Export du planning du salarié vers son agenda personnel / professionnel

Si le paramétrage l'autorise, le salarié a la possibilité d'exporter son planning disponible dans My Timesquare sous la forme d'un fichier iCal. Ce fichier peut ensuite être importé dans son agenda personnel / professionnel. Les éléments importés sont ajoutés au calendrier existant du salarié. Pour préciser le périmètre de cet export, je procède en deux étapes.

Autoriser le salarié à extraire son planning

 Configuration / My Timesquare / Plannings // Salarié

1. Je sélectionne le niveau de structure souhaité dans l’arbre.
2. Dans le panel Salarié, je clique sur le bouton .
3. Je sélectionne l'option Paramétrage personnalisé.
4. Je coche :
   • l'autorisation de l'export des plannings
     
   • les options à afficher dans le planning (détail journée / temps spécifiques / convocations)
   • les bornes d'affichage des plannings
   • le détail des absences à afficher
   • la période à afficher
5. J'enregistre.

Définir le circuit des notifications par email

 Configuration / My Timesquare / Gestion des demandes // Circuit des demandes et notifications

1. Je sélectionne le niveau de structure souhaité dans l’arbre.
2. Dans le panel Circuit des demandes et notifications, je clique sur le bouton .
3. Je sélectionne l'option Paramétrage personnalisé.
4. Je sélectionne pour le salarié à quel moment je souhaite qu'il reçoive une notification par email :
   • Lors de la validation du planning initial.
   • Lors de la dé-validation du planning initial.
   • Lors de la modification du planning modifiable.
   • Lors de la validation du planning modifiable.
   • Lors de la dé-validation du planning modifiable.
   • Lors de la validation du planning réalisé (si GTA).
   • Lors de la dé-validation du planning réalisé (si GTA).
5. Je coche la case pour joindre un fichier au format iCalendar à l'email de validation du planning.
6. J'enregistre.

Récupérer le fichier iCal extrait

Pour récupérer le fichier iCal, le salarié peut exporter la période de son choix à la demande à partir de l'onglet Planning de My Timesquare. Le fichier est téléchargeable directement à partir de My Timesquare. Sinon, il peut demander l'envoi du fichier par email.

Par ailleurs, à chaque validation du planning, si le paramétrage le spécifie, le salarié reçoit une notification par email contenant en pièce jointe un fichier iCal permettant de mettre à jour son agenda.

Le fichier ainsi obtenu doit ensuite être importé dans son agenda en suivant les procédures habituelles d'import (Google Agenda, Outlook, etc).