Configurations d'auto-planification

En complément du cadre habituel défini pour la société (charge, compétences, contraintes légales, réglementaires et contractuelles), il est nécessaire de définir les configurations d'auto-planification. 

Au préalable, il est nécessaire d'avoir créé les groupes d'auto-planification.

Pour en savoir plus sur les étapes de paramétrage de l'auto-planification, je me reporte à la page d'introduction.

Créer une configuration d'auto-planification

Configuration / My Timesquare / Auto-planification

1. Si mes droits me le permettent, je clique sur le bouton Nouveau.
2. A partir de la section Identification, Je saisis le libellé de la configuration.
3. Je sélectionne la date de début de la configuration. Je m'assure que la date de début tombe bien un premier jour de la semaine. Cette date définit le début du cycle qui permet de mettre en place l’ordre des salariés dans le choix de leur planning. Elle indique la semaine initiale de la mise en place de l’auto-planification pour les groupes concernés.
4. L'état passe automatiquement à Actif. 
5. Je sélectionne le groupe d'auto-planification pour lequel la configuration s'applique. Seuls les groupes d'auto-planification sont proposés dans la liste déroulante. Si un groupe d'auto-planification est déjà présent dans une configuration active, il ne peut pas être sélectionné dans une nouvelle configuration active. En revanche, il peut être présent dans une configuration inactive.
6. A partir de la section Spécificités, j'indique l'ordre initial des personnes pour le choix de la première semaine de la période d'application de la configuration d'auto-planification. Les ordres possibles sont : Nom et prénom, Prénom et nom, Matricule, Matricule paie, Identifiant, Divers 1, Divers 2, Divers 3 ou Divers 4. Ils peuvent être triés par ordre croissant ou décroissant. L’ordre à prendre en compte les semaines suivantes dépend du champ Méthode de rotation.
7. J'indique la méthode de rotation. 
   • Décalage : Le rang d’une personne est décalé d’une ou x positions par rapport à la semaine précédente en fonction de l'amplitude de décalage. Il est conseillé de ne pas saisir une amplitude égale au nombre de personnes affectées au groupe, sinon les personnes ne passeront pas par tous les rangs.
     Exemple de décalage avec 5 personnes et une amplitude de décalage de 2.
     
   • Inversion des rangs : Le rang d'une personne est inversé par rapport à l'ordre précédent.
     Exemple d'inversion de rang avec 5 personnes
     
8. J'indique le nombre de personnes qui peuvent choisir simultanément. Par défaut, sa valeur est 1. A chaque fois qu’une personne valide son choix de planning, c’est au tour de la suivante dans l’ordre établi. Selon le nombre de personnes dans un groupe d’auto-planification, il est possible d'augmenter cette valeur pour que le choix des plannings se fasse plus rapidement.
   Exemple : si on fixe à 3 la valeur, les personnes de rangs 1, 2 et 3 ont accès au choix de leur plannings en même temps, lorsque l’une des 3 valide son choix, c’est au tour de la personne de rang 4 et ainsi de suite. Si aucune des personnes de rang 1, 2 ou 3 n’a choisi dans le délai imparti alors les personnes de rang 4, 5 et 6 entrent en jeu.
9. J'indique si j'autorise la modification manuelle du rang des personnes avant la diffusion des plannings.
10. J'indique si les tâches sont masquées. Par défaut, sa valeur est "Oui". Dans ce cas, on affiche uniquement les heures de début et de fin de plage accompagnées des heures de début et de fin de pause si celles-ci ne sont pas masquées.
11. J'indique si les pauses sont masquées. Par défaut, sa valeur est "Oui". Dans ce cas, on n'affiche pas les heures de début et de fin de pause.
12. J'indique le délai à respecter avant de fermer le choix d'une période d'auto-planification pour toutes les personnes. C’est la durée maximum en nombre de jours qui doit s’écouler entre le moment où le planificateur a diffusé les plannings pour que les personnes fassent leur choix et le moment où les personnes qui n’ont pas encore choisi leur planning ne peuvent plus le faire. Lorsque le délai est dépassé, les plannings sont attribués de manière automatique.
13. J'indique le délai à respecter avant d'ouvrir le choix aux personnes suivantes dans l'ordre de la rotation. C’est la durée maximum en nombre d’heures qui doit s’écouler entre le moment où une personne a été notifiée qu’elle peut choisir son planning et l’envoi de la même notification à la personne suivante, tout en tenant compte du nombre de personnes qui peuvent choisir simultanément.
14. J'indique les bornes d'ouverture liées à l'auto-planification. Ce champ permet de saisir une heure de début (incluse) et une heure de fin (exclue) pour que le choix des plannings soit restreint à cet horaire. Ceci permet d'éviter qu'un salarié doive choisir son planning en dehors des heures de travail.
15. Je saisis le fuseau horaire à utiliser pour les bornes paramétrées.
16. J'indique si le moteur doit tester la légalité avant de proposer les plannings. Cette option permet d'éviter que le salarié sélectionne un planning "illégal". Dans ce cas, pour des raisons techniques, le nombre maximum de personnes pouvant être concernées par la mise en place d’un test de légalité est de 25 par défaut.
17. J'enregistre.

Exemple pour la diffusion

Bornes d'ouverture saisies : "09:00 - 19:00"

Si le planificateur diffuse les plannings le 03/09/2025 à :

• 08:00 : la diffusion est différée à 09:00 le 03/09/2025
• 10:00 : la diffusion est immédiate comme aujourd’hui
• 19:30 : la diffusion est différée à 09:00 le 04/09/2025

Exemple pour l'heure de début de choix individuel

Bornes d'ouverture saisies : "09:00 - 19:00"

Si le salarié a fait un choix à 08:00 (en dehors de ces bornes), le début du choix pour le salarié suivant est décalé à 09:00.

Exemple pour l'heure de fin de choix individuel

Bornes d'ouverture saisies : "09:00 - 19:00" et Délai avant d'ouvrir le choix aux personnes suivantes dans l'ordre de la rotation (en nombre d'heures) : "06:00"

• Si l'heure de début de choix est 10:00 le 03/09/2025 alors l'heure de fin de choix est est 13:00 le 03/09/2025
• Si l'heure de début de choix est 17:00 le 03/09/2025, alors l'heure de fin de choix est 14:00 le 04/09/2025 car 17:00 + 06:00 = 23:00 >19:00, donc l'heure de fin de choix = 09:00 + 06:00 - (19:00-17:00)) = 13:00 le 04/09/2025

Supprimer une configuration d'auto-planification

Configuration / My Timesquare / Auto-planification

1. Je survole la configuration à supprimer dans la liste.
2. Je clique sur le bouton . Un message de confirmation s'affiche.
3. Je clique sur le bouton Supprimer pour confirmer la suppression.

La suppression n'est pas possible si une semaine d'auto-planification est en cours, c'est-à-dire, si au moins un planning n'a pas encore été choisi parmi ceux qui ont été diffusés.

Modifier une configuration d'auto-planification

Configuration / My Timesquare / Auto-planification

1. Je survole la configuration dans la liste.
2. Je clique sur le bouton .
3. Je modifie les éléments souhaités.
4. J'enregistre.

La modification n'est pas possible si une semaine d'auto-planification est en cours, c'est-à-dire, si au moins un planning n'a pas encore été choisi parmi ceux qui ont été diffusés.

Désactiver une configuration d'auto-planification

Comme pour les fiches de paramètres de calcul, il est possible de rendre inactive une configuration d'auto-planification afin de la suspendre sans pour autant la supprimer.

Configuration / My Timesquare / Auto-planification

1. Je survole la configuration dans la liste.
2. Je clique sur le bouton .
3. Je clique sur le lien Désactiver.
4. J'enregistre.

La désactivation n'est pas possible si une semaine d'auto-planification est en cours, c'est-à-dire, si au moins un planning n'a pas encore été choisi parmi ceux qui ont été diffusés.