Structures

Définition

La structure est une représentation des différentes entités de mon entreprise.

L'affectation d'une personne à une structure permet de lui associer un certain nombre de règles de gestion qui encadrent la structure.

Mon accès à une structure est défini dans mon profil structures, tâches et calendriers. Les structures non autorisées sont masquées.

Il est possible de créer jusqu'à 20 niveaux de structures.

Consulter l'affectation de structure depuis My Timesquare

Le salarié peut consulter ses affectations de structure depuis ses informations dans My Timesquare.

Le responsable / gestionnaire peut consulter les affectations de structure d'un salarié.

Traiter les affectations de structure des personnes

Ajouter une nouvelle affectation de structure à une personne

Administratif / Gestion du personnel // Affectations

1. Je sélectionne la personne souhaitée dans l'arbre.
2. Dans le panel Affectations, je clique sur le lien Ajouter associé au champ Structures.
3. Je sélectionne la nouvelle structure.
4. Je saisis la date de début (postérieure à la date de fin de la précédente affectation) et la date de fin, si nécessaire. Par défaut, la date de début est la date de référence et la date de fin est le 31/12/2099.
5. Si les périodes d'application de la nouvelle affectation et des affectations existantes se chevauchent, un message m'indique que la nouvelle structure est à cheval sur une affectation existante. Je valide. Les dates sont modifiées en fonction des règles suivantes.
6. J'enregistre.

Ajouter une nouvelle affectation de structure à un groupe de personnes

Administratif / Gestion du personnel // Affectations

1. Je sélectionne la structure souhaitée dans l’arbre.
2. Je clique sur le bouton Modifier les affectations depuis le bandeau. Une pop-in s'ouvre. 
3. A partir de la section Période, je sélectionne la date de début et la date de fin de la nouvelle affectation de structure. Par défaut, la date de début est la date de référence et la date de fin est le 31/12/2099.
4. A partir de la section Affectations, je sélectionne la nouvelle structure. Seules les structures pour lesquelles j'ai des droits sont disponibles.
5. A partir de la section Personnes, je peux dé-cocher des personnes pour lesquelles je ne souhaite pas modifier l'affectation de structure. Je peux utiliser le champ Recherche sur le prénom, le nom, la structure ainsi que sur le matricule / l'identifiant / le matricule paie (en fonction du paramétrage défini) pour faciliter la sélection.
6. Si les périodes d'application de la nouvelle affectation et des affectations existantes se chevauchent, un message m'indique que la nouvelle structure est à cheval sur une affectation existante. Je valide. Les dates sont modifiées en fonction des règles suivantes.
7. J'enregistre.

Si j'ajoute une affectation de structure pour un groupe de personnes parmi lesquelles se trouve une personne A pour laquelle je n'ai pas les droits (structure non autorisée), l'ajout sera effectif pour toutes les personnes du groupe sauf pour la personne A pour laquelle j'aurai un message d'erreur.

Cas particuliers de chevauchement de périodes

Nouvelle affectation antérieure et à cheval sur l'affectation courante
 

Si la date de début de la nouvelle affectation est antérieure à l'affectation courante et la date de fin est antérieure à la date de fin de l'affectation courante. La date de début de l'affectation courante est remplacée par le lendemain de la date de fin de la nouvelle affectation.

Exemple :

Affectation courante : du 06/01/2020 au 30/04/2021

Nouvelle affectation : du 01/01/2019 au 31/12/2020

L’affectation courante devient 01/01/2021 au 30/04/2021.

Nouvelle affectation englobe l'affectation courante
 

La date de début de la nouvelle affectation est antérieure à l'affectation courante et la date de fin est supérieure à la date de fin de l'affectation courante. L'affectation courante est supprimée.

Exemple :

Affectation courante : du 06/01/2020 au 30/04/2021

Nouvelle affectation : du 01/01/2019 au 31/12/2021

L’affectation courante est supprimée.

Nouvelle affectation avec les mêmes propriétés que l'affectation courante

La nouvelle affectation et l'affectation courante concernent les mêmes éléments, pour des périodes qui se chevauchent. J'ai la possibilité de fusionner les deux affectations.

Exemple :

Affectation courante pour la structure A : du 06/01/2020 au 30/04/2021

Nouvelle affectation pour la structure A : du 01/01/2021 au 31/12/2099

Si je choisis de fusionner, j'ai une seule affectation pour la structure A du 06/01/2020 au 31/12/2099.

Si je choisis de ne pas fusionner, j'ai l'affectation courante du 06/01/2020 au 31/12/2020 et la nouvelle affectation du 01/01/2021 au 31/12/2099.

Modifier l'affectation de structure d'une personne

Administratif / Gestion du personnel // Affectations

1. Je sélectionne la personne souhaitée dans l'arbre.
2. Dans le panel Affectations, pour modifier l'affectation courante, je clique sur le bouton associé au champ Structure. Le détail de l'affectation courante s'affiche.
3. Pour modifier une affectation plus ancienne, je clique sur le lien Voir tout associé au champ Structure. Je survole le contrat que je souhaite modifier et je clique sur le bouton . Le détail de l'affectation sélectionnée s'affiche.
4. Je modifie la structure.
5. Je modifie la date de début (postérieure à la date de fin de la précédente affectation) et la date de fin, si nécessaire. Par défaut, la date de début est la date de référence et la date de fin est le 31/12/2099.
6. Si les périodes d'application de la nouvelle affectation et des affectations existantes se chevauchent, un message m'indique que la nouvelle structure est à cheval sur une affectation existante. Je valide. Les dates sont modifiées en fonction des règles suivantes.
7. J'enregistre.

Si je modifie l'affectation de structure d'une personne et que le calendrier de la nouvelle structure calendrier a une heure de changement de jour différente du précédent calendrier, il est nécessaire de supprimer les éventuels plannings déjà existants pour la période d'affectation du nouveau calendrier et de refaire de nouveaux plannings. 

Supprimer l'affectation de structure d'une personne

Administratif / Gestion du personnel // Affectations

1. Je sélectionne la personne souhaitée dans l'arbre.
2. Dans le panel Affectations, je clique sur le lien Voir tout associé au champ Structure.
3. Je survole le contrat que je souhaite supprimer et je clique sur le bouton . Un message de confirmation s'affiche.
4. J'enregistre.

Importer les affectations de structure

Il est possible d'importer les affectations de structures par personne dans l'interface d'import du personnel à partir d'un fichier externe.

Le paramétrage du fichier à importer est réalisé dans la configuration.

Gérer les structures

Dans Timesquare, de nombreux éléments sont rattachés à une structure et permettent de mieux modéliser l'entreprise :

• Les historiques personne / structure, les tâches, les types d’absence, les contrats, les compteurs
• Les types de convocation, les modèles horaires
• Les données d’activité, les modèles de répartition
• Les configurations d’import
• Les calculs de plannings, les programmations de convocations
• Les calculs de charge
• Les fiches d’administration de la bourse d’échanges, les messages d'information
• Les calculs d’annualisation

Créer une structure

Un premier pas dans la représentation des différentes entités de mon entreprise est de modéliser l'organisation de celle-ci sous forme de structures.

Administratif / Structures

1. Je sélectionne la structure parent dans l’arbre.
2. Je clique sur le bouton Nouveau.
3. Je renseigne le libellé (maximum 100 caractères) et le code (maximum 60 caractères). Il n'y a pas de restriction de caractères spéciaux, ce sont des champs alphanumériques. Le code structure doit être unique dans la base car il est utilisé lors de l’import du personnel.
4. La structure de création est pré-remplie.
5. J'enregistre.

Dupliquer une structure

La duplication de structure est une opération qui permet non seulement de recopier une ou plusieurs fois une structure et son arborescence (en utilisant un nom générique et/ou préfixe) mais également de recopier un certain nombre d'éléments se rapportant à cette structure :

• les tâches (y compris les tâches classeur)
• les données stockées
• les modèles de répartition
• les imports
• les profils structures, tâches et calendriers
• les contrats
• les absences
• les convocations
• les compteurs de reporting
• les calendriers (le libellé du calendrier est le libellé de la nouvelle structure créée) 
• les fiches de paramètres de calcul de planification et les options du panel d'activation des paramètres de calcul. Il n’est pas possible de décocher "Tâches" et "Contrats" tant que l’option "Fiches de paramètres de calcul" est cochée. Si la fiche de paramètres de calcul d’origine est liée à un contrat, une tâche ou un calendrier, alors la fiche de paramètres de calcul dupliquée (le résultat de la duplication) doit être liée au nouveau contrat, à la nouvelle tâche et au nouveau calendrier (créés suite à la duplication. Si je duplique les fiches de paramètres de calcul d’une structure, je récupère aussi les fiches de paramètres de calcul qui sont créées au niveau des structures filles des structures d’origine. Ces fiches de paramètres de calcul seront positionnées au niveau des sous-structures dupliquées.
• les fiches de paramètres de calcul de planification associées aux tâches et les options du panel d'activation des paramètres de calcul des tâches. Si je duplique les fiches de paramètres de calcul associées aux tâches, je récupère également les fiches de paramètres qui sont créées au niveau des tâches et des structures filles de la structure d’origine. Ces fiches de paramètres de calcul seront positionnées au niveau des sous-structures dupliquées. Si je duplique une structure avec des fiches de paramètres de calcul qui sont au niveau d’une tâche, alors ces fiches sont récupérées au niveau de la tâche dupliquée. Si je duplique une structure avec des fiches de paramètres de calcul positionnées au niveau d’une structure, alors ces fiches sont récupérées au niveau de la structure dupliquée. Les fiches qui sont créées au niveau de la structure mère sont également récupérées pour les structures dupliquées. Le principe d’héritage reste donc le même en cas de duplication.
• les fiches de compétences. Si je duplique les fiches de compétences, alors je duplique également toutes les tâches utilisées. Les fiches de compétences qui sont créées au niveau des structures filles sont également dupliquées. Ces fiches seront donc positionnées au niveau des structures filles dupliquées. Si je duplique une structure avec des fiches de compétences positionnées au niveau d’une structure, alors ces fiches sont récupérées au niveau de la structure dupliquée. Les fiches qui sont créées au niveau de la structure mère de la structure d’origine sont également récupérées pour la ou les structures dupliquées. Le principe d’héritage reste donc le même en cas de duplication.
• Les rôles. Si je duplique une structure qui est utilisée pour un profil structures, tâches et calendriers, qui est à son tour utilisée pour un rôle, alors le rôle concerné est dupliqué. Le rôle est dupliqué autant de fois que les structures. Par exemple, si je duplique une structure trois fois, alors le rôle est également dupliqué trois fois. Les équipes ne sont pas dupliquées. Ce champ peut être complété par la suite. Le rôle dupliqué est lié au profil structures, tâches et calendriers obtenu à la suite de la duplication. Pour des raisons de sécurité et de cohérence concernant les droits fonctionnels, les rôles ne sont dupliqués qui si j'ai le droit sur la structure mère de la structure dupliquée. Si je n'ai pas les droits nécessaires, la duplication est effectuée pour tout les éléments sauf pour les rôles. Le nouveau profil structures, tâches et calendriers récupère les structures, les tâches et les calendriers dupliqué. Par exemple, si je duplique la Structure A pour obtenir la Structure A_Bis alors le nouveau profil structure, tâches et calendriers est rattaché à la Structure A_Bis, la Tâche A_Bis et le Calendrier A_Bis. Les tâches de la structure mère et qui sont qui sont cochées pour le profil structures, tâches et calendriers d’origine sont également récupérés pour le nouveau profil (le résultat de la duplication). Note : pour des raisons de sécurité, les informations du panel Spécificités liées au rôle d’origine ne sont pas récupérées. On laisse donc les valeurs par défaut car seul un administrateur peut modifier ces spécificités.

Administratif / Structures

1. Je sélectionne dans l’arbre le niveau où se trouve la structure à dupliquer.
2. Je peux utiliser les champs de recherche pour retrouver plus rapidement la structure souhaitée.
3. Je clique sur le bouton Dupliquer. L'écran Dupliquer des structures s'affiche.
4. Je définis le nombre de duplications à créer.
5. Je définis si je souhaite utiliser un nom générique ou si je veux créer un nom pour la structure.
6. Je peux définir si je souhaite utiliser un préfixe pour les éléments dupliqués.
7. Par défaut, la structure sur laquelle je suis positionnée ainsi que ses sous-structures sont sélectionnées. Je peux modifier cette sélection en cliquant sur le bouton Modifier.
8. Les tâches associées aux structures sélectionnées s'affichent.
9. Si j'ai défini dans la section Paramétrage un nom générique pour le libellé et le code de la structure mère, il s'affiche dans un tableau. Pour chaque nouvelle duplication, je peux personnaliser le libellé et le code ainsi que le préfixe pour l'ensemble des éléments dupliqués.

10. Je sélectionne les éléments que pour lesquels je souhaite utiliser un préfixe : structures filles, données stockées, modèles de répartition, imports, profil structures, tâches et calendriers, tâches, contrats, absences, convocations, compteurs, fiches de paramètres de calcul, fiches de paramètres de calcul associées aux tâches, fiches de compétences, calendriers et/ou rôles. Le préfixe remplace les x caractères qu'il représente.
    Par exemple, si j'utilise lors de ma duplication le préfixe "555" : 
     

    • Si je duplique une tâche dont le code est 001TACHE, le nouveau code sera 555TACHE.
    • Si je duplique une tâche dont le code est TACHE, le nouveau code sera 555HE.

    Dans les deux cas, le système a remplacé les 3 premiers caractères du code de la tâche à dupliquer.

11. Je valide.
12. Un message de confirmation s'affiche.

Lorsque je lance une duplication, un système de notifications, représenté par le symbole disponible dans le bandeau à droite de l'écran, m'informe du lancement, du traitement et de la disponibilité de l'édition.  Si je clique sur cet icône, je peux consulter l'ensemble des notifications disponibles. Je peux effacer ces notifications individuellement en utilisant le bouton ou globalement en utilisant le bouton Supprimer. Les notifications non lues apparaissent en bleu avec une pastille orange. Les notifications lues sont affichées blanc sans pastille. Lorsque toutes les notifications sont lues, le symbole devient inactif . Les notifications lues sont supprimées à la déconnexion.

Modifier une structure

Administratif / Structures

1. Je sélectionne dans l’arbre la structure à visualiser.
2. Je peux utiliser le champ de recherche pour retrouver plus rapidement la structure souhaitée. Il est possible d'éditer une liste des structures filtrées au format PDF, CSV ou XLS en utilisant les boutons .
3. Je clique sur la structure à modifier.
4. Je clique sur le bouton dans le panel à modifier.
5. Je modifie les informations.
6. J'enregistre.

Supprimer une structure

Administratif / Structures

1. Je sélectionne dans l’arbre le niveau où se trouve la structure à supprimer.
2. Je peux utiliser les champs de recherche pour retrouver plus rapidement la structure souhaitée.
3. Je survole l’élément dans la liste des structures.
4. Je clique sur le bouton . Un message de confirmation s’affiche.
5. Je clique sur le bouton Supprimer pour confirmer la suppression.

Lorsqu’on supprime une structure parent, toutes ses sous-structures sont également supprimées. Les personnes sont toujours dans les bases mais elles sont hors structure.
 

La suppression d’une structure a des répercussions (suppressions, modifications) sur divers éléments.

Je suis la procédure suivante pour éviter une mauvaise manipulation :

1. Je modifie les paramètres d'annualisation afin que le paramétrage soit hérité de la structure.
2. Je supprime dans un premier temps les structures filles.
3. Je supprime les personnes associées au niveau de structure à supprimer.
4. Je supprime le calcul d'annualisation.
5. Je supprime les tâches associées au niveau de structure à supprimer.
6. Je supprime les données stockées associées au niveau de structure à supprimer.
7. Je supprime le niveau de structure souhaité.