Déroulement du cycle d'annualisation

Pour adapter le temps de travail aux fluctuations d'activité, il est possible de mettre en place un dispositif d'aménagement du temps de travail permettant des variations de la durée hebdomadaire du travail sur la période d'annualisation avec par exemple des périodes hautes et des périodes basses.

L'annualisation consiste ainsi à définir le nombre d'heures de travail que chaque salarié devra accomplir tout au long de la période d'annualisation, c'est-à-dire à répartir les heures de travail en fonction de la charge sur cette période. Si la charge de travail d'une entreprise est soutenue pendant certains mois de l'année, le salarié peut être amené à travailler de façon plus intense pendant ces périodes. Le reste du temps, son emploi du temps en sera allégé.

Par exemple, si la base contrat théorique de travail s'élève à 35 heures par semaine, cela signifie que le salarié devra travailler en tout 1586 heures et 56 minutes sur un total de 272 jours ouvrés.

Ces heures seront alors réparties de manière à être respectées au global mais avec une variation par semaine.

Cycle d'annualisation

Le cycle d’annualisation est composé de 3 parties : la cible, le cumul et le reste.

• La CIBLE D'ANNUALISATION : détermine le nombre d’heures à réaliser sur la période.
• Le CUMUL : détermine le nombre d’heures réalisées depuis le début de la période d’annualisation (depuis les plannings réalisés ou grâce à un import de DHR dans un compteur de reporting à valeur hebdomadaire).
• Le RESTE A PLACER : détermine le nombre d’heures qu’il reste à réaliser une fois le cumul déduit de la cible.

Annualisation et planification

Un des pré-requis de l’annualisation est d’avoir de la charge sur la période calculée. Si ce n'est pas le cas, la répartition des DHA ne pourra pas être cohérente par rapport à l'activité.

La DHA (durée hebdomadaire annualisée) est une durée prévisionnelle calculée par Timesquare permettant de moduler semaine après semaine l'activité du salarié. Elle est déterminée lors du calcul d'annualisation dans le respect du contrat d'annualisation et conformément à la répartition de la cible. La cible peut être calculée ou importée à l'aide d'un compteur de reporting à valeur périodique.

La DHA peut également être importée.

L'utilisation d'un compteur dont les valeurs sont importées est configurée dans le paramètre Utiliser les durées hebdomadaires spécifiques du groupe de paramètres PS01 Durée de travail hebdomadaires.

La DHA est utilisée lors du calcul des plannings.

Un autre pré-requis est d'avoir des paramètres de planification en accord avec l'annualisation et qui permettent au moteur de calcul des plannings de respecter les durées hebdomadaires calculées par le moteur d'annualisation.

Exemple : La durée quotidienne sans coupure est renseignée à 7h minimum et maximum. La durée quotidienne avec coupure est à 8h minimum et maximum. Le paramètre Jour Identique est utilisé. Un salarié doit travailler entre 4 et 5 jours par semaine. Avec un paramétrage de ce type, seules 4 durées hebdomadaires pourront être effectuées : 28h (4 x 7h), 32h (4 x 8h), 35h (5 x 7h) et 40h (5 x 8h). Si le paramétrage de l'annualisation autorise des DHA comprises entre 25h et 40h, beaucoup de DHA ne pourront pas être respectées lors du calcul de planning.

Après la validation des plannings, les composants du cycle d'annualisation se mettent à jour. Lors du prochain calcul, le moteur utilise les durées hebdomadaires issues des semaines complètes de plannings validés dans le cadre du processus d'annualisation (calcul de la DHA).

Le moteur tient également compte des durées réalisées issues des plannings réalisés ou bien grâce à un import de DHR dans un compteur de reporting à valeur hebdomadaire.

Annualisation et rupture de fin de contrat

Une rupture dans l'affectation de contrat de la personne permet d’indiquer qu’à la fin du contrat, les heures supplémentaires doivent être soldées. Dans ce cas, quelle que soit sa valeur, le delta n'est pas reporté dans le contrat annualisé suivant. 

Ce fonctionnement implique notamment :

• de calculer des DHA par affectation de contrat et non uniquement par personne ​
• d'intégrer la notion de rupture de fin de contrat et la capacité de pouvoir reporter ou non, selon les cas, le delta en fin de contrat​
• d'avoir plusieurs cibles intermédiaires dans une période d’annualisation​

Il est très important de noter que le résultat d’un calcul d’annualisation dépend de la bonne cohérence
entre les éléments suivants :

• Périodes d’affectations de contrats
• Cibles par période
• Période d’un calcul d’annualisation
• Indicateur de rupture

Dès lors qu’il y a une incohérence, le calcul tombe en illégalité. Je dois alors intervenir pour corriger l’incohérence et relancer un calcul.

Cas particulier : En cas de changement de contrat avec rupture en milieu de semaine, la DHA de la semaine de changement de contrat est calculée en tenant compte de la présence des deux contrats annualisés dans la semaine et des cibles correspondantes. Le fonctionnement actuel est le suivant. Ce comportement est identique si les cibles sont importées.

En cas de changement de structure avec rupture, si les deux structures ont des périodes d’annualisation différentes, les DHA sont calculées en tenant compte de la présence des deux contrats annualisés et des cibles correspondantes. En effet, une personne ne peut pas faire partie de deux calculs d’annualisation pour une même période. En revanche, elle peut faire partie de deux calculs qui se déroulent en même temps si et seulement si elle y est présente sur des périodes différentes. Le fonctionnement actuel est le suivant.

Trois types de cas peuvent être rencontrés au regard de la notion de rupture :

• Un contrat, une cible, pas de rupture
• Deux contrats, une cible, pas de rupture
• Deux contrats, deux cibles, rupture

Les ruptures s'affichent dans le suivi annuel. On affiche une barre verticale pleine après une semaine qui contient une date de fin de contrat lorsque la colonne DH utilisée est affichée. S'il n'y a pas de rupture, on affiche une barre verticale en pointillé.