Groupes

Les groupes permettent de classifier les personnes de l'entreprise, au même titre que les équipes ou les contrats, afin de pouvoir créer des filtres.

Les groupes peuvent notamment servir pour identifier des populations telles que les forfaits jours, les alternants, les intérimaires ou encore les cadres dirigeants. On peut également identifier les temps partiels et les temps complets, les personnes en télétravail ou sur site, les personnes en astreinte, en déplacement, en congé parental, paternité, maternité, arrêt maladie, etc.  

Dans le cadre de la gestion des temps, pour chacune de ces populations, il est possible de créer des filtres dans les fiches de paramètres des compteurs de paie en fonction du groupe. Exemple : pour les alternants, il est possible de suivre des compteurs d'absences pour examen. Pour les temps partiels, il est possible de suivre les heures complémentaires.

Les fiches de paramètres de calcul de planification et d'annualisation peuvent également être filtrées par groupe. Exemple : pour les alternants, l'heure de début de journée est 9h et l'heure de fin de journée est 17h.

Les groupes sont également utilisés dans le cadre de l'auto-planification pour regrouper des personnes pour lesquelles le choix et et la répartition des plannings se fait conjointement.

Les groupes peuvent être utilisés pour affiner les autorisations des demandes d'aménagements dans My Timesquare.

Il est possible de créer des favoris dans différents écrans tels que les plannings, le suivi des compteurs ou encore l'annualisation en s'appuyant sur les groupes.

Il existe plusieurs groupes par défaut :

• Actifs
• Cadres
• Etudiants
• Inactifs
• Intérimaires
• Non cadres

Les personnes sont rattachées à un groupe pour une période donnée. Une personne peut avoir plusieurs affectations de groupe sur une même période.

Traiter les affectations de groupe

Ajouter une affectation de groupe à une personne

Administratif / Gestion du personnel // Affectations

1. Je sélectionne la personne souhaitée dans l’arbre.
2. Dans le panel Affectations, je clique sur le lien Ajouter associé au champ Groupes.
3. Je sélectionne le nouveau groupe.
4. Je saisis la période d'affectation. Par défaut, la date de début est la date de référence et la date de fin est le 31/12/2099.
5. J'enregistre.

Dans le cadre de l’auto-planification, une personne ne peut appartenir qu’à un seul groupe d’auto-planification pour une date donnée.

Ajouter une affectation de groupe à un groupe de personnes

Administratif / Gestion du personnel // Affectations

1. Je sélectionne la structure souhaitée dans l’arbre.
2. Je clique sur le bouton Modifier les affectations depuis le bandeau. Une pop-in s'ouvre. 
3. A partir de la section Période, je sélectionne la date de début et la date de fin de la nouvelle affectation de groupe. Par défaut, la date de début est la date de référence et la date de fin est le 31/12/2099.
4. A partir de la section Affectations, je sélectionne le groupe.
5. A partir de la section Personnes, je peux dé-cocher des personnes pour lesquelles je ne souhaite pas modifier l'affectation de groupe. Je peux utiliser le champ Recherche sur le prénom, le nom, la structure ainsi que sur le matricule / l'identifiant / le matricule paie (en fonction du paramétrage défini) pour faciliter la sélection.
6. J'enregistre.

Dans le cadre de l’auto-planification, une personne ne peut appartenir qu’à un seul groupe d’auto-planification pour une date donnée.

Modifier l'affectation de groupe d'une personne

Administratif / Gestion du personnel // Affectations

1. Je sélectionne la personne souhaitée dans l’arbre.
2. Dans le panel Affectations, je clique sur le bouton associé au champ Groupe. Le détail de l'affectation courante s'affiche.
3. Pour modifier une affectation plus ancienne, je clique sur le lien Voir tout associé au champ Groupe. Je survole le badge que je souhaite modifier et je clique sur le bouton . Le détail de l'affectation sélectionnée s'affiche.
4. Je modifie les éléments du groupe souhaités.
5. J'enregistre.

Dans le cadre de l’auto-planification, une personne ne peut appartenir qu’à un seul groupe d’auto-planification pour une date donnée.

Supprimer l'affection de groupe d'une personne

Administratif / Gestion du personnel // Affectations

1. Je sélectionne la personne souhaitée dans l’arbre.
2. Dans le panel Affectations, je clique sur le lien Voir tout associé au champ Groupe. Je survole le groupe que je souhaite supprimer et je clique sur le bouton . Un message de confirmation s'affiche.
3. J'enregistre.

Ajouter un groupe

Il est possible d'éditer une liste des groupes au format PDF, CSV ou XLS en utilisant les boutons .

Configuration / Planification / Groupes

1. Je saisis le libellé (maximum 255 caractères) du nouveau groupe.
2. Je saisis le code (maximum 38 caractères) du groupe. Le code doit être unique.
3. Je sélectionne la ou les catégories : Annualisation, Auto-planification, Autres, Coûts de plannings, Gestion des temps, Planification, Productivité.
4. J'ajoute.

Lorsqu’elle est utilisée, la catégorie "Auto-planification" doit être l’unique catégorie associée à un groupe. Dans le contexte de l’auto-planification, cela permet de garantir qu’une personne n’est affectée qu’à un seul groupe d’auto-planification à une date donnée.

Supprimer un groupe

Configuration / Planification / Groupes

1. Je survole le groupe à supprimer dans la liste.
2. Je clique sur le bouton . Un message de confirmation s'affiche.
3. Je clique sur le bouton Supprimer pour confirmer la suppression.

Les groupes "Actifs", "Etudiants", "Inactifs", "Intérimaires" et "Non cadres" ne peuvent pas être supprimés.

Modifier un groupe

Configuration / Planification / Groupes

1. Je survole le groupe dans la liste.
2. Je clique sur le bouton .
3. Je modifie le libellé, le code et les catégories.
4. J'enregistre.

Les groupes "Actifs", "Etudiants", "Inactifs", "Intérimaires" et "Non cadres" ne peuvent pas être modifiés.