé sur le contenu du fichier.
15. J'enregistre.

Modèle standard initial

Configuration / Interfaces / Export / Absences

1. Je clique sur le bouton Nouveau.
2. A partir de la section Identification, je saisis le libellé de l'export.
3. Je sélectionne la structure à utiliser.
4. Je sélectionne le modèle à utiliser "Standard initial".
5. A partir de la section Emplacement des fichiers, je saisis le libellé du fichier. Je ne saisis pas d'espace dans le libellé du fichier.
6. Je sélectionne l'emplacement du fichier.
7. Je sélectionne le séparateur : "Barre verticale", "Point-Virgule", "Virgule", "Tabulation".
8. Je sélectionne si je souhaite autoriser l'automatisation de cet export. Cette option permet aux équipes techniques Holy-Dis de recenser les exports qui doivent être automatisés afin de paramétrer cette automatisation.
9. Je sélectionne si je souhaite autoriser le téléchargement du résultat de cet export. Cette option me permet de télécharger localement le fichier résultant de cet export, à partir du système de notifications, représenté par le bouton disponible dans le bandeau à droite de l'écran.
10. A partir de la section Absences à exporter, je sélectionne les absences que je souhaite exporter. Je peux utiliser le champ de recherche pour faciliter la sélection.
11. A partir de la section Spécificités, je sélectionne si je souhaite exporter les absences non validées et si je souhaite scinder la période en jours.
12. Je définis l'identifiant à exporter : le matricule, le matricule paie, l'identifiant ou un champ divers. Par défaut, c'est le matricule.
13. Je sélectionne la longueur de l'identifiant et si je souhaite ajouter un caractère à gauche si l'identifiant est inférieur à la longueur saisie.
14. J'enregistre.
15. Au moment du lancement de l'export, je pourrai sélectionner la période et les personnes de mon choix.

Modèle standard modifiable

Configuration / Interfaces / Export / Absences

1. Je clique sur le bouton Nouveau.
2. A partir de la section Identification, je saisis le libellé de l'export.
3. Je sélectionne la structure à utiliser.
4. Je sélectionne le modèle à utiliser "Standard modifiable".
5. A partir de la section Emplacement des fichiers, je saisis le libellé du fichier. Je ne saisis pas d'espace dans le libellé du fichier.
6. Je sélectionne l'emplacement du fichier.
7. Je sélectionne le séparateur : "Barre verticale", "Point-Virgule", "Virgule", "Tabulation".
8. Je sélectionne si je souhaite autoriser l'automatisation de cet export. Cette option permet aux équipes techniques Holy-Dis de recenser les exports qui doivent être automatisés afin de paramétrer cette automatisation.
9. Je sélectionne si je souhaite autoriser le téléchargement du résultat de cet export. Cette option me permet de télécharger localement le fichier résultant de cet export, à partir du système de notifications, représenté par le bouton disponible dans le bandeau à droite de l'écran.
10. A partir de la section Absences à exporter, je sélectionne les absences que je souhaite exporter. Je peux utiliser le champ de recherche pour faciliter la sélection.
11. A partir de la section Spécificités, je sélectionne si je souhaite exporter les absences non validées et si je souhaite scinder la période en jours.
12. Je définis l'identifiant à exporter : le matricule, le matricule paie, l'identifiant ou un champ divers. Par défaut, c'est le matricule.
13. Je sélectionne la longueur de l'identifiant et si je souhaite ajouter un caractère à gauche si l'identifiant est inférieur à la longueur saisie.
14. J'enregistre.
15. Au moment du lancement de l'export, je pourrai sélectionner la période et les personnes de mon choix.

Modèle standard réalisé

Configuration / Interfaces / Export / Absences

1. Je clique sur le bouton Nouveau.
2. A partir de la section Identification, je saisis le libellé de l'export.
3. Je sélectionne la structure à utiliser.
4. Je sélectionne le modèle à utiliser "Standard réalisé".
5. A partir de la section Emplacement des fichiers, je saisis le libellé du fichier. Je ne saisis pas d'espace dans le libellé du fichier.
6. Je sélectionne l'emplacement du fichier.
7. Je sélectionne le séparateur : "Barre verticale", "Point-Virgule", "Virgule", "Tabulation".
8. Je sélectionne si je souhaite autoriser l'automatisation de cet export. Cette option permet aux équipes techniques Holy-Dis de recenser les exports qui doivent être automatisés afin de paramétrer cette automatisation.
9. Je sélectionne si je souhaite autoriser le téléchargement du résultat de cet export. Cette option me permet de télécharger localement le fichier résultant de cet export, à partir du système de notifications, représenté par le bouton disponible dans le bandeau à droite de l'écran.
10. A partir de la section Absences à exporter, je sélectionne les absences que je souhaite exporter. Je peux utiliser le champ de recherche pour faciliter la sélection.
11. A partir de la section Spécificités, je sélectionne si je souhaite exporter les absences non validées et si je souhaite scinder la période en jours.
12. Je définis l'identifiant à exporter : le matricule, le matricule paie, l'identifiant ou un champ divers. Par défaut, c'est le matricule.
13. Je sélectionne la longueur de l'identifiant et si je souhaite ajouter un caractère à gauche si l'identifiant est inférieur à la longueur saisie.
14. J'enregistre.
15. Au moment du lancement de l'export, je pourrai sélectionner la période et les personnes de mon choix.

Modèle spécifique Chronogestor

Configuration / Interfaces / Export / Absences

1. Je clique sur le bouton Nouveau.
2. A partir de la section Identification, je saisis le libellé de l'export.
3. Je sélectionne la structure à utiliser.
4. Je sélectionne le modèle à utiliser "Spécifique Chronogestor".
5. Je sélectionne la version de planning : "Initial", "Modifiable", "Réalisé", "Le plus avancé" (version de planning en cours qui peut différer en fonction de la personne sélectionnée).
6. A partir de la section Emplacement des fichiers, je saisis le libellé du fichier. Je ne saisis pas d'espace dans le libellé du fichier.
7. Je sélectionne l'emplacement du fichier.
8. Je sélectionne si je souhaite autoriser l'automatisation de cet export. Cette option permet aux équipes techniques Holy-Dis de recenser les exports qui doivent être automatisés afin de paramétrer cette automatisation.
9. Je sélectionne si je souhaite autoriser le téléchargement du résultat de cet export. Cette option me permet de télécharger localement le fichier résultant de cet export, à partir du système de notifications, représenté par le bouton disponible dans le bandeau à droite de l'écran.
10. A partir de la section Absences à exporter, je sélectionne les absences que je souhaite exporter. Je peux utiliser le champ de recherche pour faciliter la sélection.
11. A partir de la section Spécificités, je sélectionne si je souhaite exporter les plannings validés uniquement. Par défaut, tous les plannings sont exportés.
12. Je définis l'identifiant à exporter : le matricule, le matricule paie, l'identifiant ou un champ divers. Par défaut, c'est le matricule.
13. Je sélectionne la longueur de l'identifiant et si je souhaite ajouter un caractère de complément à gauche si l'identifiant est inférieur à la longueur saisie.
14. Je sélectionne si je souhaite exporter les personnes sans matricule.
15. Je sélectionne si je souhaite étendre individuellement la période de l'export. Cette fonctionnalité permet d'exporter sur une seule ligne les absences qui commencent avant la date de début de la période d‘export et se terminent après cette même date, ainsi que les absences qui commencent avant la date de fin de l'export et qui se terminent après cette même date. Cette période étendue doit cependant respecter l'amplitude maximale des exports paramétrée pour la base.
16. Je définis les bornes horaires qui définissent une absence du matin et une absence de l'après-midi ainsi que les durées maximum d'une absence matin et d'une absence après-midi.
    Exemple pour le matin : Si l'heure de fin est 12:00 et la durée maximum est 03:30, alors une absence partielle qui commence à 09:00 et dure 03:00 sera considérée comme une absence matin, alors qu’une absence partielle qui commence à 08:00 et dure 04:00 sera considérée comme une absence jour (Unité de l’absence prend la valeur J).
    Exemple pour l'après-midi : Si l'heure de début est 12:00 et la durée maximum est 03:30, alors une absence partielle qui commence à 12:15 et dure 03:00 sera considérée comme une absence après-midi, alors qu’une absence partielle qui commence à 12:00 et dure 04:00 sera considérée comme une absence jour (Unité de l’absence prend la valeur J).
    Toute absence partielle qui n’est ni une absence matin, ni une absence après-midi est une absence en heure.
17. A partir de la section Filtrage des dates, je définis la période que je souhaite exporter. Exemple : de "0" à "7" pour la semaine glissante à venir. De "-7" à "0" pour la semaine glissante qui vient de s'écouler. Ce filtre est réalisé sur le contenu du fichier.
18. J'enregistre.

Lancer un export d'absence

Administratif / Gestion du personnel / Interfaces

1. Je sélectionne dans l’arbre la structure souhaitée.
2. A partir du panel Import / Export, je sélectionne l'onglet Absences.
3. Je peux utiliser le champ de recherche afin d'affiner ma recherche. Je survole l'export d'absence souhaité.
4. Je clique sur le bouton Exécuter.
5. Un message s'affiche me notifiant de l'exécution de l'export.
6. Pour visualiser le résultat de l'export, si j'ai autorisé le téléchargement de fichier, je clique sur le bouton disponible dans le bandeau à droite de l'écran puis sur le lien Télécharger le fichier. Le fichier est automatiquement enregistré sur le poste de travail dans le dossier Téléchargements. Dans le cas du téléchargement de plusieurs fichiers, je télécharge un fichier compressé contenant l'ensemble des fichiers téléchargés. Si je n'ai pas autorisé le téléchargement de fichier, le fichier peut être récupéré dans l'emplacement paramétré.

Je peux également lancer l'export depuis la configuration en survolant l'export souhaité.

Supprimer un export d'absence

Configuration / Interfaces / Export / Absences

1. Je sélectionne l'export à supprimer.
2. Je clique sur le bouton Supprimer. Un message de confirmation s'affiche.
3. Je valide.